Användardokumentation

Användardokumentation Landstinget i Norrbotten Kortversion 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 1 av 10

Innhold 1 Innledning...3 2 Beskrivning av funktionalitet för utlåning av varor i öppna hyllor (Norrbottenmodellen)...3 2.1 Lagringsform och säkerhet...3 2.2 Funktioner i portalen...3 2.3 Funktionalitet på läkemedelsrummet...4 3 Beskrivning av funktionalitet i portalen...4 3.1 Inlogning...4 3.2 Användare...5 3.3 Varuregister...5 3.4 Lagerbeholdning...5 3.5 UtlånTopp Tio...6 3.6 Utlån förp fr.o.m - t.o.m...6 4 Funktioner på läkemedelsrummet....7 4.1 Funktioner för att plocka/låna varor från lagret...7 4.2 Funktioner för påfyllning av varor...9 4.3 Inventering...10 5 Manager "Norbottenmodellen"...10 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 2 av 10

1 Innledning Denna användardokumentation är en utskrift av den elektroniska versionen av dokumentationen. Den tryckta utskriften är i princip en utskrift av den elektroniska versionen och är menad som ett tillägg till den elektroniska versionen. Pappersversionen kan därför innehålla hänvisningar som är beräknade på elektroniska länkar och därför inte optimaliserade i förhållande till pappersformatet. 2 Beskrivning av funktionalitet för utlåning av varor i öppna hyllor (Norrbottenmodellen) I samarbete med Landstinget i Norrbotten har Health Tech utvecklat specialfunktionalitet för styrning av gemensamt lager för sällanläkemedel. Lösningen är en förenklad variant av Health Techs normala funktionalitet och ger en kostnadseffektiv och smidig lösning på behovet för snabb tillgång till sällanläkemedel, samtidigt som svinnprocenten på sällanläkemedel hålls så låg som möjligt. Lösningen baserar sig på att alla läkemedel lagras i öppna hyllor. Konceptet baserar sig på att en avdelning vid behov hämtar ut en förpackning av ett läkemedel. Förpackningen tas med till avdelningen och nödvändigt antal doser används. Om det fortfarande finns användbart innehåll i förpackningen, returneras den till läkemedelsrummet så att andra avdelningar kan använda resten. Huvuddragen i lösningarna kan summeras i följande punkter: 2.1 Lagringsform och säkerhet Läkemedlen lagras på följande sätt: Det etableras ett gemensamt lagerrum för sällanläkemedel för hela sjukhuset Alla läkemedel lagras i öppna hyllor utan annan säkerhet än kortstyrd åtkomstkontroll till rummet Hyllorna är märkta med ATC-kod, och ATC-koden används som lokationsadress Säkerheten är betydligt lägre än i Health Techs lösningar, där olika skåptyper med elektroniska lås styr fysisk tillgång till de lagrade läkemedel. Emellertid är "Norrbotten-modellen" väl tillpassad de krav som ställs till denna typ av lösningar i Norrbotten Läns Landsting. 2.2 Funktioner i portalen När en avdeling/anställd har behov av ett läkemedel som inte finns på avdelingslagret, kan den anställde via intranätet kontrollera om varan finns tillgänglig på gemensamhetslagret. Via Health Techs Portallösning kan användaren lätt kontrollera om varan finns tillgänglig på detta lager. Ifall varan inte finns i tillräcklig kvantitet på lagret, kan användaren direkt kontrollera de sista 5 uttagen av varan. Det ger underlag för att identifiera de avdelingar som det är störst sannolikhet att kunna låna från. 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 3 av 10

Portalen innehåller också möjlighet att kunna ta ut olika statistikrapporter. Läs mer om portalen här. 2.3 Funktionalitet på läkemedelsrummet Den installerade lösningen på läkemedelsrummet består av en dator med programvara och tillkopplad scanner. Arbetsgången för vanliga användare som ska hämta läkemedel är som följer: Systemet kräver ingen inloggning. (Säkerheten är ordnad genom åtkomstkontrollen till rummet) Användaren identifierar ATC-koden till önskad produkt, antingen direkt eller med hjälp av programvaran på datorn Användaren tar ut önskat antal förpackningar från hyllan och går till datorn Användaren väljer den avdeling vederbörande representerar Användaren scannar EAN-koden på de varor vederbörande har plockat från hyllan Efter sista varan, uppdaterar systemet historik och lagerstatus. Utöver uttagsfunktionaliteten, har programvaran för läkemedelsrummet funktionalitet för varupåfyllning och inventering. Läs mer om funktionalitet på läkemedelsrummet här. 3 Beskrivning av funktionalitet i portalen Portalen är tillgänglig via sjukhusets intranet. Funktionerna i portalen är underordnad behörighetskontroll, och följaktligen kommer inte alla användarna ha tillgång till alla funktioner. Funktionerna som finns i portalen kan variera från installation till installation. Det som normalt är tillgängligt i "Norrbottenmodellen" är: Inlogning Användare Användare grupper Avdelningar Varuregister Lagerbeholdning Utgångsdatum Topp Tio Utlån. förp. fr.o.m.-t.o.m I det som följer är varje punkt ytterligare beskrivet: 3.1 Inlogning Inloggning i portalen sker med hjälp av användarnamn och lösenord i följande skärmbild: 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 4 av 10

Vanliga användare loggar in sig antingen med ett individuellt lösenord eller med ett gemensamt lösenord. Det beror på utförandet på den enskilda installationen. Superanvändare eller användare med speciella rättigheter skall alltid logga in med individuella användarnamn och lösenord. Se mer om generell funktionalitet inloggning i portalen och användarrättigheter under respektive avsnitt för dessa i dokumentationen. 3.2 Användare I "Norrbottenmodellen" är det ofta så att vanliga användare inte har egna lösenord, men använder gemensamma lösenord för antingen hela sjukhuset eller för respektive avdelning. Se generell beskrivning i hovuddokumentationen. Menypunkten är normalt inte tillgänglig för vanliga användare. 3.3 Varuregister Varuregistret underhålls i "Norrbottenmodellen" med hjälp av Health Tech standardfunktion inom detta området. Det som skiljer "Norrbottenmodellen" från den normala funktionaliteten, är att det i "Norrbottenmodellen" inte ska beställas varor. I tillägg ska "Norrbottenmodellen" endast hålla ordning på antal förpackningar, inte på antal doser som finns i förpackningen. En användare ska alltså plocka en förpackning, utan att systemet håller ordning på antal doser i den valda förpackningen. Användaren måste själv kontrollera att vald förpackning innehåller tillräckligt antal doser. Menypunkten är normalt inte tillgänglig för vanliga användare. 3.4 Lagerbeholdning Den här funktionen visar uppdaterad varubehållning i vald automat/lager? Skärmbilden ser ut så här:: 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 5 av 10

Framgångsreceptet med att använda listan är som följer: 1. Välj korrekt automat/lager. Standardvalet hänvisar till det sjukhus den inloggade användaren tilhörer. 2. Sök efter varan med att skriva in en del av antingen ATC-koden eller produktnamn. För speciella behov är det också möjligt att söka på antal. Tryck på 3. för att verkställa sökningen. 4. Alla överskrifter som är understrukna har funktion för sortering. Ifall du klickar på överskriften, sorteras listan efter vald kolumn. 5. Kolumnen "Lånande avd" visar den avdelning som senast hämtade ut läkemedlet. 6. Klicka på länken i antalet för att visa de 5 senaste utlånen av läkemedlet: Menypunkten är normalt tillgänglig för vanliga användare. 3.5 UtlånTopp Tio Topp Tio är en rapport som visar översikt över de 10 mest utlånade läkemedlen per avdelning. Rapportens ändamål är att ge input till en värdering om vilka läkemedel som troligtvis bör vara inkluderade i avdelningens baslager. Användaren måste välja sjukhus och avdelning. Menypunkten är normalt inte tillgänglig för vanliga användare 3.6 Utlån förp fr.o.m - t.o.m 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 6 av 10

Funktionen ger i princip samma informationen som "Topp Tio"-rapporten, men man kan välja vilken tidsperiod man önskar att analysera. 4 Funktioner på läkemedelsrummet. "Norrbottenmodellen" inkluderar inte en automat i traditionell mening, eftersom lösningen består av en dator med programvara och en scanner. Det används inget skåp med elektroniska lås som styr/begränsar fysisk tillgång till varorna som finns på lagret. Modellen avviker betydligt från normal funktionalitet i Health Techs programvara. I det som följer beskrivs huvudfunktionerna: Funktioner för att plocka/låna varor från lagret Funktioner för att fylla på varor på lagret Funktioner för inventering 4.1 Funktioner för att plocka/låna varor från lagret Normalt kräver inte anläggningen att användaren loggar in för att ta ut varor från lagret. (Det kan variera från installation till installation). Ifall det inte krävs inloggning, kommer programvaran alltid vara inloggad med en standardanvändare. Säkerheten i rummet tillvaratas av behörighetskontrollen till själva rummet. Följande skärmbild möter användaren: Användaren väljer funktionen Uttag, och väljer sedan den avdelning man representerar. Det leder till skärmbilden som visar varuregistret: 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 7 av 10

Byta sökmodus Varukorg (Röd = varor i korgen) Varuregister Återställa Tangentbord Denna skärmbild kan användas till följande operationer: 1. Söka fram vara för att hitta rätt ATC-kod 2. Registrera uttag av varan En vara kan sökas på två sätt: 1. Skriv in delar av varans namn eller ATC-kod med hjälp av tangentbordet på skärmen 2. Scanna varans EAN-kod (streckkoden på varans emballage) Man byter mellan text sökning och scanning på följande sätt Textsök Scanning Uttag av vara sker på följande sätt: 1. Varan söks fram med hjälp av varans namn, ATC-kod eller scanning 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 8 av 10

2a. Vid sökning på varans namn eller ATC kod: Tryck på varans namn på skärmen 2b. Vid scanning leds användaren direkt till nästa punkt 3. Ange antal varuenheter (förpackningar) som ska tas ut från lagret. Tryck på Enter-knappen 4. Varan flyttas över till varukorgen 5. Vid uttag av flera varor: Genomför punkterna 1 till 4 6. Gå till varukurgen för att kontrollera registrerat uttag 7. Bekräfta korrekt varukorg med att trycka på knappen märkt "Uttag" Ifall det finns varor med samma ATC-kod i automaten/lageret, framträder en knapp som leder till visning av de varar som har samma ATC-kod som vald vara. Det finns också en knapp som leder till visning av de senaste uttaget/utlånet av varan. Ifall varan är rödmarkerad, betyder det att varans lagerbehållning är 0. Trycker man på varan leder det till följande skärmbild: 4.2 Funktioner för påfyllning av varor Den här funktionen är endast tillgänglig för användare som har tilldelats rättigheter för den här funktionen. I "Norrbottenmodellen" fylls lagret upp med läkemedel som samlas in på avdelningarna, eller som avdelningarna levererar till läkemedelslagret. Systemet beställer inte varor från apotek eller andra leverantörer. Inleveransen sker med att varor läggs på en angiven plats på lagret. Varorna ska inte läggas i hyllorna av vanliga användare. Den uppgiften utförs av bemyndigade personer som kvalitetssäkrar varorna innan de görs tillgängliga för användning igen. 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 9 av 10

När en användare ska fylla på varor, måste densamma först genomföra en utloggning av programvaren på automaten/lageret, och därefter logga in med en användarprofil som har rättigheter att fylla på varor. Proceduren för att fylla på varor är som följer: 1. Välj funktionen "Påfyllning (man) 2. Sök fram vara 2a: Scanna varans EAN kod 2b: Sök fram varan manuellt och tryck på önskad varas namn 2b: 3: Skriv in antal som ska fyllas på och bekräfta med Enter-knappen 4. Skriv in hållbarhetsdatum for vald vara. Det kan bara registreras ett hållbarhetsdatum för varje varutyp, och det är värdet på den förpackning som har kortast hållbarhetsdatum som ska registreras. (Det är inte alla som använder denna funktion) Om varuregister: Systemet innehåller en varulista på ca 15.000 varunummer. Ifall man scannar en vara som inte finns på lagret tidigare, kommer systemet automatiskt upprätta varan med lagerplats (=ATC-kod) forutsatt att den finns i varulistan. Ifall varan inte finns i denna lista, måste den upprättas i Manager innan den kan läggas på lager. Detta kan också göras i Portalen. 4.3 Inventering Inventering utförs i huvudsak på samma sätt som Health Techs vanliga funktionalitet för detta. Den enda skillnaden är att lokationsnummer är ersatt med ATC-kod. Läs mer om. 5 Manager "Norbottenmodellen" Managerfunktionaliteten är den samma som för övriga användare. 19.11.2010 V 1.2 Frigitt 10 av 10