Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 24 september 2014 kl. 8:15-12:05 Plats KS-salen. Omfattning

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 24 september 2014 kl. 8:15-12:05 Plats KS-salen Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande, ordf Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande 103, Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Bengt Sundström (FP) , Ersättare Bengt Sundström (FP) 103, Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Yvonne Norman, enhetschef Christina Karlberg, enhetschef Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Johan Råberg, supportchef Robert Carlsson, IT-chef Gunilla Svensson, fastighetschef Björn Hedbäck, enhetschef Tomas Lexinger, produktionschef Jane Wågsäter, strateg ekologisk hållbarhet Magnus Laneborg, projektledare Anslaget på kommunens anslagstavla den 2 oktober 2014

2 2 (11) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Anders Gustafsson Tamás Lakatos ordförande

3 3 (11) 103 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 104 Delårsbokslut och budgetuppföljning efter augusti inkl måluppföljning efter tertial 2 SFN 2014/0748 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Bakgrund Kommuner och landsting är fr.o.m skyldiga att minst en gång under räkenskapsåret upprätta en delårsrapport. Denna skyldighet regleras i lagen om kommunal redovisning (SFS 1997:614). Budgetuppföljningen visar i dagsläget att den övervägande delen av verksamheterna kommer att ha ett resultat i nivå med budget. För helåret 2014 bedömer förvaltningen att prognostiserade negativa avvikelser bör kunna balanseras genom positiva avvikelser i andra verksamheter under året. Av totalbudgeten för investeringar som i år är på 457,1 mnkr beräknas cirka 245,3 mnkr förbrukas. Utfall tom den 22 september är 110,2 mnkr. Uppföljning av serviceförvaltningens budgetmål redovisades. Mål finns under områdena: attraktiva Kalmar, socialt hållbar kommun, ekologiskt hållbar kommun och ekonomiskt hållbar kommun. Till detta kommer verksamhetsspecifika mål och uppföljningar. Ackumulerad sjukfrånvaro tom juli ligger på 4,9%. 15 personer var långtidssjuka i augusti. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport inklusive måluppföljning. Protokollsanteckning Inlämnad av Anna-Britt Wejdsten (FP), med instämmande från hela nämnden.

4 4 (11) Vid flera tillfällen under denna mandatperiod då budgetmålen för förvaltningen varit på agendan samt uppföljning av desamma diskuterats, har en punkt alltid föranlett diskussion. Under rubriken Socialt hållbar kommun finns punkten Mål Praktikplatser SFI, har målet för serviceförvaltningen varit minst 10 praktikplatser som aldrig blivit utnyttjade av SFI-studerande. Förklaringen har varit att det inte funnits studerande som matchar verksamheten vid serviceförvaltningen. Vi anser att man missar den basala anledningen till praktikplatser. Invandrare som vill lära sig det svenska språket behöver uppleva och studera en arbetsplats i Sverige för att bl.a se hur man arbetar, gemenskapen på en arbetsplats, vikten av att passa tider, ansvaret för ett arbete, tillfredsställelsen av att fungera i ett team etc. Även språkinlärningen kan påskyndas genom tidig praktik på en arbetsplats. Matchningen att arbeta med vad bakgrunden varit i hemlandet bör inte vara det helt avgörande i inledningsskedet. Det är ett önskemål att ovan synpunkter framförs vid samtal med SFIansvariga. 105 Attestförteckning SFN 2014/0749 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av nya enhetschefer inom lokalvården. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. 106 Kassaredogörare serviceförvaltningen SFN 2014/0750 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Enligt regelverket för kommunens tillhöriga kassor ska respektive nämnd utse ansvarig för kassan kassaredogörare och ansvarig för interna kontrollen - kassakontrollant. Uppgift om utsedd kassakontrollant ska lämnas till kommunledningskontoret/ekonomienheten. Uppdatering av upprättad lista med anledning av byte av kassaredogörare.

5 5 (11) Servicenämnden beslutar att utse kassaredogörare och kassakontrollanter enligt förvaltningens förslag. 107 Sammanträdesdagar servicenämnden 2015 SFN 2014/0751 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Tidplan för servicenämndens nämnds- och presidiemöten för Servicenämnden beslutar att anta tidplan enligt förvaltningens förslag för servicenämndens nämnds- och presidiemöten för Målbeskrivning vinterväghållning 2014/2015 SFN 2014/0752 Serviceförvaltningens skrivelse Målbeskrivning vinterväghållning , Bakgrund Målbeskrivning tas fram av serviceförvaltningen produktion och fastställs årligen av servicenämnden. Målbeskrivningen är jämfört 2013/2014 ändrad endast avseende datum för när beredskap börjar och slutar, vilket i huvudsak är en anpassning till kalendern. Servicenämnden beslutar att fastställa målbeskrivning för vinterväghållning 2014/2015 daterad budgetprocessen Yvonne Norman informerade nämnden kort om budgetprocessen och vad vi befinner oss i den. Vi har fått besked om att det ligger 1,4 mnkr i besparingskrav för serviceförvaltningen.

6 6 (11) 110 kommunens IT-kostnader Robert Carlsson informerade nämnden om resultatet av Itoptimas undersökning om kommunens totala IT-kostnad. Undersökningen gjordes i februari mars 2014 och innebar en analys av IT i hela verksamheten inom Kalmar kommun. Resultatet jämfördes mot en referensgrupp bestående av svenska kommuner i samma storlek som Kalmar. Svarsfrekvensen uppgick till 60%. Sammanfattningsvis framkom följande: - Kalmar kommun har låga IT-kostnader jämfört kommunerna i referensgruppen. - Användarna upplever driften som stabil med få avbrott. - Svarstiderna på systemen upplevs som långa av samtliga förvaltningar och de flesta bolag. - IT- systemen ger ett bra eller mycket bra stöd till arbetsuppgifterna. - Det finns behov av ny funktionalitet. - Användarna upplever ett lite större supportbehov jämfört med kommunerna i benchmarkgruppen. - Användarna upplever att supportnivån kan bli bättre. - Flera kommentarer om att personer i supportroller är trevliga och har bra bemötande. - Användarna i Kalmar kommun är mer nöjda med sitt intranät än andra kommuner. - Kompetensbehovet upplevs som stort av användarna och man upplever att cheferna inte uppmuntrar kompentensutveckling inom IT i tillräcklig grad. Kalmar kommun har avsevärt lägre IT-kostnader än referensgruppen, exempelvis har Kalmar utvecklingskostnader på 336 tkr mot referensgruppens 10,2 mnkr.

7 7 (11) 111 Jämställdhetsplan serviceförvaltningen - redovisning SFN 2014/0757 Serviceförvaltningens skrivelse Jämställdhetsplan inom det personalpolitiska området Martina Adiels Balk gjorde en redovisning av kartläggningen inom det personalpolitiska området utifrån jämställdhetsplan, avseende I jämförelse mellan 2012 och 2013 har glappet mellan män och kvinnor minskat vad gäller skillnad i antalet tillsvidareanställda, antalet som har heltid och vilka som arbetar fyllnadstid. Glappet har däremot ökat vad gäller genomsnittslön och antalet anmälda arbetsskador. Även inom området arbetsliv och föräldraskap har glappet ökat. Inom området kompetensutveckling och rekrytering har ingen förändring i nivåerna skett mellan åren och på förvaltningen som helhet råder en jämn könsfördelning. Sett per yrkesgrupp finns dock en ojämn fördelning. 112 felanmälan och synpunktshantering Martina Adiels Balk informerade nämnden om kommunens synpunktshantering tyck till. Ett nytt synpunktshanteringssystem har nyligen tagits i drift via streamflow (ärendehanteringssystem). Synpunkter kan nu lämnas via webbformulär som nås via alt via den interna hemsidan. Kontaktcenter ansvarar för att synpunkten skickas till rätt förvaltning för handläggning. Förvaltningen ansvarar för utredning och eventuell återkoppling till synpunktslämnaren via ansvarig chef.

8 8 (11) 113 beteende energibesparing, sidoprojekt till energitjänsteprojektet Gunilla Svensson och Jane Wågsäter informerade nämnden om projekt beteende energibesparing, ett sidoprojekt till energitjänsteprojektet. Kommunen driver projekt för övergripande energiarbete som under sitt uppdrag arbetar med temadagar vår och höst, energisparkit, digital energiportal, miljöutbildning rörande energi och energi och beteende. Projektgruppen arbetar med att koppla ihop fysiska åtgärder i energitjänsteprojektet med mjuka åtgärder i beteendet hos barn och ungdomar. En EnergiSmartLåda har tagits fram som via våra vaktmästare ska säljas in på skolorna och skapa intresse och medvetenhet för vad som drar energi. 114 solenergi Gunilla Svensson och Magnus Laneborg informerade nämnden om solenergi. Solenergi är ett energismart komplement. Vi arbetar inom förvaltningen aktivt med att minska vår energianvändning bland annat genom lågenergibyggnation. Man kan bland annat reducera elförbrukningen i fastigheter genom LEDbelysning, energieffektiva pumpar och fläktar och genom vårt beteende (släcka lampor, styra datorer med mera). Vi kan nyttja solenergin genom solfångare eller solceller. Solceller producerar el och är därför till nytta även när verksamheten har stängt. I dagsläget håller bygg tillsammans med SBK på att ta fram ett program där man kan se de bästa taken för solceller. Framöver ska vi kunna se solceller som en del av en fastighets energisystem (tillgodose fastighetselen).

9 9 (11) 115 förebygga matsvinn Johan Råberg informerade nämnden om hur vi arbetar med att förebygga matsvinn. Matsvinn är ett globalt problem, det slängs mat för 6 miljarder kronor årligen. Vi möter problemet på olika sätt: - ställa upp konkreta mål (miljö/ekonomi) - involvera våra medarbetare - översikt av vad som finns i lager - följa recept - återanvända (vara flexibel) - vikttabell (rätt portion till rätt kund) - goda rutiner för bufféservering Elever står för ett svinn på 30 gr/person och dag. Siffran kan minskas genom bland annat aktivt arbete i elevråd/matråd, tävlingar och belöning vid uppnått mål. 116 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen. Plan- och investeringsprocessen har setts över. Arbetar med förslag till investeringsbudget för Diskussioner förs kring att kommunen tar över belysningsanläggningen från Kalmar Energi från och med 1 januari 2015.

10 10 (11) 117 Delegationsbeslut 2014 SFN 2014/0025 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls 24 september Anställningsbeslut: Jörgen Knutsson, kundservice IT, tillsvidare Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H38-H44 Tillståndsärenden enligt ordningslagen augusti 2014 Trafikärenden D167-D183 Nyttoparkeringskort K251-K253 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 118 Kännedomsärenden 2014 SFN 2014/0035 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 24 september 1. Presidieprotokoll från Granskningsrapport av intern kontroll av leverantörsfakturor 3. Protokoll lokala samverkansgruppen support Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 119 Övriga frågor Sanering av gäss Anna-Britt Wejdsten (FP) ställer fråga kring hur det gått med saneringen av gäss i år. Tomas Lexinger svarar att det skjutits mer i år än tidigare år, men ingen prickning har gjorts. Upplever även att det varit färre klagomål i år Latrintömning Anna-Britt Wejdsten (FP) ställer fråga kring läget med möjligheten till latrintömning. Hon har fått klagomål om långa kötider från båtfolk. Tomas

11 11 (11) Lexinger svarar att han inte fått kännedom om några problem vid latrintömningen vid Turistbyrån. Det har varit högt tryck vid tömning vid Svinö, främst husbilar Vindkraft Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring hur vinsten på vindkraften beräknas. Benny Wennberg svarar att räntor och avskrivningar belastar oss. På t ex en förskolas elräkning syns vad som avgår för vindkraften. Vi har satt ett pris som i dagsläget ger ett visst överskott när elen säljs. Detta kommer att utvärderas till nästa år. Totalt är det en plusaffär för kommunen Överprövning brandkåren Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring upphandlingen av brandstation. Gunilla Svensson svarar att den nya brandstationen har blivit försenad på grund av en överprövning av tilldelningsbeslutet av vald entreprenör. Serviceförvaltningen vann målet, men blev utsatt för en ny prövning i Kammarrätten. Med domen i handen har styrgruppen för projektet enats om att avbryta upphandlingen och göra om den på nytt. En byggstart för den nya brandstationen kommer därför att ske tidigast i januari/februari Dåliga cykelvägar Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring tidningsartikel om dålig kvalitet på våra cykelvägar. Christina Karlberg svarar att uppgifterna i artikeln kom från en enkätundersökning trafikverket gjort. Vi känner inte igen bilden av våra cykelvägar och arbetar aktivt med vår kvalitetsuppföljning. Vårt nya underhållssystem RoSy kommer att hjälpa till med uppföljningen av underhållet.