Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 30 april 2014 kl. 8:15-11:55 Plats Magistern. Omfattning 43-57

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 30 april 2014 kl. 8:15-11:55 Plats Magistern Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Birger Jägtoft (M) Magnus Jernetz Gustavsson (M), tjänstgörande ersättare för Anders Gustafsson (V) Ylva Sturesson (S), tjänstgörande ersättare för Staffan Ljungar (C) Bengt Sundström (FP), tjänstgörande ersättare för Anna-Britt Wejdsten (FP) Ersättare Johannes Löhnn (MP) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Robert Carlsson, IT-chef Tomas Lexinger, produktionschef Yvonne Norman, enhetschef Monika Nordh Cangemark, enhetschef Johan Råberg, supportchef Christina Karlberg, enhetschef Gunilla Svensson, fastighetschef Kenth Gustavsson, enhetschef Björn Hedbäck, enhetschef Suzette Sköld, HRM student från Linnéuniversitetet Anslaget på kommunens anslagstavla den 13 maj 2014

2 2 (11) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Peter Olofsson

3 3 (11) 43 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 44 Komplettering av budget 2014 SFN 2014/0298 Serviceförvaltningens skrivelse Internbudget 2014, servicenämnden april komplettering Bakgrund Vid beslut i november 2013 var budgetramen inte slutreglerad vad gäller kompensation för löneöversyn, lokalkostnader och kapitalkostnader, samt justering av ramen för kost omsorg. Servicenämnden beslutar att anta den reviderade/kompletterade internbudgeten för Kassaansvariga, rev SFN 2014/0299 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Enligt regelverket för kommunens tillhöriga kassor ska respektive nämnd utse ansvarig för kassan kassaredogörare och ansvarig för interna kontrollen - kassakontrollant. Uppgift om utsedd kassakontrollant ska lämnas till kommunledningskontoret/ekonomienheten. Uppdatering av upprättad lista med anledning av byte av kassaredogörare och en kassa som avslutats.

4 4 (11) Servicenämnden beslutar att utse kassaredogörare och kassakontrollanter enligt förvaltningens förslag. 46 Jämställdhetsprogram för Kalmar kommun SFN 2014/0159 Serviceförvaltningens skrivelse Inbjudan att inkomma med yttrande (KS2014/0095) Jämställdhetsprogram för Kalmar kommun , Bakgrund Kommunstyrelsens har gett servicenämnden möjlighet att yttra sig över rubricerande ärende. Yttrandet ska vara inlämnat senast den 9 maj Kommunstyrelsen har uppdragit åt kommunledningskontoret att arbeta fram ett förslag till nytt jämställdhetsprogram för Kalmar kommun. Det färdiga förslaget anger mål, insatser och indikatorer för uppföljning. Jämställdhetsprogrammet är ett led i arbetet för ökad jämställdhet för både invånare och medarbetare i Kalmar kommun. Utifrån programmet ska samtliga nämnder och bolag utarbeta detaljerade mål och planer för att konkretisera arbetet. Yttrande Det är bra att kommunen har ett gemensamt jämställdhetprogram som både ger vägledning och sätter ambitionsgraden för den jämställda verksamheten och den jämställda organisationen. Styrkan i förslaget är de indikatorer som ger oss på förvaltningarna en vägledning i hur vi mäter jämställdhet. Det är viktigt att jämställdhetsarbetet hålls levande samt att attityder och värderingar kring dessa frågor fortlöpande tas upp till diskussion. För att driva förändring krävs ett tydligt politiskt ägarskap som sätter ramar och följer utvecklingen och en användbar organisation som skapar forum för samarbete och dialog. Det viktiga är att alla nivåer, alla länkar i kedjan, är engagerade och strävar åt samma håll. Dessutom behövs grundläggande kunskaper kring jämställdhet. Programmet bör kompletteras med: - En beskrivning av styrkedjan och organisationen för arbetet. - En beskrivning av ansvarsfördelningen mellan politiker, chefer, jämställdhetsutvecklare och medarbetare. - För att arbetet ska bli effektivt krävs koordinerade insatser inom kommunen, både kommunövergripande samt inom och mellan förvaltningarna. Centralt övergripande samordnare behövs för stöd och handledning bl.a. gentemot förvaltningarna och dess jämställdhetsutvecklare.

5 5 (11) För att systematisera, underlätta och synliggöra jämställdhetsarbetet behövs stöd för att förklara hur förvaltningen kan arbeta för att nå målen t.ex. en verktygslåda. Verktygslådan kan innehålla: - Rutiner och metoder - Formaliserad process med mätpunkter - Utbildningsmaterial för att säkerställa kompetensförsörjning Följande punkter under rubriken Följande gäller i kommunala verksamheter bör förtydligas: - Jämställdhetsperspektivet ingår i verksamhetsstyrningen - Jämställdhetsperspektivet integreras i verksamhetshandboken Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens skrivelse som sitt yttrande över föreslaget jämställdhetsprogram för Kalmar kommun och överlämna det till kommunstyrelsen. 47 Kalmarunika betonggrisar/sittmöbler SFN 2014/0300 Tomas Lexinger och Christina Karlberg informerade nämnden om tänkt inriktning på det fortsatta arbetet med betonggrisar. Under våren 2013 genomförde Kalmar kommun en tävling för yrkesaktiva konstnärer för att eventuellt ersätta en del av de betonggrisar som finns i centrala Kalmar. I februari 2014 ger servicenämnden förvaltningen i uppdrag att i juni återkomma med en utredning kring hur arbetet med att ta fram Kalmarunika betonggrisar kan fortsätta samt hur finansieringen kan lösas under Förvaltningen arbetar vidare med inriktningen att inte börja om, att ekonomin är en avgörande faktor samt att det bör vara ett val utifrån hur kommunen vill använda en eventuell betonggris i stadens utsmyckning.

6 6 (11) 48 Brev från kappseglare Tomas Lexinger redogjorde för hur förvaltningen och politiken hanterat det brev som inkommit den 27 mars till servicenämnden angående den höjda taxan för båtkranslyft. 49 Åtgärder vid Systraströmmen Tomas Lexinger informerade nämnden om de åtgärder som planeras vid Systraströmmen. Tomas har vandrat sträckan tillsammans med representant från räddningstjänsten. Man har kommit fram till att göra en liknande lösning som den som finns vid slottet att sätta upp skyltar och fallskydd. Även belysning bör kompletteras del av sträckan. Man kommer samtidigt göra en upprustning och snygga till vad gäller bland annat räcken, soffor, gångar och trappor. Kostnadsberäkning är under framtagning och del av arbetet med att äska pengar. Planberedningen har också att hantera redan avsatta pengar för Gota Media. 50 Uppföljning efter mars SFN 2014/0301 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Yvonne Norman informerade nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter mars.

7 7 (11) I dagsläget finns två avvikelser från budget, kost omsorg och projekt samlastningscentral. Prognosen visar ett underskott på 400 tkr. Utfallet av investeringsbudgeten är till och med 24 april 37,5 mnkr. Den totala investeringsbudgeten är 457,1 mnkr. Den nya rutinen för hantering av investeringar har kommit väl igång. Alla projekt som avviker mer än 500 tkr rapporteras. Kommundirektören (planberedningen) har rätt att besluta om omdisponeringar i investeringsbudgeten upp till 4,5 mnkr kr, därutöver måste ärendet till planutskottet. Nya projekt som inte finns i investeringsbudgeten måste till kommunstyrelsen för beslut. Projekt som går utöver beslutad investeringsbudget måste upp i kommunfullmäktige. Ytterligare information finns i principer för ekonomisk styrning och kommunstyrelsens reglemente. 51 om kontaktcenters första år Kenth Gustavsson informerade nämnden om kontaktcenters första år. Kontaktcenter har haft ett bra första år med en första plats vad gäller helhetsintryck i servicemätningen kommunens kvalitet i korthet. På kontaktcenter arbetar normalt 10 kommunvägledare. En vägledare bemannar reception och sköter sociala medier, 6 personer bemannar telefoningången och resterande resurser används till övriga uppgifter såsom hantering av felanmälan (Streamflow), kopiehantering och kompenshöjning. Det har hänt mycket under året, bland annat har man tagit över den officiella e-posten, ökat andelen ärenden som kan lösas direkt i kontaktcenter, kompetensbreddat kommunvägledarna, utvecklat stödsystemet och förbättrat rutinen vid felanmälan. Från och med den 1 oktober 2013 har Kalmar kommun ett nytt avtal vad gäller språktolktjänster. Denna tjänst kommer vid behov även användas av kontaktcenter.

8 8 (11) 52 om projekten på serviceförvaltningen Christina Karlberg informerade nämnden om de projekt som bedrivs på serviceförvaltningen. Bedömningen är att det idag finns lika många projekt inom miljöområdet som tidigare. Vi har arbetat fram en bra ekonomisk kontroll över projekten och gör fullständiga redovisningar samt har en rutin för vad som händer efter det att projektet är avslutat (drift). Femton projekt överfördes till serviceförvaltningen den 1 januari Fem pågående inom kustmiljö Ett pågående cykelprojekt utan projektledare (ABC) - Ett med projektledning på kultur- och fritidsförvaltningen (Creat Learn) - Ett slutredovisat, inte godkänt (Bildfokus) - Tre slutredovisade och pengar utbetalade (Musselodling, Lova våtmarksuppföljning och Moment) - Fyra redovisade, men inga pengar utbetalade ännu (Kalmarsunds kustmiljö, Marina substrat/biogas, Lova Åtgärdssamordnare och Lova Lantbruk) Vi har två löpande pågående projekt; sekretariatet för Kalmarsundskomissionen och sekretariatet för Kalmar kommuns vattenråd. Beviljade ansökningar 2013/2014: - Baltic Blue Growth - LED-belysning och upphandlingsmetoder - Investeringsstöd våtmark Gräsgärde - Investeringsstöd våtmark Vassmolösa - Driftsstöd för tre vattenråd - Skötsel av våtmarker och småvatten Kalmar dämme Inför framtida projektansökningar ska målet, projektledare, medfinansiering, administrativt stöd och analys av drift och andra konsekvenser av projektet vara klart innan ansökan görs.

9 9 (11) 53 om processen att lösa verksamhetens behov av lokaler Gunilla Svensson informerade om processen att lösa verksamhetens behov av lokaler. Processen finns inlagd i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Syftet är att vägleda de företrädare för verksamheten som har i uppdrag att lösa behovet av lokaler samt klargöra de olika rollerna och deras ansvar. Alla lokalbehov ska hanteras via våra förvaltare. Ett problem är att det ibland är många som framställer ett behov ute på förvaltningarna men ingen som håller samman arbetet. För ett tydligare uppdrag för serviceförvaltningen bör vi verka för att det ska finnas en kontaktperson per förvaltning. 54 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen. Tilläggsavtal med Rikshem rörande investeringar i deras lokaler. Samma avtalslängd men högre hyra efter investeringarna. Stensö Camping; utslaget i Tingsrätten är överklagat. Campingen har öppnat för säsongen. Kommunen ska göra detaljplan för området. Stensökrogens avtal är uppsagt. Socialförvaltningen ska flytta vid årsskiftet från Riskvarnen till Försäkringskassans gamla lokaler. Omsorgsförvaltningen är på väg till fd PEABs lokaler. Man försöker samla den kommunala verksamheten i området kring Norrgård. Har träffat arrendatorn på Vallen. Kommer att göra en del åtgärder på området. Nytt arrendeavtal för Kläckeberga gård.

10 10 (11) Benny och enhetscheferna på administrationen har varit runt på arbetsplatsträffar inom serviceförvaltningen. Presidieträff har hållits med kultur och fritid, gymnasieförbundet och Södermöre kommundelsnämnd. Den 14 maj är det dags för barn och ungdom och omsorgsnämnden. Ny förvaltningschef på samhällsbyggnadskontoret Rebecka Persson. 55 Delegationsbeslut 2014 SFN 2014/0025 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 30 april - Anställningsbeslut; Lars Johansson, arbetsledare produktion fritid, tillsvidare Anställningsbeslut; Susan Lippo, ekonomibiträde kost omsorg, visstid Anställningsbeslut; Renate Foks, projektledare, tillsvidare Avskrivning av fordran i 2014 års bokföring, Avskrivning av fordran i 2014 års bokföring, Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H22-H26 - Tillståndsärenden enligt ordningslagen mars Trafikärenden D45-D76 - Nyttoparkeringskort K236-K238 Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående delegationsbeslut. 56 Kännedomsärenden 2014 SFN 2014/0035 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 30 april 1. Presidieprotokoll från Protokoll från serviceförvaltningens centrala samverkansmöte

11 11 (11) Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående kännedomsärenden. 57 Övriga frågor 57.1 Östra och Västra Sjögatan Birger Jägtoft (M) ställer fråga kring gatornas dåliga skick. Tomas Lexinger svarar att stor del av Kvarnholmens gator är belagda med gatsten. Väder, vind och tid ger slitage. Behovet ses över kontinuerligt och prioritering sker för de pengar som finns Lagerutrymmen Skälby Patricia Vildanfors (MP) ställer en fråga kring Länsmuseets förrådslokaler på Skälby och att 4H-verksamheten skulle vilja använda utrymmet till ridhus. Gunilla Svensson svarar att 4H ska vända sig till förvaltarna i den frågan Serviceförvaltningens flytt Bengt Sundström (FP) frågar kring läget med en flytt. Benny Wennberg svarar att det inte är aktuellt med någon flytt i det korta perspektivet. Förvaltningen ingår dock i planerna för Norrgård Nämndsammanträde i Ljungnäsvillan 28 maj Sammanträdet börjar kl 10:00, med planerat avslut cirka kl 15:00. Anna kommer att skicka ut lista med möjlighet till samåkning från Stadshusgården. Protokollsanteckning Inlämnad av Patricia Vildanfors (MP) rörande Östra och Västra Sjögatan: Framkomligheten för gående och främst cyklister på Västra och Östra Sjögatan är under all kritik. Miljöpartiet har skrivit en motion som inlämnades för drygt ett år sedan ( ) där vi sätter fokus på behovet av att göra insatser på Kvarnholmen, och specifikt Västra Sjögatan, för att främja cyklisters och gåendes framfart.