Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 25 oktober 2017 kl. 13:00 17:33 Plats KS-salen. Omfattning

Transkript

1 Tid Onsdagen den 25 oktober 2017 kl. 13:00 17:33 Plats KS-salen Omfattning ande Johanna Petersson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande , 115, 117 Mikael Lindberg (S) , Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Jens Körge (V) Alexander Critén (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Nura Mahmutagic (S) 112 Junita Karlsson (KD) Magnus Jernetz Gustavsson (M) , 116, Ersättare Nura Mahmutagic (S) , Jashar Gashi (S) Maja Velke (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) , 115, 117 Junita Karlsson (KD) Elsa Berg (V) , 115 Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Martina Adiels Balk, administrativ chef Maria Kleveborn, upphandlingschef Patrik Ohlsson, förvaltningsekonom Björn Hedbäck, supportchef Gunilla Svensson, fastighetschef Robert Carlsson, IT-chef Anslaget på kommunens anslagstavla den 2 november 2017

2 2 (12) Jenny Dauneus, HR-specialist Sara Gripstrand, strateg ekologisk hållbarhet Tomas Lexinger, produktionschef Anders Saur, verksamhetsutvecklare Susanna Minnhagen, projektledare Emelie Teveborg, förvaltare Anja Thörnell, enhetschef gata Madeleine Andrè, enhetschef park Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Gunilla Johansson

3 3 (12) 110 från chefer Närvarande verksamhets- enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. fattar inget beslut med anledning av informationen. 111 Intern kontrollplan 2018 SFN 2017/0286 Handlingar Förvaltningens skrivelse Intern kontrollplan 2018 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal och kontrollmoment Riktlinjer för internkontroll Martina Adiels Balk informerar nämnden om intern kontrollplan Serviceförvaltningen har gjort en riskinventering i förvaltningens samtliga verksamheter. Intern kontroll ska tillse att kommunen har en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet där kommunen efterlever lagar, förordningar samt interna regelverk. fattar inget beslut med anledning av informationen.

4 4 (12) 112 Upphandlingspolicy SFN 2017/0262 Handlingar Förvaltningens skrivelse Policy för inköp och upphandling Bakgrund har tillsammans med kommunledningskontoret fått i uppdrag att se över Kalmar kommuns upphandlingspolicy och uppförandekod. Uppdraget tilldelades Sara Gripstrand och Maria Kleveborn. Genomförande Arbetet startades upp med att intervjua personal som arbetar med upphandling dagligen på Kommunledningskontoret, Samhällsbyggnadskontoret och Serviceförvaltningen samt de kommunala bolagen. Detta följdes upp med omvärldsbevakning där andra kommuner som ligger i framkant vad gäller upphandling kontaktades. Förslag till ny upphandlingspolicy arbetades fram och har presenterats för samtliga som intervjuats tidigare, som har fått kommentera underlaget. Det framtagna förslaget är en policy för upphandling med tillhörande riktlinjer där uppförandekoden tagits bort. Istället kommer vi att i upphandling och avtal ta med kontraktsvillkor som är aktuella för den specifika upphandlingen. Policyn avser upphandling och därmed har reglering kring inköp så som exempelvis att fordonsinköp ska göras med bästa miljöbränsle, företrädelsevis biogas och el tagits bort och ska istället regleras i dokument som rör inköp. Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: Kajsa Hedin (M) föreslår enligt följande: - punkt 3 och punkt 4 slås ihop till en punkt i policyn med tillägget: Innovationsupphandling och funktionsupphandling skall användas där det är möjligt utan att det drabbar mindre företags möjligheter att lägga anbud - Punkt 6,9,10 och 11 stryks Jens Körge (V) föreslår bifall till förvaltningens skrivelse med tillägg under punkt 5 i riktlinjer till upphandlingspolicy efter andra stycket enligt följande: - Vid upphandling av ny leverantör eftersträvas, om möjligt, en naturlig övergång för de anställda, med bibehållen anställningstrygghet, anställningsgrad och anställningsvillkor."

5 5 (12) Mötet ajourneras 10 minuter. Mötet återupptas. Sedan överläggningen avslutats ställer ordföranden förslagen från Jens Körge (V) och Kajsa Hedin (M) mot varandra. Hon finner att nämnden bifaller Jens Körges förslag. godkänner dokumentet Upphandlingspolicy och överlämnar ärendet till kommunstyrelsen för beslut med följande tillägg under punkt 5 i Riktlinjer till upphandlingspolicyn : "Vid upphandling av ny leverantör eftersträvas, om möjligt, en naturlig övergång för de anställda, med bibehållen anställningstrygghet, anställningsgrad och anställningsvillkor." Reservation Staffan Ljungar (C) reserverar sig. Kajsa Hedin (M) och Alexander Critén (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Protokollsanteckning Lasse Karlsson (L) lämnar följande protokollsanteckning: Kommunen lägger stora summor på upphandlade varor och tjänster. Tjänstepersonerna som upphandlar åt kommunen är mycket viktiga medarbetare i kommunen. Precis som skrivs i underlagen är själva upphandlingen viktig att göra på ett korrekt sätt men också att leverans av upphandlad vara eller tjänst följs upp löpande under hela kontraktstiden. Detta för att leverera mesta möjliga värde till skattebetalarna. Det är också viktigt att ha en löpande dialog med leverantörer om gällande regelverk och ta emot feed-back från dem på hur upphandlingsprocessen kan göras mer företagsvänlig. Detta måste ske i återkommande dialoger med branscherna. Lite synpunkter på riktlinjerna. Punkten 8 Kommunens upphandlingar ska bidra till att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Möjligheten att ställa sociala krav eller ta sociala hänsyn i upphandlingar har funnits länge i Kalmar kommun och var möjlig även i tidigare upphandlingspolicy. Sociala hänsyn vid upphandlingar är bra. Man kan till exempel ställa krav på att den som vinner ett anbud att bygga en fastighet även ska ta emot lärlingar eller tillhandahålla arbetsträningsplatser. Vi har många människor i Kalmar som av olika anledningar står långt ifrån arbetsmarknaden, och vi tjänar alla på om de kommer i arbete, både ekonomiskt och mänskligt.

6 6 (12) För många företag är kommunen en mycket värdefull kund, och vi bör utnyttja det till att ställa krav vid våra upphandlingar. Trots att möjligheten har funnits har möjligheten till detta inte använts alls eller i mycket liten omfattning. Liberalerna har vid ett flertal tillfällen lyft detta i kommunfullmäktige och det har tyvärr hänt mycket lite. Vi hoppas att dessa nya riktlinjer och omvärldsbevakningen nu leder till att denna möjlighet används ofta. Punkten 11 Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sigav funktionsupphandling, och om möjligt av innovationsupphandling. Ytterligare ett område som är underutnyttjat enligt Liberalerna. Funktionsupphandling eller innovationsupphandling har använts vid enstaka tillfällen. Detta borde nyttjas mer då kommunens roll blir att beskriva vad vi behöver men där experterna och entreprenörerna kan avgöra hur detta bäst görs. Vi är övertygade om att det finns en stor potential i detta både vad det gäller nya sätt att göra saker på men också att blir effektivare i användningen av våra skattemedel.

7 7 (12) 113 Budgetuppföljning och prognos efter september SFN 2017/0284 Handlingar Förvaltningens skrivelse Prognos driftredovisning september Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en ekonomirapport med rapportering av det bedömda helårsutfallet i jämförelse med budget efter juni till kommunstyrelsen. beslutar att godkänna förvaltningens prognos efter september och överlämna den till kommunstyrelsen. 114 Sammanträdesdagar servicenämnden 2018 SFN 2017/0258 Handlingar Förvaltningens skrivelse Bakgrund Nämndsmöte Presidiemöte Onsdag 13:00 Onsdag kl 08:15 *Tisdag kl 08:15 Lokal Lokal 31 januari Magistern 17 januari Borgmästarrummet 28 februari 14 februari 21 mars 7 mars 25 april 11 april 30 maj 16 maj 20 juni 5 juni* 29 augusti 15 augusti 26 september 12 september 24 oktober 10 oktober 21 november 7 november 12 december 28 nov Möteslokal är preliminär och kan exempelvis skifta i samband med att nämndsammanträde sker i anslutning till studiebesök i förvaltningens

8 8 (12) verksamheter. Studiebesök planeras att ske under våren och hösten vid två enskilda tillfällen. beslutar att anta tidsplan för servicenämndens nämnds- och presidiemöten för Utredning omorganisation Anders Saur informerar nämnden om förslag till ny organisation inför mandatperioden Utredningen föreslår följande förändringar för servicenämnden: - Produktionsavdelningen övergår till Samhällsbyggnadsnämnden. - IT-avdelningen och upphandlingsenheten övergår till kommunstyrelsen. - Frågor om kustmiljö och vatten övergår till en ny nämnd för kustmiljö och vatten. - Ekonomi och lönecenter överförs till servicenämnden från kommunstyrelsen. föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare. Utredningen överlämnas på remiss och ska besvaras senast den 1 december fattar inget beslut med anledning av informationen.

9 9 (12) 116 Målbeskrivning vinterväghållning 2017/2018 Anja Thörnell informerar nämnden om målbeskrivning för vinterväghållning 2017/2018. Arbetet ska organiseras och bedrivas utefter prioritering där snöröjning påbörjas med tillfartsleder, bussleder, matargator, kvarnholmen, viktiga gång och cykelvägar samt skolvägar. Om snö ska forslas bort från kvarnholmen för att göra alla parkeringsplatser tillgängliga innebär det en kostnad. fattar inget beslut med anledning av informationen. 117 projekt och kustmiljö - Musselodling Susanna Minnhagen informerar nämnden som arbetet med kommunens musselodling. Odlingen kan producera ton per år och har varken en positiv eller negativ miljöpåverkan på den närmaste omgivningen. Musslorna uppvisar inga miljögifter och test genomförs nu för att bruka dem i djurfoder. Projektet är idag inte lönsamt men kan ge socioekonomiska vinster längre fram och därmed ses ekonomiskt fördelaktigt. Verksamheten äskar pengar för att kunna fortsätta drift och skörd av odlingen. fattar inget beslut med anledning av informationen.

10 10 (12) 118 småbåtstaxor Madeleine André informerar nämnden om förslag till ny taxa för småbåtshamnar. Uppdraget är att göra småbåtshamnarna självfinansierade. Med de nya taxorna och ett systematiskt förbättringsarbete de senaste åren ska detta kunna bli möjligt Verksamheten har ett bra och öppet sammarbete med sina hyresgäster. fattar inget beslut med anledning av informationen. 119 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser inom förvaltningen. - s kostnad för arenan väntas bli 6,7 miljoner vilket nämnden ersätts för fullt ut. - Kapitalkostnad för exploatering flyttas till kommunstyrelsen. - Förvaltningen har äskat pengar för att utöka verksamheten med en upphandlare men har fått avslag. - Diskussion pågår om hur underlag för belysningsprogrammet ska utformas. Den stora frågan är ekonomin. fattar inget beslut med anledning av informationen.

11 11 (12) 120 Rapport från kontaktmannaskap Maja Velke (S) och Magnus Jernetz-Gustavsson (M) har besökt ITverksamheten. IT informerade som svårighet med rekrytering på grund av stor konkurrens samt arbetet med att fånga upp de behov som finns ute i kommunens alla verksamheter. 121 Anmälan av delegationsbeslut SFN 2017/0002 Handlingar Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 25 oktober Avtal lokaler, bostäder och arrenden H171 Grävtillstånd september 2017 godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 122 Anmälningsärenden SFN 2017/0003 Handlingar Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 25 oktober 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KS planutskott Upphandling av nybyggnad förskola Vallmon. 3. Protokoll SF support lokal samverkan Protokoll SF produktion lokal samverkan Protokoll SF produktion lokal samverkan Lista upphandlingar tom godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden.

12 12 (12) 123 Övriga frågor a. Planering Kallbadhuset Krister Thornberg (SD) frågar hur planeringen för Kallbadhuset ser ut. Gunilla Svensson svara att byggnaden är i bra skick. Målning kommer ske nästa år eller året efter det. Därefter behövs betongförstärkning i vattnet. b. Underhåll Stensbergshemmet Krister Thornberg (SD) frågar hur förvaltningen planerar för underhåll av Stensbergshemmet. Gunilla Svensson svarar att Stensbergshemmet finns med i det planerade underhållet och har idag ingen speciell prioritering. c. Digitalisering Robert Carlsson informerar nämnden om att IT-styrgruppen tagit fram ett förslag för digitalisering av kommunens nämnder. Förslaget ska nu kvalitetssäkras och kommer sedan presenteras för respektive nämnd.