Avtal om digitala infartstavlor

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Christina Karlberg KS 2012/ Kommunstyrelsens arbetsutskott Avtal om digitala infartstavlor Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner upphandlingsenhetens förslag till avtal med MediaSken AB om uppsättande av storbildsskärmar vid de tre infarterna till Kalmar. Bakgrund I början av februari genomförde kommunens upphandlingsenhet en direktförfrågan av storbildsskärmar till sex leverantörer som på olika sätt hört av sig till kommunen och varit intresserade av att sätta upp reklamfinansierade storbildstavlor vid de tre infarterna. Fyra återkopplade, varav en hade förslag på en annan finansieringsform och en utan förslag. En grupp bestående av upphandlare Maria Kleveborn, informationschef Christina Karlberg, näringslivschef Thomas Davidsson, kommunstyrelsens ordförande Johan Persson och kommunstyrelsens vice ordförande Malin Petersson jämförde de två inkomna förslagen. Yttrande MediaSken AB:s erbjudande innehöll ett mer spännande förslag på utseende. De har också bifogat förslag på publiceringsregler och erbjuder kommunen 25 procent av visningarna samt att krisinformation har företräde. Därför föreslår gruppen att Kalmar kommun tecknar avtal med MediaSken AB Christina Karlberg informationschef Bilagor Avtal Kommunledningskontoret Kanslienheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

2 Handläggare Datum Avtalsnummer Maria Kleveborn Parter Mellan MediaSken AB org. nr nedan kallad entreprenören och Kalmar kommun org. nr samt Destination Kalmar org. nr nedan tillsammans kallad beställaren, har följande avtal träffats avseende storbildsskärmar. Kontaktpersoner För beställaren: Maria Kleveborn, avtalsfrågor tfn: e-post: Christina Karlberg, övriga frågor tfn: e-post: För entreprenören: Aria Sotoudeh tfn: e-post: Omfattning Avtalet omfattar tre stycken fristående storbildsskärmar med placering vid följande infartsvägar till Kalmar: 1. E22, norra infarten till Lindsdal 2. E22, södra infarten vid Kalmar dämme 3. R136, vid Ölandsbrons landfäste Avsikten är att entreprenören ska äga samt sköta drift mm av skärmarna. Kommunen står för markupplåtelse och disponerar viss tid på skärmen. Skärmar Digitala LED-skärmar med aktiv bildstorlek på vardera 4,096 * 3,072 meter med 256 * 192 pixlar i upplösning. Upphandlingsenheten Serviceförvaltningen Adress: Box 611, Kalmar Besök Torsåsgatan 14 Tel vx Fax xx@kalmar.se

3 2 (4) Avtalstid Avtalet gäller fem (5) år från att båda parter undertecknat avtalet, med möjlighet för beställaren att med i övrigt oförändrade villkor, förlänga med maximalt 36 månader. Förlängnings-optionen kan endast åberopas av beställaren. Kommunens åtagande Står för markupplåtelsen under avtalstiden Nedmontering och bortforsling av befintliga skyltar Servisinstallation av el fram till fundament Leverantörens åtagande Söker bygglov Fundament LED-skärmar och väderchassi Installation Elanslutning samt eldrift Service och underhåll Försäkring Innehållsdrift Annonsförsäljning Övrigt Priser Entreprenören kommer att erbjuda annonsörer att köpa annonstid. Det kommer att finnas 30 budskap à 6-8 sekunder per skärm. Beställaren förfogar utan kostnad över 15 minuters informationstid per timme och skärm. Beställarens budskap inkluderas i de 30 budskapen ovan där entreprenören bestämmer ordningen gentemot andra budskap. Tidplan Från och med det datum då erforderliga tillstånd för installation av el och drift erhållits, skall installation påbörjas inom tre (3) månader, och driftstart skall ske inom sex (6) månader. Övriga villkor Beställaren har en (1) gång per månad rätt att leverera digitalt färdigredigerade budskap, enligt entreprenörens angivna specifikationer för anpassning till skärmen, som entreprenören utan kostnad uppdaterar skärmarna med. Ytterligare uppdateringar utöver detta kostar 995 SEK exklusive moms per uppdateringstillfälle, valfritt antal budskap kan då uppdateras. Redigering av annonsmaterial erbjuds till en kostnad av 795 SEK per timme, exklusive moms.

4 3 (4) Beställaren har förköpsrätt till statisk exponering på skyltarnas baksidor. Belysning installeras då på bekostnad av beställaren. Polismyndighetan, Räddningstjänsten, Trafikverket och Länsstyrelsen med flera ska ges företräde att via entreprenören använda skärmarna för viktig samhällsinformation av tillfällig akut art. Om skärmarna står oanvända en längre tid så åligger det leverantören att montera ner skärmarna. Handlingars inbördes ordning Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning 1 Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2 Avtal 3 Anbudsförfrågan med kompletteringar 4 Entreprenörens anbud Hävning av avtal Om entreprenören inte fullgör sina åtaganden enligt avtal och rättelse inte sker efter att beställaren lämnat skriftlig anmärkning eller om entreprenören ej fullgjort betalning av skatter eller andra allmänna avgifter eller vid leverantörs konkurs, betalningsinställelse eller därmed liknande händelse får beställaren säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska ske skriftligen. Tvist Tvist med anledning av avtalet mellan beställare och entreprenör ska, om parterna inte kommit överens om annat, avgöras av svensk domstol vid beställarens hemort.

5 4 (4) Avtalsöverlåtelse Överlåtelse av detta avtal får ej ske utan den andra partens skriftliga medgivande. Detta avtal är upprättat i två (2) lika lydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Kalmar den / Kalmar den / Kalmar Kommun Serviceförvaltningen Upphandlingsenheten MediaSken AB. Maria Kleveborn Upphandlare Aria Sotoudeh Bilaga: 1. Montage 2. Etiska riktlinjer