Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 16 december 2015 kl. 9:00-12:25 Plats Magistern. Omfattning

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 16 december 2015 kl. 9:00-12:25 Plats Magistern Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) Krister Thornberg (SD) Ersättare Nura Mahmutagic (S) Jashar Gashi (S) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Gunilla Svensson, fastighetschef Robert Carlsson, IT-chef Yvonne Norman, ekonom Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Christina Karlberg, administrativ chef Monika Nordh Cangemark, personalutvecklare Tomas Lexinger, produktionschef Björn Hedbäck, supportchef Maria Kleveborn, upphandlingschef Magnus Laneborg, projektledare Anders Persson, Caverion Jenny Sjåstad, upphandlare Fredrik Wahlstedt, upphandlare Anslaget på kommunens anslagstavla den 22 december

2 2 (8) Maj-Lis Lindberg, Vision Maria Green, Kommunal Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Gunilla Johansson

3 3 (8) 149 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 150 Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2016 SFN 2015/0963 Serviceförvaltningens skrivelse Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2016, Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till behöriga att underteckna vissa handlingar för verksamheten under Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar för 2016 enligt dokumentet Uppdrag att underteckna vissa handlingar sattestanter 2016 SFN 2015/0964 Serviceförvaltningens skrivelse sattestanter och ersättare serviceförvaltningen 2016 Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till beslutsattestanter och ersättare för år Dessa fastställs årligen av servicenämnden. På listan över beslutsattestanter 2016 har tillkommit personer som får rätt att attestera bokföringsorder avseende rättelser av fel eller göra andra omföringar och rätta andra uppenbara konteringsfel.

4 4 (8) Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter och ersättare för 2016 enligt sattestanter och ersättare serviceförvaltningen Budgetuppföljning och prognos efter november SFN 2015/0965 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Yvonne Norman informerar nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter november. Totalt för serviceförvaltningen prognostiseras i dagsläget en positiv avvikelse mot budget med totalt tkr. Utfallet i investeringsbudgeten efter november är 205 mnkr. Prognosen för hela 2015 visar på ett utfall om 293,9 mnkr, som är 69,9 procent av den totala budgeten på 420,6 mnkr. Sjukfrånvaron till och med oktober är 4,7 procent. 153 Avvikelser extern/intern revision 2015 Avvikelser från revision 2015, Martina Adiels Balk informerar nämnden om genomförd extern och intern revision. Extern revision genomförs en gång per år, i år genomfördes den av en ny revisionsfirma, Qualify. Revisionen genererade totalt 40 stycken avvikelser för kommunen som helhet, sex stycken berör serviceförvaltningen. Vi har till den 6 februari att åtgärda påpekade punkter.

5 5 (8) Internt har förvaltningen ett tjugotal utbildade internrevisorer som har varit ute och reviderat vår verksamhet. 154 Uppföljning energitjänsteprojektet och solenergi Anders Persson informerar nämnden om läget i energitjänsteprojektet. Projektets kommunövergripande mål är att den totala energianvändningen i kommunägda byggnader ska minska med 20 procent. Vi är nu i fas 2 som innebär projektering, installation, driftoptimering och energiuppföljning. Fas 2 avslutas Idag är 38 av 74 fastigheter genomförda och det motsvarar 2,5 mnkr per år i besparing i energianvändning. Kvar att göra under 2016 är: slutföra installationerna på de resterande 18 fastigheterna optimering/intrimning av anläggningarna (pågår) uppbyggnad och överlämning till linjeorganisationer för fas 3 drift/uppföljning Magnus Laneborg berättar om arbetet med solcellsanläggningar. I dagsläget finns anläggningar i Rockneby, Rinkabyholm, Påryd och Ljungbyholm. Framåt kommer fyra till fem anläggningar per år att sättas upp till en kostnad av en mnkr per år. Solcellerna har en återbetalningstid på cirka tio år. 155 IT Robert Carlsson informerar nämnden om nästa generations nätverk.

6 6 (8) En extern part har varit inne och gjort en genomlysning på hur vårt nätverk fungerar genom att dokumentera nuläget, sett över design och uppbyggnad samt gjort en riskanalys. Under 2016 kommer arbetet fortsätta med att bland annat se över rutiner och processer samt byta ut prioriterade komponenter i vårt nätverk. 156 Utbildning - Samverkansavtalet Kalmar kommun Handling Lokalt kollektivavtal om samverkan mellan parterna i Kalmar kommun Monika Nordh Cangemark informerar nämnden om Kalmar kommuns samverkansavtal. I förhandlingsprotokoll från har förvaltningarna fått i uppdrag att utbilda nämnderna i samverkansavtalet. Samverkansavtal har funnits i Kalmar sedan 1985 och hanterar frågor som berör de anställdas arbetssituation. Intentionen är delaktighet, inflytande, tidig information, problemlösning, beredning av frågor och förtroende. Samverkangrupperna består av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna. Samverkansgruppen ska finnas i nära anslutning till respektive verksamhet. Grupperna bereder frågor om årsbudget och övrig planering, förändringsverksamhet, organisationsutveckling, arbetsmiljö, rekrytering, mångfaldsfrågor, introduktion, kompetensutveckling och medarbetarinformation. 157 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden på förvaltningen.

7 7 (8) 158 Delegationsbeslut SFN 2015/0037 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 16 december Anställningsbeslut: Joakim Johnson, Kundservice IT, tillsvidare Peter Ludvigsson, förman produktion park, tillsvidare Eva Johansson, ekonomibiträde 52,7%, tillsvidare Avtal lokaler, bostäder och arrenden H104-H107 Tillståndsärenden enligt ordningslagen november 2015 Trafikanordningsplan, arbete på väg, november 2015 Trafikärenden D304-D324 Nyttoparkeringskort K348-K351 Grävtillstånd november 2015 Fordonsflytt november 2015 Torgavtal 2015 Förbättringsarbete enskilda vägar 2015 Driftbidrag enskilda vägar statsbidrag 2015 Driftbidrag enskilda vägar ej statsbidrag 2015 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 159 Kännedomsärenden SFN 2015/0040 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 16 december 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KF 160 Motion från Patricia Vildanfors (MP) om 100% giftfri fruktstund (KS 2015/0432) 3. Protokollsutdrag KS AU 101 Upphandling av skrivare och multifunktionsskrivare (KS 2015/1031) 4. Fråga från kommunens revisorer ang planerade byggnationen vid Falkenbergsskolan (SFN 2015/0911) 5. Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Protokoll sf support lokala samverkan Lista Upphandlingar tom

8 8 (8) Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 160 Övriga frågor Under övriga frågor svarar Tomas Lexinger på Gunilla Johanssons (S) fråga från förra nämndsmötet om regnbädd. Vi har inte regnbäddar idag men med den nya dagvattenpolicyn kan vi komma att arbeta med den typen av lösningar framöver. Tomas Lexinger svarar även på fråga från Mikael Lindberg (S) om väderskydd vid busshållsplatser. Det är ett omtag på upphandlingen av reklamfinansierade väderskydd vid busshållsplatser. Ny förfrågan kommer att skickas ut under ve 52.