1 MYNDIGHET AVDELNING/KONTOR FASTSTÄLLELSEDATUM Fritidsnämnden Fritidsförvaltningen 1992-04-07 (Reviderad 2007) Bilaga FRITIDSCHEF Arbetskopia protokoll, Efter 1 år till nämndsekreterare Fritidschef Gallras efter 5 år fritidsnämnden Arbetskopia protokoll, Efter 1 år till nämndsekreterare Fritidschef Gallras efter 5 år arbetsutskottet Underlag för budgetarbete Fritidschef Aktuella projekt Fritidschef Driftfrågor Fritidschef Verksamhetsfrågor Fritidschef Personalpärm Hålls aktuell Fritidschef Protokoll från Sparas på nätet Gemensamma mappen på arbetsplatsträffar nätet Cookiefiler Fritidschef Gallras omedelbart Globalfiler Fritidschef Gallras omedelbart
2 NÄMNDSEKRETERARE Diarieförda handlingar (akter) Rensas före arkivläggning 5 år + innevarande Protokoll, fritidsnämnden Original: Inbinds : Sätts in i pärm Kassaskåp Fritidschef efter 1 år till 1 år nämndsekreterare Protokoll, arbetsutskottet Digitalt Original: Inbinds : Sätts in i pärm Kassaskåp Fritidschef efter 1 år till nämndsekreterare 1 år Gallras efter 5 år Digitalt Kallelser FN Digitalt Gallras efter 1 år Kallelser FN-AU Digitalt Gallras efter 1 år MBL-protokoll, original. 5 år Protokoll ArbetsPlatsTräffsmöten Digitalt (Gemensamma mappen, Fritidskontoret) Papperskopia Pärm i personalrum Gallras efter 1 år Protokoll Personalmöten Pärm i personalrum Gallras efter 1 år Fritidsnämndens Finns i protokoll + i förekommande 5 år + innevarande verksamhetsberättelser fall i akter Arvodeslistor FN och FN-AU Gallras efter 2 år Diariekort (DiVa) DiVa- resp. Platina-programmen 10 år + innevarande Ärendekort (Platina) (efter 1 år på papper) Diarielistor DiVa- resp. Platina-programmen (efter 1 år på papper) 5 år + innevarande (följer med akterna) Ett ex sparas hos nämndsekreterare Årsrapport (Ärenderegister) DiVA-programmet 5 år + innevarande (följer med akterna) Ett ex sparas hos
3 NÄMNDSEKRETERARE nämndsekreterare Anmälningar och rapporter Gallras efter 5 år Postlistor DiVa- resp. Platina-programmen (efter 1 år på papper) Gallras efter 5 år Inkommande och avgående Gallras efter 5 år skrivelser Ansökningshandlingar DiVa- resp. Platina-programmen Gallras efter 3 år (tjänster) Detaljplaner (akter) Handlingar finns hos Gallras efter 5 år samhällsbyggnadsnämnden Avtal Kassaskåp Bidragsansökningar Gallras efter 5 år Utbetalda bidrag Gallras efter 5 år Bidragskontroller Gallras efter 5 år Verksamhetsberättelser, Arkivläggs årsvis 5 år föreningars Föreningskatalog / förteckning Utdrag ur FRI-systemet 1 gång/år 5 år över i kommunen ver- kande föreningar Föreningsstadgar Föreningsregister FRI-systemet + pärm Info. om nybildade, vilande och nerlagda föreningar Vallentuna-Steget, manus Beslut om registrering av Anmäls i fritidsnämnden / personal- lotterier och ekonomiansvarig Beslut om tillstånd att Anmäls i fritidsnämnden / personal- anordna lotterier och ekonomiansvarig Lotteriredovisningar 5 år Gallras
4 NÄMNDSEKRETERARE Reklam Fördelas till aktuell tjänsteman Gallras omedelbart Cookiefiler Gallras omedelbart Globalfiler Gallras omedelbart PERSONAL- OCH EKONOMIANSVARIG Lönelistor - analyslistor Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år T2:or tjänstgöringsrapport * Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år TAP tjänstgöringsrapport * Original för senaste 2 åren Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 2 år TIM-anställda Personakter (anställd personal) Rensas före arkivläggning Personal- och ekonomiansvarig Vid behov Lotterihantering Originalhandlingar Personal- och ekonomiansvarig Gallras efter 5 år FRI-systemet Uppgradering vid behov Personal- och ekonomiansvarig Cookiefiler Personal- och ekonomiansvarig Gallras omedelbart Globalfiler Personal- och ekonomiansvarig Gallras omedelbart Manuella leverantörsfakturor Original för innevarande år Personal- och ekonomiansvarig Efter revision * När Besched används fullt ut kommer dessa rapporter att upphöra. Gråmarkering: lönehantering sker from 2008-09-01 via centralt lönekontor. Original förvaras inom HR-enheten.
5 FRITIDSINTENDENT Driftenheten Futis-protokoll Fritidsintendent Gallras efter 5 år Personal Original hos personal- och ekonomiansvarig Fritidsintendent Kopior gallras vid inaktualitet Skrivelser andra förvaltningar Fritidsintendent IP-rådsmöten ÖIP, VIP samt Pärm IP-råd Fritidsintendent Gallras efter 5 år Sporthallar Journalpärm + diverse Original på ekonomikontoret Fritidsintendent Kopior gallras efter 5 år budgethandlingar Össeby IP Pärm, objekt Förman Protokoll från anläggnings- Sparas på nätet Gemensamma mappen på Sidans arbetsplatsträffar nätet Kvarnbadet Pärm, objekt Förman Vallentuna IP Pärm, objekt IP-förman IP Skogen Pärm, objekt Fritidsintendent Gallras efter 5 år Cookiefiler Fritidsintendent Gallras omedelbart Globalfiler Fritidsintendent Gallras omedelbart
6 UTHYRNINGSASSISTENT Blanketter, utkvitterade Uthyrningsassistent nycklar Fakturaunderlag Uthyrningsassistent (manuell fakturering) Förhandsansökan Uthyrningsassistent Gallras efter 1 år lokalbokning Fakturaunderlag ADB Uthyrningsassistent FRI-systemet Underlag för uthyrningsverk- ADB Uthyrningsassistent samhet, nyckelhantering etc. i FRI-systemet Diverse taxor/avgifter Uthyrningsassistent Diverse skrivelser ADB Uthyrningsassistent Protokoll från föreningsträffar Uthyrningsassistent Gallras efter 3 år Cookiefiler Uthyrningsassistent Gallras omedelbart Globalfiler Uthyrningsassistent Gallras omedelbart
7 ENHETSCHEF, FÖRESTÅNDARE UNGDOMSENHETEN Personal Personakt Personal- och ekonomiansvarig Ekonomihandlingar Original Personal- och ekonomiansvarig Lagar Personal Ekonomi Verksamhet Personal- och ekonomiansvarig Personal- och ekonomiansvarig Protokoll APT Sparas i gemensamma mappar Skyddsrondsprotokoll Original Föreståndare/arbetsledare Kopior Övergripande ungdomsverksamhet Styrdokument för enheten Enhetens verksamhetsplaner Enhetens verksamhetsberättelser Projekt Utredningar Original sparas i gemensamma mappar Kopior Original Original finns tillsammans med fritidsnämndens berättelse. Kopior Original finns tillsammans med fritidsnämnden protokoll. Pågående projekt Avslutat projekt Original finns tillsammans med fritidsnämndens protokoll Pågående utredningar Facklig organisation Föreståndare/arbetsledare Föreståndare/arbetsledare /föreståndare Projektledare 5 år + innevarande Gallras efter 5 år
8 ENHETSCHEF, FÖRESTÅNDARE Tidningsartiklar Cookiefiler Gallras omedelbart Globalfiler Gallras omedelbart Nova/Café Haket Affischer/broschyrer Sparas i 8 ex. Fördelas 4 ggr/år till 7 Föreståndare 3 år + innevarande universitetsbibliotek och 1 ggr/år till kommunens centralarkiv. Statistik Original Föreståndare Mindre projekt Original Föreståndare Gallras efter 5 år Cookiefiler Gallras omedelbart Globalfiler Gallras omedelbart Fältgruppen Broschyrer Sparas i 8 ex. Fördelas 1 ggr/år till 7 Arbetsledare 3 år + innevarande universitetsbibliotek och 1 ggr/år till kommunens centralarkiv. Statistik Original Arbetsledare Mindre projekt Original Arbetsledare Gallras efter 5 år Fältbladet Sparas i gemensamma mappar Gallras efter 3 år (informationsskrift) Handlingsplaner Original Arbetsledare Cookiefiler Gallras omedelbart Globalfiler Gallras omedelbart Organisationsskiss Original finns tillsammans med kommunfullmäktiges protokoll. Kommunsekreteraren
9 ENHETSCHEF, FÖRESTÅNDARE Tryggare Vallentuna Protokoll Original 5 år + innevarande Handlingsplaner Original Ekonomihandlingar Personal- och ekonomiansvarig HANDIKAPPKONSULENT Handlingar Anvisningar och Förvaringsplats Lev till centr.arkiv Gallras/ kommentarer Adresser handikappade Sekretessbelagt. Förvaras Handikappkonsulent i låst skåp Fritidsaktiviteter funktionshindrade Handikappkonsulent Kurser Handikappkonsulent Handikappridning Handikappkonsulent Egna utskick Handikappkonsulent Information från Handikappkonsulent Gallras 1 år handikapporganisationer Handikapprådet Kopior Handikappkonsulent Gallras 1 år FRI-HAND FOMS Hålls aktuell Handikappkonsulent Broschyrer ang. fritidsverksamhet för Handikappkonsulent handikappade Cookiefiler Handikappkonsulent Gallras omedelbart Globalfiler Handikappkonsulent Gallras omedelbart
10 Kommunikationssamordnare Handlingar Anvisningar och Förvaringsplats Lev till centr.arkiv Gallras/ kommentarer FRI.systemet Uppgradering vid behov Kommunkationssamordnare Gallras efter 2 år Affischer/broschyrer Sparas i 8 ex. Kurser Kommunkationssamordnare Egna utskick Kommunkationssamordnare Cookiefiler Kommunkationssamordnare Gallras omedelbart Globalfiler Kommunkationssamordnare Gallras omedelbart Hemsida Sparas på servern Affischer/broschyrer Sparas i 8 ex Kommunkationssamordnare 3 år + innevarande Fritidsnämnden/fritidskontoret har antagit kommunfullmäktiges e-postpolicy. Arkivorganisaion Arkivansvarig: Fritidschef Jan-Åke Bredberg Arkivhandläggare: Marie-Louise Bornholm Arkivredogörare: Fritidsnämnden och fritidskontoret: Marie-Louise Bornholm Nova: Bitr. föreståndare Eiman Nezhadian Café Haket, Karby: Föreståndare Anna Lycke Ungdomsfältarna: Sofia Linder Vallentuna IP: Förman Ola Nilsson Kvarnbadet och sporthallar: Förman Kjell Jakobsson Össeby IP och övriga anläggningar: Förman Peter Öhman