Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2014:17 Sida 1 (9) 2014-08-12 Gallringsbeslut för AB Stockholmshem Nämnd/Bolag/Stiftelse AB Stockholmshem Beslus omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2005:3, SSA 2005:12, SSA 1998:6 samt 1999:6 upphör att gälla i och med detta beslut. Datum för beslut Stockholm den 12 augusti 2014 På Kulturnämndens vägnar Jonas Engardt Tf. stadsarkivarie
Sida 2 (9) Bilaga 1.1 Upprätta och hantera bolagsgrundande dokument Aktiebrev/obligationer För AB Stockholmshem respektive dotterbolag. Följer bolaget vid försäljning. 1.2.2 Intern styrning Fullmakter Fullmakter som inte har ett samband till ndehandlingar gallras efter upphörande (övriga s ex. stämmoprotokoll, domstolsförhandlingar ) 1.2.2 Intern styrning Protokoll från avdelnings- och enhetsmöten Finansrapporter, kontotillgodohavanden 5 år Informationsförsörjning ekonomi- och utveckling administration Kreditlöften Låneutfästelser Låneram Efter upphörande. Pantbrev Efter upphörande. Återsöks hos Lantmäteriet. Placeringshandlingar Projektbeställningar 2.6.2 Hantera och redovisa Kvitton, allmänna handlingar rekommenderade brev 2.6.4 Ge intern service Bilakter, inköp och reparationer Projektavslut efter garantitidens Skuldebrev/reverser 5 år Efter upphörande. Endast kopior. Gallras 1 år efter försäljning
Sida 3 (9) av bilen. 2.6.4 Ge intern service Kontrollbesiktning av bilar, kallelser och bevakningslistor 2.6.4 Ge intern service Parkeringstillstånd Gallras när tillståndet upphört att gälla 2.6.4 Ge intern service Kostnadsberäkningar, sålda bilar 2.6.4 Ge intern service Registreringsbevis, Medföljer bilen vid 3.2.1 Planera och utföra underhåll 3.2.1 Planera och utföra underhåll 3.2.1 Planera och utföra underhåll 3.2.2 Genomföra internkontroller och ronderingar 3.2.2 Genomföra internkontroller och ronderingar 3.2.3 Genomföra kontroller och besiktningar enligt myndighetskrav bilar försäljning. Garantibevis Efter upphörande. Förvaras hos beställare/projektansva rig. Arbetsorder Återrapportering av utfört arbete Underhållsplaner Områdesplaner Polisrapporter Klotteranmälningar Intyg från periodiskt återkommande besiktningar Gallras i samband med migrering till nytt fastighetssystem dock tidigast efter. Uppdateras löpande. En redogörelse för utfört underhåll s i årsredovisningen. Aktuellt plus föregående besiktningsintyg arkiveras. 3.2.4 Hantera försäkringsoch skadeståndsärenden Försäkringshandlingar Gallras efter upphörande (med undantag av allframtidsförsäkringar som s).
Sida 4 (9) 3.2.4 Hantera försäkringsoch skadeståndsärenden 3.2.5 Hantera felanmälningar Försäkrings- /Skadeståndsärenden Skadeanmälan Dokumentation från hyresgäst och försäkringsbolag Debiteringar eller utbetalningar till hyresgäst Arbetsorder Återrapportering av utfört arbete Avser ärenden där bolaget begär ersättning från försäkringsbolag. Gallras i samband med migrering till nytt fastighetssystem dock tidigast efter. 3.2.5 Hantera felanmälningar Inkommen felanmälan Notering om åtgärd Gallras i samband med migrering till nytt fastighetssystem dock tidigast efter. 3.2.6 Fastighetsskötsel Masterlista över samtliga bredbandsinstallationer Excelark som beskriver bolagets bredbandsinstallationer. Uppdateras vid förändringar. 3.2.6 Fastighetsskötsel Avtal om bredbandsleveranser Efter upphörande 3.2.6 Fastighetsskötsel Besiktningsintyg: förstabesiktning avflyttningsbesiktning (ev. uppgift om tomställning) ströbesiktningar på begäran av hyresgäst Uppgifter registreras i Fasad. Utskrivet protokoll förvaras i pärm. Gallring gäller utskrivna protokoll. 3.2.6 Fastighetsskötsel Användarmanualer Gallras när de upphört Hör till driftoch skötselinstruktionerna. 3.2.6 Fastighetsskötsel Delningshandlingar (beskrivningar av cylindrar och nycklar) Gallras när de upphört
Sida 5 (9) 3.2.6 Fastighetsskötsel Låsscheman Gallras när de upphört 3.2.6 Fastighetsskötsel Abonnemangsbesked, fjärrvärme Gallras när abonnemanget 3.2.6 Fastighetsskötsel Anmälan elabonnemang upphört. Gallras när efter abonnemanget upphört. 3.2.6 Fastighetsskötsel Avläsningslistor, olja (Pejlinglistor). Gallras när de upphört 3.2.6 Fastighetsskötsel Driftkort, värme Gallras när de upphört 3.2.6 Fastighetsskötsel Servicerapporter, värme 3.2.6 Fastighetsskötsel Drift- och underhållsinstruktioner 3.2.6 Fastighetsskötsel Kvittenser, nycklar och passerkort Gallras när de upphört Gallras vid återlämnande av nyckel eller passerkort. 3.2.6 Fastighetsskötsel Statistik, värme 3.2.6 Fastighetsskötsel Mätprotokoll från elleverantör Aktuellt plus föregående protokoll arkiveras. 3.3.2 Genomföra nyproduktionsprojekt 3.3.3 Genomföra ombyggnads- och upprustnings-projekt Dagrapporter Byggmötesprotokoll Avvikelserapporter Besiktningsutlåtande Bygglovsritningar Kalkyler, prognoser och andra arbetshandlingar Projekt- och bygghandlingar rörande rutinartade ombyggnadsprojekt efter garantitidens utgång efter garantitidens Projekten dokumenteras i enlighet med Stockholmshems kvalisledningssyste m. Handlingar som ska diarieföras listas separat nedan.
Sida 6 (9) 4.2 Samverka med hyresgäster, Stockholms stad och organisationer Information till hyresgäster efter utskick. 4.2 Samverka med hyresgäster, Stockholms stad och organisationer Protokoll från samrådsmöten med lokala hyresgästföreningar 5 år 5 år efter det år protokollet upprättades. Anvisningsdokumentat ion Nekade hyresgästanvisningar/ återredovisade ärenden Efter kontraktstidens Intresseanmälan från HyrUt bifogas anvisningen för den som fått lägenheten. Hyresgäster som nekats lägenhet hos Stockholmshem. Kvittenser, nycklar och passerkort Gallras vid återlämnande av nyckel eller passerkort. Kontroll Arbetsgivarintyg Inkomstuppgifter Uppgift från bostadsförmedlingen om förmedlingsform Kreditprövningar Personbevis Hyreskontrakt, lägenheter kontraktsakt, Gallras ur kontraktsakten när hyreskontrak upphört Efter kontraktstidens Kontraktsakter för personer med skyddad identi förvaras separat.
Sida 7 (9) Uppsägningshandlinga r, lägenheter 4.4.2 Hyra ut lokaler Intresseanmälan, lokaler 4.4.2 Hyra ut lokaler Kvittenser, nycklar och passerkort Efter kontraktstidens Gallras när lokal har förmedlats eller anmälan dragits tillbaka. Gallras vid återlämnande av nyckel eller passerkort. 4.4.3 Hyra ut parkeringsplatser och garage Intresseanmälan parkeringsplatser Gallras när parkeringsplats anvisats och kontrakt upprättats. 4.4.3 Hyra ut parkeringsplatser och garage 4.5.1 Hantera andrahandsuthyrningar 4.5.1 Hantera andrahandsuthyrningar Hyreskontrakt parkeringsplatser och garage Andrahandsuthyrning av bostadslägenhet, ansökan Beslut om avslag Andrahandsuthyrning av bostadslägenhet, ansökan Beslut om medgivande 5 år Efter kontraktstidens efter avslag Efter kontraktstidens 4.5.2 Hantera överlåtelser Ansökan om överlåtelse av bostadslägenhet Beslut om avslag 4.5.2 Hantera överlåtelser Ansökan om överlåtelse av bostadslägenhet Beslut om medgivande efter avslag Efter kontraktstidens
Sida 8 (9) 4.5.3 Hantera byten Ansökan om byte av bostadslägenhet Beslut om avslag 4.5.3 Hantera byten Ansökan om byte av bostadslägenhet Beslut om medgivande 4.5.4 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval 4.5.4 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval 4.5.4 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval 4.5.4 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval Beställning av tillval med tillhörande Dokumentation rörande bostadsanpassningar. Beställning av VLU (valfritt lägenhetsunderhåll) med tillhörande Prislistor tillval efter avslag Efter kontraktstidens efter beställning Efter upphörande. efter beställning t et 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar 4.6 Hantera bristande betalningar och handräckningar 4.7.1 Hantera oriktiga hyres-förhållanden Avbetalningsplaner, skulder Avskrivning av skuld, attesterade Bevakningsregister över avhysta hyresgäster Korrespondens /frågor om hyresbetalningar. Svar från Stockholmshem Anmälan Utredningsdokumentat ion 4.7.2 Hantera störningar Anmodan om rättelse 1 år t et Gallras vid slutbetalning. Avser rutinartade förfrågningar kring hyresbetalningar Ärenden som går till domstol s.
Sida 9 (9) 4.7.2 Hantera störningar Försöksuthyrningsakte r 1 år Efter sista notering. Förs över till störningsärendeakter för bevakning när hyresgästen tar över kontrak. 4.7.2 Hantera störningar Störningsrapporter 1 år Avser de rapporter som inte går vidare till att bli ett ärende. 4.7.2 Hantera störningar Störningsärendeakter: Störningsrapport Anmodan att vidta rättelse Utredningsdokumentat ion 1 år Efter sista notering. Ärenden som gått till domstol s.