Bruksanvisning för nätfaktureringstjänsten för leverantörer

Transkript

1 Bruksanvisning för nätfaktureringstjänsten för leverantörer Förklaringar till fälten REGISTRERING UPPGIFTER OM LEVERANTÖREN FO-nummer * FO-numret för leverantörens företag i formatet xxxxxx-x. OBS! Systemet använder FO-numret för att automatiskt skapa en nätfaktureringsadress för leverantören. Adressen behövs för att skicka en nätfaktura. Nätfaktureringsadressen för tjänsten är av typen EDI-kod (landskod 0037 och FO-nummer utan bindestreck). Leverantörens namn * E-postadress * Det officiella namnet på leverantörens företag, som är antecknat i handelsregistret. Företagets e-postadress. E-postadressen kan vara en personlig adress eller en allmän e-postadress i sambruk. OBS! Systemet använder e-postadressen för att automatiskt skapa det användarnamn som ska användas för att logga in i systemet. Till den här e- postadressen får faktureraren ett meddelande om att registreringen har lyckats samt kundens (det statliga ämbetsverkets) meddelande om att ansökan om registrering har godkänts eller avslagits. Om ämbetsverket har avslagit ansökan om registrering ska leverantören kontakta ämbetsverket för att få reda på orsaken till avslaget. Land * Det land där företaget är verksamhet, t.ex. Finland. UPPGIFTER OM ANVÄNDAREN Förnamn * Efternamn * E-postadress * Företagets representants (fakturerarens) förnamn. Företagets representants (fakturerarens) efternamn.. Företagets representants (fakturerarens) e-postadress. Till e-postadressen skicka meddelande/bekräftelse om användarnamn och lösenord. Uppgiften är obligatorisk.

2 INLOGGNINGSUPPGIFTER Användarnamn * Systemet använder e-postadressen för att automatiskt skapa ett användarnamn för inloggning. Leverantören kan om så önskas ändra det användarnamn som föreslås i det här fältet. Lösenord * Leverantören skriver in önskat lösenord. Lösenordet ska vara minst åtta (8) tecken långt och innehålla minst ett specialtecken (! # % & / ( ) =? `). Bekräfta lösenordet * Lösenordet ovan skrivs in på nytt i det här fältet. Skriv in texten på bilden * I det här fältet skriver man in de bokstäver och siffror som syns på bilden nedanför fältet. Kund *. Genom att klicka på den gula stjärnan väljer man det/de ämbetsverk till vilket/vilka man vill skicka nätfakturor. OBS! De statliga ämbetsverken finns i listrutan Statsförvaltning.

3 UPPGIFTER OM FAKTURAN Avsändarens nätfaktureringsadress * Systemet fyller automatiskt i avsändarens nätfaktureringsadress som finns i Avsändarens namn * Avsändarens adress * Systemet fyller automatiskt i avsändarens namn som finns i uppgifterna om leverantören. Uppgiften kan inte ändras i det här fältet. Systemet fyller automatiskt i avsändarens adress som finns i uppgifterna om leverantören. Uppgiften kan inte ändras i det här fältet. Avsändarens organisationsnummer * Systemet fyller automatiskt i numret som finns i fältet för FO-nummer i Avsändarens bank * Systemet fyller automatiskt i namnet på avsändarens bank som finns i Avsändarens bankkonto * Mottagarens nätfaktureringsadress * Systemet fyller automatiskt i avsändarens bankkontonummer som finns i Systemet fyller automatiskt i nätfaktureringsadressen för den mottagare (ämbetsverk) som leverantören har valt. Adressen kan inte ändras i det här fältet. Mottagarens namn * Mottagarens adress * Fakturans datum * Förfallodag * Systemet fyller automatiskt i namnet på den mottagare (ämbetsverk) som leverantören har valt. Ämbetsverkets namn tas ur Baswares kund- /ämbetsverksuppgifter och leverantören kan inte ändra den här uppgiften. Systemet fyller automatiskt i gatuadressen för den mottagare (ämbetsverk) som leverantören har valt. Adressen tas ur de kunduppgifter som ämbetsverket administrerar och leverantören kan inte ändra den här uppgiften. Systemet föreslår dagens datum som fakturans datum. Leverantören kan om så önskas ändra datumet. Fakturans datum får inte vara äldre än dagens datum. Systemet föreslår automatiskt en förfallodag som är 24 dagar från dagens datum. Leverantören kan om så önskas ändra datumet.

4 Betalningsvillkor Fakturans nummer * I det här fältet skriver leverantören in ett betalningsvillkor, som överensstämmer med uppgiften i fältet Förfallodag. Uppgiften är inte en obligatorisk, med det rekommenderas att man fyller i fältet. I det här fältet skriver leverantören in fakturans löpande nummer. Leverantörens fakturareferens I det här fältet skriver leverantören in sin egen fakturareferens. Referensen kan vara t.ex. namnet på den person som mottagit beställningen. Betalningsreferens * Bruttosumma Nettosumma Moms * Valuta * Köparens referens I det här fältet skriver leverantören in betalningsreferensnumret med tillhörande kontrollnummer. Om leverantören inte använder betalningsreferensnummer skriver man in I det här fältet skriver leverantören in den valuta som ska användas, t.ex. EUR. I fakturor som skickas till statliga ämbetsverk är valutan euro. I det här fältet skriver leverantören in de uppgifter om bokföringsenhet och resultatenhet som kunden uppgett i form av namn eller nummerserier (t.ex. Statskontoret, Ekonomistyrningens stöd eller ). Köparens kontaktperson I det här fältet skriver leverantören in namnet på den person som gjort beställningen i formen Förnamn Efternamn. Beställningsnummer Förklaring I det här fältet skriver leverantören in beställningsnumret, om ett sådant har getts för beställningen. I det här fältet skriver leverantören in de uppgifter om projekt, ansvarsområde, funktion eller prestation som kunden har gett. Framför projektnummer: P Framför ansvarsområde: V Framför funktionsnummer: T Framför prestationsnummer: S

5 Exempel 1: P = HO100 V = 1403 S = H74 Exempel 2: P = 3010A-12.E T = S = Det maximala antalet tecken i fältet är 500 och det kan omfatta bokstäver, siffror och specialtecken. FAKTURARADERNA Beställningsnummer Beskrivning * I det här fältet skriver leverantören in beställningsnumret, om ett sådant har getts för beställningen. Leverantören ger en tillräckligt detaljerad beskrivning av den beställda produkten eller tjänsten. I fältet finns rum för maximalt 50 tecken och uppgifterna kan innehålla bokstäver, siffror och specialtecken. Mängd * Mängden av produkter eller tjänster med siffror (t.ex. 1). Mängdenhet * I det här fältet skriver leverantören in den enhet i vilken produkten eller tjänsten har sålts. Enheten kan vara t.ex. ask, burk, dag, flaska, gram, kg, kubik, liter, låda, m 2, meter, paket, pall, par, påse, ris, rulle, serie, stycke, säck, timme och ton. Nettopris för kategorin * I det här fältet skriver leverantören in enhetspriset med två decimalers noggrannhet, t.ex. 10,00. Decimalerna åtskiljs med kommatecken. Nettosumma Moms % * Momssumma Rabatt % Rabattsumma Förklaring Uppgifterna i fältet uppdateras automatiskt utifrån mängden och nettoprisen för kategorierna. I det här fältet skriver leverantören in mervärdesskatteprocenten utan procenttecknet (%). Procenttalen är 23, 13, 9 eller 0. Systemet räknar automatiskt ut mervärdesskatten. I det här fältet skriver leverantören in rabatten i procent utan procenttecknet (%). Systemet räknar automatiskt ut rabatten utifrån det procenttal som angetts. Fältet Förklaring kan leverantören använda som ett fält för ytterligare uppgifter som gäller de enskilda fakturaraderna.