Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Valnämnden (10) Plats och tid Stationsgatan 64, 7 maj 2018 kl 16:50-17:53 ande Ledamöter Christofer Lundholm (M), Ordförande Ante Hultin (S), 1:e vice ordförande Cassandra Bäckström (M) Homa Ebtedaei (S) Ann-Mari Pettersson (MP) Bernt-Olof Bengtsson (S) Bertil Alhult (KD) Ersättare Henrik Salomonsson (C) Håkan Wallin (L) Bertil Andersson (S) Övriga deltagare Förvaltningschef Carl Westman, valkanslichef Johnny Dahlin, kommunikatör Mikael Novak 20, samt nämndsekreterare Christel Rehmark Justeringsplats Torsgatan 1 Paragrafer Justeringsdag Sekreterare... Christel Rehmark Ordförande... Christofer Lundholm Justerare... Ante Hultin ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Valnämnden Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Torsgatan 1 Underskrift Christel Rehmark

2 Valnämnden (10) Ärenden VN 14 Dnr VN 332 Val av protokollsjusterare... 3 VN 15 Dnr VN 333 Godkännande av dagordning... 4 VN 16 Dnr VN 2018/00012 Delegering röstmottagare... 5 VN 17 Dnr VN 2018/00019 Kvittens av försändelser... 6 VN 18 Dnr VN 2018/00020 Dataskyddsombud... 7 VN 19 Dnr VN 2018/00022 Revidering av delegationsordning för valnämnden... 8 VN 20 Dnr VN 2018/00005 Information VN... 9 VN 21 Dnr VN 344 Övriga frågor VN... 10

3 Valnämnden (10) VN 14 Dnr VN 332 Val av protokollsjusterare Valnämnden beslutar att jämte ordföranden Christofer Lundholm (M) utse Ante Hultin (S) att justera protokollet.

4 Valnämnden (10) VN 15 Dnr VN 333 Godkännande av dagordning Valnämnden beslutar att godkänna utsänd dagordning.

5 Valnämnden (10) VN 16 Dnr VN 2018/00012 Delegering röstmottagare Röstmottagare förordnas enligt valkansliets förslag med korrigering enligt yrkande. Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande förslag om delegering röstmottagare under det allmänna valet 2018 samt EU-valet 2019 med förtydligande att de förordnade röstmottagarna kommer att ses över i syfte att uppfylla vallagens skrivning om att vallokalerna inte ska ha någon anknytning till viss politisk sammanslutning. Ärendet Valnämndens kansli har från mitten av februari 2018 arbetat med rekryteringen av röstmottagare till både förtidsröstningen och valdagen Ärendets beredning Servicekontorets valkansli i samarbete valnämndens presidie Förslag till beslut Röstmottagare förordnas enligt valkansliets förslag Revidering av delegationsordningen under rubriken delegerande av valnämnden till förvaltningschef på sidan 2 enligt följande: avseende röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen. Som delegat föreslås förvaltningschefen, med rätt att vidaredelegera uppgiften. Yrkande Christofer Lundholm (M) yrkar på att förslag till beslut ändras till "Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande förslag om delegering röstmottagare under det allmänna valet 2018 samt EU-valet 2019 med förtydligande att de förordnade röstmottagarna kommer att ses över i syfte att uppfylla vallagens skrivning om att vallokalerna inte ska ha någon anknytning till viss politisk sammanslutning". sgång Ordföranden (M) frågar om nämnden beslutar enligt föreliggande förslag med tillägg av ordförandes yrkande. Valnämnden beslutar enligt föreliggande förslag med ordförandes yrkande.

6 Valnämnden (10) VN 17 Dnr VN 2018/00019 Kvittens av försändelser Valnämnden beslutar att godkänna valkansliets förslag Ärendet Valnämnden fastställer vilka tjänstemän som tilldelas behörighet att kvittera ut värdeförsändelser från Posten till valnämnden under riksdags-, landstings- och kommunval 22 augusti - 9 september 2018 och under EU-valet Ärendets beredning Ärendet har beretts av valkansliet tillsammans med valnämndens presidium och kommunjurist. Förslag till beslut Valnämnden beslutar att godkänna valkansliets förslag att ge följande tjänstemän, Johnny Dahlin (valkanslichef), Anna Andersson (valkanslist) och Klas-Göran Karlsson (valkanslist) fullmakt hos Posten. sgång Valnämnden beslutar enligt servicekontorets förslag

7 Valnämnden (10) VN 18 Dnr VN 2018/00020 Dataskyddsombud 1. Valnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för valnämndens personuppgiftsansvar. 2. Nämnden/styrelsen entledigar tidigare utsett personuppgiftsombud från sitt uppdrag, eftersom personuppgiftslagen upphör. Ärendet Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen/the General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i Sverige. Varje nämnd och styrelse får nu en roll som personuppgiftsansvariga (PUA). Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarig ska utnämna ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgifter är reglerade i GDPR. Uppgifterna kommer huvudsakligen bestå av att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige och anställda om deras skyldigheter, vara kontaktperson för registrerade utifrån deras rättigheter och att övervaka efterlevnaden av GDPR. Ärendets beredning Ärendet har arbetats fram i överenskommelse med kommunledningsförvaltningen. Detta är en del i de kommunkoncernsgemensamma processerna som pågått sedan februari 2017 och som syftar till att ge stöd så att varje nämnd och styrelse kan leva upp till sitt personuppgiftsansvar enligt GDPR den 25 maj Förslag till beslut 1. Valnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för valnämndens personuppgiftsansvar. 2. Nämnden/styrelsen entledigar tidigare utsett personuppgiftsombud från sitt uppdrag, eftersom personuppgiftslagen upphör. sgång Valnämnden beslutar enligt servicekontorets förslag

8 Valnämnden (10) VN 19 Dnr VN 2018/00022 Revidering av delegationsordning för valnämnden Valnämnden beslutar om revidering av delegationsordningen för valnämnden. Ärendet Servicekontoret har gjort en uppdatering och förtydligande av delegationsordningen. Den 25 maj 2018 träder ny dataskyddsförordning (GDPR) och dataskyddslag i kraft. Detta innebär skärpta regler för personuppgiftsansvariga och utökade rättigheter för de registrerade. Eventuella utlämningar av registerförteckningar, rättelser och raderingar måste ske skyndsamt och rutiner för detta arbetas fram på servicekontoret. För att hantera personuppgiftsärenden skyndsamt behöver servicenämnden delegera beslut om avslag av utlämnande, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärenden baserade på EU:s dataskyddsförordning och dataskyddslagen till förvaltningschef. Förslag till beslut Valnämnden beslutar om revidering av delegationsordningen för valnämnden. Revidering av delegationsordningen under rubriken delegerande av valnämnden till förvaltningschef på sidan 2 enligt följande: - Att besluta om avslag, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärende baserade på EU:s dataskyddsförordning/dataskyddslagen. Som delegat föreslås förvaltningschefen, med rätt att vidaredelegera uppgiften. - avseende röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen sgång Valnämnden beslutar enligt servicekontorets förslag

9 Valnämnden (10) VN 20 Dnr VN 2018/00005 Information Mikael Novak informerar om information och annonsering inför valet 2018 Johnny Dahlin informerar om: - utbildning av valnämnden (5/9 kl 16) - riskanalys och handlingsplaner Christel Rehmark informerar om ekonomi

10 Valnämnden (10) VN 21 Dnr VN 344 Övriga frågor Inga övriga frågor