Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 28 maj 2014 kl. 10:00-15:00 Plats Ljungnäsvillan. Omfattning 58-75

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 28 maj 2014 kl. 10:00-15:00 Plats Ljungnäsvillan Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Anna-Britt Wejdsten (FP) Johannes Löhnn (MP), tjänstgörande ersättare för Anders Gustafsson (V) Bengt Sundström (FP), tjänstgörande ersättare för Birger Jägtoft (M) Bengt Thörnblad (C), tjänstgörande ersättare för Staffan Ljungar (C) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Gunilla Svensson, fastighetschef Robert Carlsson, IT-chef Johan Råberg, supportchef Yvonne Norman, enhetschef Monika Nordh Cangemark, enhetschef Christina Karlberg, enhetschef Martina Adiels Balk, kvalitets och miljösamordnare Kenth Gustavsson, enhetschef Björn Hedbäck, enhetschef Peter Gertsson, enhetschef Magnus Gustafsson, entreprenadingenjör Kristine Reneskog Olsson, enhetschef Anslaget på kommunens anslagstavla den 4 juni 2014

2 2 (12) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Inger Kornelius

3 3 (12) 58 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 59 Organisationsförändring - Kontaktcenter till kommunledningskontoret SFN 2014/0367 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Under våren 2014 har frågan om den fortsatta politiska hemvisten för kommunens kontaktcenter aktualiserats. Kommunledningskontoret etablerar en ny kommunikationsenhet som kommer att arbeta med kommunens marknadsföring, information och kommunikation till kommuninvånare och andra kunder. Kontaktcenter ska vara den naturliga kontaktvägen vid kommunikation med kommunen. Kontakten tas huvudsakligen via telefon och besök men även via e-post och sociala medier. Beröringspunkterna mellan den nya kommunikationsenheten och kontaktcenter är tydliga och viktiga för en bra kommunikation och information till våra kunder. Genom en överföring till kommunstyrelsen får kontaktcentret en klarare koppling till kommunens kommunikationsenhet. En överföring av kontaktcenters verksamhet innebär att servicenämndens reglemente ändras och ansvaret för kontaktcentret flyttas till kommunstyrelsen. Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att kontaktcenters nämndtillhörighet från och med 1 juli 2014 övergår till kommunstyrelsen.

4 4 (12) 60 Motion från Miljöpartiet: Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat SFN 2014/0281 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Motion Anna Thore (Mp) Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat Bakgrund Anna Thore (Mp) skriver i motionen Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat att partiet vill se följande aktiviteter för att intensifiera arbetet för ekologisk och närproducerade mat: - utbildning om ekologisk mat för kökspersonal och upphandlare - instifta lokalt pris för vinnare av eko-ligan - uppdra åt upphandlingsenheten att utöva utåtriktat informationsarbete i samarbete med branschorganisationer kring kommunens kommande upphandlingar. Detta för att identifiera både kommunens behov och producenters potential för att lyckas öka andelen närproducerad mat. Yttrande Kostenheten jobbar med ett flertal utbildningar och uppdateringar varje år i sitt utbildningsprogram, däribland ligger utbildning om ekologisk mat. Här finns möjlighet för upphandlingens personal att delta. Samtliga kök arbetar hårt med ekologisk och närproducerad mat. Vi ser detta som ett gemensamt mål för samtlig personal. Alla köken har inte samma förutsättning att lyckas med ett högt ekologiskt/närproducerat mål därför har vi valt att gå ut med gemensamt beröm för gjorda insatser. Upphandlingsenheten kommer att genomföra två separata aktioner för att nå ut med tydlig information om kommande livsmedelsupphandlingar till potentiella nya aktörer. Dels så kommer det att publiceras ett separat avsnitt med rubriken Hur genomförs livsmedelsupphandlingar? på vår externa hemsida, under upphandlingsenhetens FAQ. Dels så kommer vi skicka riktad information till intresseorganisationer, med inbjudan om fördjupad diskussion kring våra krav på leverantörsledet och intresseorganisationens tänkta affärsidé. Vi tolkar begreppet intresseorganisationer lite vidare och har för tillfället identifierat följande aktörer: LRF, Svensk lantmat region Syd och Öst, KLS Ugglarp, Hushållningssällskapet Kalmar-Kronoberg-Blekinge, större lokala gårdsbutiker samt Almi företagspartner. Överläggning Patricia Vildanfors (Mp) yrkar avslag på förvaltningens förslag till beslut. Efter att överläggningen avslutats finner ordföranden att det finns två förslag: 1. Förvaltningens förslag till beslut.

5 5 (12) 2. Patricia Vildanfors (Mp) förslag att avslå förvaltningens förslag till beslut. Ordföranden finner att nämnden ställer sig bakom förvaltningens förslag till beslut. Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens skrivelse som sitt yttrande på Anna Thores (Mp) motion och överlämnar det till kommunstyrelsen. 61 sattestanter, rev SFN 2014/0418 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse sattestanter och ersättare serviceförvaltningen, rev nämnden Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av mindre förändring inom produktion (TME) och upphandling. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. 62 Budgetuppföljning efter april SFN 2014/0419 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Bakgrund Budgetuppföljningen efter årets tre första månader visar i dagsläget att den övervägande delen av verksamheterna kommer att ha ett resultat i nivå med budget. Det finns dock två avvikelser; det är dels kost omsorg och dels projektet samlastningscentral. I dagsläget gör förvaltningen bedömningen att kost omsorg inom sin egen verksamhet kommer att ha svårt att balansera prognosticerat underskott på 950 tkr under året, inte minst med tanke på de extra kostnader som verksamheten kommer att ha med de förestående ombyggnationerna. För samlastningscentralen visar prognosen ett underskott om 400 tkr. Utfallet av investeringsbudgeten är till och med den 26 maj 48,1 mnkr. Den totala investeringsbudgeten är 457,1 mnkr.

6 6 (12) Sjukfrånvaron ligger på 5,5% tom mars och 16 personer är långtidssjukskrivna. Investering Halltorpsskolan (1 mnkr) har lyfts till planberedningen. Yvonne Norman informerade nämnden om att i samband med chefsdag så har den nya processen för beslutsattest gåtts igenom samt en utbildning i beslutsattestering och mutor/jäv genomförts. Uppsamlingsheat kommer att genomföras för berörda som inte var med på chefsdagen. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens budgetuppföljning och prognos. 63 Serviceförvaltningens budgetmål 2014 uppföljning efter tertial 1. SFN 2014/0420 Martina Adiels Balk informerade nämnden om måluppföljning efter tertial 1. Martina gick igenom aktiviteterna som genomförts/pågår inom respektive mål under våra huvudrubriker Attraktiva Kalmar, Socialt hållbar kommun, Ekologiskt hållbar kommun, Ekonomiskt hållbar kommun och verksamhetsunika mål. Totalt arbetar vi med 30 mål och tre uppdrag (energieffektivisering 1, samlastningscentral och kustmiljögrupper). 64 Budgetäskande inför 2015 Benny Wennberg och Yvonne Norman informerade nämnden om områden där utrymme saknas för att nå uppsatta mål och uppdrag inom nu rådande budgetramar. Äskandet skickas till kommunledningskontoret/ekonomi. - Planerat underhåll fastigheterna: 10 mnkr - Underhållsbudget gator/vägar och gång- och cykelvägar: 9,5 mnkr - Vinterväghållning: 3 mnkr - Dagvattentaxa: 0,6 mnkr - Ekologisk och närproducerad mat: 1,4 mnkr

7 7 (12) 65 ruttoptimeringsreslutat lokalvård Peter Gertsson, enhetschef lokalvård, informerade nämnden om en genomförd pilotstudie om ruttoptimering. Pilotstudien har genomförts för att få vetskap om Kalmar kommuns bilpark används optimalt. Lokalvården fick GPS-sändare i sina bilar och mättes under vecka Lokalvårdsenheten har 320 städobjekt innebärande kvadratmeter yta. Enheten är indelad i fem geografiskt indelade områden för att kunna planera tjänster och personal så optimalt som möjligt. Studien gav inga förslag till förbättringar/ruttoptimeringar för lokalvården. 66 Lägesrapport fastighetsunderhåll Gunilla Svensson informerade nämnden om fastighetsunderhåll. PwC genomförde på uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun en granskning av fastighetsunderhållet hösten Därefter har nämnden fått en lägesrapport två gånger om året. Gunilla visade processen för planerat underhåll och den nya rutinen för Efter vintern besiktning. Besiktningen ger ett bra underlag för kommande planering. Totalt finns 25,5 mnkr för fastighetsunderhåll, åtgärderna fördelar sig enligt 25% yttre insatser, 7% utemiljö, 18% invändigt, 31% åtgärder mot energitjänsteprojektet och 19% diverse. Exempel på åtgärder som genomförts/ska genomföras: utbyte tak Rosenlundska huset, ny takbeläggning Spelefanten, tvätt och målning konstmuseet, renovering fönster Stadshuset. En extern revision av tio objekt har nyligen genomförts av PwC. Avrapportering av revisionen ska enligt projektplanen ske i september.

8 8 (12) 67 om pågående projekt inom fastighet Gunilla Svensson informerade nämnden om pågående projekt inom fastighet. - Hall för lekutrustning på Pumpen, klar juni Konstgräsplan Ljungbyholm, klar augusti Ljungbyholm förskola, klar augusti Skälby 4H - Vasaskolans multiarena, klar maj Hossmo gräsplan - Lindsdalsskolan etapp 1, klar augusti 2015 Brandkåren är överprövad och vi avvaktar beslut från kammarrätten. 68 Lägesrapport underhåll av gator och vägar Magnus Gustafsson och Kristine Reneskog Olsson informerade nämnden om läget på underhållet av våra gator och vägar. PwC genomförde på uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun en granskning av underhåll av gator och vägar hösten Därefter har nämnden fått en lägesrapport två gånger om året. På kommunens hemsida under gator och vägar finns bra information över vad som är på gång med gator och vägar inom kommunen. Revisionen slog fast att 12,7 mnkr behövs för att behålla nuvarande standard på gator och vägar, motsvarande siffra för gång- och cykelvägar är 1,1 mnkr. Budgeterat för detta finns 4,3 mnkr plus 3,8 mnkr i extra medel för För att få en bra blick över behovet och kunna göra korrekta prioriteringar tittar produktion på ett förvaltningssystem RoSy. RoSy är världens mest använda förvaltningssystem för kommunala vägnät. Systemet finns i dag i cirka 35 svenska kommuner. I ett förvaltningssystem lagras en mängd data, till exempel vägnamn och nummer, längder, bredder och ytor, skador och reparationer samt beläggningsdata.

9 9 (12) Gatuunderhållet handlar inte bara om beläggning utan även om städning, klottersanering, sopning och ogräsbekämpning. Produktion gata arbetar med återställning efter VA-saneringar och grävningar, underhåll av gator, nybyggnationer och ombyggnationer av gator och GCvägar, byte av dagvattenbrunnar och ledningar samt evenemang, avstängningar, service och städning. Kalmar Energi är i dagsläget ägare av all gatubelysning i Kalmar. I tätorterna och på landsbygden äger kommunen belysningen med EON som största nätägare. 69 mudderupplag Tomas Lexinger informerade nämnden om mudderupplaget vid Hagbynäs/ Tegelviken. De muddermassor som sedan muddringsarbetet avslutades under 2007 har legat på deponi för senare återvinning kommer att transporteras till KSRR:s anläggning vid Moskogen för användning som täckmaterial på deponi. Transporterna av massorna kommer att ske från mitten av maj fram till juli. Under 2014 avses cirka kubikmeter muddermassa användas vid sluttäckningen av Moskogen. 70 Kalmarsundsparken Tomas Lexinger informerade nämnden om de genomförda och planerade aktiviteterna i Kalmarsundsparken. Arbeten har gjorts på stråket för ökad framkomliget, bänkar har placerats ut vid mötesplatser, parkering ska iordningsställas och anvisas inför sommaren på gräsytor invid vägen, idrottsplanerna ska utvecklas ytterligare och en gångstig

10 10 (12) ska röjas vid Lillviken. Utöver detta iordningsställs en träningsbara för simning, ökat bete och eventuellt ett hundbad. Mötet ajournerades för lunch klockan 13-13: inspektionsmeddelande Arbetsmiljöverket Monika Nordh Cangemark informerade nämnden om svar på inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket (AV). En tillsyn av Arbetsmiljöverket med syfte att synliggöra och förbättra kvinnors arbetsförhållanden genomfördes våren/sommaren Vi har nu lämnat svar på vissa brister enligt inspektionsmeddelande från AV. Flera av de punkter som påpekats har redan åtgärdats eller planerats åtgärder för, ex utbildningsinsatser och riskbedömningar. 72 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen. En chefsdag genomfördes den 23 maj på Länsmuseet. Flera intressanta diskussioner, bland annat föreläsning om attityd och arbete kring Serviceförvaltningen det självklara valet. Besked väntas för Stensö Camping. Avhysingen för Byttan är avblåst då skulden är reglerad. Ett arbete har påbörjats om möjlighet till leasing av fossilfria personalbilar.

11 11 (12) 73 Delegationsbeslut 2014 SFN 2014/0025 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 28 maj Anställningsbeslut - Geer Thörnqvist, assistent upphandling, tillsvidare Gunilla Nejdbring, städare, tillsvidare Kerstin Carlsson, tf enhetschef, visstid Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H27-H30 Tillståndsärenden enligt ordningslagen april 2014 Fordonsflytt april 2014 Trafikärenden D77-D105 Nyttoparkeringskort K239-K245 Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående delegationsbeslut. 74 Kännedomsärenden 2014 SFN 2014/0035 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 30 april 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 59 Taxa för upplåtelse av offentliga platser 3. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 60 Införande av klimatkompensering av samhällsbetalda resor i Kalmar 4. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 61 Förändring i samarbetsavtal med Entebbe 5. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 64 Motion från Tamàs Lakatos (M) om en säkrad hemsida 6. Protokoll från serviceförvaltningens, avdelning lokalvård kost, lokala samverkansmöte Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående kännedomsärenden.

12 12 (12) 75 Övriga frågor 75.1 Taxor Anna-Britt Wejdsten (FP) frågar om det inkommit några synpunkter på de nya taxorna för upplåtelse av offentliga platser. Tomas Lexinger svarade att han inte hört något Byggnation odlingslotter Tamas Lakatos (M) ställer fråga kring byggnationer på odlingslotter. Tomas Lexinger svarar att de inte ska bebyggas. Det är dock ett växande problem att hyresgästerna bygger olika konstruktioner på sina lotter. Ansvariga brukar göra en insats och ytterligare informera berörda om vad som gäller Parkering Inger Kornelius (S) anmärker att bilister parkerar dåligt på delar av Kvarnholmen. På vissa platser ar det är en fri parkering som inte fungerar. Tomas Lexinger svarar att det till viss del beror på dålig uppmärkning, rutor ska målas upp så att parkeringen kan bli bättre.