Fakturering Skolning för ekonomisekreterare 5.5.2011 Sonja Fors
Innehåll 1. Kundöppning och kundregistret 1 a. Ifyllning av Certias kundblankett 1 b. Kontroll av kundens FO-nr och/eller momsnummer 5 c. Nätfakturor 6 d. Vyn i kundregistret 7 2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 9 a. Ifyllbara textfält på kundordern och teckenutrymme 9 b. SAP- och Itella-fakturans utseende 12 3. Att ändra språk och komplettera namnuppgifterna på kundordern 14 4. Momskoderna vid fakturering 16 a. Försäljningens momskoder 16 b. Momskoden på kundordern 17 c. Hur momskoden bestäms i SAP 20 5. Att ändra betalningsvillkor 21 a. Att ändra betalningsvillkor då kundordern uppgörs 21 b. Att ändra betalningsvillkor efter att fakturan skapats 22 6. Fakturering i främmande valuta 24 7. Öppna och kvittade fakturor 26 a. Kontroll av status för en enskild faktura 26 b. Fakturornas status kundvis 27 c. Fakturornas status projektvis 28 8. Kraven på fakturan i momsbeskattningen 29 Bilaga: Användbara skattefrihetsfraser
1. Kundöppning och kundregistret 1a. Ifyllning av Certias kundblankett 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kryssa i huruvida du vill föra in en kund, ändra på uppgifterna för en redan existerande kund eller låsa eller radera en kund i registret. Om blanketten gäller en kund som redan finns i kundregistret, fyll också i punkt 3. Fyll i uppgifterna om företagsnummer (Åbo Akademi 2800) Och försäljningskontor (Åbo 2800 eller Vasa 2801) Fyll i kundnumret om du kryssat i Ändring eller Låsning/radering ovan i punkt 1. Ange om kunden som du vill öppna är inhemsk eller utrikes. Inhemska kunder öppnas med ett kundnummer av formen 5XXXXXX och utrikes kunder av formen 6XXXXXX. Ange organisationens/företagets officiella namn eller privatpersonens namn (Efternamn Förnamn) Finska kunders officiella namn (firma) kan kontrolleras från Företags- och organisationsdatasystemet (FODS) 1. Undvik att öppna kundnummer för enskilda underavdelningar (ex. Turun yliopisto, Maantieteen laitos), eftersom kundregistret i längden blir svårorienterat och kundens fakturor fördelar sig på flera kundnummer i reskontran. De flesta kunder har en fakturaadress som kan användas vid all fakturering.. Uppgifterna om mottagande avdelning eller person kan anges på kundordern i referensen, i fakturans text eller genom att komplettera namnuppgifterna i adressen (se avsnitt 3). Om fakturor till org./företaget sänds med olika EDI-koder till olika enheter, måste dock varje sådan enhet öppnas med ett eget kundnummer (som i fallet Stora Enso Oyj). Då kan enheten anges t.ex. som ovan med /Enhetens namn (enklare att hitta i registret eftersom enbart första namnraden syns vid sökningar). 1 http://www.ytj.fi/svenska/ 1
1. Kundöppning och kundregistret 1a. Ifyllning av Certias kundblankett 6 7 8 6 7 8 Fyll i kundens adressuppgifter. Fyll i kundens FO-nummer (inhemska kunder) eller momsnummer (EU-kunder), om ett sådant finns. FO-nummer kan kontrolleras i FODS-informationstjänsten 2 och momsnumer på VIES(VAT Information Exchange System)-nätsidan 3. Observera att det inte går att söka fram momsnummer på nätsidan utan enbart att kontrollera det nummer som uppgetts. Fyll i kundens nätfakturauppgifter om sådana finns. Allt fler kunder har möjlighet att ta emot nätfakturor och en del t.o.m. kräver att få sina fakturor elektroniskt Fyll i fälten EDI-kod, nätfakturaadress och förmedlarkod i enlighet med vad kunden uppgett Många kunder har i t.ex. ingen särskild nätfakturaadress, utan EDI-koden fungerar också som nätfakturaadress, och då räcker det med uppgifterna om EDI-kod och förmedlarkod. 2 http://www.ytj.fi/svenska/ 3 http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ 2
1. Kundöppning och kundregistret 1a. Ifyllning av Certias kundblankett 9 10 11 12 13 14 15 9 10 11 12 Kryssa för kundtypen. Kryssa för om kunden skall öppnas på finska, svenska eller engelska. Valmöjligheterna begränsas av att flera kunder är gemensamma med de finskspråkiga universiteten. Därför är det bra att veta hur man ändrar språket i samband med att man uppgör en kundorder (se avsnitt 3). I regel skall varken indrivnings- eller räntelås sättas vid kundöppningar eftersom det är ytterst få kunder som behöver indrivnings- eller räntelås på kundnivå. Om enskilda fakturor behöver låsning sker låsningen på den enskilda fakturan och inte i kunduppgifterna. Indrivningslåset innebär att kunden inte får några kravbrev och är spärrad från att skickas till Lindorff. Räntelåset innebär att inga dröjsmålsränteräkningar skickas. Ett problem med låsningen är att fakturorna inte är med på kontrollistorna för betalningspåminnelser, indrivning och ränteräkningar, vilket försvårar uppföljningen. Ange det betalningsvillkor som skall tillämpas på kunden. Konsumentskyddslagen stället ett minimikrav på 14 dagars betalningstid vid försäljning till konsumenter. För organisationer och företag finns inga motsvarande bestämmelser men det är bra att ta hänsyn till den tid det tar för fakturan att nå kunden och den tid det tar för penningöverföringen. En bra tumregel är att ge 14 dagars betalningstid åt inhemska kunder, 21 dagars åt nordiska kunder och 30 dagars åt övriga. De finländska universiteten faktureras enligt överenskommelse med betalningstid 30 dagar netto. Betalningsvillkoret kan vid behov ändras på en enskild faktura (se avsnitt 4). 3
1. Kundöppning och kundregistret 1a. Ifyllning av Certias kundblankett 13 14 15 Kryssa i om kunden i regel beskattas i samband med faktureringen eller om kunden är skattebefriad. Att en kund är skattebefriad innebär att försäljningen beskattas i en annan stat än Finland; beskattningen kan då ske t.ex. via EU-moms eller tullförfarande. Observera att valet beskattas inte betyder att man inte skulle kunna skicka momsfria räkningar till kunden. Alla inhemska kunder och kunder inom EU som saknar momsnummer öppnas med valet beskattas. Med valet skattebefriad öppnas EU-kunder med ett momsnummer och kunder utanför EU. Ibland kan man behöva skicka en faktura med finsk moms till en kund som öppnats med valet skattebefriad. I dylika situationer kan man ändra momsinställningen på den enskilda kundordern (se avsnitt 4b). Skriv in eventuella anmärkningar. Ange datum och dina kontaktuppgifter. Den ifyllda blanketten skickas till Certia via Service Desk. 4
1. Kundöppning och kundregistret 1b. Kontroll av kundens FO-nr och/eller momsnummer Det finska företags- och organisationsnumret (FO-numret) består av sju siffror, ett bindestreck och en kontrollsiffra, t.ex. 1234567-8. På finska heter FO-numret Y-tunnus och på engelska Business ID. Företag och organisationer med ett FO-nummer kan sökas upp i Företags- och organisationsdatasystemets (FODS) informationstjänst 4. FODS är ett datasystem som upprätthålls gemensamt av Patent- och registerstyrelsen och Skattestyrelsen. I informationstjänsten kan man exempelvis kontrollera kundens firma och huruvida kunden är momsskyldig. Momsnumret eller mervärdesskattenumret används inom EU-området för att påvisa momsskyldighet. I Finland bildas momsnumret utgående från FO-numret genom att lägga till prefixet FI och ta bort bindestrecket. Alla kunder med FO-nummer är inte antecknade i momsregistret och får då heller inte använda sig av momsnumret. På finska heter momsnumret alvnumero eller arvonlisäverotunniste och på engelska VAT number. Ett momsnummers giltighet kan kontrolleras på VAT Information Exchange System(VIES)-nätsidan 5. Observera att det inte är möjligt att söka fram momsnummer t.ex. med hjälp av kundens namn, utan systemet är ämnat enbart för att kontrollera det momsnummer som kunden uppgett. 4 http://www.ytj.fi/svenska/ 5 http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ 5
1. Kundöppning och kundregistret 1c. Nätfakturor Vid nätfakturering behövs uppgift om kundens EDI-kod och/eller nätfakturaadress och förmedlarkod. Flera företag har t.ex. ingen separat nätfakturaadress och meddelar då bara sin EDIkod och sitt förmedlarsignum. Beteckningen EDI står för Electronic Data Interchange och handlar om strukturerad överföring av data. På finska är motsvarigheten OVT som är en förkortning för OrganisaatioidenVälinenTiedonsiirto. I Finland är EDI-koderna uppbyggda av den finska skatteförvaltningens signum 0037, företagets FOnummer (åtta tecken) och högst fem valbara tecken som identifierar t.ex. underenheter eller kostnadsställen. En EDI-kod kan alltså vara mellan 12 och 17 tecken lång. Nätfakturaadressen betecknar, som namnet säger, fakturamottagarens adress. Nätfakturaadressen kan vara en EDI-kod, IBAN eller något annat elektroniskt signum. Förmedlarkoden identifierar det företag som förmedlar nätfakturor till kunden. Förmedlarkoden kan se olika ut beroende på om det är en operatör eller en bank som fungerar som förmedlare. Exempel på förmedlarkoder är 003710948874 (Itella Information Oy) och NDEAFIHH (Nordea). Utvecklingscentralen för Informationssamhälle rf (TIEKE) upprätthåller en katalog på nätet över vilka företag som kan ta emot eller sända nätfakturor och deras nätfakturauppgifter 6. 6 http://verkkolasku.tieke.fi/listcompanies.aspx 6
1. Kundöppning och kundregistret 1d. Vyn i kundregistret Kundregistret kommer man in i med XD03 (Visa kund (centralt)). Genom att inte fylla i några andra fält än Kund kan man gå in och se på alla kunder som finns i det gemensamma registret. Genom att fylla i samtliga fält har man tillgång till mer information om de kunder som finns i ÅA:s bruk övriga kunder kommer man inte in i då, men ser ändå deras namn vid sökningar. I Allmänna data finns uppgifter på Adress- och Styrdataflikarna. 7
1. Kundöppning och kundregistret 1d. Vyn i kundregistret För att se om det finns nätfakturauppgifter för kunden, välj Alternativ->Texter. Backa ett steg och tryck på Försäljningsområdesdataikonen. Välj sedan Fakturafliken. Här ses kundens betalningsvillkor och momsklassificering. 8
2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 2a. Ifyllbara textfält på kundordern och teckenantal Textfälten i översikten 1 2 1 2 Beställningsnummer. I beställningsnummerfältet skriver man in kundens referens, dvs. Er referens. I fältet ryms 20 tecken (22 tecken blir synliga på Itella-fakturan, men två tecken faller utanför ramen). Beteckning. Materialkoden ger automatiskt en text i beteckningsfältet, men eftersom texten ibland är ytterst allmän och kanske intetsägande för kunden(t.ex. kontonamn) kan det ibland vara bra att ersätta den med en mer beskrivande beteckning på maximalt 40 tecken. 9
2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 2a. Ifyllbara textfält på kundordern och teckenantal Textfälten i positionsuppgifterna 3 4 3 4 Materialförsäljningstext. I materialförsäljningstextfältet skrivs en text som specificerar tjänsten eller varan som sålts. Materialförsäljningstexten placeras strax under beteckningen, så dessa kan utgöra en sammanhängande text. I fältet ryms 255 tecken. Skattefrihetsfras. En skattefrihetsfras är en fras om grunden för momsfriheten eller den omvända skattskyldigheten. I skattefrihetsfrasen skall ingå en hänvisning till grunden tör momsfriheten eller en hänvisning till den relevanta paragrafen i momslagen eller EU:s momsdirektiv. Läs bilagan om skattefrihetsfraser för mer information. I fältet för skattefrihetsfrasen ryms 255 tecken. Om materialtextfältet inte räcker till kan man fortsätta texten i skattefrihetsfrasfältet eftersom dessa är placerade efter varandra. 10
2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 2a. Ifyllbara textfält på kundordern och teckenantal Textfälten i huvuduppgifterna 5 6 7 5 6 7 Certia/Uni huvud extern. Detta fält placerar sig mellan dokumenthuvudet och materialtexterna. Här kan man t.ex. skriva in kundens referens om den är väldigt lång eller någon allmän text som gäller hela fakturan. Fältet rymmer 255 tecken. Vår referens. I detta fält anges kontaktpersonens namn och t.ex. telefonnummer eller e-mejladress. Uppgifterna kan vara uppdelade på två rader och på vardera rad ryms 29 tecken. Indrivningstext. I indrivningstextfältet skrivs en kort och koncis beskrivning av det som faktureras. I fältet ryms enbart 20 tecken. Indrivningstexten är inte synlig på fakturan, utan är ämnad som information åt Lindorff i det fall att fakturan går till indrivning. 11
2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 2b. SAP- och Itella-fakturans utseende SAP-fakturan 1 6 5 2 3 Här kommer Certia/Uni huvud extern 4 12
2. Fälten på kundordern och deras placering på fakturan 2b. SAP- och Itella-fakturans utseende Itella-fakturan 1 5 2 3 4 Här kommer Certia/Uni huvud extern 6 13
3. Att ändra språk och komplettera namnuppgifterna på kundordern Fakturans språk och kundens namnuppgifter kan ändras eller kompletteras i samband med att kundordern uppgörs i VA01 (Skapa kundorder) (eller via VA02 (Ändra kunder)). Observera att beteckningen inte ändras om språket ändras efter att man skrivit in materialkoden/-koderna. Uppgift om mottagande avdelning eller kontaktperson kan ofta skrivas in i referensen, i fakturans materialtextfält eller i Certia/Uni huvud extern-fältet, varför det rätt sällan finns behov för att gå in och ändra på namnuppgifterna på kundordern. Klicka på kundens namn eller förstoringsglaset i översikten för att komma till Huvuddata och välj Partnerfliken. Ett tredje alternativ är att välja Gå till->huvud->partner. Dubbelklicka på raden där det står Uppdragsgivare (men inte på själva Uppdragsgivare-texten). 14
3. Att ändra språk och komplettera namnuppgifterna på kundordern Här kan man ändra fakturans språk eller komplettera kundens namnuppgifter. Flera namnrader (dock högst fyra) fås genom att klicka på Ytterl. fält. Klicka på. Dubbelklicka på Fakturamottagare och gör samma ändringar här som för Uppdragsgivare. 15
4. Momskoderna vid fakturering 4a. Försäljningens momskoder Försäljningens momskoder är: Skattebefriad verksamhet 05 Försäljning som inte omfattas av momslagen 06 Övrig momsfri omsättning Beskattningsbar verksamhet 10 Försäljning moms 0%, skattebelagd verksamhet 17 Försäljning moms 23%, skattebelagd verksamhet 18 Försäljning moms 13%, skattebelagd verksamhet 19 Försäljning moms 9%, skattebelagd verksamhet 14 Försäljning övriga länder, moms 0%, skattebelagd verksamhet 15 Försäljning (varor) övriga EU-länder, skattebelagd verksamhet 16 Försäljning (tjänster) övriga EU-länder, skattebelagd verksamhet Exempel 05 basfinansiering från UKM, bidrag till avgiftsfri utbildning, bidrag till forskning som inte är affärsverksamhet mm. (kommer inte på periodskattedeklarationen) 06 fortbildning (MomsL 39 ), utbildningar (MomsL 39 ; t.ex. lagstadgad utbildning som universiteten säljer åt varandra), bibliotekstjänster, långsiktig uthyrning enligt MomsL 27, försäljning av tjänster och varor i samband med utbildningen (MomsL 39 ; t.ex. material, måltider, inkvartering) mm. 10 rörelsemässig försäljning enligt s.k. nollskattesats, bl.a. sådan försäljning som avses i MomsL 55 och 56 (gäller tidningar och tidskrifter och deras upplagor) 17 rörelsemässig försäljning som inte berörs av bestämmelserna om nollskattesats eller sänkt skattesats 18 rörelsemässig försäljning som berörs av MomsL 85 om sänkt skattesats 13 %, bl.a. matvaror, drycker och restaurang- och cateringtjänster 19 rörelsemässig försäljning som berörs av MomsL 85 a om sänkt skattesats 9 %, bl.a. persontransporter, inkvartering, böcker, inträdesavgifter till teaterföreställningar, nöjesparker, utställningar, museer, idrottsevenemang osv. 14 försäljning av varor/tjänster till kunder utanför EU (då omvänd skatteplikt) 15 försäljning av varor inom EU till kunder med momsnummer (då omvänd skatteplikt) 16 försäljning av tjänster inom EU till kunder med momsnummer (då omvänd skatteplikt) 16
4. Momskoderna vid fakturering 4b. Momskoden på kundordern Vid faktureringen bildas momskoden på basis av kundens och materialkodens momsinställningar. Momskoden på en kundorder ses genom att på Villkorfliken dubbelkicka på raden där det står MWST och Utgående moms. Momskoden visas då i Momsindikatorfältet. Om momskoden som SAP ger inte överensstämmer med det du tänkt dig, fundera på ifall någon annan materialkod vore lämplig. 17
4. Momskoderna vid fakturering 4b. Momskoden på kundordern I det fall att en kund som öppnats med valet skattebefriad (se avsnitt 1a. punkt 13) skall faktureras med finsk moms (t.ex. inkvartering i Finland) hjälper det inte att välja en annan materialkod utan då måste man ändra skattebefriad till skattepliktig på kundordern. Detta beror på att kundens momsinställningar är starkare än materialkodens.. I exemplet nedan vill vi sända en faktura med 9 % moms för inkvartering till EU-kunden BASF. Vi väljer materialkod 11221. Från Villkorfliken ses att SAP ger momskod 16 och räknar inte ut någon moms. Från Villkorfliken ser jag att SAP momsprocenten 0 och momskod 16. 18
4. Momskoderna vid fakturering 4b. Momskoden på kundordern Vi går och ändrar kundens momsinställningar till skattepliktig. Ändringen görs genom att välja Gå till- >Huvud->Faktura och sedan gå in med bollen i Avvik. skatteklass och välja Skattepliktig (väljs genom att dubbelklicka ). Slutligen går vi tillbaka till Villkorfliken (i positionsuppgiterna) och kontrollerar att momskoden blev rätt. Observera att ändringen berör hela fakturan och kan inte göras enbart för en enskild rad. 19
4. Momskoderna vid fakturering 4c. Hur momskoden bestäms i SAP Innan man går och ändrar på momskoder på kundordern kan det vara bra att förstå hur momskoden bestäms i SAP. Det som påverkar vilken momskoden blir är för det första kundens hemvist (inhemsk, EU-land, utanför EU). För det andra inverkar huruvida kunden öppnats som skattepliktig eller skattebefriad. Indelningen baserar sig på om huruvida Finland har beskattningsrätt då det gäller försäljningen till kunden (se också avsnitt 1a. punkt 13). Då kunden öppnas väljs det alternativ som täcker största delen av försäljningen till kunden. Ibland kan det alltså finnas behov för att ändra på inställningen. För det tredje inverkar materialkodens skatteklassificering på momskoden. Materialkodernas resp. kundernas skatteklasser visas i tabellerna nedan (tyvärr på finska). Nedan visas alla möjliga kombinationer för Sverige. I den sista kolumnen syns momskoden. Skatteklasserna 7 och 8 ger samma momskod oberoende av kundtypen. En materialkod med skatteklassificering 7 ger alltså alltid momskod 06 och en materialkod med skatteklassificering 8 ger alltid momskod 05. Materialkoder med någon av de andra skatteklassificeringarna kan ge flera olika momskoder beroende på kunden. 20
5. Att ändra betalningsvillkor 5a. Att ändra betalningsvillkor då kundordern uppgörs Betalningsvillkoret kan ändras i samband med att man uppgör en kundorder genom att välja Gå till-> Huvud->Faktura och gå in med bollen vid Bet.villkor. Dubbelklicka för att välja det betalningsvillkor du vill ha, t.ex. 30 dagar netto. Var noggrann med att ändra betalningsvillkoret i huvuddata som gäller för fakturan som helhet. En Fakturaflik finns nämligen också i positionsuppgifterna (de radspecifika uppgifterna). Om betalningsvillkoret ändras i positionsuppgifterna påverkas alltså bara den enskilda raden och om fakturan består av flera rader delar SAP materialet på flera fakturor eftersom en faktura inte kan ha rader med olika betalningsvillkor. 21
5. Att ändra betalningsvillkor 5b. Att ändra betalningsvillkor efter att fakturan skapats För att flytta fram förfallodatum för en redan skapad faktura, använd kommandot fbl5n (Kunder detaljpostlista), skriv in kundens kundnummer och ÅA:s försäljningsorganisationsnummer 2800 och låt oreglerade poster vara vald. Tryck på klockan. Gå in i den faktura som du vill ändra på genom att dubbelklicka på den. 22
5. Att ändra betalningsvillkor 5b. Att ändra betalningsvillkor efter att fakturan skapats Välj ikonen med bilden av ett par glasögon och en penna för att aktivera fälten. Betalningsvillkoret ändras genom att ändra på antalet dagar i fältet Dagar/proc. Dagarna räknas från fakturadatum. Spara. För att kontrollera att förfallodatumet blev rätt, backa ett steg med den gröna pilen och välj layout LASKU&VIITE för att få fram kolumnen NetFörfDat. Observera att på utskrifter av fakturan visas fortfarande det gamla förfallodatumet även om betalningsvillkoret ändrats i systemet. 23
6. Fakturering i främmande valuta Om fakturan skall uppgöras i annan valuta än euro, börja skapa kundordern på vanligt sätt i VA01 och välj sedan Gå till->huvud->försäljning. Ändra dokumentvalutan, via den gråa bollen, till det önskade (dubbelklicka på den valda valutan). Backa med den gröna pilen. Meddelandet Ny bestämning av valutakurs kommer då fram. Tryck på enter för att gå vidare. 24
6. Fakturering i främmande valuta Gå till Villkorfliken i positionsuppgifterna på vanligt sätt för att kontrollera priset. Beroende på hur materialkoden är skapad kan det hända att PR00-raden fortfarande är uttryckt i euro, medan övriga fält uppdaterats till den valda dokumentvalutan. För att även PR00-raden skall visas i den främmande valutan kan man då via den gråa bollen ändra valutan för PR00-raden. Observera att om fakturan har flera rader måste PR00-radens valuta ändrats separat för vardera rad. Tryck på enter för att uppdatera fälten. 25
7. Öppna och kvittade fakturor 7a. Kontroll av status för en enskild faktura Då man känner till fakturans fakturanummer, kan fakturans ställning kontrolleras via vf03 (Visa faktura). Om fakturanumret inte är känt, gör som i avsnitt 7b. Skriv in fakturanumret i Fakturafältet och tryck enter. Tryck på Ekonomiikonen. Dubbelklicka på Bokföringsdokumentraden och dubbelklicka sedan på raden med kundens nummer och namn. Om fakturan är kvittad (betald eller makulerad) finns uppgift om kvittningsdatum. Om fakturan är öppen saknas Kvittningraden helt och hållet. Utgående från dokumentnumret efter datumet kan man se om kvittningen skett mot en betalning (7XXXXXXX eller 14XXXXXXXX) eller mot en kreditnota (1XXXXXXXX=Övrig avräkning) 26
7. Öppna och kvittade fakturor 7b. Fakturornas status kundvis För att se de öppna och kvittade fakturorna för en kund använd kommandot fbl5n. Skriv in kundens nummer eller sök fram kunden via den gråa bollen. För att granska flera kundnummer samtidigt klicka på pilen och skriv in kundnumren under varandra. Klicka på klockan för att återvända. Skriv sedan in ÅA:s försäljningsorganisationsnummer 2800. Om du vill se enbart på de öppna fakturorna låt oreglerade poster vara vald. Om du däremot är intresserad av någon enskild faktura och inte vet om den är betald eller inte, välj alla poster. Tryck på klockan. De obetalda fakturorna har ett framför sig, och de kvittade/betalda fakturorna ett. betyder att fakturan har förfallit. För att få fram fakturanummer, förfallodag osv. är det lämpligt att välja layouten LASKU&VIITE. Det är också möjligt att via skräddarsy vilka kolumner som visas, eller via begränsa olika värden. Genom att dubbelklicka på en faktura kommer man fram till samma vy som via vf03 (jfr avsnitt 7a.) Genom att dubbelklicka på en faktura kommer man fram till samma vy som via vf03 (jfr avsnitt 7a.) 27
7. Öppna och kvittade fakturor 7c. Fakturornas status projektvis De fakturor som fakturerats på ett visst projekt kan granskas via CJI3 (Projekt: Visa detaljposter verkl. kostnader.). Första gången man går in frågar SAP efter Controllingenhet och DB-profil fyll i 2800 och välj Z00000000001 som finns nederst på listan. Skriv in projektkod och ändra på bokningsdatumintervallet vid behov. Tryck på klockan. Välj layout TOS VTILI föra att få fram kundnamn mm. För att granska fakturorna, dubbelklicka på en rad (där det finns ett kundnamn). Utför sedan följande steg (jfr avsnitt 7a): 1. tryck på Ekonomiikonen, 2. dubbelklicka på Bokföringsdokumentraden 3. dubbelklicka på den rad där kundens nummer och namn står. Vyn nedan borde nu vara synlig. Om fakturan är betald/kvittad syns uppgift om Kvittning. Backa tillbaka till rapporten och upprepa proceduren med de andra fakturorna. 28
8. Kraven på fakturan i momsbeskattningen De obligatoriska uppgifterna på fakturan uppräknas i MomsL 209 b 2 mom. Skatteförvaltningen har också uppgjort en anvisning om fakturakraven, Dnr 1731/40/2003 Kraven på fakturan i momsbeskattningen. En faktura skall innehålla följande uppgifter: 1. datum för utfärdandet av fakturan fakturadatum 2. ett löpnummer fakturanummer 3. säljarens FO-nummer, samt momsnummer vid internationell handel 4. köparens momsnummer vid omvänd skattskyldighet eller gemenskapsintern handel 5. säljarens och köparens namn och adress 6. de levererade varornas mängd och art eller de tillhandahållna tjänsternas omfattning och art 7. datum för varuleveransen eller tillhandahållandet av tjänster eller betalningsdagen för en förskottsbetalning för tjänster räcker att månaden anges, om den exakta tidpunkten inte kan bestämmas 8. skattegrunden för varje skattesats eller skattefrihet och enhetspriset exklusive moms samt prisnedsättningar och rabatter (om dessa inte är inkluderade i enhetspriset) skattegrund = priset utan moms 9. mervärdesskattesats 10. det mervärdesskattebelopp som skall betalas 11. om fakturan är momsfri, grunden för momsfriheten eller för den omvända skattskyldigheten fritt formulerad utredning eller hänvisning till en paragraf i momslagen eller en artikel i momsdirektivet 12. vissa uppgifter i samband försäljning av nya transportmedel tiil en annan medlemsstat 13. anteckning om marginalbeskattningsförfarandet i fråga om begagnade varor samt konstverk, samlarföremål och antikviteter 14. anteckning om marginalbeskattningsförfarandet i fråga om resebyråtjänster 15. anteckning om försäljning av momspliktigt investeringsguld 16. Om fakturan utgör en ändring till en tidigare faktura, en hänvisning till den tidigare om tillämpliga fakturan t.ex. hänvisning till fakturanumret 29