Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.1 Bilaga A. Grundläggande funktioner Den här bilagan beskriver hur grundläggande funktioner i SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. Denna bilaga är uppdelad i följande delar: A. Menyer (Börjar längre ned på denna sida) B. Knappar (Börjar på sidan A.4) C. Klickbara bilder (ikoner) (Börjar på sidan A.4) D. Tangenter (Börjar på sidan A.5) E. Fönster (Börjar på sidan A.5) F. Meddelanderutor (Börjar på sidan A.5) A. Menyer 1. Högst upp på varje sida man är inne och arbetar i finns följande menyrad: Under denna meny återfinns alla funktioner som finns i medlemsregistret. Se punkt 2 nedan. Du når Användarinstruktioner som också finns som rubrik på sidan där du väljer inloggning. För att komma tillbaka till registerprogrammet klicka på tills du kan klicka på Tillbaka Än så länge finns bara medlemsregistret att välja på här. I framtiden kan systemet utvecklas med ytterligare program så som e-post, dokumenthantering osv. Denna ikon betyder Hem. Klickar man på den så kommer man till startsidan i registret. Trycker man på denna får man frågan om man vill logga ut ur registret. Svarar man Ja loggas man ut, svarar man Nej stannar man kvar i registret. Denna ruta är till för att skriva in personnummer på nya och befintliga medlemmar. Används för att snabbt ta sig till önskad medlems översiktsbild. Personnummer anges med 10 siffror i en följd utan skiljetecken. Trycker man här kommer man till bilden där man kan lägga in en ny medlem. Läs mer i dokumentation 2. Registrera en ny medlem Trycker man här kommer man till ett sökfönster där man kan söka fram medlemmar. Läs mer i dokumentation 3. Söka medlem och bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.1
Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.2 ändra uppgifter 2. Här följer en genomgång av de menyer som finns under. När man klickar på fälls följande meny ut: På de ställen där det är en musen till aktuell rad. kan man fälla ut ytterligare menyer genom att föra Obs! Dessa undermenyer fälls ut utan att man behöver klicka på aktuell rad. Dock fälls de också ihop utan att man behöver klicka vilket gör att man lätt kan råka fälla ihop en meny man önskar gå in i. Detta kan initialt vålla lite svårigheter, men med lite träning kommer det förhoppningsvis att funa tillfredsställande. Ny Medlem gör att du kommer till bilden där du kan lägga in en ny medlem. Läs mer i dokumentation 2. Registrera en ny medlem Ny Profilgrupp gör att du kommer till bilden där du kan lägga upp en ny profilgrupp och nya profiler. Läs mer i dokumentation 13. Skapa och redia profilgrupper och profiler Öppna Medlem gör att du kommer till ett sökfönster där man kan söka fram medlemmar. Läs mer i dokumentation 3. Söka medlem och ändra uppgifter Öppna Lokalförening gör att du kommer till ett sökfönster där man komma åt informationssidan för sin lokalförening. Läs mer i bilaga B. Genomgång av huvudfönster. Öppna Profilgrupp möjlighet at redia befintliga profilgrupper och profiler. Läs mer i dokumentation 13. Skapa och redia profilgrupper och profiler Öppna Kontaktinformation en översikt över SPF med alla distrikt och lokalföreningar. bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.2
Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.3 Statistik Lokalförening dig möjlighet att ta ut statistik för din lokalförening. Statistik Åldersfördelning dig möjlighet att ta ut åldersfördelad statistik för din lokalförening. Rapport Medlem möjlighet att ta ut listor, etiketter etc. för medlemmarna i din förening. Rapport Distrikt möjlighet att ta ut kontaktuppgifter till alla distrikt i förbundet i form av listor, etiketter etc. Rapport Lokalförening möjlighet att ta ut kontaktuppgifter till alla lokalföreningar i förbundet i form av listor, etiketter etc. Rapport Styrelseuppdrag möjlighet att ta ut listor, etiketter etc. över din förenings styrelsemedlemmar. Får fram en lista på alla medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för innevarande år och kunna bocka av dem som betalt. Man med hjälp av denna funktion gå tillbaka till föregående år för att se medlemsantal, styrelsesammansättning och liknande. Denna funktion är till för att kunna göra stora utskick via e-post direkt från medlemsregistret. Funar inte ännu. bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.3
Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.4 B. Knappar I SPFs medlemsregister finns en mängd olika knappar, som alla har olika funktioner. För att utföra det som beskrivs på knappen klickar man en gång. Dubbelklick är alltså inte aktuellt på någon av knapparna i registret. Exempel på knappar: C. Klickbara bilder (ikoner) På vissa ställen i SPFs medlemsregister finns små bilder som det går att klicka på. Nedan följer en genomgång av vilka bilder som finns och vad de innebär. Denna bild finns intill uppdrag på en person eller intill en hushållsmedlem eller i en översiktsbild av sökresultat i samband med utskrifter. Oavsett när den dyker upp så sker samma sak när man klickar på den: informationen som den står bredvid öppnas i samma fönster som du är inne och arbetar i. Om bilden finns bredvid en person i ett hushåll så kommer alltså personens rediingsbild fram i samma fönster som du jobbar i. Denna bild funar på liknande sätt som bilden ovan. Skillnaden är att ett klicka på denna bild öppnar aktuell information i ett nytt fönster. Det innebär att du kommer att ha två fönster öppna samtidigt, med möjlighet att växla mellan fönstren för att se olika information. Denna bild föreställer en papperskorg och klickar man på den så tar man bort den information som står intill papperskorgen. Finns intill hushållsmedlemskap, uppdrag och liknande. Observera att det inte räcker med att trycka på denna bild för att ta bort information helt och hållet utan man måste också klicka på i den bild man är inne och jobbar i. Denna bild finns på ett ställe och det är invid Medlem i hushåll vid de tillfällen man är inne på den medlem som inte är Huvudmedlem i hushåll. Läs mer i dokumentation 7 Sammankoppla medlemmar i samma hushåll under del B. Bryta sammankoppling. Detta är en ruta som man kan sätta en bock genom att klicka i rutan. Så här ser rutan ut när man satt en bock i den. Denna ruta finns bland annat i Förfallolista förening där man kan bocka för alla medlemmar som betalt sin medlemsavgift och uppdatera dessa på en och samma gång. Läs mer i dokumentation 17. bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.4
Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.5 D. Tangenter Det finns två tangenter på tangentbordet som är bra att känna till hur de funar: Tabbtangenten denna tangent används för att hoppa från ett fält till nästa fält. Exempelvis när man läg in en ny medlem och ska gå från fältet Efternamn till fältet Förnamn osv. så är det lättast att använda tabbtangenten. Entertangenten denna tangent gör att man trycker på den knapp som är aktiv i ett fönster. I bilden där man registrerar en ny medlem utför Entertangenten samma kommande som om man går längst ned i bilden och klickar på knappen Spara. I meddelanden som dyker upp på skärmen motsvarar Entertangenten ofta knapparna OK eller Ja. E. Fönster När man arbetar i SPFs medlemsregister händer det då och då att det öppnas ett nytt, litet mindre, fönster framför det fönster man jobbar i. Det kan till exempel vara om man väljer att klicka på, då öppnas ett nytt fönster med en sökfunktion i. Om man väljer att inte stänga dessa extrafönster som öppnats kan man växla mellan de olika fönstren i stället. På så sätt kan man ha fönstret för att öppna/söka medlem igång samtidigt som man jobbar med en enskild medlem i sitt andra aktiva fönster. Fönstren växlar man mellan genom att klicka längst ned i den sk aktivitetsraden (som finns intill Startknappen) på din skärm. Ett fönster Ett annat fönster F. Meddelandenderutor För att minimera risken för missförstånd och felaktiga inmatningar innehåller SPFs medlemsregister en mängd meddelanderutor som dyker upp vid olika tillfällen. En del rutor är informationsrutor som talar om ifall man glömt att fylla i något fält eller om man fyllt i ett fält felaktigt. En del är varningsrutor som talar om ifall man glömt spara en ändring man gjort, med möjlighet att återvända till det fönster man nyss var i för att spara innan man går vidare. Nedan följer ett urval av de rutor som kan dyka upp. Det finns många fler meddelanden än de nedan, men alla ska vara så tydliga att de egentligen talar för sig själva. Denna information kommer när man matat in ett personnummer som inte är korrekt med avseende på personnummer-formeln. bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.5
Bilaga A. Grundläggande funktioner version 2006-03-24 A.6 Denna information kommer när man skrivit in postnummer på felaktigt sett. Denna information kommer vid de tillfällen man gjort ändringar i någon bild och då man försöker gå till en annan bild utan ha sparat ändringarna. Byt bild Denna information kommer då man flyttar en medlem till sin förening från en annan förening och då vissa profiler och uppdrag gällande den gamla föreningen bör tas bort. Denna information kommer då man försöker lägga in en medlem som ny men då medlemmen redan finns i en annan förening. Denna information kommer då man vill ta bort en profilgrupp, i detta fall Kaffegrupp. bilaga_a_grundlaggandefunktioner A.6