Servicenämnden PROTOKOLL

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 30 maj 2018 kl. 13:00 17:05 Plats Magistern Omfattning ande Johanna Petersson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Nura Mahmutagic (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anna Thore (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Ersättare Jashar Gashi (S) Maja Velke (S) Jens Körge (V) 59, Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Martina Adiels Balk, administrativ chef Björn Hedbäck, supportchef Gunilla Svensson, fastighetschef Pernilla Sampson, förvaltningsekonom Sara Svensson, dataskyddsombud Jimmy Gummesson, entreprenadingenjör Lena Cras Ann Rydh Anslaget på kommunens anslagstavla den 7 juni 2018

2 2 (14) Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Gunilla Johansson

3 3 (14) 59 Information från chefer Dnr Information Närvarande verksamhetschefer och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 60 Delårsuppföljning och prognos april servicenämnden 2018 Dnr SFN 2018/0145 Handlingar Förvaltningens skrivelse Delårsuppföljning och prognos servicenämnden april 2018 Internkontroll uppföljning tertial Uppföljningsrapport verksamhetsplan 2018 tertial 1 Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en uppföljning och prognos efter första tertialet till kommunstyrelsen. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsuppföljning, prognos och måluppföljning efter april, och överlämna den till kommunstyrelsen.

4 4 (14) 61 Information dataskyddsförordningen Dnr Information Sara Svensson informerar servicenämnden om dataskyddsförordningen. Lagstiftningen gäller från den 25 maj och ersätter personuppgiftslagstiftningen. Dataskyddsförordningen är en modernisering av tidigare lagstiftning och anpassad efter dagens digitala samhälle. Lagstiftningen behandlar hur myndighet ska hantera personuppgifter, vilka personuppgifter som är extra skyddsvärda och känsliga. Förvaltningen har arbetet med frågan under lång tid. Arbetet har inneburit en genomgång av hur personuppgifter hanteras i förvaltningens system men också att avtal, personuppgiftsbiträdesavtal, skrivits med andra myndigheter och företag som handhar de personuppgifter som förvaltningen behandlar och servicenämnden ansvarar för. Sara beskriver sitt arbete som dataskyddsombud och hennes ansvar att samla information, ge råd och stöd inom organisationen, vara kontaktperson mot datasinspektionen och andra registrerade samt kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

5 5 (14) 62 Dataskyddsombud servicenämnden Dnr SFN 2018/0131 Handlingar Förvaltningens skrivelse Syfte och grunderna Dataskyddsförordningen Bakgrund Den 25 maj 2018 träder den EU-beslutade Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. Förordningen gäller därmed som svensk lag och ersätter tidigare lagstiftning. Utsett dataskyddsombud ersätter tidigare utsett personuppgiftsombud. Dataskyddsombudets uppgift är att kontrollera och övervaka efterlevnad av lagstiftning, ge råd och informera samt vara kontakt mot datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet. Kalmar kommun har anställt Sara Svensson, kommunledningskontoret, som dataskyddsombud för hela kommunkoncernen. Varje personuppgiftsansvarig, nämnd, behöver dock utnämna ett dataskyddsombud för sitt ansvarsområde. Servicenämnden utser Sara Svensson till servicenämndens dataskyddsombud från den 25 maj Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning Dnr SFN 2018/0146 Handlingar Förvaltningens skrivelse Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning Bakgrund Dokumentet Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning har uppdaterats med anledning av nytt dataskyddsombud, Sara Svensson från kommunledningskontoret. Upphandlingsenheten har övergått till kommunledningskontoret och deras arkivredogörare utgår från förvaltningens arkivbeskrivning. Jonas Ajnefelt har ersatt Madeleine André som arkivredogörare för produktion och Martina Adiels Balk ersätter Christina Karlberg i rollen som ansvarig för att lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar.

6 6 (14) Servicenämnden antar dokument Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar arkivbeskrivning 64 Taxa för grävtillstånd Dnr SFN 2018/0147 Handlingar Förvaltningens skrivelse Bakgrund Antalet grävtillstånd har de senaste åren succesivt ökat hanterades 229 tillstånd. Handläggning av ett tillstånd innebär: Ansökan registreras i diariesystemet Public 360 Förbesiktning Eventuell remiss till berörda avdelningar Godkänna och behandla i Public 360 Skicka godkännandet till kund Bevaka att avslutat arbete återrapporteras Beställa återställning av asfalt/stensättning Fakturering Ett grävtillstånd kan omfatta ett flertal arbeten och därmed vara omfattande. Då det idag inte tas ut någon avgift är efterlevnaden av sökta tillstånd bristfällig. Serviceförvaltningens produktionsavdelning har genomfört en omvärldsanalys och kommit fram till att andra kommuner avgiftbelägger ansökan om grävtillstånd. Därför föreslås att även Kalmar kommun tar ut en avgift för ansökan om grävning i allmän platsmark.

7 7 (14) Den föreslagna prisbilden om 1500 kronor, och för privatpersoner 500 kronor, motsvarar den avgift som andra kommuner anger. Avgiften föreslås börja tillämpas från 1 juli Ett nytt system för hantering av sökta grävtillstånd, trafikanordningsplan och markupplåtelse är under införande, (Geosecma Grävtillstånd) Systemet underlättar samordning och möjliggör en bättre kontroll av medgivna tillstånd. Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att införa en avgift för ansökan om tillstånd för grävning i allmän platsmark i Kalmar kommun från och med kr för privatpersoner 1500 kr för övriga 65 Medborgarförslag om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Dnr SFN 2018/0118 Handlingar Förvaltningens skrivelse Medborgarförslag om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Bakgrund Förslag har inkommit till kommunen att hyra ut Kolbodagårdens restaurangdel och möjliggöra för fler aktiviteter. Utöver att skapa en samlingsplats för invånarna i Kolboda med omnejd finns också en önskan om att Kolbodagården byggs om till lägenheter för personer som är 55+. Yttrande Idag finns ett gällande hyresavtal för lokalerna som innehas av kommunens socialförvaltning. För en av lägenheterna finns en privat hyresgäst. Serviceförvaltningen tycker att förslagen som framställts är intressanta och ser gärna ett mer aktivt nyttjande av Kolbodagården. Serviceförvaltningen fortsätter att föra en dialog med nuvarande hyresgäst om verksamhetens framtidsplaner då vi är måna om att lokalen utnyttjas och hålls levande över tid.

8 8 (14) Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar på medborgarförslaget om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre 66 Motion från Björn Brändewall (L) om att låta båtägare bo i sina båtar Dnr SFN 2018/0078 Information Benny Wennberg informerar nämnden om motion från Björn Brändewall (L) om att låta båtägare bo i sina båtar. I motionen yrkas: - Att villkoren för kontrakt om båtplatser och uppläggningsplatser i småbåtshamnar i Kalmar kommun revideras för att tillåta boende i båt. - Att serviceförvaltningen utreder förutsättningarna att även möjliggöra åretruntboende i båt vid dessa båtplatser. Ett omfattande arbete har gjorts för att utreda de möjligheter och utmaningar som finns i frågeställningarna. Förvaltningen har vänt sig till samhällsbyggnadskontoret, Kalmar brandkår, Boverket och andra kustkommuner för att kunna ge ett fullständigt svar på en fråga som berör många olika verksamhetsområden och myndigheter. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

9 9 (14) 67 Säkerställa kvalitén på upphandlad asfalt Dnr Information Jimmy Gummesson informerar nämnden om hur förvaltningen säkerställer kvalitén på upphandlad asfalt. Det finns ett strikt regelverk kring hur leveransen av asfalt ska ske. Det finns höga krav på behörighet, teknisk förmåga, kapacitet, ekonomisk stabilitet och yrkeskunskap. Under arbetet förs dagbok kontinuerligt för att kunna verifiera arbetet. Garantitiden på lagd asfalt är 5 år. Innan garantitiden går ut görs besiktningar. Besiktningar utförs dels okulärt men också genom borrprover. Slutbesiktningar sker en gång per år och görs brukligt i februari. Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att återkomma tillsammans med upphandlad leverantör för att av leverantören få beskrivet hur arbetet med asfalten och dess kvalité utförs. 68 Investeringsbehov Dnr SFN 2018/0157 Information Benny Wennberg beskriver förvaltningens investeringsbehov Pumpen Nya arbetslokaler för produktions enheter, fastighetsservice och Kalmar vatten. Ett samarbetsprojekt ihop med Kalmar vatten. Det är ett stort behov då lokalerna som finns idag är undermåliga. Det saknas omklädningsrum, matsalsytor, förråd och garageplatser. Kläckeberga gård Gårdsarrende, utveckla för mjölkproduktion. Energieffektiviseringar Energieffektiviseringasåtgärder inom förvaltningens fastighetsbestånd. Tillgänglighet Liftar vid de nya bryggorna, 3 stycken.

10 10 (14) Småbåtshamnar Ökad service småbåtshamnar Utökning årliga medel Belysning tätorter Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 69 Servicenämndens sammanträde juni Dnr Information Marcus Kindahl informerar servicenämnden om sammanträdet i juni. Sammanträdet kommer äga rum i Rocknebys allaktivitetshus, Ryssbyvägen. Lunch serveras från klockan 12. Sammanträdet inleds klockan 13. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 70 Information från förvaltningschefen Dnr Information Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser i förvaltningen: - Tillstånd för att anlägga handikapparkering har sökts vid badplatsen Kattrumpan. - Arbetet med att fördela ansvar för skötsel av universitetsområdet pågår. - Sökt bidrag för strandstädsprojektet har beviljats och nu söks en projektledare för att leda arbetet. - Förvaltningsrätten har kommit med sitt utslag angående den överklagade elupphandlingen. Delar av upphandlingsförfarandet som genomförts kan behöva göras om.

11 11 (14) - Ny ogräsmaskin är inköpt. Maskinen använder hett vatten för att bekämpa ogräs och drivs på miljövänlig HVO. Vintertid kan maskinen användas med plog och saltmaskin. - Arbete för att säkra upp fastigheten Rådmannen 1 pågår. Förvaltningen ansvara för att återställa stortorget efter genomfört arbete. Detta kommer göras efter sommaren då det är leveranstid på beställd sten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 71 Rapport från kontaktmannaskap Dnr Inga rapporter redovisas. 72 Anmälan av delegationsbeslut Dnr SFN 2018/0007 Handlingar Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 30 maj Rekryteringar serviceförvaltningen april 2018 Avtal lokaler, bostäder och arrenden H186-H187 Grävtillstånd april 2018 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

12 12 (14) 73 Anmälningsärenden Dnr SFN 2018/0008 Handlingar Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 30 maj 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KF Förslag till ny organisation inför mandatperioden Protokollsutdrag KF Revisionsberättelse för 2017, revisorernas granskning av årsredovisningen 2017 samt revisorernas utvärderingsberättelse och årsrapport Protokollsutdrag KF Motion från Pelle Sederkvist (M) om belysning i våra pulkabackar. 5. Protokoll SF centrala samverkansgrupp Protokoll SF support lokal samverkan Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden.

13 13 (14) 74 Övriga frågor Dnr a. Uppföljning analys av ekologiska ägg Staffan Ljungar (C) frågar hur läget är med analyserna av de ekologiska äggens innehåll avseende miljögifterna PCB och dioxiner. Björn Hedbäck svarar att livsmedelverket tidigare lovat uppföljande analyser men har skjutit fram datum för detta ett flertal gånger. Livsmedelverket hoppas nu att nya analyser ska vara klara kring midsommar. Björn har varit i kontakt med kommunens leverantörer vars tester visar att halterna sjunkit med cirka 30 procent. Kostverksamheten förhåller sig till kommunfullmäktiges beslut angående inköp av ägg. b. Städning på badplatser och bryggor Gunilla Johansson (S) frågar hur arbetet med förberedelsen inför sommaren på stränderna går då det inkommit synpunkter på att det är smutsigt och inte iordninggjort. Benny Wennberg svarar att det är en försening i år men arbetet med iordningsställande pågår. Benny tar med sig frågan till verksamheten. c. Avstämning inför budgetdagen den 4 juni Benny Wennberg informerar servicenämnden om den redovisning av förvaltningen som ska göras på budgetdagen den 4 juni. Respektive verksamhet har egna utmaningar men övergripande består förvaltningens utmaning av rekryteringsbehov och att hitta rätt kompetens, hitta en leverans som håller hög kvalité och samtidigt är kostnadseffektiv. Kommunen växer vilket också skapar organisatoriska utmaningar. d. Nämndens effektivitet och struktur Marcus Kindahl informerar nämnden om att alla nämnders delegationsordning ses över inför den kommande mandatperioden. Detta inte minst för att möta önskemål om ett större politiskt inflyttande. Nämnden kommer vara delaktig i arbetet framöver. Det är viktigt att nämndens möten genomförs ur ett demokratiperspektiv och det är också viktigt att skilja på nämndens uppdrag i jämförelse med andra nämnder som arbetar med myndighetsbeslut i större utsträckning. Det ligger ett ansvar på varje enskild förtroendevald att aktivt besöka förvaltningens verksamheter för att kunna lyfta viktiga frågor. e. Plastgräs Anna Thore (S) frågar varför det har lagts plastgräs i rondeller och på andra mindre ytor. Benny Wennberg svarar att det är samhällsbyggnadskontoret som sköter planeringen och att det tidigare

14 14 (14) förekommit tester med plastgräs på enskilda ytor. Benny tar med sig frågan och lyfter den med samhällsbyggnadskontoret. f. Tillgänglighet Johanna Petersson (C) informerar nämnden om att det finns ett önskemål från tillgänglighetsrådet att tillgänglighet ska vara en stående punkt hos alla nämnder. Servicenämnden anammar detta från kommande nämndsammanträde. g. Stimulera ökning av ekologisk mat Anna Thore (S) frågar hur kosten arbetar för att stimulera verksamheten att öka användandet av ekologiska råvaror. Informationsspridning har tidigare gett ett gott resultat och hög effekt. Björn Hedbäck svarar att Annas förslag om att anordna inspirationsdag eller liknande kan vara bra. Björn tar med sig frågan tillbaka till kostverksamheterna och ber att få återkomma i frågan.