Förfrågningsunderlag

1(15) Datum: 2007-03-29 Sista anbudsdag: 2007-04-16 Anbudets giltighet: 2007-06-30 LiU Diarienummer: LiU 401/07-27 Linköpings universitet genomför en upphandling av reklamplats på luftballong inklusive flygningar. Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor

2(15) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 3 1.1 Inledning bakgrund... 3 1.2 Omfattning... 3 1.3 Upphandlande enhet... 3 1.4... 3 1.4.1 Förteckning... 3 1.4.2 Frågor avseende förfrågningsunderlaget... 4 1.5 Upphandlingsform... 4 1.6 Formella krav på anbudet... 4 1.6.1 Disposition av anbudet... 4 1.6.2 Anbudets form och giltighet... 4 1.6.3 Anbudsinlämnande... 4 1.7 Krav på anbudsgivare... 5 1.7.1 Juridisk ställning... 5 1.7.2 Teknisk förmåga och kapacitet... 5 1.8 Utvärdering... 5 1.8.1 Utvärderingskriterium... 6 1.9 Beslut... 6 1.10 Offentlighet/Sekretess i upphandlingsärenden... 6 2 KRAVSPECIFIKATION... 7 2.1 Skall-krav... 7 2.2 Pris... 8 2.3 Särskilt kontraktsvillkor... 9 3 KOMMERSIELLA VILLKOR... 10

3(15) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet, nedan kallat LiU, inbjuder samtliga intresserade att inkomma med anbud på avtal för upphandling av reklamplats på luftballong inklusive flygningar. Linköping universitet har ca 3500 anställda, ca 1300 forskarstuderade och ca 26 000 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,6 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men ca en fjärdedel finns i Norrköping. 1.2 Omfattning Avtal omfattande köp av reklamplats på ballong, d.v.s. specialdesign av ballongtyg i LiUs grafiska profil (se bilaga 1) samt flygningar med ballongen. Avtalet gäller fr.o.m. första flygningen för LiU och sju år framåt. Linköpings universitet avser att teckna avtal med en (1) utförare. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet 581 83 Linköping Kontaktperson Louise Frykheden Mail: louise.frykheden@liu.se Tfn: 013-28 16 43 1.4 1.4.1 Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor (denna skrift) Skiss över ballongtyg (bilaga 1) SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter (bilaga 2) Blankett Uppgifter om anbudsgivaren (bilaga 3) Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material

4(15) 1.4.2 Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e- post till louise.frykheden@liu.se.i så god tid att svar kan lämnas fyra (4) dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar/. Anbudsgivaren är själv skyldig att se till att denne erhållit fullständigt material samt att via ovanstående hemsida hålla sig informerad om eventuella förtydliganden och kompletteringar. 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 1992:1528) 1.6 Formella krav på anbudet 1.6.1 Disposition av anbudet Samtliga punkter i förfrågningsunderlaget skall besvaras Kravspecifikationen består av skallkrav och ett särskilt kontraktsvillkor. Samtliga dessa krav skall accepteras och uppfyllas av leverantören. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.6.2 Anbudets form och giltighet Anbud skall: vara undertecknat av behörig/a/ företrädare för anbudsgivaren. vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator, senast 2007-04-16. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande till och med 2007-06-30, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet. vara skrivet på svenska innehålla ifylld bilaga 3, Uppgifter om anbudsgivaren vara inkommet i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 401/07-27 inges i original och en (1) kopia. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte. 1.6.3 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud.

5(15) Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet Registrator Registrator, Hus Origo, Campus Valla 581 83 Linköping 581 83 Linköping Öppettider: mån-fre 09.00-15.30 Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men den har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och är för litet för t.ex. en pärm. 1.7 Krav på anbudsgivare 1.7.1 Juridisk ställning Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivare som är mervärdesskattepliktiga skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter, bilaga 2. Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. Om anbudsgivaren inte är skattepliktig skall kopia på jämkningsbeslut från Skattemyndigheten bifogas anbudet. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på registreringsbevis och intyg som visar vem som har rätt att teckna firma. 1.7.2 Teknisk förmåga och kapacitet Referenser - Anbudsgivaren skall uppge minst en (1) referens för vilken anbudsgivaren har fullgjort uppdrag av motsvarande karaktär som detta. Referenspersoner skall vara angivna med namn, telefonnummer och e-postadress. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att lämnade uppgifter är aktuella. LiU kommer att kontakta referensen. Organisation Anbudsgivaren skall ha en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om sin kapacitet och erfarenheter och eventuella underleverantörer vilket skall bifogas tillsammans med anbudet. 1.8 Utvärdering Innan utvärdering av kraven påbörjas kontrolleras att de formella kraven (under p 1.6 Formella krav på anbudet ) är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingen. Därefter sker utvärderingen i två steg.

6(15) Steg 1: Kvalificering av utförare I första steget kontrolleras om de krav som ställs på utföraren under 1.7. Krav på anbudsgivaren är uppfyllda. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare prövning. Steg 2: Prövning av anbud I andra steget kontrolleras att samtliga skall-krav och det särskilda kontraktsvillkoret är accepterade av leverantören. Om anbudsgivaren inte kan uppfylla samtliga av dessa krav kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare prövning. Om anbudsgivaren accepterar och kan uppfylla samtliga krav kommer prisuppgiften (se kravspecifikationen p 2) att utvärderas. 1.8.1 Utvärderingskriterium Anbud med lägst pris kommer att antas. 1.9 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen utförare. Avtal sluts genom upphandlingskontrakt. 1.10 Offentlighet/Sekretess i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen (SFS 1980:100) till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om utförare och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren och att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall inkomma med anbudet och innehålla precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

7(15) 2 KRAVSPECIFIKATION Tjänst som efterfrågas: Marknadsföring av LiU på luftballong LiU önskar köpa reklamplats på luftballong som varje år exponeras i samband med ett överenskommet antal flygningar över Linköping med omnejd. Därutöver kan luftballongen få användas för flygningar i Sverige och eventuellt internationellt. Avtalet gäller från och med första flygningen för LiU och sju år framåt. 2.1 Skall-krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall-krav vilka skall besvaras med ja eller nej. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor. Samtliga kommersiella villkor i p 3 skall accepteras i sin helhet. Kravet uppfylls: Anbudsgivaren skall tillhandahålla luftballong med ballongtyg specialdesignat enligt LiUs grafiska profil (se bilaga 1). Kravet uppfylls: Anbudsgivaren skall tillhandahålla licensierade piloter. Kravet uppfylls: Anbudsgivaren åtar sig fem (5) uppvisningsflygningar per år på anmodan av LiU. För dessa flygningar måste anbudsgivaren med flygfärdig luftballong kunna inställa sig på en vecka från det att LiU beställt flygningen. Kostnaden för dessa skall ingå i det offererade priset under p 2.2. Kraven uppfylls:

8(15) Utöver de av LiU begärda flygningarna skall anbudsgivaren i så stor utsträckning som möjligt delta i stora publikevenemang och övriga jippoflygningar. Dessa planeras tillsammans med, alternativt informeras LiU i så god tid som möjligt. De av LiU begärda flygningarna skall alltid ha prioritet. Kraven uppfylls: Anbudsgivaren skall äga luftballongen och ansvara för dess flygningar, skötsel, utrustning, licenser, övriga tillstånd, transporter, erforderliga försäkringar för pilot/er/ och övrig personal, luftballongen och övriga som får medfölja vid flygning med ballongen. Kraven uppfylls: Anbudsgivaren skall erbjuda service i form av: Kontaktpersoner tillgängliga under kontorstid (08:00-17:00) Kommunikationsmöjligheter, telefon, fax, e-post All kommunikation skall ske på svenska Kravet uppfylls: Ballongen skall vara färdig att flygas senast 1 september 2007, gärna tidigare. Kravet uppfylls: 2.2 Pris Ange/specificera totalpris för ovanstående produkt (köp av reklamplats på luftballong inklusive flygningar). kr (exkl. moms)

9(15) 2.3 Särskilt kontraktsvillkor Utföraren skall kunna åta sig att under avtalstiden starta en fadderförening för LiUs studenter. I detta ingår t.ex. att utbilda nya piloter och stödja studentföreningen med luftballong och kringutrustning. Utföraren skall till anbudet bifoga en plan för genomförandet av detta krav. Kravet uppfylls:

10(15) 3 KOMMERSIELLA VILLKOR 1. Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren) 2. Eventuella bilagor till avtalet 3. et, daterat 2007-03-29 inklusive dess bilagor (se p.1.4.1 i förfrågningsunderlaget). 4. Utförarens anbud 2. Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. första flygningen för LiU och sju år framåt. 3. Omfattning Ballongen ägs av utföraren. LiU köper av utföraren reklamplats på ballongtyget. I priset skall ingå flygningar enligt kravspecifikationen. Ballongtyget ska vara specialdesignat i LiUs grafiska profil. 4. Flygningar Ballongen måste vara luftvärdig senast 1 september 2007, gärna tidigare. Utföraren åtar sig fem (5) uppvisningsflygningar per år på anmodan av LiU. För dessa flygningar måste utföraren med flygfärdig luftballongen kunna inställa sig på en vecka från det att LiU har beställt flygningen. LiU åtar sig att i så god tid som möjligt informera om kommande flygningar. Utöver de begärda flygningarna förbinder sig utföraren att i så stor utsträckning som möjligt delta vid stora publikevenemang och övriga jippoflygningar (även annat än flygningar för universitetet). Dessa planeras tillsammans med, alternativt informeras LiU. Utföraren står själv för kostnaden för dessa. Utföraren skall alltid i så god tid som möjligt underrätta LiU om utföraren anser att säker flygning inte kan genomföras på grund av rådande väderlek eller andra ogynnsamma omständigheter. Kan inte fem kostnadsfria flygningar genomföras under ett år sparas de icke genomförda flygningarna till kommande säsong. Detta gäller ända till avtalstidens slut. 5. Fadderförening Utföraren kommer att starta en fadderförening för LiUs studenter enligt överenskommen omfattning. 6. Försäkringar och tillstånd Utföraren äger luftballongen och ansvarar för luftballongen, dess flygningar, skötsel, utrustning, licenser, övriga tillstånd, transporter, erforderliga försäkringar för pilot/er/ och övrig personal, luftballongen och övriga som får medfölja vid flygning med luftballongen. 7. Ansvar Utföraren åtar sig att omsorgsfullt vårda och förvara luftballongen för att på det sättet minimera risken för slitage och onödiga skador. Utföraren ansvarar också för att ballongen under avtalstiden hålls i luftvärdigt skick. Utföraren svarar för att all nödvändig utrustning och

11(15) dokumentation medföljer ballongen vid varje uppstigning. Utföraren ansvarar också för att ballongen är försedd med erforderligt bränsle vid varje uppstigning. Utföraren förbinder sig att efterleva gällande bestämmelser angående flygning med bemannade varmluftsballonger. 8. Kostnader Utföraren står kostnaden för inköp av ballong och ev. extrautrustning, reparationer, frakt av ballong, resekostnader utförarens personal, erforderliga tillstånd och försäkringar enligt punkten 5. Försäkringar samt alla kostnader i samband med flygningar. 9. Betalning Hela kontraktsbeloppet kommer att betalas vid komplett leverans av ballong till utföraren. Betalning sker mot faktura 30 dagar netto. Inga tillkommande avgifter. 10. Inteckning Som säkerhet skall utföraren ta ut en inteckning i ballongen som täcker kontraktsbeloppet, LiU till godo. Motsvarande säkerhet genom annan lösning kan godtas. 11. Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Kontaktperson vid LiU är Louise Frykheden: Louise Frykheden, Externa relationer, 013-28 16 43, louise.frykheden@liu.se. Kontaktperson för utföraren är: 12. Underleverantör Önskar leverantören använda underleverantör för hela eller delar av uppdraget skall detta vara i överenskommelse med LiU. Leverantören skall ange underleverantörer i sitt anbud. Leverantören svarar gentemot LiU för underleverantörer som för sin egen verksamhet. 13. Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 14. Marknadsföring Utföraren äger ej under avtalstiden rätt att förse någon del av ballongen med reklam för något annat företag eller annan myndighet än LiU, utan LiU:s godkännande. Utföraren får inte heller uppge Linköpings universitet som referens i annan marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 15. Överlåtelse och upplåtelse av ballong Utföraren äger ej rätt att upplåta eller överlåta ballongen på annan utan LiU:s samtycke. 16. Dokumentation Utföraren förbinder sig att för noggranna anteckningar över alla aktiviteter med ballongen samt hålla dessa anteckningar tillgängliga för LiU. Tid, plats, typ av aktivitet, uppskattat antal åskådare, massmediakontakt etc. skall anges i rapporten som tillställs LiU så snart som möjligt efter en flygning, dock senast tre veckor efter en flygning.

17. Överlåtelse av avtal Avtalet får inte utan skriftligt godkännande från båda parter överlåtas på annan. 2007-03-29 12(15) 18. Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att omedelbart säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av endera part med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om utföraren: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. 19. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 20. Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Utföraren får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som faktiskt kan utföras och som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.