PROTOKOLL. Tekniska nämnden

Transkript

1 PROTOKOLL Tekniska nämnden 23 28

2 Tekniska nämnden Sida 2 Tekniska nämnden sammanträde den 21 maj 2013 Informationer och överläggningar 23 Tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden m m tekniska förvaltningen 24 Attestlista för tekniska förvaltningen 2013, revidering 25 Reviderad delegationsordning 26 Revisionsrapport 2012, genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/ 2013, granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling 27 Delegerade beslut 28 Inkomna skrivelser

3 Tekniska nämnden Sida 3 Plats och tid Beslutande Tekniska förvaltningen, Sveagatan 12,Alingsås, kl :40 Anita Skoglund (M), ordförande Carl-Erik Bergsén (S) Thomas Jensen (KD) Viola Schüberg Lundgren (S) Simon Pehrsson (S) ersättare för Gunnar Tiselius (S) Thorsten Larsson (M) Gillis Karlsson (C) ersättare för Hans Lindell (M)) Barbro Engh (S) Paragrafer Ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare Barbro Sundström, teknisk chef Martin Wollhag, enhetschef/controller, punkt B, 23 Conny Josefsson, utredare, punkt A Björn Franke, administrativ chef Klk, punkt D Anita Skoglund/Carl-Erik Bergsén Tekniska förvaltningen, Sveagatan 12, Alingsås Onsdagen den 29 maj klockan Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Hedman Anita Skoglund Carl-Erik Bergsén L L L

4 Tekniska nämnden Sida 4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska nämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Tekniska förvaltningen Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare

5 Tekniska nämnden Sida 5 Informationer och överläggningar A) Detaljplan bostäder vid Frostvägen B) Ekonomisk uppföljning C) Förvaltningschefen, aktuell information D) Nämndutbildning

6 Tekniska nämnden Sida 6 TN 23 Dnr Tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden m m, teknisk förvaltning Ärendebeskrivning Den första uppföljningen år 2013 som är ett beslutsärende (enligt styrmodellen) är också den första där vi följer upp åtaganden. Uppföljningen är dock i huvudsak en ekonomisk uppföljning. För att göra dokumentet mer läsbart har anvisningarna som tagits fram av kommunledningskontoret klippts in i bifogad bilaga med kursiv stil. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 13. Yrkande Anita Skoglund (M) yrkar enligt följande: Tekniska nämnden vidhåller i dagsläget en total prognos för investeringar på 65 miljoner kronor och återkommer vid delårsbokslutet med eventuell reviderad prognos. Proposition Ordförande ställer proposition på Anita Skoglunds (M) yrkande och finner att detta har bifallits. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden beslutar att godkänna tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden mm för tekniska förvaltningens verksamheter enligt bilaga. Tekniska nämnden vidhåller i dagsläget en total prognos för investeringar på 65 miljoner kronor och återkommer vid delårsbokslutet med eventuell reviderad prognos. Exp: Tf-ledn.gr, Klk

7 Tekniska nämnden Sida 7 TN 24 Dnr Attestlista för tekniska förvaltningen 2013 revidering Ärendebeskrivning Gällande attestlista för tekniska förvaltningen antogs av tekniska nämnden , 2. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef för både för samhällsbyggnadskontoret och tekniska förvaltningen och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver attestlistan revideras. Samtidigt har också förvaltningen sett över övriga attestanter och tagit bort tjänstemän som inte längre är aktuella, då de slutat sin tjänst samt kompletterat med tillkommande anställningar. Beredning Ekonomienheten har upprättat förslag till ny attestlista för tekniska förvaltningen. Förslaget innehåller förutom ovan nämnda förändringar en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef till kr (nu kr) för att tillmötesgå revisionens synpunkter kring tillfälliga höjningar av attestbelopp vid stora fakturor. En genomgång under 2012 och 2013 visar att inga fakturor under denna period har överstigit kr. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 14. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden fastställer upprättat förslag till reviderad attestlista för Exp: Tf-ledn.gr, Klk

8 Tekniska nämnden Sida 8 TN 25 Dnr Revidering av delegationsordning Ärendebeskrivning Gällande delegationsordning för tekniska nämnden antogs , 53. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver de delar av delegationen som omfattar delegation till teknisk chef ändras. Beredning Det finns för närvarande ingen anledning att göra någon större översyn av delegationsordningen, utan denna bedöms kunna fungera mandatperioden ut, det vill säga åtminstone till den 31 december Således föreslås endast de ändringar som föranleds av chefsbytet. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 15. Tekniska nämnden beslutar Beteckningen teknisk chef i gällande delegationsordning ändras till förvaltningschef och som ersättare till förvaltningschefen införs biträdande förvaltningschef. Exp: Tf- Bs, Bon

9 Tekniska nämnden Sida 9 TN 26 Dnr Revisionsrapport 2012 genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013 granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling Ärendebeskrivning Revisorerna har genomfört en uppföljning av tidigare granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Rapporten har översänts till nämnden för yttrande inom 60 dagar. Rapporten behandlar frågorna såväl inom kommunstyrelsens område som flera andra nämnder, däribland tekniska nämnden. Betr. arbetsmiljöarbetet konstaterar revisorerna att kommunstyrelsen upprättat och förtydligat de övergripande dokument som krävs samt att de berörda nämnderna har upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar av arbetsmiljöansvaret samt även i övrigt genomfört de åtgärder som revisionen föreslagit. När det gäller upphandling och inköp anser revisorerna att tekniska nämnden vidtagit samtliga åtgärder med undantag för tillfälliga höjningar i belopp för att kunna attestera större fakturor. Förvaltningens yttrande Förvaltningen noterar med tillfredsställelse att revisorerna är nöjda med de åtgärder som nämnden beslutat om och genomfört. När det gäller rekommendationen att se över attestförfarandet med tillfällig höjning (via kommunledningskontoret) för att klara enstaka stora fakturor har besluts- och godkännandebeloppen för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef höjts till 3,5 Mkr. Under 2012 och hittills under 2013 har inga fakturor över detta belopp varit aktuella, varför förvaltningen anser att även denna rekommendation är åtgärdad. Kommunstyrelsen har genom att införa en upphandlingsdatabas tagit första steget för att ha en bättre kontroll samt service till förvaltningarna. Dock saknas fortfarande en systematisk uppföljning av de för kommunen samlade inköpen under gränsen för när upphandling krävs (f.n kr), vilket är en brist.

10 Tekniska nämnden Sida 10 Forts TN 26 Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 14 maj 2013, 16. Yrkande Carl-Erik Bergsén (S) yrkar att en återrapportering till nämnden av vilka åtgärder som vidtagits på övriga påpekanden i revisionsrapporten skall ske vid årsskiftet 2013/2014. Thorsten Larsson (M) yrkar att första beslutssatsen ändras till: Tekniska nämnden noterar att revisionen är nöjda med de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av tidigare revision. Proposition Ordföranden ställer proposition på Carl-Erik Bergséns (S) och Thorsten Larssons (M) yrkande och finner att båda har bifallits. Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden noterar att revisionen är nöjda med de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av tidigare revision. Nämnden anser också att det påtalade problemet med tillfällig höjning av attestbelopp är löst genom en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef. Nämnden anser att även inköp under upphandlingsnivån bör ingå i kommunens övergripande upphandlingsdatabas. Återrapportering till nämnden av vilka åtgärder som vidtagits på övriga påpekanden i revisionsrapporten skall ske vid årsskiftet 2013/2014. Exp: Tf-Bs, Bon

11 Tekniska nämnden Sida 11 TN 27 Dnr Anmälan av delegerade beslut Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i nämndens delegationsordning: Trafikärenden: april/maj 2013 Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, inga beslut fattade Beslut enligt listor från verksamhetscheferna, april/maj 2013 Staben: Beslut fattade mellan VA-avdelningen: Beslut fattade mellan Gatuavdelningen: Inga beslut fattade Park/natur: Inga beslut fattade Avfall: Inga beslut fattade Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna.

12 Tekniska nämnden Sida 12 TN 28 Dnr Inkomna/utgående skrivelser och meddelanden Ärendebeskrivning I april/maj 2013 inkomna/utgående skrivelser och meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska nämnden. 1 Uppdrag avseende samverkan mot alkohol och droger i trafiken Ärende /001 TN Gemensam finansiering av utredning av järnväg mellan Göteborg och Mölnlycke Ärende /002 TN Remiss genomförande av direktiv om rening av avloppsvatten från tätbebyggelse Ärende /366 TN KF 82, , ombudgetering med anledning av genomförd lönekartläggning. Ärende /078 TN-001 Tekniska nämnden beslutar Tekniska nämnden tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna.