Kallelse/Underrättelse. Västra Sörmlands Räddningstjänst

Datum 2014-09-17 Vår beteckning Kallelse/Underrättelse Västra Sörmlands Räddningstjänst direktionen Plats och tid: Brandstationen i Katrineholm, onsdagen den 24 september 2014, klockan 18.00 Korv med bröd serveras från kl. 17.30 Ärenden: 1. Tjänstgörande ersättare 2. Val av justerare 3. Ekonomiredovisning 2014-01-01 2014-07-31. 4. Budgetförslag 2015-2017. 5. Larminformation om intressanta händelser och larm. 6. Personalinformation, pågående rekryteringar, bemanning, hur ser det ut framöver. 7. Information om projektet förebyggande och utveckling av operativa förmågan upplägg och kostnader. 8. Information ordförandebeslut. 9. Internkontroll. 10.Delegationsbeslut 11.Information 12.Övriga frågor: - Upphandlingskontorets kommentarer och förslag på ändringar för underlag för upphandling av sotning i Vingåkers kommun. Välkomna! Ola Lindgren Ordförande Ayse Mertoglu Sekreterare Hör av er till sekreteraren om ni inte kan närvara på mötet, detta för att kunna kalla in ersättare. Västra Sörmlands Räddningstjänst Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-576 49 Besöksadress: Djulögatan 46

2 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 25 Sida Dir Dnr 19/2014 Ekonomiredovisning 2014-01-01 2014-07-31 Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Räddningschefen, Roger Larsson, redovisar delårsrapporten för Västra Sörmlands Räddningstjänsts (VSR) arbetsutskott. Utfallet för ekonomirapporten ger ett positivt utfall med +70 800 tkr jämfört med budget 2014-07-31. Dock är det en månad kvar av semesterperioden som kan innebära kostnader för semestervikarier och detta kan komma att förändra utfallet. VSR har varit delaktig i skogsbranden i Västmanland och kommer därför få full kostnadstäckning. VSR kommer även få återbetalningar av försäkringspremier från AGS och AKS-KL för åren 2005 och 2006. Dessa gynnar ekonomin och kan komma att ge ett överskott vid årets slut. sunderlag Ekonomiredovisning 2014-01-01 2014-07-31 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Datum Vår beteckning Ekonomiredovisning 14-01-01 14-07-31 Kostnadsställe Utfall 14-07-31 Budget 7 månader Budget ack diff 14-07-31 Budget helår 8900 Kostnader (Direktionen) 216 874 295 162 + 78 287 506 000 8900 Resultat 8901 Kostnader (Ledning) 2 931 006 2 771 412-159 000 4 751 000 8901 Resultat 2 795 006-23 000 8902 Kostnader (Heltid) 10 154 559 10 167 426 + 12 866 17 412 000 8902 Resultat 9 982 761 10 008 757 + 25 995 17 140 000 8904 Kostnader (Högsjö) 433 616 376 838-56 778 646 000 8904 Resultat 274 889 217 007-57 000 372 000 8906 Kostnader (Julita) 368 789 399 574 + 30 784 685 000 8906 Resultat 8907 Kostnader (Björkvik) 406 277 429 926 + 23648 737 000 8907 Resultat 364 003 408 926 + 44 922 701 000 8908 Kostnader (Vingåker) 1 731 276 1 687 567-43 709 2 893 000 8908 Resultat 1 714 276 1 673 567-40 709 2 869 000 8909 Kostnader (Ext utbild. ) 1 105 908 1 031 338-74 570 1 768 000 8909 Resultat 95 796 85 757-10 039 147 000 8910 Kostnader (Tillsyn) 891 923 1 180 655 + 288 731 2 024 000 8910 Resultat 516 550 480 655-35 895 824 000 8911 Kostnader (Övningsfält) 132 955 345 345 + 212 389 592 000 8911 Resultat 132 955 327 845 + 194 889 562 000 8900-8911 Kostnader 18 380 000 18 690 000 + 309 000 32 014 000 8900-8911 Resultat 16 600 000 16 670 000 + 70 800 28 560 000 Avräkningskonto Vingåkers kommun 14-04-30 14-05-31 14-06-30 14-07-31 + 1 568 939 + 4 456 437 + 2 052 006 + 4 616 757 Slutsats och analys. Vi har idag en god ekonomi, vi har dock en månad kvar av semesterperioden vilket innebär kostnader för semestervikarier detta kan komma att förändra utfallet, men vi borde ändå vara i balans. Till detta kommer personal och materialkostnader där VSR var delaktiga i skogsbranden i Västmanland, detta kommer dock vi dock att få full kostnadsteckning för men det blir en tidsförskjutning mellan kostnader och ersättning. Vi kommer även under året att få återbetalning av försäkringspremier från AGS och AKS-KL för åren 2005 och 2006 ersättningen är ca 460 000 kr, vilket inne finns med som intäkt i årets budget. Med denna analys så kan vi förvänta oss ett + resultat vid årets slut. Västra Sörmlands Räddningstjänst Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-576 49 Besöksadress: Djulögatan 46

4 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 26 Sida Dir Dnr 22/2014 Budgetförslag 2015-2017 Förslag till beslut Direktionen antar budgetförslaget för perioden 2015-2017. Beskrivning av ärendet Räddningschefen, Roger Larsson, redovisar budgetförslag 2015-2017 för arbetsutskottet. För att inte få försämrad verksamhet i fortsättningen bör det skjutas till pengar. Tidigare har myndigheten för samhällskydd och beredskap (MSB) subventionerat utbildning av räddningspersonal i beredskap (RIB) brandmän med 25 000 tkr per utbildning. Detta har från 2014 halverats. Inför 2015 finns behov av 6 utbildningsplatser. Det finns behov av investeringar i nya fordon, den äldsta släckbilen är 30 år. En av två brandingenjörstjänster är för närvarande vakant. Lönerna för vissa personalgrupper ligger under medianen. Detta bör justeras. Det behövs också mer kvinnor i verksamheten. Man har inte fått något tydligt svar på frågan om och när det ska byggas ny brandstation i Katrineholm. Västra Sörmland räddningstjänst (VSR) redovisade ett behov av ökning av ram på 1 784 tkr. Ägarkommunerna meddelar att de beslutar om en ramökning på 1 135 tkr-200 tkr för minskade pensioner under 2015. Budgetram för 2015 blir 32 914 tkr. sunderlag Budgetförslag 2015-2017 Expediering Ekonomenheten, Vingåkers kommun Ekonomienheten, Katrineholms kommun Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5

6

7

8

9

10

11

12 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 27 Sida Dir Larminformation om intressanta händelser och larm Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Räddningschefen, Roger Larsson, redogör för intressanta händelser och larm för arbetsutskottet. Intressant information om hur arbetet från att ett larm kommer in till räddningstjänsten fram till att ärendet slutförs redogörs med olika intressanta fall/exempel. sunderlag Information om olika fall av larm/händelser Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 28 Sida Dir Dnr 21/2014 Personalinformation, pågående rekryteringar, bemanning, hur det ser ut framöver Förslag till beslut Direktionen tackar för informationen och lägger den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Räddningschefen, Roger Larsson, informerar om personalsituationen för arbetsutskottet. Idag finns en tjänst som brandingenjör och en tjänst som säkerhetsstrateg på VSR. Tjänsten som brandingenjör är vakant. Även tjänsten som säkerhetsstrateg är vakant och rekrytering har startat. Men Katrineholms kommun har dragit sig ur samarbetet. Det finns ett önskemål från Vingåker kommun att ha en gemensam säkerhetsstrateg. Ett behov av en utredartjänst för utredning av olyckor är stort för Västra Sörmlands räddningstjänst. sunderlag Muntlig information vid sammanträdet Justerandes sign Utdragsbestyrkande

14 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 29 Sida Dir Information om projektet förebyggande och utveckling av operativa förmågan upplägg och kostnader Förslag till beslut Direktionen tackar för informationen och lägger den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Arbetsutskottet tar muntligen del av information om projektet förebyggande och utveckling av operativa förmågan upplägg och kostnader. sunderlag Information om Släckgranaten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

15 Projekt Öka operativa förmågan i VSR Släckgranat FirePro släckgranat är i första hand framtaget som ett FIP verktyg för användning i slutna brinnande objekt. Granaten kyler och släcker brandhärden inom några minuter och beroende på brandens omfattning krävs oftast endast en mindre eftersläckning vilket reducerar skadorna och minskar saneringsbehovet. Med släckgranaten kan en räddningsinsats påbörjas flera minuter innan insatsstyrkan är på plats. Den varma aerosolen kyler en brandhärd med cirka 100 grader per halvminut. Resultatet som presenteras i en oberoende forskarrapport från Lund och de tester som gjorts av flera räddningstjänster, visar de fina kvaliteter FirePros släckgranat har. Den uppfyller de krav på egenskaper, säkerhet och hantering som ställs på ett bra släckverktyg. Förutom att släckgranten fungerar är det viktigt att den är ofarlig och miljövänlig. Firepro har Greenlabel och ett flertal andra certifikat, är testad av kompetenta forskare i Sverige. Aerosoler har historiskt varit tämligen orena men Firepros unika rena kaliumkarbonat-aerosol är ett resultat av många års forskning. Aerosolen går från fastform till gasform på några millisekunder och stabiliserar de fria radikalerna i hydroxiden i branden vilket gör att brandprocessen avstannar på molekylnivå. Processen absorberar värme från branden vilket gör att temperaturen sjunker med 100 grader per 30 sekund. FirePro fungerar bäst i slutna utrymmen där den dämpar och kyler brandhärden och rätt dimensionerad släcker branden. FirePro finns som "Släckbomb" för fast installation och som "Släckgranat" för bekämpning av pågående brand. FirePro släckgranat kastas/rullas in ett brinnande rum och släcker elden inom någon minut. Beroende på brandens omfattning krävs det endast en mindre eftersläckning. Släckgranater är ett perfekt verktyg för att snabbt stoppa en brand innan den får tid att växa i omfattning och köper tid till insatsstyrkan är på plats. Larm då släckgranat används Lägenhetsbrand i fritidshus intill slalombacken i Tandådalen Daniel Olssons berättelse om hur han hanterade branden. Larmet om branden inkom till SOS Alarm i Malung vid 13.30-tiden den 5/10. Räddningskårerna i Sälen och Transtrand larmades till platsen. Den som larmade hade sagt att det syntes lågor och att det kom svart rök från lägenheten. När Daniel Olsson anlände till platsen efter 16 minuter var det en fullt utvecklad brand inne i en av de fyra lägenheterna en våning upp i riktning mot skogen. Daniel konstaterar att fönstren fortfarande var intakta och beslutar sig för att använda FirePro släckgranat. Han rullar in två granater, stänger dörren och går ner för att möta upp

16 huvudstyrkan som är på väg från Sälen. Röken är så tät (1 meter över golvet) och det är mycket varmt i lägenheten. FIP-bil från Transtrand anländer ca 6 minuter senare, och man är nu 5 man. Rökdykarna går in i lägenheten, som nu är fylld med vit aerosol gas från släckgranaten men betydligt svalare och man kan ta på dörrhantag och väggar. Man ser dock ingenting, det är verkligen mjölkvitt vilket beror på att aerosolen fortfarande kyler branden och samtidigt förhindrar återantändning. (Det är svårt att föreställa sig, men man ser faktisk inte ens spårbelysning). Väl inne i lägenheten öppnade rökdykarna balkongdörren och använde PPV fläkten för att snabbt få ut röken. Rökdykarna och Daniel såg att det fortfarande brann lite på köksbänken, sannolikt hade branden startat där. Det brann även på en liten yta på en vägg i hallen som man snabbt släckte och därefter öppnade upp för att förhindra eventuell glödbrand. Det användes så pass lite vatten att man snabbt kunde moppa upp det. De andra lägenheterna i huset skadades inte av röken. Lägenheten måste rustas men det blev inga stora skador, ej heller några vattenskador VSR genomför två projekt där räddningschefen är styrgrupp ett projekt förebyggande genom utbildning av allmänheten i vissa tätorter samt ett för att stärka operativa förmågan i VSR, detta finansieras med medel från överskottet från 2013 års budget enligt direktionsbeslut. I projektet stärka den operativa förmågan har ett första förslag tagits fram. VSR köper in fem väskor med dessa släckgranater. I varje väska finns två släckgranater. Dessa väskor skall placeras på VSR:s FIP bilar samt RCH bilen. Detta skulle innebära att VSR lever upp till lagstiftningen om likvärdigt skydd på ett bättre sätt samt att den operativa förmågan förbättras. Kostnad: 5 st x 15 000 kr = 75 000 kr Tätort Underlätta för den enskilde Tillsyn Räddningsinsats Undersöka Landsbygd Underlätta för den enskilde (utbildning/info) Tillsyn Räddningsinsats Undersöka Likvärdigt skydd, men inte lika

17 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 30 Sida Dir Dnr 17/2014 Internkontroll Förslag till beslut Direktionen tackar för informationen och lägger den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Ekonomiansvarige, Yvonne Larsson, redovisar internkontroll för Västra Sörmland Räddningstjänst (VSR). Resultatet av interkontroll två, fakturahantering ser bra ut. Funktionschef Förebyggande, Marcus Asplund redogör för internkontrollen för myndighetsutövning och kontrollområde. Myndighetsutövningen har i uppgift att se till att tillsynsförrättare sköter tillsynerna på ett likartat sätt. Ett flödeschema som redogörs ska säkerhetsställa att rutinerna följs. Två kontroller görs på tillsynerna för att säkerställa att rutinerna har följt. Kontrollområden ska enligt verksamhetsplan 2013-2015, prioritera vissa olycksområden områden vad gäller sökning och lärande: - Alla dödsolyckor (gäller ej suicid) - Anlagda bränder i och runt offentliga byggnader - Bostadsbränder - Trafikolyckor med allvarligt skadade, stora miljö konsekvenser eller kunnat få stor inverkan/kostnad för samhället - Andra olyckor som kan vara intressanta ur ett samhällsperspektiv - De temaolyckor som MSB valt att titta närmare på i riket, varierande över tid - Regionala olyckor som MSB samordnaren ser behovet av att djupstudera Fakturahanteringen kan skötas av tillsynsförrättaren, automatlarmansvarige, utbildningsansvarige och RVR-tjänsten. Faktureringen sker enligt prislista eller avtal. sunderlag Internkontroll 2014 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

18 INTERN KONTROLL 2014 FAKTURAHANTERING Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Fakturahantering (kundfakturor) Fungerande rutin för kundfakturering Ekonom, Vingåkers Kommun 4 ggr/år Stickprov RL Befintlig rutin Tillsyner och brandfarlig vara: Tillsynsförrättaren skriver underlag för debitering i Word-mall efter att tillstånd/avsyning/tjänsteanteckning/föreläggande i slutlig version skickats till mottagaren. Belopp enligt antagen taxa, vilket för tillsyner innebär timtaxa för nedlagd tid (varje påbörjad halvtimme). För tillstånd brandfarliga/explosiva varor tillämpas antagen taxa som skiljer på typ och mängd, med möjlighet att övergå till timtaxa i särskilda fall. Administratör kollar av Word-mallen och debiterar. Onödiga automatlarm: Automatlarmsansvarig gör en avstämning mot insatsrapporterna i slutet på varje månad; de automatlarm som räknas som onödiga debiteras för. Underlag för debitering förs in i en Word-mall, själva debiteringen gör sedan administratör. Belopp enligt antagen taxa. Utbildningar: Efter att utbildningen ägt rum skickas faktura enligt antagen taxa. Utbildningarna dokumenteras i Excel-ark för nyckeltal och där noteras även hur mycket vi har fakturerat för utbildningen. I vissa fall om det är många grupper som samma företag vill utbilda kan mängdrabatt lämnas, annars är det taxan som gäller. Specialutbildningar som inte finns med i prislistan prissätts av administratör eller Funktionsansvarig Förebyggande. RVR: Avtal finns med RVR-tjänsten, Katrineholms och Vingåkers kommuner (med prislista). Debitering för dessa insatser matas in direkt i CORE och granskas av ansvarig som skriver fakturaunderlag till administratör. Övriga ärenden kan också skrivas i CORE, men då det i sådana fall kan röra sig om särskilda överenskommelser mot kund granskas de inte. Kontrollmetod Kontrollen omfattar tre aspekter. (1) Om fakturering skett enligt prislista/avtal, (2) om utgående moms har hanterats korrekt samt (3) om fakturering skett inom rimlig tid efter händelsen. I ett mer övergripande perspektiv även om rutinen som helhet tycks fungera tillfredställande. Urval sker så att följande fakturatyper ska ingå i varje kvartalskontroll: -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

19 INTERN KONTROLL 2014 - Samtliga fakturor med belopp över 100000 SEK - Fem (slumpade) fakturor med belopp mellan 10000 och 100000 SEK - För fakturor på belopp som understiger 10000 SEK, två vardera (slumpade) rörande o Utbildning o Onödigt automatlarm o Restvärde o Tillstånd brandfarlig vara o Tillsyn - Två kreditfakturor Utfall Kvartal 1 På samtliga fakturor har momsen hanterats rätt. Administratör har prissatt den utbildning som inte fanns i prislista (faktura 7240). En del fakturor har fakturerats mer än 20 dagar efter händelsen, av lite olika orsaker. Årsavgiften för automatlarm (en post på över 100 000 kr) kommer fortsättningsvis debiteras i mitten/början av december, så hamnar betalningen dessutom på rätt inkomstår. Automatlarmen för föregående månad debiteras en bit in på ny månad, vilket innebär att det kan bli upp mot 40 dagar mellan händelse och debitering. Kvartal 2 På samtliga fakturor har momsen hanterats rätt. Kreditfakturorna har fram till nu saknat uppgift om vilken debetfaktura som avses, vilket försvårade en del. Nu är administratör instruerad att skriva på kreditfakturan vilken debetfaktura som avses. Kvartal 3 Utfall kvartal 3 Kvartal 4 Utfall kvartal 4 Slutsats Fylls endast i innan slutlig rapportering till direktionen ska ske -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

20 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA A Kvartalskontroll 1, resultat Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar 7234 Över 100k 25% Ja 2014-01-29 29 dagar Årsavgift automatlarm, se nedan. (*) 7214 10k-100k 25% Ja 2014-01-07 7 dagar Ersättning för Fixar-Malte, sista perioden 2013. 7239 10k-100k 25% Ja 2014-01-31 1 dag BSU Vingåkers Kommun. Sista utbildningen 2014-01-30 7230 10k-100k 25% Ja 2014-01-20 7 dagar RVR, 2 händelser varav den senaste 2014-01-13 7258 10k-100k 25% Ja 2014-02-27 7 dagar Utb Heta Arbeten 7212 10k-100k 25% Ja 2014-01-07 7 dagar Uthyrning offentlig toalett Björkvik (2013). 7240 utbildning 25% Finns ej 2014-01-31 4 dagar Utb HLR & Hjärtstartare (kombinationen finns ej bland taxorna). 7251 utbildning 25% Ja 2014-02-04 4 dagar Utb HA. 7272 automatlarm 25% Ja 2014-02-04 30 dagar Fakturering sker vid varje ny månad för föregående månad. 7252 automatlarm 25% Ja 2014-02-13 34 dagar -II- 7282 Restvärde 25% Ja 2014-03-20 23 dagar En händelse, se nedan. (**) 7238 Restvärde 25% Ja 2014-01-31 10 dagar 2 händelser varav den senaste 2014-01-21. Fel larmnummer på fakturan. 7266 Tillstånd 0% Ja 2014-03-06 1 dag En cistern för brf vätska 7216 Tillstånd 0% Ja 2014-01-09 20 dagar Pyroteknik, se nedan. (***) 7283 Tillsyn 0% Ja 2014-03-20 9 dagar 7267 Tillsyn 0% Ja 2014-03-06 8 dagar 7280 Kredit 25% - - 7309 Kredit 25% - - Kommentar [OA1]: Enligt Viadidakts kurskatalog?? Åsa menar att vi prissatt själva. (*) Årsavgift för automatlarm 2013 till SOS. Fakturerades sent och medförde strul eftersom det skulle in på 2013. En kombination av att ärendet påbörjades väl sent på VSR och att SOS var väldigt långsamma med att återkoppla, så att objektslistan skulle stämma. Denna fakturering ska fortsättningsvis påbörjas i mitten på december. (**) Debiterat enligt VSR:s egen taxa, inte enligt RVR-avtal, eftersom det gällde restvärde på privat mark utan att RVR-tjänsten eller annan avtalspart var inblandad. (***) Pyroteknik, ej över 200 kg (2013). Tillståndet skrevs precis innan jul, ledigheter gjorde att den inte fakturerades tidigare. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

21 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA B Kvartalskontroll 2 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar 7447 Över 100k 25%?? 2014-06-17 17 dagar Ersättning Säkerhetsstrateg fr Katrineholms kommun. 7462 10k-100k 25% ja 2014-06-18 15 dagar Tillstånd brandfarlig vara. Mycket nedlagd tid -> timtaxa. 7496 10k-100k 25% ja 2014-08-14 21 dagar Efterbevakning skogsbrand. 7353 10k-100k 25% ja 2014-05-02 7 dagar Utb HA. 7389 10k-100k 25% ja 2014-05-20 7&11 dagar Två vägsaneringar. 7417 10k-100k 25% - 2014-05-15 2 dagar Ersättning inköp av utrustning, delad kostnad. 7444 utbildning 25% ja 2014-06-17 13 dagar Brandskyddsutbildning 7376 utbildning 25% ja 2014-05-15 6 dagar HLR/Första hjälpen 7369 automatlarm 25% ja 2014-05-14 40 dagar Fakturering sker vid varje ny månad för föregående månad. 7372 automatlarm 25% ja 2014-05-14 28 dagar -II- 7485 Restvärde 25% ja 2014-07-14 4 dagar Vägsanering 7388 Restvärde 25% ja 2014-05-20 2 dagar Vägsanering 7432 Tillstånd 0% ja 2014-06-10 20 dagar Föreståndarbyte 7475 Tillstånd 0% ja 2014-07-01 6 dagar Föreståndarbyte 7368 Tillsyn 0% ja 2014-05-14 7 dagar 7500 Tillsyn 0% ja 2014-08-21 1 dag 7477 Kredit 25% - - 7418 Kredit 25% - - Automatlarm se förra kvartalskontrollen (lång tid). -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

22 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA C Kvartalskontroll 3 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar Över 100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k utbildning utbildning automatlarm automatlarm Restvärde Restvärde Tillstånd Tillstånd Tillsyn Tillsyn Kredit Kredit -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

23 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA D Kvartalskontroll 4 Nr Typ Moms Prislista Datum Tid efter H Kommentar Över 100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k 10k-100k utbildning utbildning automatlarm automatlarm Restvärde Restvärde Tillstånd Tillstånd Tillsyn Tillsyn Kredit Kredit -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

24 INTERN KONTROLL 2014 MYNDIGHETSUTÖVNING Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Fungerande rutin Kontroll att rutinen följs och relevant lagstiftning efterlevs. Myndighetsutövning Funktionsansvarig Förebyggan de 4 ggr/år Stickprov RL Befintlig rutin Under början av året togs en rutin fram för att underlätta för nya tillsynsförrättare och tillse att tillsynerna sköts på likartat sätt. Rutinen redovisas i form av ett flödesschema där tillsynens olika delar tas upp, från det att första kontakt tas till att VSR har fått ett klartecken och ärendet har kunnat stängas. Kontrollmetod Kontrollansvarige väljer slumpmässigt ut två genomförda tillsyner för respektive tillsynsförrättare och jämför ärendegången i dessa mot nämnda rutin. Kontrollen kan t.ex. göras mot tillsynsförrättarnas e- postkorrespondens med ägare/nyttjare eller genom intervju. Utfall Se Bilaga för respektive kvartal. Slutsats Fylls i innan slutlig rapportering till direktionen ska ske -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

25 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA A Tillsynsrutin -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

26 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA B Kvartalskontroll 1, resultat Handläggare MA MA OA OA MJ MJ GM GM Objekt St Djulö VH Ishallen IKE Weber/SG Bie skola Högsjö Skola Friskis & Svettis Linnean Skickat kallelse 140423 10:16 140226 14:50 140203 08:20 140306 14:39 140322 11:24 140322 12:41 TFN (nej) TFN (nej) Skickat Tillsynsbilaga 140423 10:16 Nej 140203 08:20 140306 14:39 140322 11:24 140322 12:41 TFN (nej) TFN (nej) Skickat Underlag intern 140423 11:16 Nej 140203 08:20 Nej Nej Nej TFN (nej) TFN (nej) Tillsynsdatum 140430 140306 140226 140317 140429 140507 140327 140415 Kommunicerat utkast 140506 12:03 140320 13:57 140227 09:42 140319 14:25 140507 140507 Inga brister Färdigställt utkast 140401 09:39 140305 15:06 140331 15:09 140423 Debiterat 140305 140306 140402 140424 Kundnöjdhet inte ännu 140411 140411 Inte ännu Tid tillsyn <-> färdig TJA/FÖR Pågår 25 dagar 8 dagar 14 dagar Pågår Pågår Pågår 11 dagar -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

27 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA C Kvartalskontroll 2, resultat Handläggare MA MA OA OA MJ MJ GM Objekt Beckershof Harrys Thorslundkag. St Linden Fäb. Valla Skola Strångsjö sk. Netto Skickat kallelse 140423 10:21 140422 15:21 140521 14:51 140514 08:10 140521 22:39 140322 12:54 140609 08:45 Skickat Tillsynsbilaga Nej 140422 15:21 140521 14:51 140514 08:10 140521 22:39 140322 12:41 140609 08:45 Skickat Underlag intern 140423 10:21 Nej 140521 14:51 140514 08:10 140521 22:39 Nej 140609 08:45 Kommentar [OA1]: Har missats. Vi får se till att bli bättre. Tillsynsdatum 140430 140429 140812 140602 140617 140521 140618 Kommunicerat utkast 14050615:59 140505 14:42 140818 09:09 140602 12:26 140628 06:13 140526 16:25 Inga brister Färdigställt utkast 14090213:47 140516 20:23 140820 13:12 140604 08:28 14080916:29 140604 18:54 140808 09:38 Debiterat 140516 140522 140821 140710 140821 140610 Inte ännu Kundnöjdhet Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Inte ännu Tid tillsyn <-> färdig TJA/FÖR 125 dagar 17 dagar 9 dagar 2 dagar 53 dagar (??) 15 dagar 51 dagar Kommentar [OA2]: Skickas i klump när det gått en tid efter tillsyn. Då hinner verksamheterna med åtgärderna och kan reflektera över tillsynen som helhet. Kommentar [OA3]: Orsak? Kommentar [OA4]: Stämmer verkligen datumen? Kommentar [OA5]: Orsak? -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

28 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA D Kvartalskontroll 3, resultat -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

29 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA E Kvartalskontroll 4, resultat -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

30 INTERN KONTROLL 2014 KONTROLLOMRÅDE Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Riskbedömning Uppföljning av insats Fungerande rutin för uppföljning av insats Kontroll mot insatser att antagen rutin efterlevs. Ansvarig för kvalitetsgranskning av insatsrapporter 2 ggr/år Fullständig RL Befintlig rutin Enligt Verksamhetsplan 2013-2015 finns följande prioriterade olycksområden vad gäller undersökning och lärande: - Alla dödsolyckor (gäller ej suicid) - Anlagda bränder i och runt offentliga byggnader - Bostadsbränder - Trafikolyckor med allvarligt skadade, stora miljö konsekvenser eller kunnat få stor inverkan/kostnad för samhället - Andra olyckor som kan vara intressanta ur ett samhällsperspektiv - De temaolyckor som MSB valt att titta närmare på i riket, varierar över tid - Regionala olyckor som MSB samordnaren ser behovet av att djupstudera. De metoder som VSR använder sig av vid undersökning av olyckor är dels grundläggande undersökning, dels utökad undersökning. Grundläggande undersökning genomförs efter alla olyckor som föranlett en räddningsinsats, genom insatsrapport som insatsledaren skriver. Utökad undersökning genomförs då RCB anser det nödvändigt eller om räddningsledaren anser att insatsen är av en sådan karaktär att det finns behov av en utökad undersökning. På de prioriterade områdena ovan ska alltid en utökad undersökning genomföras, endera av enheten för undersökning och lärande, av annan personal inom VSR eller genom att ta hjälp av externa resurser. Kontrollmetod Den person som genomför kvalitetsgranskning av insatsrapporter gör en avstämning mot de prioriterade områden som nämns ovan. Därefter kontrolleras med enheten för utredning och lärande vilka av dessa insatser det finns en utökad utredning kring. Utfall Första halvåret 2014 se Bilaga A. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

31 INTERN KONTROLL 2014 Anmärkningsvärt ur Slutsats Fylls i innan slutlig rapportering till direktionen ska ske Länsstyrelsens prioriterade områden fler förelägganden och fler utredningar. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

32 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA A Halvårskontroll 1, resultat Larmnr DATUM BESKRIVNING UTR 2 2014-01-01 Anlags brand, Sandbäcksskolan. Någon har tryckt in brännbart NEJ material i ett brevinkast. 8 2014-01-05 Anlagd brand, Industrihuset Pumpen. Storbrand med totalskada, JA mycket uppmärksamhet. 11 2014-01-06 Trafikolycka, en påkörd person som omkom. Nej 16 2014-01-09 Anlagd brand, Nävertorpsskolan. Rumsbrand i en källarlokal. Nej 21 2014-01-13 Lägenhetsbrand på Norr. Fullt utvecklad brand, lägenheten Nej totalskadad. Inga personskador. 24 2014-01-15 Trafikolycka Biltemarondellen, två personbilar. En person svårt Nej skadad. 30 2014-01-19 Villabrand. Brand i trossbotten i anslutning till eldstad. Nej 32 2014-01-20 Anlagd brand Duveholmshallen. Eldat i papperskorgar; vaktmästare Nej har släckt vid ankomst. 35 2014-01-21 Lägenhetsbrand på Nyhemsgatan. 3 personer lindrigt rökskadade. Nej 65 2014-02-12 Anlagd brand Duveholmsskolan. Branden släckt vid framkomst. Nej 77 2014-02-25 Villabrand Brebol. Villa och förrådsbyggnad helt nedbrunna. Nej 78 2014-02-25 Utsläpp Farligt Ämne, Shell. En stor mängd diesel rinner ut på marken och spillzonen fyller inte sin funktion.?? Nej 114 2014-03-21 Lägenhetsbrand Lövängen. 4 personer lätt rökskadade, lägenheten Nej rök- och brandskadad. 125 2014-03-31 Trafikolycka med lastbil utanför Valla. Singelolycka, chauffören Ja omkommer. 158 2014-04-15 Utsläpp farligt ämne. Lastbil havererat varpå dieseltanken rämnat. Vattenskyddsområde.?? Nej 186 2014-04-29 Brand i byggnad. Takbrand på Kullbergska sjukhuset. Nej 224 2014-05-18 Villabrand. Eldning som spridit sig till intilliggande villas tak. Nej 237 2014-05-24 Anlagd brand, Valla IP. Föreningsbyggnaden nedbrunnen. Nej 262 2014-06-11 Utsläpp farligt ämne. Lastbil som kört av vägen varvid dieseltanken rämnat. Vattenskyddsområde.?? Nej 271 2014-06-15 Villabrand Hållsta, bakom en spis. Glödbrand i vägg. Nej 316 2014-07-15 Brand i arbetslokal/bostad i Bie. Mindre brand- och rökskador. Nej 326 2014-07-22 Trafikolycka, en tankbil med latex som vält. Chauffören lindrigt skadad.?? Nej 332 2014-07-25 Drunkning Lyttersta, en person omkommen. Nej -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

33 INTERN KONTROLL 2014 BILAGA B Halvårskontroll 2, resultat -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle -

34 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 31 Sida Dir Delegationsbeslut Förslag till beslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna Beskrivning av ärendet Direktionen tar del av sammanställning av delegationsbeslut. sunderlag Information ordförandebeslut Nämndlista, 2014-05-05 2014-09-15 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

35

36 Nämndlista 2014-09-16 sid 1 (5) Period: 2014-05-05-2014-09-15 Ärenderubrik Objekt/Fastighet Kommun Remiss Detaljplan - Högsjö Församlingshem. Högsjö Församlingshem. Vingåker 2014-05-05 Remissvar DP - Högsjö Församlingshem. OA 253.2014.00081.2662 Tillstyrks Tillsyn LSO, regelbunden - Högsjö Skola Högsjö Skola Vingåker 2014-05-07 Tjänsteanteckning - Högsjö Skola MJ 101.2014.00084.2665 Bygglovsremiss - Nejlikan 7. Nejlikan 7. 2014-05-12 Utlåtande BSD - Nejlikan 7. OA 201.2014.00079.2668 Allmän sammankomst - Kulturfestival Björkviks Ring Anmärkning, mindre brist Föreslår godkännande 2014-05-12 Remissvar AS - Kulturfestival Björkviks Ring MA 501.2014.00083.2673 Bygglovsremiss - Sandbäcken 3:1 (Jägarparken) Sandbäcken 3:1 2014-05-14 Utlåtande BSD - Sandbäcken 3:1 OA 201.2014.00068.2675 Remiss Serveringstillstånd - Orientalisk Kolgrillen Föreslår godkännande 2014-05-15 Remissvar - Orientalisk Kolgrillen MA 604.2014.00090.2681 Tillsyn sampl, regelbunden - Karsuddens Sjukhus Karsuddens Sjukhus Katrineholm 2014-05-15 Tjänsteanteckning - Karsuddens Sjukhus OA 105.2014.00091.2684 Anmärkning, mindre brist Sakkunnigutlåtande - Karsuddens Sjukhus Karsuddens Sjukhus Katrineholm 2014-05-16 Sakkunnigutlåtande - Karsuddens Sjukhus MA 505.2014.00085.2685 Tillståndshantering Brfv - Ö & B. Överskottsbolaget AB. Ö & B. Överskottsbolaget AB. Katrineholm 2014-05-21 Tillståndsbeslut - Ö&B Överskottsbolaget AB MA 401.2014.00094.2702 Tillsyn LSO, regelbunden - Strångsjö Skola Strångsjö Skola Katrineholm 2014-05-21 Tjänsteanteckning - Strångsjö Skola MJ 101.2014.00095.2704 Offentlig tillställning - Bil- & MC-träff Broby 2014-05-22 Remissvar OT - Bil- & MC-träff Broby OA 502.2014.00089.2707 Anmärkning, mindre brist Tillståndshantering Explv - Bygg & Interiör Katrineholm. Bygg & Interiör Katrineholm. Katrineholm 2014-05-23 Tillståndsbeslut - Bygg & Interiör i Katrineholm AB OA 402.2014.00023.2711 Beviljas Tillståndshantering Brfv - Nordiska Museet Julita. Nordiska Museet Julita. Katrineholm 2014-05-23 Tillståndsbeslut - Nordiska Museet Julita. MA 401.2014.00051.2712 Beviljas

37 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet 2014-09-16 sid 2 (5) Kommun Remiss Detaljplan - Barken 18. Barken 18. 2014-05-23 Remissvar DP - Barken 18. OA 253.2014.00096.2714 Tillstyrks Tillståndshantering Brfv - Silver & Stål AB. Silver & Stål AB. Vingåker 2014-05-28 Tillståndsbeslut - Silver & Stål AB OA 401.2014.00060.2719 Bygglovsremiss - Hunden Hunden Beviljas 2014-05-28 Utlåtande BSD - Hunden OA 201.2014.00097.2720 Föreslår godkännande Tillsyn LSO, regelbunden - Stiftelsen Linden Fäboda Stiftelsen Linden Fäboda Katrineholm 2014-06-02 Tjänsteanteckning - Stiftelsen Linden Fäboda OA 101.2014.00099.2722 Allmän sammankomst - Stadsparken Stadsparken 2014-06-03 Remissvar AS - Stadsparken OA 501.2014.00100.2725 Utan anmärkning Tillståndshantering Brfv - Biltema Biltema Katrineholm 2014-06-03 Tillståndsbeslut - Biltema MA 401.2014.00101.2729 Tillståndshantering Brfv - Restaurang Kims Thai Wok Restaurang Kims Thai Wok Vingåker 2014-06-04 Tillståndsbeslut - Restaurang Kims Thai Wok MA 401.2014.00086.2731 Beviljas Bygglovsremiss - Skogsborgsskolan Skogsborgsskolan Katrineholm 2014-06-10 Utlåtande BSD - Skogsborgsskolan OA 201.2014.00102.2744 Bygglovsremiss - Mekonomen Mekonomen Katrineholm 2014-06-10 Utlåtande BSD - Mekonomen OA 201.2014.00105.2745 Sakkunnigutlåtande - Valla IP 2014-06-10 Sakkunnigutlåtande - Valla IP MA 505.2014.00107.2746 Bygglovsremiss - Lantgarden i Katrineholm AB. Lantgarden i Katrineholm AB. Katrineholm 2014-06-10 Utlåtande BSD - Lantgarden i Katrineholm AB. OA 201.2014.00071.2750 Remiss Serveringstillstånd - Björkviks Ring Föreslår godkännande 2014-06-12 Remissvar MA 604.2014.00108.2758 Allmän sammankomst - Föreningen Katrineholms veckan 2014-06-17 Remissvar AS - Föreningen Katrineholms veckan MA 501.2014.00112.2762 Bygglovsremiss - Stenbergs Bil I Katrineholm AB. Stenbergs Bil I Katrineholm AB. Katrineholm 2014-06-18 Utlåtande BSD - Stenbergs Bil I Katrineholm AB. OA 201.2014.00109.2766 Föreslår godkännande Tillsyn LSO, regelbunden - Netto Netto Katrineholm 2014-06-18 Tjänsteanteckning - Netto GM 101.2014.00114.2768 Utan anmärkning

38 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet 2014-09-16 sid 3 (5) Kommun Remiss Detaljplan - Baggetorps Skola Baggetorps Skola Vingåker 2014-06-18 Remissvar DP - Baggetorps Skola OA 253.2014.00113.2771 Tillstyrks under förutsättning Tillsyn LSO, regelbunden - Hjälmargården Hjälmargården Vingåker 2014-06-19 Föreläggande - Hjälmargården OA 101.2014.00078.2772 Anmärkning, mindre brist Tillsyn LSO, regelbunden - Valla Skola Valla Skola Katrineholm 2014-06-17 Tjänsteanteckning - Valla Skola MJ 101.2014.00116.2773 Anmärkning, mindre brist Tillståndshantering Brfv - Lantgarden i Katrineholm AB. Lantgarden i Katrineholm AB. Katrineholm 2014-06-24 Tillståndsbeslut - Lantgarden i Katrineholm AB OA 401.2014.00049.2778 Beviljas Tillståndshantering Brfv - Shell Katrineholm Shell Katrineholm Katrineholm 2014-06-25 Tillståndsbeslut - Shell Katrineholm OA 401.2014.00021.2784 Olycksutredning, övrigt - Oppeby Gård, Nyköping Hästen 1 Beviljas 2014-06-09 Utredning, övrigt - Oppeby Gård, Nyköping MA 899.2014.00103.2793 Tillståndshantering Brfv - SKF Östra SKF Östra Katrineholm 2014-07-02 Tillståndsbeslut - SKF Mekan AB OA 401.2014.00121.2797 Tillståndshantering Brfv - Wallins Bil Wallins Bil Katrineholm 2014-07-03 Tillståndsbeslut - Wallins Bil OA 401.2014.00115.2800 Beviljas Tillståndshantering Explv - Lindbols Gård Lindbols Gård Vingåker 2014-07-04 Tillståndsbeslut - Lindbols Gård OA 402.2014.00111.2804 Beviljas Tillståndshantering Brfv - INGO - macken Katrineholm. INGO - macken Katrineholm. Katrineholm 2014-07-07 Tillståndsbeslut - Statoil Fuel & Retail Sverige AB Remiss Serveringstillstånd - Högsjö BK MA 401.2014.00124.2809 Beviljas 2014-07-08 Remissvar - Högsjö BK MA 604.2014.00123.2810 Allmän sammankomst - Italiensk Marknad Beviljas 2014-07-11 Remissvar AS - Italiensk Marknad MA 501.2014.00125.2812 Allmän sammankomst - Vingåkers Socialdemokratiska Arbeterkommun 2014-07-11 Remissvar AS MA 501.2014.00126.2814 Tillståndshantering Explv - Alpinbutiken Alpinbutiken Vingåker 2014-07-21 Tillståndsbeslut - Alpinbutiken MA 402.2014.00119.2823 Tillståndshantering Brfv - Skenäs Gård AB Skenäs Gård AB Vingåker 2014-08-04 Tillståndsbeslut - Skenäs Gård AB MA 401.2014.00087.2831 Beviljas

39 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet 2014-09-16 sid 4 (5) Kommun Tillsyn Flerbostadshus - Heimstaden Heimstaden Katrineholm 2014-08-05 Tjänsteanteckning - Heimstaden 04 108.2014.00129.2833 Anmärkning, mindre brist Tillsyn Flerbostadshus - Heimstaden Heimstaden Katrineholm 2014-08-11 Tjänsteanteckning - Heimstaden 16 108.2014.00131.2838 Tillsyn Flerbostadshus - KFAB KFAB Katrineholm 2014-08-12 Tjänsteanteckning - KFAB 04 108.2014.00132.2839 Tillsyn sampl, regelbunden - Thorslundkagge Thorslundkagge Vingåker 2014-08-12 Tjänsteanteckning - Thorslundkagge OA 105.2014.00133.2840 Anmärkning, mindre brist Tillsyn Flerbostadshus - KFAB KFAB Katrineholm 2014-08-18 Tjänsteanteckning - KFAB 04 108.2014.00135.2849 Utan anmärkning Remiss, övriga myndigheter - Flodafors Skola Flodafors Skola Katrineholm 2014-08-19 Remissvar ÖM - Flodafors Skola OA 699.2014.00134.2852 Tillståndshantering Brfv - Restaurang Kirin Restaurang Kirin Vingåker 2014-08-22 Tillståndsbeslut - Restaurang Kirin OA 401.2014.00138.2860 Beviljas Tillsyn LSO, regelbunden - Förskolan Näverstugan Förskolan Näverstugan Katrineholm 2014-08-28 Tjänsteanteckning - Förskolan Näverstugan MJ 101.2014.00140.2864 Tillsyn LSO, regelbunden - Förskolan Stavstugan Förskolan Stavstugan Katrineholm 2014-08-29 Tjänsteanteckning - Förskolan Stavstugan MJ 101.2014.00141.2865 Tillsyn LSO, regelbunden - Förskolan Sörgården Förskolan Sörgården Katrineholm 2014-08-29 Tjänsteanteckning - Förskolan Sörgården MJ 101.2014.00142.2866 Bygglovsremiss - Trucken 3 Trucken 3 Katrineholm 2014-09-02 Utlåtande BSD - Trucken 3 OA 201.2014.00144.2877 Remiss Serveringstillstånd - Joan s Café & Bistro. Föreslår godkännande 2014-09-05 Remissvar - Joan s Café & Bistro. MA 604.2014.00148.2882 Tillsyn sampl, regelbunden - Voith Paper Fabrics Högsjö AB. Voith Paper Fabrics Högsjö AB. Vingåker 2014-09-05 Tjänsteanteckning - Voith Paper Fabrics Högsjö AB. OA 105.2014.00149.2883 Anmärkning, mindre brist Tillståndshantering Brfv - Q-Star Valla. Q-Star Valla. Katrineholm 2014-09-10 Tillståndsbeslut - Q-Star Valla. OA 401.2014.00075.2890 Beviljas Bygglovsremiss - Granhedens gruppboende Granhedens gruppboende Katrineholm 2014-09-11 Utlåtande BSD - Granhedens gruppboende OA 201.2014.00146.2891 Föreslår godkännande

40 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet 2014-09-16 sid 5 (5) Kommun Remiss Serveringstillstånd - AB Ericsberg Säteri AB Ericsberg Säteri Katrineholm 2014-09-11 Remissvar - AB Ericsberg Säteri MA 604.2014.00150.2893 Beviljas under förutsättning Tillsyn Flerbostadshus - Heimstaden Heimstaden Katrineholm 2014-09-08 Tjänsteanteckning - Heimstaden DR 108.2014.00155.2897 Tillsyn Flerbostadshus - Heimstaden Heimstaden Katrineholm 2014-09-12 Tjänsteanteckning - Heimstaden DR 108.2014.00156.2898 Tillsyn LSO, regelbunden - Förskolan Norrgården Förskolan Norrgården Katrineholm 2014-09-15 Tjänsteanteckning - Förskolan Norrgården MJ 101.2014.00157.2905 Anmärkning, mindre brist Antal händelser: 62

41 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 32 Sida Dir Information Förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna Beskrivning av ärendet sunderlag Justerandes sign Utdragsbestyrkande

42 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2014-09-24 33 Sida Dir Övrigt Utkast - Upphandlingskontorets kommentarer och förslag på underlag för upphandling av sotning i Vingåkers kommun Som svar på en fråga informerades om att avtalet för sotaren i Vingåker upphör automatiskt när han fyller 65 år. Arbetsutskottet bestämmer ett extra direktionsmöte den 7 oktober 2014, kl. 18:00. Räddningschef Roger Larsson tackar direktionen för uppvakningen på hans 60- årsdag. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

43 Dnr: xxxx.xxxxx.xxxx FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV: SOTNING (RENGÖRING) och Brandskyddskontroll Anbudsgivning avseende sotning Västra Sörmlands Räddningstjänst inbjuder intresserade anbudsgivare till anbudsgivning avseende lagstadgad sotning och brandskyddskontroll i Vingåkers(Katrineholms) kommun Avtal kommer att upprättas med ett eller flera bolag för utförande av sotning och brandskyddskontroll. Välkomna att lämna anbud. Roger Larsson Västra Sörmlands Räddningstjänst

44 Anbudsföreskrifter Anbudsgivningen avser en tjänstekoncession i enlighet med definitionen i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen kommer i väsentliga delar att genomföras i likhet med en förenklad upphandling. Förhandling med anbudsgivare kommer troligen att ske. Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Anbud skall utformas enligt anvisningar och krav i detta förfrågningsunderlag med bifogad anbudsblankett. Samtliga frågor ska besvaras. Anbud kan uteslutas om det är ofullständigt. Reservationer accepteras inte. Anbud kan lämnas i pappersform eller som elektroniskt anbud via Katrineholms kommuns upphandlingsstöd. I första hand önskar kommunen att anbudet lämnas elektroniskt på adressen: https://atc01.avantra.se/avantra/customer/katrineholm/modules/purchase/published/ Elektroniska anbud kan endast lämnas via kommunens upphandlingsportal och inte via t.ex. e-post. Former för Anbudsgivningen Anbud ska följa förfrågningsunderlagets struktur för att granskning och utvärdering av anbud ska kunna ske på ett effektivt sätt. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar ska bifogas anbudet. Anbud ska vara skriftlig och avfattat på svenska samt vara undertecknad. Ex Anbud skall avlämnas i enlighet med bifogat anbudsformulär. Anbudet skall vara komplett och innehålla samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Anbudet skall lämnas skriftligt i ett original eller som e-anbud. Anbudet skall avges skriftigt på svenska språket. Anbud får inte innehålla reservation eller annan förutsättning för anbudet som kan inverka på anbudssumman, dessa anbud kommer att förkastas. Anbud skall avges på bifogad anbudsblankett. Anbud skall vara undertecknat. Vid elektroniska anbud ska anbudsblanketten undertecknas, skannas och bifogas det elektroniska anbudet. Anbud i pappersform skall adresseras till angiven anbudsadress, vara försett med angiven märkning (AFB 34) Begränsning för E-anbud De filformat som kan mottagas vid e-anbud är:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.ppt,.pptx,.pdf,.txt,.gif,.jpg. Storleksbegränsning för enskild fil är 50MB. Om annat filformat eller större fil önskas inlämnas ska anbudsgivaren senast 3 arbetsdagar före sista anbudsdag kontakta upphandlingens kontaktperson Anbud får inte avlämnas via telegram, telefax eller e-post. 2

45 av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudsbilagor såsom verifikationer av handlingar, certifikat, intyg eller liknande accepteras på andra språk. Vinnande anbudsgivare ska på begäran översätta ingivna bilagor på egen bekostnad. Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. Beviset, för teckningsrätten, i form av utdrag från Bolagsverket eller fullmakt ska inges, motsvarande utländska bevis godtages. Beviset från Bolagsverket eller fullmakten ska inte vara äldre än sex månader. Anbud per telefax eller e-post accepteras inte, på grund av att anbudssekretess inte kan garanteras. Anbudet ska innehålla en försäkran, på heder och samvete, från anbudsgivaren att lämnade uppgifter är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för upphandlingen inte utelämnats. Anbudet skall innehålla anbudsgivarens organisationsnummer, adress, telefonnummer och e- postadress. Vid Pappersanbud ska Anbudet ska lämnas i förslutet omslag och märkas Anbud sotning, dnr.xxx/xxx och sändas till: Västra Sörmlands Räddningstjänst Attn. Marcus Asplund Djulögatan 46 641 80 Katrineholm Eller att vi skriver att det går hit? Katrineholms kommun Ekonomi och upphandlingsavdelningen 6431 80 Katrineholm Anbudstid Anbudet ska vara VSR tillhanda senast den 2014-xx-xx. För sent inkommet anbud kommer inte att prövas. Det åligger avsändaren att försäkra sig om att anbudet inkommer i rätt tid och form. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt tre månader efter anbudstidens utgång. Avtalstid 2015-01-12-2015-12-31 med möjlighet till förlängning 1+1+1år(löpande 1 år) Bindande avtal Förutsättningarna för civilrättsligt avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättas och undertecknas av behörig företrädare för både parterna. 3

46 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Definition Uppdraget omfattar lagstadgad sotning och brandskyddskontroll enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor och förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor i Vingåkers kommun. Anbudsgivarna förbinder sig att utföra rengöring (sotning) och brandskyddskontroll av fasta förbränningsanordningar, som inte är inrättade för eldning uteslutande med gas och därtill hörande rökkanaler samt rengöring av imkanaler i restauranger, storkök och jämförbara utrymmen. Anbudsgivarna skall följa Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter, förbundets beslut vad avser genomförande och frister och i övrigt följa gällande lagar, förordningar och andra av myndigheter utfärdade bestämmelser som äger tillämpning i anbudsgivarens verksamhet. Anbudsgivare ska vidare följa de föreskrifter och arbetsordningar som kommunalförbundet meddelar. Frågor som ställs av leverantör Eventuella frågor om upphandlingen ska ställas via e-post till: marcus.asplund@vsr.katrineholm.se Eventuella frågor skall vara inkomna senast 7 arbetsdagar innan anbudstidens utgång och likalydande svar kommer att distribueras till de som hämtat FFU. Svar på frågor ges inom 3 arbetsdagar. Frågor och svar kommer att presenteras via kommunens upphandlingsportal https://atc01.avantra.se/avantra/customer/katrineholm/modules/purchase/published/. De Anbudsgivare som hämtat ut upphandlingsunderlaget via vår upphandlingsportal kommer även att få ett e-postmeddelande till er angivna e-postadress. Anbudsgivare som inte hämtat upphandlingsunderlaget via vår upphandlingsportal får själva bevaka ev. kompletteringar. Frågor rörande upphandlingen ska göras skriftligen till: upphandling@katrineholm.se Har skrivit vår epost men det behövs inte men jag tycker ni ska skriva antal dager innan utgång som frågor ska ha inkommit istället för datum. Blir det så att ni måste ändra eller något i upphandlingen så måste man ändra med datum det är då bättre att skriva dagar tycker jag men det är upp till er vad ni tycker är bättre. Kompletteringar, svar på inkomna frågor etc. kommer att distribueras till samtliga som har skickat sin e-post adress med texten sotningsupphandling i ämnesraden Sista dag för mottagande av frågor är den xx september 2014 fram till klockan 12.00. Skriftligt svar ges löpande dock senast den xx september 2014 fram till klockan 13.00 4

47 Komplettering av anbud På begäran ska anbudsgivaren vara beredd att uppvisa relevanta intyg, deklarationer och certifikat. Anbudsöppning Öppning av anbuden beräknas ske 2014-xx-xx på brandstation i Katrineholm. Sekretess/tilldelningsbesked Upphandlingen är belagd med absolut sekretess till dess tilldelningsbesked skickats ut. Tilldelningsbeskedet kommer att sändas ut via e-post. Genomförande av anbudsprövning Anbudsprövning sker i två steg: 1. Leverantörskvalificering, skallkravsprövning 2. Utvärderingskriterier Anbudsgivare och anbud kommer att bedömas utifrån de grunder som anges i förfrågningsunderlaget. Under anbudsprövningen kan Västra Sörmlands Räddningstjänst medge att anbudsgivare får rätta ett uppenbart fel i anbudet. VSR kan komma att begära förtydliganden av ingivna anbud. Leverantörskvalificering Uteslutningsfasen innefattar kontroll av att: Anbudsgivaren är ej på obestånd eller föremål för konkurs enligt LOU 2007:1091 kap 10:2, se bilaga svarsformulär nr.1. Anbudsgivaren fullgör sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter. Kommunen kommer att kontrollera detta hos Skatteverket. Anbudsgivaren behöver inte bifoga blankett SKV 4820 Upplysningar vid offentlig upphandling. Anbudet innehåller svar på samtliga frågor samt innehåller samtliga efterfrågade bilagor och handlingar, se bilaga svarsformulär nr.1. Anbudsgivaren har ekonomisk stabilitet och finansiell styrka för att genomföra uppdraget. Se bilaga svarsformulär nr.1. Anbudsgivaren skall ha den bakgrund och kunskap, som behövs för att klara det uppdrag som upphandlingen omfattar. Se bilaga svarsformulär nr.1. Som bevis för att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav skall följande handlingar bifogas anbudet: se bilaga svarsformulär nr.1 ifyllt och undertecknat. av behörig företrädare. Bilaga, Kopia på Registeruppgift/Registreringsbevis från Bolagsverket, eller motsvarande om registreringsskyldighet föreligger, ej äldre än två månader vid tiden för an- 5

48 sökan. Utländska företag kan verifiera med motsvarande dokument från sitt lands myndighet. Senaste årsredovisningen kan komma att efterfrågas i efterhand om VSR anser det nödvändigt. Ekonomiska föreningar, andra typer av organisationer, enmansföretag, företag som är nystartade eller föremål för omkonstruktion samt utländska företag skall lämna annan ekonomisk dokumentation, som visar att anbudsgivaren har förutsättningar att fullfölja sina åtaganden enligt anbud, enligt LOU 2007:1091 kap 11:7 om bevis vid offentlig upphandling. Väljer leverantören att åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet, skall leverantören genom att tillhandahålla ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt visa att leverantören kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet skall fullgöras. Anbudsgivare som uppfyller ovanstående krav går vidare till skallkravsprövningen. Skallkravsprövning Uppfyllande av skallkrav innefattar kontroll av att: anbudet uppfyller samtliga ställda skallkrav avseende formella krav enligt ovan och att den offererade varan/tjänsten uppfyller samtliga skallkrav i svarsformuläret. Om anbudet inte uppfyller samtliga i förfrågningsunderlaget ställda skallkrav kommer anbudet och därmed anbudsgivaren att uteslutas. Endast anbudsgivare som klarar kvalificeringsfasen går vidare till utvärderingen. Prövning av anbud VSR kommer att anta det anbud som uppfyller VSRs krav och totalt sett bedöms som de mest fördelaktiga med hänsyn till nedanstående kriterier. Prövning av anbud kommer att ske i två steg: Första steget I steg ett prövas att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på utföraren. Vid undersökningen kommer företagets kapacitet att fullfölja uppdraget att prövas. VSR förbehåller sig rätten utföra egna kontroller. Accept av skallkrav är en förutsättning för uppdragets uppfyllande (se svarsformulär nr.1). Anbudet prövas så att det uppfyller samtliga ställda skallkrav som ställs i svarsformuläret. Uppfyllandet av skallkraven är en förutsättning för att vidare utvärdering av anbudet ska ske. Entreprenör som tidigare utfört liknande tjänster åt VRS brandförsvaret och då visat bristande förmåga att fullgöra sina åtaganden mot brandförsvaret och fastighetsägare kan få sitt anbud förkastat. (Framkommer det att entreprenör har misskött sina åtagande av liknade tjänster kan anbudet komma att förkastas.)?? 6