(INDIVID) Djurregister

Transkript

1 (INDIVID) Anvisningar för att fylla i djur- och medlemsregister Inmatning av uppgifter görs på ett vanligt kalkylblad i t ex Excel. Du kan ha dokumentet sparat som vanligt, dvs. i formatet.xls då du arbetar med det, men måste spara det som semikolonseparerad fil (.skv) då du ska ladda upp det till programmet (instruktioner hittar du sist i detta dokument). Det är mycket viktigt att du inte ändrar någonting i rubrikraden i mallen! Denna första rad berättar för programmet vilket fält som ska läsas in var, och om du ändrar ordning på kolumnerna, tar bort eller lägger till en kolumn eller ändrar stavning på en rubrik här så blir det fel! Praktiska tips Det är enklast att börja med medlemsregistret. Lägg i första hand in alla aktiva besättningar, de som upphört kan du lägga in senare om du vill. När du startar med djurregistret är det lättast att börja från början, dvs. från founderdjuren och arbeta sig fram till nutid, eftersom föräldrarna till de djur du lägger in då alltid finns med i registret. När du lagt in ett antal djur och laddat upp filerna kan du lätt kolla så alla led finns med bakåt genom att gå in på Visa släktträd i programmet, och titta på ett djur i taget. Djurregister Genbanksnr: obligatoriskt fält. Skrivs enl. principen medlemsnr-år-nr och måste vara ett unikt nummer Namn: obligatoriskt fält. Djurets namn. Saknas namn så skriv t ex genbanksnr Kön: obligatoriskt fält. Skriv in F (female) för honor, M (male) för hanar. FAR/genb.nr: obligatoriskt fält, om djuret inte är en founder (då finns det ju inget att skriva här). Måste skrivas in exakt likadant som faderns nummer i fältet Genbanksnr. MOR/genb.nr: obligatoriskt fält (samma som ovan) Historisk: Djuret är dött. Markeras med ett H. Om djuret lever, lämna fältet tomt. Om djuret är dött men finns som semin, skriv in ett s här. Som döda räknas även kastrerade hanar som tidigare fått avkomma samt djur som försvunnit ur genbanken permanent och ej längre är tillgängliga för avel. Märknr: SE-nr eller motsvarande Finns/fanns hos: besättningsnr/medlemsnr. Detta fält hämtar information från besättningsregistret (om man lagt in något där) och kan t ex visa i vilket län/landskap djuret finns Kännetecken: fritextfält, ange färg, behorning och liknande Test/sjukdom: fritextfält för t ex sjukdomar eller defekter samt teststatus i bekämpningsprogram Anteckningar: fritextfält för allmän information, t ex om djuret är en founder eller noteringar om att om det är sålt ut ur genbanken EOREOR: obligatoriskt fält. En markering som berättar för programmet att raden är slut. Detta MÅSTE stå sist på varje rad!

2 Medlemsregister Här är alla uppgifterna frivilliga, det fält som används av programmet är medlemsnummer och län, som hämtar uppgifterna om var djuren finns och visar det i listan där man kan välja lämplig partner i en lista. Övriga uppgifter (adress, anteckningar osv.) syns bara i inforutan för respektive djur och behöver bara fyllas i om man själv vill ha den informationen med. All information från medlemsregistret är dold för gäster, dvs. den visas bara om man är inloggad som administratör. Medlemsnr: används av programmet för att hämta information om ägaren. Om det anges måste det vara samma som motsvarande nummer i fältet Finns/fanns senast hos i djurregistret Efternamn: Djurägarens efternamn. Är det en organisation, ett företag e.d. som äger djuret, skriv det här Förnamn: Djurägarens förnamn Gårdsnamn: Gårdsprefixet som används vid namngivning av djuren Adress, Postnr, Postort: förklaring överflödig Län: används av programmet för att visa var djuret finns i listan välj lämpligaste partner. Det är fritt att skriva in antingen län eller landskap beroende på vad man själv känner är lämpligt. Här kan man även skriva Ny eller Ej genbank för att markera nya, ännu ej genbanksanslutna besättningar. Själv skriver jag t ex NY-Skåne. Telefon och E-post: förklaring överflödig Genbanksdjur: frivilligt fält, enbart för information. Anges i formen X 1 2, där X är första bokstaven i rasen, 1 är antal hanar 2 är antal honor Anteckningar: Fritextfält där man t ex kan ange kontaktperson eller liknande EOREOR: obligatoriskt fält. En markering som berättar för programmet att raden är slut. Detta MÅSTE stå sist på varje rad! Uppladdning av registerfiler till databasen För att kunna skicka upp ditt Excel-dokument till databasen på Internet måste det sparas som semikolonseparerad fil. I Excel gör du så här för att spara som.skv: Klicka på Arkiv i menyn Välj Spara som Nu har du fått upp en ruta där det finns två rader längst ner, en där du kan skriva in Filnamn och en där du kan välja Filformat Klicka på pilen till höger om Filformat, bläddra ner tills du hittar SKV (*.skv). Markera den och klicka på Spara. Nu kommer du att få två varningsmeddelanden eller frågor ( stödjer inte flera blad ) samt ( kan innehålla funktioner som inte är kompatibla.). Det är ingen fara, vi behöver inga av de funktioner de frågar om så svara JA eller OK på båda dessa frågor för att spara ditt dokument!

3 Uppladdning steg för steg: Kolla EOREOR på varje rad Spara som.skv Logga in som administratör och klicka sedan på länken Administrera Välj om det är djurregister eller medlemsregister du ska ladda upp Bläddra fram din fil och skicka den Skulle du råka skicka upp en felaktig fil eller senare upptäcka att du gjort något fel finns de tidigare uppladdade filerna sparade i en temp-katalog och du kan välja att återställa dem själv. Uppladdning av bilder Det går att ladda upp två bilder per djur. Bilderna visas i info-rutan (se exempel i nästa avsnitt). Du laddar upp bilderna direkt från din egen dator och de måste vara i jpg- eller png-format. Bilderna storleksändras och döps om automatiskt när de laddas upp, så du behöver inte göra något sådant själv innan du skickar upp dem om du inte vill (vill du ändra själv, så ska bilderna ha maxbredden 400 pixlar). Gör så här. När du är inloggad, gå till rubriken Administrera Välj Ladda upp bilder Nu ser du en meny med alla djur i genbanken. Välj den individ bilderna hör till. Bläddra fram önskad bild på din dator fönstret du får upp ser antagligen ut som på bilden nedan: För att kunna förhandsgranska bilden, välj Miniatyrer.

4 Då kommer fönstret att se ut så här istället: Markera önskad bild och klicka på knappen Ladda upp bild Nu finns din bild på plats. Vill du ladda upp två bilder samtidigt, gör likadant i båda rutorna innan du klickar på Ladda upp-knappen Har du problem med bilduppladdningen det kan ta tid om bilderna är stora och man inte har bredband så går det bra att lägga över bilderna på en CD-skiva och posta till mig, så lägger jag upp dem. Kontakta mig i så fall för instruktioner innan du skickar något. (Jag kan även bistå med inscanning av papperskopior, men det är en extratjänst som jag tar timtaxa för.) Kontakt Tveka inte att kontakta mig om du har frågor, synpunkter eller stöter på problem! Camilla Söderstjerna Tel E-post: camilla@myllan.nu

5 Bildexempel (bilaga) Några exempel för att förtydliga instruktionerna i föregående avsnitt: Exempel på ifyllt Excel-dokument för medlemsregistret Rad 2: En besättning som har upphört. Här skriver jag bara medlemsnummer, gårdsnamn och Län. I anteckningar skriver jag vilket år besättningen upphörde, om jag vet det Rad 3: Ett exempel på besättning som inte tillhör en privatperson. Här står hela namnet i efternamnsfältet I Anteckningsfältet har jag skrivit namn och direktnummer till kontaktpersonen. Rad 4: en helt vanlig besättning Rad 5: Här syns hur jag skapat ett icke-existerande medlemsnummer (ny1) för en ny besättning och skrivit Ny Västergötland i rutan för län. Så här gör jag för att inte tappa bort djur i perioden mellan de säljs och innan den nya ägaren hinner bli medlem i föreningen och teckna genbankskontrakt. På så sätt har jag fortfarande koll på djuren och kan reagera om det dröjer länge innan den nya ägaren tar kontakt eller returnerar genbankskontraktet. Exempel på hur lista över djur/besättningar ser ut i programmet Här syns hur jag lagt till Till salu framför namnet. Detta tycker jag underlättar vid avelsrådgivning då man lätt ser vilka djur som är aktuella. (Jag skriver alltså det direkt i namnfältet i djurregister-filen)

6 Exempel på inforuta Detta är den inforuta man får upp då man klickar på vid varje djurs namn. I övre halvan finns informationen som hämtas från djurregistret, dvs. djurets namn, genbanksnummer, kännetecken osv. I nedre rutan finns ägarinformationen som hämtas från medlemsregistret. Längst ner visas bilderna, om sådana finns uppladdade.