Handläggare Datum Ärendebeteckning Rebecka Persson

Transkript

1 Handläggare Datum Ärendebeteckning Rebecka Persson Samhällsbyggnadsnämnden Ansvarsfördelning Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden antar förslag på ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden. Samhällsbyggnadsnämnden antar förslag på ramförändring av driftsbudget som är upprättat som en konsekvens av ansvarsfördelningen. Förändringen ska genomföras den 1 mars 2017 och gälla retroaktivt från och med 1 januari Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att personalen som tillhör den s.k. Skyltverkstaden ändrar organisatorisk tillhörighet från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadsförvaltningen. Den förändrade organisatoriska tillhörigheten för personalen ska gälla från 1 februari Bakgrund Den 26 september beslutade kommunfullmäktige om nya reglementen att gälla fr.o.m. den 1 oktober I samhällsbyggnadsnämndens och servicenämndens reglemente står att nämnderna tillsammans skall ta fram en skriftlig ansvarsfördelning. I september fick verksamhetsutvecklare Ulrick Hultman i uppdrag av kommundirektören att samla förvaltningschefen Rebecka Persson och förvaltningschefen Benny Wennberg för att inleda arbetet med att ta fram ett förslag på ansvarsfördelning. Ett utkast arbetades fram och under oktober utökades arbetsgruppen med deltagande av Carl-Fredrik Nelson, Stefan Larsson, Anja Thörnell och Tomas Lexinger. Under december var gruppen överens om ett förslag och den 21 december genomfördes ett förvaltningsgemensamt samverkansmöte där facken ställde sig bakom förslaget.

2 (2) Förslaget omfattar en skriftlig ansvarsfördelning mellan nämnderna samt ett förslag om ändrade driftskostnadsramar som en konsekvens av den föreslagna ansvarsfördelningen. Förslaget innebär även att den personal som idag tillhör den s.k. skyltverkstaden ändrar organisatorisk tillhörighet från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadsförvaltningen. Den förändrade organisatoriska tillhörigheten för personalen som tillhör den s.k. skyltverkstaden föreslås börja gälla från 1 februari Den budgetmässiga förändringen föreslås att genomföras per den 1 mars 2017 men skall gälla retroaktivt från och med 1 januari Bilagor: 1. Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden, daterad Fördelning av driftsbudget 3. Protokoll från gemensam samverkansgrupp

3 Handläggare Datum Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden Ur samhällsbyggnadsnämndens reglemente: I nämndens uppgifter ingår att ansvara för hur gator, vägar, parker och övriga allmänna platser ska planeras och utformas ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom projektering och projektledning vid ny- om- och tillbyggnad av frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, gator, vägar, parker och övriga allmänna platser ansvara för kommunens trafikplanering samt frågor om parkering och trafiksäkerhet fullgöra de trafikuppgifter som avses i 1 lagen om nämnder för vissa trafikfrågor ansvara för kommunens uppgifter enligt lagen om flyttning av fordon upplåta samt meddela kommunens villkor för tillstånd att ta i anspråk allmän plats Ur servicenämndens reglemente: I nämndens uppgifter ingår att ansvara för förvaltning, dvs. drift och underhåll samt administration, av o kommunens hus och byggnader med tillhörande tomtmark, o inom- och utomhusanläggningar för idrott o allmänna platser som till exempel gator och vägar, gång- och cykelvägar, torg, broar, parker, lekplatser, kommunala naturreservat, naturparker och andra grönytor, småbåtshamnar, friluftsbad, naturisbanor, fiskevård, motionsspår, vandringsleder, m.m. o trafikanordningar, vägmärken och trafiksignaler o parkeringsanläggningar o kommunens skogar, vattenområden, koloniträdgårdar och odlingslotter o kommunens egna anläggningar för energiproduktion o kommunens belysningsanläggning ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom Adress Box 611, Kalmar Tel vx

4 2 (8) o o projektledning och utförande vid ny-, om- och tillbyggnader av kommunens frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, hus och byggnader utförande vid ny-, om- och tillbyggnader av gator, vägar, parker och övriga allmänna platser Servicenämnden skall ansvara för förvaltning, dvs. drift och underhåll samt administration och samhällsbyggnadsnämnden skall ansvara för planering och utformning. I detta finns ett gränssnitt som behöver specificeras och exemplifieras. Den drift som det åligger servicenämnden att utföra kan utföras utan behov av det ansvar för utformning och planering som åligger samhällsbyggnadsnämnden. Däremot vid underhåll uppkommer behov av specifikation av när samhällsbyggnadsnämndens ansvar för utformning kommer in i processen. Undantag för denna gränsdragning har överenskommits avseende områdena vägmärken, trafikanordningar och trafiksignaler där istället samhällsbyggnadsnämnden har ansvaret även för drift, underhålla och administration. Fördelningen av ansvaren enligt nedan kräver ett fortsatt nära samarbete mellan förvaltningarna i tjänstemannagrupper inom områden såsom park, belysning mm. Det är förvaltningsorganisationernas uppdrag att bilda och utse representanter i de grupper som behövs för ett effektivt samarbete. Not om drift och investering I texten ovan avser drift utförandet av verksamheten såsom klippa gräs, röja snö, ogräsbekämpa mm. Ofta uppkommer en gränssnittsdiskussion kring de ekonomiska begreppen drift och investering vilket är något annat. När ett underhåll innebär att en utrustning eller tjänst köps in eller en arbetsinsats utförs och resulterar i en tillgång som har en ekonomisk livslängd överstigande tre år, har ett anskaffningsvärde överstigande kr exklusive moms och innebär en värdehöjande förbättring så skall detta redovisas som en investeringsutgift istället för en driftsutgift. I dagligt tal brukar detta benämnas att åtgärden skall gå på investeringsbudgeten istället för driftsbudgeten. Om ett underhållsbehov resulterar i en investeringsbudget får detta konsekvenser för ansvarsfördelningen eftersom kommunledningskontoret äger investeringsbudgeten. Investeringsbudgeten delas in i projekt där Kommundirektören med hjälp av Plan- och investeringsberedningen utser projektledare. Projektledaren rapporterar till Plan- och investeringsberedningen. Not om trafiknämnd, väghållare och väghållningsmyndighet I reglementena används inte begreppen trafiknämnd, väghållare eller väghållningsmyndighet. Den vedertagna definitionen av väghållare är den som ansvarar för att bygga och underhålla vägarna. Eftersom kommunfullmäktige i reglementena valt att utse kommunstyrelsen till att bygga vägarna, samhällsbyggnadsnämnden till att utforma dem och servicenämnden till att underhålla dem så kan vi inte benämna en nämnd som väghållare. Dock är alla de uppgifter och ansvar som i olika lagar, författningar och handböcker är beskrivna för dessa begrepp fördelade mellan nämnderna i denna ansvarsfördelning. Exemplet lekplatsen Byte av lekplatsutrustning mot ny med samma funktion och utseende Ta fram underhållsplan för att vidmakthålla funktion på lekplatserna Besikta lekplatser

5 3 (8) Beslut om ny lekplatsutrustning där den uttjänta gått ur sortiment och ingen motsvarande finns att tillgå Ta fram underlag för beslut om utformning vid behov av större underhåll av hela eller stora delar av lekplats där översyn av innehåll och funktion är lämpligt Planera nya lekplatser, förändrad funktion eller eventuell avveckling av befintliga lekplatser Exemplet hundlatrin Skötsel av hundlatriner Hantera ett förslag som inkommer om önskemål om uppsättning av ytterligare en hundlatrin Exemplet räcken som markerar parkeringsplatser Byte av uttjänst räcke på samma plats och med samma funktion Beslut om utformning när behov av flytt av räcke uppkommer i samband med underhåll Uppkommet behov av ändrad dimensionering/design av räcken på parkeringsplats Exemplet soffor på allmän plats mark Renovering av soffa eller utbyte av uttjänst soffa till soffa med samma utseende Beslut om utformning vid byte av soffa som utgått ur sortiment Behov av underhåll av hela eller stora delar av ett soffmöblemang på allmän plats mark där översyn av utseende är lämpligt Beslut om flytt av soffa till ny plats Exemplet utplantering av sommarblommor Skötsel av utplanterade sommarblommor Planering och utformning av sommarblommor Planering av kärl för utplantering av sommarblommor Exemplet träd och trädplantering Skötsel av träd på allmän plats mark

6 4 (8) Trädinventering/besiktning Beslut att ta ner föråldrat träd och planering för ersättning Beslut om nya träd Exemplet julbelysning Skötsel av julbelysning Framtagande och beslut om utformning av julbelysning Exemplet belysning Byte av enstaka trasiga belysningspunkter Ta fram underhållsplan för belysningsanläggningarna Beslut om utformning vid byte av flera belysningspunkter i en anläggning Utformning av ny belysningsanläggning Exemplet dagvattenbrunnar Skötsel av dagvattenbrunnar Beslut om flytt av dagvattenbrunn p.g.a. uppkommet behov i samband med exempelvis beläggningsunderhåll Exemplet trafikräkning och Din fart Planera trafikräkning Utföra trafikräkning Planering av Din fart Sätta ut Din fart : Upplåtelse av allmän plats mark Administrera upplåtelsen (inkl fakturera) Samordna upplåtelser internt i kommunen Beställa kommuninterna tjänster i samband med upplåtelsen (evenemanget/ eventet) Utföra åtgärder kring upplåtelsen på beställning från SBN Uthyrning av avstängningsmaterial inkl. fakturering Parkering Tömma parkeringsautomater (belysningsråd) (belysningsråd)

7 5 (8) Felsöka och reparera parkeringsautomater Ta emot kundklagomål kring parkeringsautomater Ev återbetalningar av parkeringsavgifter Ansvar för och hantera avtal kopplat till p-automater (f.n. Cale) Ansvara för och hantera avtal kopplat till mynttransport Ansvar för och hantera avtal kopplat till SMS-parkering (f.n. Mobill) Omvärldsbevaka och ev. beslut om införande av nya betalsätt Ansvara för och hantera avtal med parkeringsövervakning (styrning av ue) Hantera frågor kopplat till p-anmärkningar Felsökning/reparation av p-ledningssystem Ny omfattning eller funktion i p-ledningssystem, Planering och beslut om ändring av parkeringsautomater i samband med ombyggnad, nybyggnad mm Vinterväghållning av parkeringar Barmarksrenhållning av parkeringar Åtgärdande av potthål på parkering Reparation av påkört avbärarräcke Broar A-jourhållning och ansvar för underhållsplan för broar (Batman) Vinterväghållning av broar Barmarksrenhållning av broar Åtgärdande av potthål på broar Vita vägmarkeringar Drift och underhåll av befintliga linjemarkeringar Planering och utformning av nya eller ändrade linjemarkeringar Områden där samhällsbyggnadsnämnden har ansvaret för både drift, underhåll, planering och utformning: Vägmärken Trafikanordningar Trafiksignaler

8 6 (8) Kajer och skoningar Underhållsplan (under utredning) Enklare reparationer Övriga områden kopplat till begreppet väghållare Bygga nya vägar och övrig infrastruktur Ansvara för drift och underhåll, med undantag av vägmärken, trafikanordningar och trafiksignaler, inklusive att upprätta och besluta om erforderliga underhållsnivåer som exempelvis målbeskrivning för vinterväghållning. Ansvara för drift och underhåll av vägmärken, trafikanordningar och trafiksignaler inklusive att upprätta och besluta om erforderliga underhållsnivåer. Kommunstyrelsen med utsedd projektledare (investeringsbudgeten ligger där) Ansvara för utformningsplanering och besluta om utformning (design) vid all ombyggnation och nybyggnation Utfärda föreskrifter med särskilda trafikregler för en väg eller en viss vägsträcka enligt Trafikförordningen (1998:1276) Kap (väghållarbeslut) Underteckna handlingar för kommunens räkning vid eventuellt övertagande av huvudmannaskap/väghållaransvar för väg Kommunstyrelsen Förhandla och ta fram handlingar inför eventuellt övertagande av huvudmannaskap/väghållaransvar. Besikta väg inför eventuellt övertagande av huvudmannaskap/väghållaransvar Hantera/åtgärda felanmälningar på grop i vägar Hantera/åtgärda felanmälningar/önskemål om fartssänkande åtgärder Ta emot och ansvara för skadeståndsanspråk, synpunkter och medborgarförslag kopplat till drift och underhåll av trafikanläggningar förutom vägmärken, trafikanordningar och trafiksignaler. Ta emot och ansvara för skadeståndsanspråk, synpunkter och medborgarförslag koppat till trafiksäkerhet, trafikplanering och utformning av trafikanläggningar, samt drift och underhåll av vägmärken, trafikanordningar, och trafiksignaler.

9 7 (8) Besluta om att ta bort, sätta upp nya eller förändra anordningar och tecken för anvisning för trafiken enligt Vägmärkesförordning (2007:90) Reparation och underhåll av anordningar och tecken för anvisning för trafiken enligt Vägmärkesförordning (2007:90) Besluta om anvisning för Arbeten inom allmän platsmark (grävtillstånd) Godkännande av TA-plan inklusive kontroll av efterlevnad. (processutveckling behöver startas) (processutveckling behöver startas) Övrigt Beredning av Lokala ordningsföreskrifter Båtplatser - uppläggningsplatser Isättning/upptagning av bojar, inklusive ev. reparation Fakturera småbåtsplatser och uppläggningsplatser Ändring av bojtyp Önskemål/behov av ny småbåtsbrygga eller muddring Omdisponering av platser på småbåtsbrygga Omdisponering eller ändring av uppläggningsplatser Önskemål/behov av vågbrytare Besluta om villkor för småbåtsplatser och uppläggningsplatser Föreslå (besluta) fullmäktige om taxor för båt- och uppläggningsplatser Badplatser Isättning och upptagning av badstegar mm Reparation av badbryggor Önskemål/behov av ny badbrygga Motionsspår Reparation av belysning mm Önskemål/behov av nytt motionsspår eller avveckling av motionsspår Naturisbanor Spolning av naturisbanor Planering/beslut om naturisbanor (remiss till SBN)

10 8 (8) Skog Skogsbruksplan (remiss till SBN) Odlingslotter Drift inkl. fakturering av odlingslotter Villkor för odlingslotter Planering av ev. nya odlingslotter/områden Torghandel Drift, underhåll, planering inklusive fakturering Byggarkiv (infrastruktur) Ansvara för och arkivera bygghandlingar (remiss till SBN)

11 Verksamhet SFN SBN Nettobudget 2016 Budget intäkt Budget kostn Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Kommentar TRAFIKANORDNINGAR VÄGMÄRKEN TRAFIKSIGNALER TRAFIKRÄKNING ARRANGEMANGSSTÖD PARKERING OMHÄNDERTAGANDE AV FORDON UPPLÅTELSE ALLMÄN PLATS Inklusive el-abg vid evenemangsplatserna TORGHANDEL PRODUKTIONSRESURS Den del av lönekostnaden plus PO som skall över till SBN

12 1 Kalmar kommun Protokoll Protokoll från gemensamt samverkansmöte för Samhällsbyggnadskontoret och Serviceförvaltningen. Tid: Onsdagen den 21 december klockan 15:00-16:00 Plats: Borgmästarrummet Närvarande: Annette Andersson Benny Wennberg Ulrik Hultman Ordförande och sammankallande Förvaltningschef Serviceförvaltningen Verksamhetsutvecklare Serviceförvaltningens samverkansgrupp: Ulla Possbeck Vision Jonas Gustafsson Kommunal Per Anton André Kommunal Marit Birath Kommunal Samhällsbyggnadskontorets samverkansgrupp: Peter Borgebäck SACO Anders Berg SACO Hanna Dahmberg SACO Robert Sjöberg Skyddsombud SACO Simon Vestlund Vision Eva Letsios Vision Eva Lilliehöök Skyddsombud Vision Jenny Daunéus Kerstin Parker Adjungerad HR-specialist för Serviceförvaltningen Sekreterare och adjungerad HR-specialist för Samhällsbyggnadskontoret 1 Utsedda justerare: Eva Letsios(Vision), Ulla Possbeck (Vision), Per Anton André (Kommunal), Hanna Dahmberg (SACO), Benny Wennberg och Annette Andersson. 2 Samverkanspunkt: Förslag till ansvarsfördelning samt förslag på budgetmässiga konsekvenser. Bakgrund: Nya reglementen är framtagna och beslutade i fullmäktige som reglerar ansvar och uppdrag som faller på de olika nämnderna i Kalmar kommun. I reglementena står att en skriftlig ansvarsfördelning skall tas fram mellan Servicenämnden och Samhällsbyggnadsnämnden. Förvaltningscheferna har arbetat fram ett förslag som presenterades på mötet. Förslaget till ansvarsfördelningen innebär därmed att den personal som ingår i och arbetar med skyltverkstaden flyttas över till Samhällsbyggnadskontoret. Det har även tagits fram ett förslag som visar vilka budgetmässiga konsekvenser detta får som rör TME s verksamhet som flyttats till Samhällsbyggnadsnämnden. Det har även varit viktigt att tydliggöra vilka frågor som faller inom kommunstyrelsens (och därmed Plan- och investeringsberedningen) ansvar och 1/2

13 som berör investeringsbudgeten. I dessa frågor uppdrar Kommunstyrelsen till en projektledare i Samhällsbyggnadskontoret eller Serviceförvaltningen eller annan förvaltning att projektleda och genomföra uppdrag som faller inom investeringsbudgeten. Fördelningen av ansvaren kräver ett nära och fungerande samarbete mellan förvaltningarna i tjänstemannagrupper inom områden så som park, belysning mm. Målet är att beslut om ansvarsfördelningen tas i Samhällsbyggnadsnämnden och Servicenämnden vid deras respektive sammanträden i januari Förslag: Se bilaga 1. Förslag om ansvarsfördelning samt bilaga 2. Förslag på budgetmässiga konsekvenser. Synpunkter från facken: Facken ställer sig bakom förslaget och har inga synpunkter på det. Positivt att skyltverkstaden flyttas tillbaka under TME och tillhör Samhällsbyggnadskontoret. Framåt: Formellt beslut fattas i januari på respektive nämnds möte. (Protokollet upprättas i två exemplar) Kerstin Parker Sekreterare Justeras: Annette Andersson Benny Wennberg Hanna Dahmberg Ordförande Förvaltningschef Service SACO Eva Letsios Ulla Possbeck Per Anton André Vision Vision Kommunal 2/2