Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2019/

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2019/ Servicenämnden Anmälningsärenden Information Servicenämnden lägger redovisade anmälningsärenden till handlingarna. Följande ärenden anmäls den 27 februari 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KF Projekt- och byggenheten på kommunledningskontoret 3. Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan januari Marcus Kindahl Nämndsekreterare Bilagor Presidieprotokoll Protokollsutdrag KF Projekt- och byggenheten på kommunledningskontoret Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan januari Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx Fax

2 PRESIDIEBEREDNING SERVICENÄMNDEN Tid onsdagen den 13 februari kl. 08:15 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA/ PROTOKOLL Plats Borgmästarrummet Ärende Föredragande 1 Information från chefer Alla Information 2 Årsrapport 2018 MAB/MT/SA Till nämnd för beslut 3 Valärende - tillgänglighetsrådet MK Ej till nämnd för beslut. Ärendet åter i mars 4 Medborgarförslag Skymningsrelä gatubelysning TL Till nämnd för information 5 Redovisning medarbetarenkäten JD Till nämnd för information 6 Dokumenthanteringsplan MK Till nämnd för information 7 Tillgänglighet TL Till nämnd för information 8 Arbetsmiljö pumpen TL/PA Information till presidiet 9 Lilla presidiet tider/planering MK Information till presidiet 10 Information från förvaltningschefen PA Information 11 Kontaktmannaskap 12 Övrigt - Medborgarförslag om hål i Larmgatan TL Till nämnd för information 13 Gemensamt presidie med SBN Gränsdragningar - Utveckla samarbete mellan nämnderna

3 - Ny organisation, påverkan för nämndernas arbete Enligt uppdrag Marcus Kindahl ( )

4 UTDRAG 1 (4) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 6 Projekt- och byggenhet på kommunledningskontoret Dnr KS 2018/1106 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 2 januari Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden. Reglemente för servicenämnden. Kommunstyrelsens protokoll den 8 januari 2019, 3 Bakgrund Från och med 2015 har kommunstyrelsen och dess kommunledningskontor ansvar för investeringsbudgeten i fastigheter och infrastruktur. Kommunledningskontoret är via kommundirektören och plan- och investeringsberedningen projektägare för de byggprojekt som genomförs. Kommunledningskontoret har i dagsläget få resurser för att projektleda, projektera och genomföra upphandlingar i byggprojekten. Samhällsbyggnadsnämnden har i sitt reglemente uppdraget att via sin förvaltning ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom projektering och projektledning vid ny-, om- och tillbyggnad av frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, gator, vägar, parker och övriga allmänna platser. Servicenämnden har i sitt reglemente uppdraget att via sin förvaltning ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom projektledning och utförande vid ny-, om- och tillbyggnader av kommunens frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, hus och byggnader. Samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen tillhandahåller således merparten av den resurs som kommunledningskontoret behöver för att projektleda och projektera merparten av de byggprojekt som kommunstyrelsen ansvarar för. Denna ordning har upplevts som otydlig i ansvars- och befogenhetsfrågor gällande resursplanering, prioritering, ekonomi, uppföljning, rapportering och ansvarsfrågor kopplat till arbetsmiljö. Anslaget på kommunens anslagstavla den 12 februari 2019.

5 2 (4) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum På sammanträdet den 17 december 2018 beslutade kommunfullmäktige att återremittera ärendet projekt- och byggenhet på kommunledningskontoret genom en så kallad minoritetsåterremiss. Syftet med återremissen var att tydligare undersöka effekten på serviceförvaltningens uppdrag och effekten ur ett maktkoncentrations- och demokratiperspektiv. Dessutom ville fullmäktige veta hur förändringen påverkar samarbetet mellan serviceförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. Då ärendet återremitterades beslutade även kommunfullmäktige att avvakta med att fastställa reglementena för samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden. I förslag till reglementen för de båda nämnderna är ansvaret för att hålla resurser för projektledning och projektering borttagna. Kommunstyrelsen har föreslagit att kommunfullmäktige beslutar att införa en projekt- och byggenhet på kommunledningskontoret. Vidare föreslås att kommunfullmäktige fastställer reglementena för samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden. Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Johan Persson (S) med instämmande av Michael Foghagen (SD), Liselotte Ross (V) och Mattias Adolfson (S) föreslår att kommunfullmäktige ska bifalla kommunstyrelsens förslag. 2. Kajsa Hedin (M) med instämmande av Carl-Henrik Sölvinger (L), Björn Brändewall (L), Christina Fosnes (M), Max Troendlé (MP) och Thoralf Alfsson (-) föreslår att kommunfullmäktige ska avslå kommunstyrelsens förslag. Sedan överläggningen avslutats frågar ordföranden om kommunfullmäktige vill bifalla eller avslå kommunstyrelsens förslag. Han finner att kommunfullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsproposition: Den som vill bifalla kommunstyrelsens förslag röstar ja, den som vill avslå det röstar nej. Vid omröstningen avges 41 ja-röster, 19 nej-röster och 1 ledamot är frånvarande (hur var och en röstar framgår av bilaga A). Det innebär att kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslut Kommunfullmäktige beslutar att införa en projekt- och byggenhet på kommunledningskontoret. Kommunfullmäktige fastställer reglementena för samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden.

6 3 (4) Kommunfullmäktige UTDRAG Reservationer Sammanträdesdatum Ledamöterna från M, L, KD och MP reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Protokollsanteckningar Ledamöterna från SD redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Sverigedemokraterna yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag till beslut men kommer lämna in en motion som föreslår att partier som inte är representerade i utskott erhåller insynsplats. Detta för att undvika riskerna med en ökad maktkoncentration och därmed vidmakthålla en god demokratisk process. Ledamöterna från MP redovisar en protokollanteckning enligt följande: Sedan 2010 har olika organisationslösningar för samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden prövats med målet att samordna drift, underhåll, nybyggnad och projektering av kommunens fastigheter och infrastruktur. Miljöpartiet tror på en sådan samordning när perioder av intensiva investeringar kan växla till perioder med en större andel underhåll och projektledning. Vi tror också att det är bra att projektledning finns nära andra delar av organisationen. Den nu aktuella organisationsförändringen ger intryck av att förenkla strukturen för den högsta kommunledningen men försvåra den i nästa led där samarbeten riskerar att brytas. Det är också en oro som har redovisats av majoriteten i servicenämnden där man upplever att arbetsområdet minskas. Trots att miljöpartiet begärde en återremiss för att ytterligare belysa hur samarbetet mellan funktionerna på samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden kommer att påverkas ges ett återremissvar där uppenbarligen ingen annan än kommundirektören har hunnit komma till tals eftersom det författats under julhelgerna. När det gäller konsekvenser av omorganisationen anges att:. identifierades en risk att kopplingen mellan förvaltning/drift/underhåll å ena sidan och nybyggnation å andra sidan skulle bli sämre genom byte av organisations-tillhörighet för projektledarna för nybyggnation. På olika sätt ska insatser ske för att denna koppling inte ska bli sämre. Miljöpartiet hade önskat att vi hade fått veta vad man har tänkt sig för insatser. Vi har också sedan länge sett en trend mot att samla alltfler funktioner direkt under kommunstyrelsen på kommunledningskontoret. Vi tror att denna centralisering kan riskerar att försämra ledningens kontakter med den övriga kommunorganisationen. Det försvårar insyn, perspektiv och inspiration från andra delar av verksamheten i de största besluten.

7 4 (4) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Sekreterare Jonas Sverkén Justeras Roger Kaliff ordförande Marianne Dahlberg Lisa Jalmander

8 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Tid Torsdagen den 24 januari 2018 kl. 13:30-15:00 Plats Borgmästarrummet Omfattning 1-10 Närvarande Peter Arnesson, förvaltningschef Jenny Daunéus HR-specialist Ulla Possbeck, vision AnnCharlott Rydström, kommunal Per André, kommunal Jörgen Olsson, kommunal Jörgen Karlsson, kommunal Muhamer Mustafa, kommunal Hampus Kihlström, vision Mats Ohlsson, vision Gunilla Svensson, fastighetschef Martina Adiels Balk, administrativ chef Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Peter Arnesson, ordförande Ulla Possbeck, vision AnnCharlott Rydström, kommunal

9 2 (5) 1 Föregående protokoll - 2 Organisationsförändringar fastighet Gunilla Svensson, fastighetschef, informerar om organisationsförändring för fastighetsservice. Kommunledningskontoret bildar en ny projekt- och byggenhet vilket innebär att byggenheten övergår till kommunledningskontoret. Detta skapar behov av att se över fastighets organisation. Den nya organisationen innebär att fastighet består av fastighetsservice där felanmälan, drifttekniker, hantverkare, fastighetsskötsel och planerat underhåll ingår. Därtill en enhet med Energiingenjör och driftingenjör som arbetar med långsiktig planering och strategiskt arbete samt tre förvaltare. Fackliga representanter har inget att erinra. 3 Verksamhetsplan med internbudget och internkontroll 2019 Martina Adiels Balk presenterar förvaltningens förslag för verksamhetsplan med internbudet och internkontroll för Ekonomiska förutsättningar för 2019 är tkr. Det är en minskning mot 2018 med cirka en miljon. Detta orsakas av justeringar för verksamheternas förutsättningar, exempelvis elevantal för kost skola. Andra faktorer är att ITenheten och produktion fritids vaktmästare övergår till andra förvaltningar. Förslag till mål för serviceförvaltningen 2019 liknar i stort 2018 års målarbete. Förvaltningen arbetar vidare med swot-analyser för att skapa ännu bättre förutsättningar för ordning och reda i respektive verksamhet. Förvaltningen jobbar för ett grönare Kalmar genom arbete med energianvändning, vattenbesparing och att nyttja fossilfria drivmedel i våra fordon. Serviceförvaltningen använder SCBs medborgarundersökning och målsätter att få ett bättre genomsnittsbetyg 2019 än På detta sätt mäts förvaltningens arbete för ett växande och attraktivt Kalmar. Alla förvaltningens mål ska jämställdhetsgranskas och där behov föreligger ska konsekvensanalyser göras. Förvaltningen har en rad verksamhetsspecifika mål. Bland annat mäts nöjdheten hos våra kunder i ett flertal verksamheter. Förvaltningen ska också arbeta

10 3 (5) för att implementera e-portalen på serviceförvaltningen och därmed öka digitaliseringen samt arbeta för att minska antal kemikalier. 4 Arbetsmiljö Arbetsmiljöenheten informerar Arbetsmiljöenheten kunde inte närvara. 5 Arbetsmiljö Sjukfrånvaro Jenny rapporterar om sjukfrånvarostatistiken. I november 2018 var sjukfrånvaron 5, 51 procent. För 2018 är sjukfrånvaron 5, 37 procent. Frisknärvaron för 2018 är 34,1 procent efter november månad. Arbetsmiljöhändelser Aktuella arbetsmiljöhändelser redovisas i KIA för december. Tre olycksfall, ett tillbud och inga riskobservation redovisas. Händelserna har inträffat i kostverksamheterna, produktion fritid och fastighetsservice. Fackliga representanter är positiva till KIA och upplever att det skapar bättre förutsättningar för att anmäla tillbud och olycksfall. 6 Rekrytering Pågående rekryteringar Lastbilschaufför Byggprojektledare Lokalvårdare timvikarier Semestervikarier Produktion Fordonsmekaniker Verksamhetsutvecklare Lokalvårdare Anläggningsarbetare enhet fritid Genomförda rekryteringar Enhetschef systemförvaltning Jonas Stockhaus

11 4 (5) Parkarbetare Fredrik Edéus Filip Lernå Harald Andersson Administratör Emmy Sjöberg Skogsarbetare Anders Hedlund Enhetschef fastighetsservice Mats Gabrielsson Fackliga representanter har inget att erinra. 7 Uppdatering av fackliga representanter från fackförbund De fackliga ombuden ombeds påtala vikten av att skicka ut listor på valda representanter för central samverkan till sina respektive fackförbund. Det är viktigt för att arbetsgivaren ska kunna skicka ut kallelse och handlingar till rätt personer. Fackliga representanter tar med sig frågan till sina respektive fackförbund. 8 Uppdateringar i verksamhetshandboken Marcus informerar om uppdateringar i verksamhetshandboken. Kommunövergripande dokument som berör den enskilde är bland annat ny grafisk profil och checklista inför medverkan i sociala medier. Lokalvårdens dokument om arbetskläder har uppdaterats då lokalvården övergår från blå överdel till röd. Kost har fått en uppdaterad hygienrutin.

12 5 (5) 9 Servicenämnden 30 januari Följande ärenden behandlas på servicenämnden den 30 januari: - Presentation servicenämndens ledamöter Verksamhetsplan med internbudget och intern kontroll Beslutsattestanter serviceförvaltningen 2019 uppdatering - Godkännande av hyresavtal för Byteaterns verksamhet - Samverkansavtal mellan Kalmar kommuns Centralförråd och Mörbylånga kommun - Digitalisering servicenämnden Delegationsordning för servicenämnden - Kontaktpolitiker och introduktion serviceförvaltningen Årshjul servicenämnden Vita sands camping bidrag - Tillgänglighet 10 Övrigt Inga övriga frågor anmäls.