Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 28 augusti 2013 kl. 8:15 Plats Magistern. Omfattning

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 28 augusti 2013 kl. 8:15 Plats Magistern Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Kifah Quasem Mohammad (V) Bengt Sundström (FP) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Ersättare Magnus Jernetz Gustavsson (M) Bengt Sundström (FP) Övriga Annette Andersson, förvaltningschef Yvonne Norman, enhetschef Christina Karlberg, enhetschef Robert Carlsson, avdelningschef Gert Friberg, räddningschef Kenth Gustafsson, avdelningschef Per-Gunnar Fransson, upphandlingschef Johan Råberg, avdelningschef Tomas Lexinger, avdelningschef Gunilla Svensson, avdelningschef Magnus Gustafsson, entreprenadingenjör Karin Nilsdotter, strateg Anslaget på kommunens anslagstavla den 10 september 2013

2 2 (14) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Staffan Ljungar

3 3 (14) 100 Fastställande av föredragningslista och val av protokollsjusterare Servicenämnden beslutar att ändra föredragningslistan enligt följande: - Ärende nr 14 Organisationsförändring Brandkåren till kommunledningskontoret flyttas och tas upp som ärenden nr Nytt ärende Övriga frågor tas upp som ärende nr 17. Servicenämnden utser Staffan Ljungar att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 101 Larmcentral Kalmar kommun SFN 2012/0227 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilaga s och ledningsstödsanalys Åtgärdsförslag RC Kalmar samt ritningsbilaga Bakgrund Brandkåren har under åren fått ett flertal uppdrag och kompletterande uppdrag att vid den nya huvudbrandstationen inrätta en larmcentral för Kalmar kommun samt som driftansvarig ett inre befäl. Vid projekteringen av ny brandstation har hänsyn tagits till att det med hjälp av standardtekniken på brandstationen skall gå att samutnyttja denna för att också kunna bedriva en larmcentralsverksamhet. Servicenämnden beslutar, efter att Brandkåren har utrett den kommunala alarmeringsfrågan grundligt och lagt slutförslag i frågan, att: 1. Brandkåren får i uppdrag att starta förberedelserna för ett upprättande av en larmcentral och inre befäl med operativ start Ett nära samarbete etableras med den nya Alarmeringsmyndigheten (alt. SOS Alarm AB). 3. Sju nya tjänster som larmoperatör inrättas med anställning fr.o.m Två nya tjänster som inre befäl inrättas fr.o.m Att kommunala nyttjare ansluts fr.o.m. driftstart av centralen och att dessa erlägger en avgift i paritet med då aktuell kostnad för tillhandahållen tjänst hos annan. 6. Brandkåren får i uppdrag att svara för drift och ledning av centralen.

4 4 (14) 7. Brandkåren fr.o.m beviljas medel enligt denna skrivelse, d.v.s kr såsom engångsbidrag samt som driftbidrag kr fr.o.m (från år 2017 totalt kr). 102 Remissvar plansamråd Ölandshamnen Information Gert Friberg informerade om det remissvar Brandkåren lämnat angående Ölandshamnen. Yttrandet avser enbart synpunkter på förändrad riskbild och säkerhet samt Brandkårens förmåga. Brandkåren yttrar sig inte över lämpligheten av plangenomförandet. Riskanalysen som är gjord och den allmänna genomgången av risker är bra utförd. Brandkårens yttrande behandlar trafikproblematiken, VMA (viktigt meddelande till allmänheten) tyfoner, skyltning farligt gods, räddningsväg, brunnar, åtkomlighet, brandkårens förmåga och sannolikheten för svår olycka. 103 Nytt avtal om sotning och brandskyddskontroll SFN 2013/0683 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Kommunerna i Sverige har via Lagen om skydd mot olyckor ett ansvar beträffande sotning och brandskyddskontroll i byggnader och anläggningar. Denna verksamhet kan utföras i egen regi eller genom ett entreprenadförfarande. För närvarande har Kalmar Sotning och Ventilation detta uppdrag från Kalmar kommun. Brandkåren gör årligen två tillsynsbesök hos entreprenören. Dessa tillsyner har haft ett fullgott resultat och Brandkåren bedömer att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning och avtalet med kommunen. För denna typ av verksamhet som sotning och brandskyddskontroll utgör finns det heller inte krav på upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. Detta på grund av att verksamheten är en s.k. tjänstekoncession.

5 5 (14) Servicenämnden beslutar att ge räddningschefen i uppdrag att förhandla fram ett nytt avtal med Kalmar Sotning och Ventilation att gälla för en treårsperiod från och med Budgetuppföljning efter juli SFN 2013/0684 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Information Yvonne Norman gick igenom de viktigaste händelserna i budget efter juli. Ingen ändring i prognosen sedan tidigare genomgång i nämnden. Ändrade budgetsiffror för kost skola, elevmätningar i våras har medfört ökad ram 460 tkr på grund av ökat antal elever. Budget rörande kost omsorg är fortfarande inte löst mot omsorgen. Investeringsbudgeten, utfall tom 26 aug 155,5 mnkr inköpt vindkraftverk 26,6 mnkr. Sjukfrånvaron har gått ned något, till 5,43 %. Inga direkta förändringar vad gäller långtidssjukskrivna. Budgetprocessen 2014 är framflyttad men förvaltningen har påbörjat sitt budgetarbete. 105 Remissvar Klimat- och energiprogrammet SFN 2013/0711 Serviceförvaltningens skrivelse Klimat- och energiprogram för ett fossilbränslefritt Kalmar, remiss Bakgrund Klimat- och energiprogrammet ligger ute på remiss och eventuella synpunkter ska inlämnas till Karin Nilsdotter senast den 30 augusti.

6 6 (14) Programmets huvudsyfte är att ange vägen till att nå målet om fossilbränslefri kommun Överläggning Under överläggning framkom följande synpunkter: Från Patricia Vildanfors (MP): Äntligen! Tack, för att vi får ett uppföljningsinstrument för klimatmålen. Det är anmärkningsvärt att utsläppen från transporter i kommunen ökar (s. 5) och vi välkomnar en transportstrategi. Det finns några punkter som med fördel skulle behöva tillföras dokumentet. Servicenämnden har varit en delaktig part i LED-projektet som bedrivits i kommunen och det bör stå med under avsnittet energi. När hållbara transporter behandlas (s.9) finns inget uttalande om sjöfarten. Detta transportslag kommer att ha stor betydelse för att nå en högre andel hållbara transporter och bättre klara framtida utmaningar. På s.10 belyses att ekonomiska fördelar ska lyftas fram för att få fler att ändra sitt beteende. Här måste också hälsofördelarna lyftas fram. All miljöpåverkan har en direkt påverkan på människors hälsa, positiv som negativ. Under rubriken "Detta behöver vi göra" (s.11) skulle vi kunna tillföra något som vi har lyft i presidiet, nämligen tanken om att anordna en miljödag dit allmänheten bjuds in för att bli delaktig i kommunens miljöarbete. Så har region Gotland gjort med framgång hos sin befolkning. Vad gäller de nätverk som tas upp där vi engagerar oss, kan vi lägga till "Miljöresurs Linné". I övrigt ser nämnden framemot att detta blir ett tongivande dokument i kommunens budget- och uppföljningsarbete. Från Anna-Britt Wejdsten (FP): 1) Under "Hållbara transporter" sid 9 Kalmar kommuns påverkansmöjligheter får inte begränsas på grund av ny huvudman för KLT, tvärtom bör den accentueras för att möjliggöra att fler invånare ges möjlighet att använda kollektivt transportmedel. Att 80 % av utsläppen sker från resor till och från arbetet är för högt. En bättre anpassning av passagerarnas behov måste ske för att möjliggöra minskning av utsläpp." 2) Under "Beteendepåverkan..." sid 10 i stycket Kommunen som organisation... byggande av nytt fjärrvärmeverk. Hur kommer detta att förse andra stadsdelar av fjärrvärme (bör nämnas)? Eller bör detta in på sid 8 under Hållbar energiproduktion... Det här vill Kalmar kommun 3:e raden. Här tänker jag till exempel på eventuell utbyggnad av fjärrvärmen i Lindsdal (?). Servicenämnden beslutar att ställa sig bakom ovanstående synpunkter. Servicenämnden har gått igenom det föreslagna klimat- och energiprogrammet för ett fossilbränslefritt Kalmar och har utöver ovanstående synpunkter inget att erinra mot programmet.

7 7 (14) 106 Handlingsplan för ekologisk och närproducerad mat Information Johan Råberg och Per-Gunnar Fransson informerade om framtagen handlingsplan för ekologiska och närproducerade livsmedel. I budget 2013 fick servicenämnden tillsammans med kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram en handlingsplan för att på kort och lång sikt nå målen om andelen ekologiska eller närproducerade livsmedel, samt livsmedel som uppfyller etiska krav. Målet att öka ekologisk och närproducerad mat från 24 % 2011 till 40 % 2012, varav 25 % ekologisk mat, har uppnåtts. Syftet med handlingsplanen är att gradvis uppnå sammanlagt 70 % ekologiska och närproducerade livsmedel i kommunen till år Genom en samlastningscentral i Kalmar underlättas de lokala intressenternas möjligheter att leverera på ett effektivt sätt. Inriktningen är att en samlastningscentral är etablerad senast hösten Upphandling livsmedelsgrossist Information Per-Gunnar Fransson informerade nämnden om genomförd upphandling av grossistsortiment livsmedel. Två anbud inkom och KSAU har beslutat att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och skriva avtal med Martin & Servera för avtalsperioden t o m med möjlighet till förlängning år.

8 8 (14) 108 Granskning av upphandling och avtal med externa utövare samt tillämpning i praktiken SFN 2013/0100 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund På servicenämndens sammanträde den 27 mars 2013 redovisades PwC:s revisionsrapport Granskning av upphandling och avtal med externa utövare samt tillämpning i praktiken. Revisionsfrågan för granskningen var hur nämndernas interna kontroll fungerar avseende kontroll av avtal med externa utövare i kommunala angelägenheter med avseende på nämndernas insyn och avtalens ändamålsenlighet. Revisorerna gjorde bedömningen att den interna kontrollen av transporttjänster var tillräcklig och servicenämnden beslutade då att inte vidta några åtgärder med anledning av revisionsrapporten. Sedan mars har inget hänt som påverkar det tagna beslutet. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till kommunens revisorer som sitt svar på begäran om hittills vidtagna åtgärder med anledning av revisionsrapporten Granskning av upphandling och avtal med externa utövare samt tillämpning i praktiken. 109 Rapport underhåll av gator och vägar SFN 2013/0685 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun har PwC genomfört en granskning av underhåll gator och vägar. Följande frågor ansågs särskilt betydelsefulla att få svar på från servicenämnden: Vad tänker servicenämnden göra för att resurser för beläggningsunderhållet blir erforderliga? Vilka åtgärder avser servicenämnden vidta för att vinterbudgeten ska kunna fungera som ett styrinstrument? Vad avser servicenämnden vidta för åtgärder för att skapa en långsiktig planering för kommunens vägnät?

9 9 (14) Kommer servicenämnden att årligen informeras om standarden på gatu- och vägnätet? Förvaltningen saknar förutsättningar att tekniskt och administrativt analysera, bedöma och dokumentera gator och vägars status samt omfattning avseende drift och underhåll. Ett förvaltningssystem behövs för strategisk planering och optimering av drifts- och underhållsåtgärder, att analysera gator och vägars resursbehov utifrån att behålla dess kapitalvärde med minsta möjliga kostnad per år över tiden. Med ett förvaltningssystem säkerställer vi vilka tillgångar vi har att förvalta, vad ingående värde på tillgångarna är, kapitalförstöring, underhållsskulden, vilka underhållsåtgärder som är de optimala, detaljerade- samt summerade kostnader för underhållet, konsekvensen av olika budgetalternativ mm. Till det så blir kunskapen om kommunens tillgångar säkrade vilket betyder att oavsett vem som är ansvarig för drift och underhåll i kommunen så är beslutsunderlaget alltid ajourhållet. Det är en viktig aspekt att ta hänsyn till idag, då de flesta byter arbete oftare än förr. För att tydliggöra och säkerställa underhållsbehovet av gator och vägar över tiden kommer serviceförvaltningen under 2013 att anskaffa ett förvaltningssystem där gator och vägars årligen kan inventeras och statusbedömas och vara en del av det årliga budgetarbetet. Serviceförvaltningen kommer avseende vinterbudget att följa klimat- och kostnadsutvecklingen och årligen omvärdera målbeskrivning, budget och planering. Avvikelser hanteras inom ram. Servicenämnden har ansökt om och beviljats extra medel till beläggningsåtgärder. togs i kommunfullmäktige Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till kommunens revisorer som sitt svar på PwC:s frågor om hittills vidtagna åtgärder med anledning av revisionsrapporten Granskning underhåll av gator och vägar. 110 Information från produktionsavdelningen Information Tomas Lexinger informerade nämnden om produktionsavdelningens arbete, främst ett axplock av vad avdelningen gjort under sommarperioden.

10 10 (14) Kalmar har haft flera stora evenemang under sommaren som ställt krav på produktionsavdelningens anställda, utöver de sedvanliga uppgifterna. Roligt men även krävande! Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen men vill passa på att rikta ett stort tack till produktionen för det utförda arbetet under sommaren. 111 Organisationsförändring - Brandkåren till kommunledningskontoret SFN 2013/0700 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Under våren 2013 har frågan om den fortsatta politiska hemvisten för Brandkåren aktualiserats. Verksamheten vid Brandkåren har breddats på grund av de lagstiftningsrevideringar som gjorts de senaste åren. Från att ha varit en tydlig aktör vid räddningstjänsthändelser och förebyggande brandsyner, har en rad nya kommunövergripande uppgifter tillkommit. Som exempel kan nämnas planering för beredskap vid extraordinära händelser som kan spänna över stora delar av den kommunala verksamheten. Ett större utnyttjande av Brandkårens kompetens vid olika remisshanteringar utom och inom kommunen. Detta medför sammantaget att arbetet inom Brandkåren har fått en mer central placering inom den kommunala organisationen. Genom en överföring till kommunstyrelsen får Brandkåren även en tydligare koppling mot kommunens krisledningsnämnd (KSAU). I nuvarande konstruktion med servicenämnden som ansvarigt politiskt organ finns en jävssituation när tillsyn och tillstånd ska utföras/beviljas där Brandkåren har en redovisningsskyldighet mot såväl servicenämnden som kommunstyrelsen. Detta förhållande är inte optimalt och man kan anta att Brandkårens uppgifter inom skydd och säkerhet kommer att breddas ännu mer. Vid en överföring kommer även ledarskapet på chefsnivå att förtydligas. Då Brandkåren inom sin organisation ansvarar för utförandet av den kommunala skyddsjakten föreslås även att de delarna överförs till kommunstyrelsen. En överföring av Brandkårens verksamhet innebär att servicenämndens reglemente ändras och ansvaret för räddningstjänst och de uppgifter som kommunen har enligt lag eller annan författning inom detta område samt

11 11 (14) kommunens uppgifter enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor, flyttas till kommunstyrelsen. Vidare ändras reglementet så att utförandet av kommunal skyddsjakt överförs från servicenämnden till kommunstyrelsen. 1. Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar att Brandkårens nämndtillhörighet från och med övergår till kommunstyrelsen. 2. Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansvaret för utförandet av kommunal skyddsjakt från och med övergår till kommunstyrelsen. 112 Rapport IT-kontinuitetsplaner SFN 2013/0686 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att begära in svar till kommunens revisorer om hittills vidtagna åtgärder med anledning av frågor från revisorerna rörande Kalmar kommuns kontinuitetsplaner (daterad ). Där ställdes följande frågor: - Vilka är de större IT-systemen? - Finns det kontinuitetsplaner upprättade för dessa system? - Om det inte finns några kontinuitetsplaner, när kommer sådana att upprättas? Arbetet med att ta fram kontinuitetsplanerna är pågående, dock har arbetet förskjutits p.g.a. manfall och organisationsförändringar, det var också ett större jobb än vad man först trodde. Den största anledningen till det sistnämnda är att det inte finns en samlad bild över systemen i kommunen eftersom varje verksamhet äger sina egna system, vissa varken driftas eller i övrigt hanteras av IT-avdelningen. Detta har medfört ett stort detektivarbete som kommer att gå över i intervjuer med verksamhetsföreträdare och IT-samordnare för att säkerställa listans innehåll så systemägare kan sättas på samtliga system. Sammanställandet av systemlistan kommer att vara slutfört innan årsskiftet Systemägarskapet kommer att fastställas under första kvartalet IT-avdelningen ser i samband med detta över sina interna rutiner för att framtidssäkra informationen och löpande bokföra tillkommande system så att listans aktualitet upprätthålls, man ser också över hur systemhanteringen skall ske i framtiden.

12 12 (14) Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen med följande tillägg: IT-avdelningen kommer även att, på uppdrag av kommundirektören, se över hanteringen av systemen i kommunens verksamheter för att utvärdera möjligheten att flytta över ägandeskapet för dessa och leverera systemen som tjänst internt. På det viset skulle säkerställandet av leverans samt kravställande av funktion stärkas ytterligare. Skrivelsen översänds till kommunens revisorer som svar på hittills genomförda åtgärder rörande IT-kontinuitetsplaner. 113 Parfymfria städprodukter Information Johan Råberg informerade nämnden om användningen av oparfymerade rengöringsmedel. Rengöringsmedel används relativt lite (endast till nedbrytning av smutsen) och användningen minskar stadigt. Cirka 6 % av använt kem är oparfymerat. Det är kundens önskemål och behov som styr valet av kemikalier. Skillnaden i kostnaden mellan parfymerat och oparfymerat är liten. 114 Anmälningsärenden Uppräkning av taxa för sotning och brandskyddskontroll, Anställningsbeslut A77-A90 Trafik- och tillståndsärenden Tillfälliga lokala trafikföreskrifter D143-D211 Upplåtelse av allmän platsmark E175-E230 Nyttoparkeringskort K189-K192 Tillsynsärenden under juli 2013 Tillsyn enligt 5 kap 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor Tillsyn enligt 5 kap 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt 21 i lag om brandfarliga och explosiva varor Tillstånd enligt 16 i lag om brandfarliga och explosiva varor

13 13 (14) 115 Kännedomsärenden Presidieprotokoll från Protokollsutdrag från Kommunfullmäktiges sammanträde Revisionsberättelse för räkenskapsåret 2012 samt revisorernas granskning av årsredovisningen Uppdrag att ta fram ett belysningsprogram Utökad investeringsbudget för energitjänsteprojekt Protokollsutdrag från Kommunfullmäktiges sammanträde Ändring i servicenämndens reglemente Taxa för skyddsjakt Val av ersättare i servicenämnden efter Niklas Carlsson (C) Protokoll från serviceförvaltningens lokala samverkansgrupp lokalvård/kost Övriga frågor Information nya chefer i serviceförvaltningen Annette Andersson informerade om två nyanställda chefer i förvaltningen: - Björn Hedbäck, upphandlingschef börjar sin anställning Benny Wennberg, förvaltningschef börjar sin anställning Information Södra vägen Staffan Ljungar (C) önskar vid nästa sammanträde en redogörelse för projektets planering, utförande och kostnader Information gång- och cykelbro till Hansa city Staffan Ljungar (C) önskar vid nästa sammanträde en redogörelse för projektets planering, utförande och kostnader.

14 14 (14) Bryggan Kalmarsundsparken På fråga om Kalmarsundsbryggans färdigställande och kostnad svarade Tomas Lexinger att tidplanen varit för optimistisk. Bottenförhållandena var svårare än väntat med stor variation, utsättandet av de stora kasunerna tidskrävande samt mycket övrigt arbete under sommaren. Byggnationen planeras vara klar första veckan i oktober och slutnotan beräknas hamna på strax över 6 mnkr Vindkraft Staffan Ljungar (C) önskar vid nästa sammanträde en presentation om hur långt ärendet fortskridit inklusive det ekonomiska läget.