Avvikelse- rapportering Medarbetare Manual Version 2013.01 Medvind Informationsteknik AB
Innehåll Innehåll... 2 Logga in... 3 Vad finns på min personliga webbsida?... 6 Kalenderbilden... 6 Ändra dag... 6 Redigera... 6 Arbetspass... 6 Frånvaro... 6 Utbetalning av semester vid karensdag 7 Anteckning... 7 Rapporter... 8 Klarmarkera... 9 Översikt... 10 Planering... 10 Uppgifter... 11 Vad kan jag göra på min webbsida?... 11 Byten av arbetspass... 11 Att läsa/göra en anteckning... 12 Rapportering på daginformationsbilden... 12 Rapportering av extratid... 13 Lägg till/ta bort rad och dela intervall... 15 Lägg till rad.... 15 Ta bort rad.... 15 Dela intervall.... 15 Återställ till grundtid.... 16 Ansöka om ledighet... 16 Ledighet som du inte behöver ansöka om... 18 Frånvaro del av dag... 19 Se och rapportera andra tillägg/avdrag... 20 Godkänn för attest... 21 Mina inställningar... 22 Visa i kalendern... 22 Visa i grafen... 25 Övriga personliga inställningar... 26 Ändra färger... 26 Ferieanställning..27 Medvind Informationsteknik AB Sida 2
Logga in Klicka på Till Medvinds nya web Om du inte ser länken till Medvinds nya web tryck på Uppdatera sidan Logga in med ditt användarid och lösenord Du kan även logga in i Medvind hemifrån: logga in på www.trollhattan.se och klicka på Invånare. Längst ner på sida klickar du på Logga in. Välj Medvind och Logga in i Medvind. Medvind Informationsteknik AB Sida 3
Medvind Informationsteknik AB Sida 4
Du kommer nu in på bilden där du ser dina arbetstider. Din bild öppnas alltid med fokus på aktuell period. Du kan byta period genom att klicka med pil framåt eller bakåt. Du kan även ange valfri period genom att välja datumperiod. Markera Välj datum och fyll i önskad period. Du kan välja att visa en grafisk beskrivning av dagen genom att under Visa välja Visa graf. Grafen ger en visning av behov och bemanning på din enhet. Medvind Informationsteknik AB Sida 5
Vad finns på min personliga webbsida? Nedan beskrivs vad som finns under de olika menyerna. Kalenderbilden Ändra dag Om du väljer ändra dag öppnas daginformation för markerad dag och du kan eventuellt ändra dina tider. Redigera Här kan du välja Klipp ut, Kopiera, Klistra in eller Ta bort. Det är den dag du har markerat som påverkas. Arbetspass Markerar du detta val visas de arbetspass som du har möjlighet att välja bland. Klickar du på ett arbetspass så byts dina tider på markerad dag. Alternativt kan du markera en dag och högerklicka och välja ett pass ur listan. Längst ner i listan finns texten Ledig. Anger du detta val så tas tiden bort från markerad dag. Alternativt kan du markera dagen och trycka på Delete. Du måste ha behörighet att ändra planerad arbetstid för att detta ska vara möjligt. Frånvaro Detta val väljer du när du vill lägga in en frånvaro för dagen. När du klickar här så öppnas en ny bild. Medvind Informationsteknik AB Sida 6
Lönerapportering Utbetalning av semester vid karens Om du vill att en semesterdag ska betalas ut i samband med karensdag markerar du första sjukdagen och trycker på fliken Löneartsrapportering Tryck på Ny och välj löneart Utb av sem vid sjukdom och fyll i antal dagar Anteckning Om du vill göra en anteckning på dagen så kan du göra det genom att klicka på detta val. Din anteckning kan sedan ses även av din chef. På de dagar du gjort en anteckning ser du en markering på dagen. Om du sätter muspekare på denna markering så visas anteckningen. Medvind Informationsteknik AB Sida 7
Rapporter Här finns t.ex. lönesaldo, lönerapport, schemauppgifter samt eventuell stämplingsmall. Lönesaldo Här kan du se dina lönesaldon. Det saldot som visas är det aktuella saldot just nu. Om Du lägger in en frånvaro med exempelvis kompledighet så kommer ditt saldo direkt att uppdateras. Lönerapport Om du vill se vilka tillägg och/eller frånvaro som kommer att skickas till lön kan du välja att öppna lönerapport. Välj datumintervall och sedan Visa. Genom att klicka på inställningar kan du byta format från exempelvis stående till liggande. Medvind Informationsteknik AB Sida 8
Schemauppgifter Om du är kopplad till ett grundschema kan du här se uppgifterna från detta. Informationen hämtas från det schema som gäller den markerade dagen i kalendern. Visa stämplingsmall Om du registrerar in- och ut-tid via stämpling så har du här möjlighet att se hur ditt regelverk för stämplingen är uppsatt. Klarmarkera Det är detta alternativ du väljer när du har kontrollerat dina tider och vill godkänna perioden. Medvind Informationsteknik AB Sida 9
Översikt Planering Här kommer du till en översiktsbild över alla personer som ingår i samma planeringsgrupp som du. Du kan se dina arbetskamraters tider. Markera den enhet du vill läsa upp och klicka sedan på Välj. Medvind Informationsteknik AB Sida 10
Uppgifter Om ni på din enhet även planerar med uppgifter kan du på denna bild se vilka personer som har en viss uppgift och även vilken tid. Vad kan jag göra på min webbsida? Byten av arbetspass Direkt på denna sida kan du enkelt rapportera byte av arbetstid om du har behörighet till detta. Markera dagen som är aktuell för ändring och klicka med höger mustangent. Välj ur listan det arbetspass som du vill byta mot. Om du ska byta till ledig dag markerar du först dagen och välj ledig från listan eller så trycker du på Delete på tangentbordet. Medvind Informationsteknik AB Sida 11
Att läsa/göra en anteckning Om du ser en röd triangel i det högra hörnet på en dag i planeringen betyder det att det finns en anteckning på den dagen. Den kan antingen vara skriven av dig eller din chef. För att läsa/skriva en anteckning markerar du dagen och sedan väljer du menyvalet Anteckning. Skriv in din anteckning och klicka på Spara. Har du själv eller din chef gjort en anteckning tidigare just den här dagen, så ser du det här. Du kan nu skriva en ny anteckning, välj sedan Spara. Du kan ta bort de anteckningar som du själv har skrivit, men inte de som din chef har skrivit. Rapportering på daginformationsbilden Dubbelklicka på den dag du vill rapportera på. Du kommer då till Daginformationsbilden. Här kan du se din arbetstid för dagen. I den nedre delen av bilden ser du din ursprungliga tid, d.v.s. hur det ser ut i ditt grundschema. Eller om ni arbetar med önskeschema, hur det såg ut när perioden fastställdes. På den här bilden kan du rapportera extratid, ändra din arbetstid eller välja en uppgift/uppdrag Medvind Informationsteknik AB Sida 12
Rapportering av extratid När du har arbetat någon form av extra tid t.ex. övertid, så är det på den övre delen av denna bild du ska rapportera övertiden. Det är viktigt att din rapportering görs i klockslagsordning. Om övertiden avser tid efter arbetspassets slut, så rapporterar du på den sista blanka raden. Om övertiden ska ske direkt i anslutning till ditt ordinarie pass så räcker det med att du fyller i slut-klocka, annars börjar du med att fylla i startklocka. Medvind Informationsteknik AB Sida 13
Du väljer vilken typ av tid det ska vara genom att klicka på pilen. Om du måste ange någon form av kommentar öppnas en ny ruta där du anger detta. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. Om övertiden avser tid före arbetspassets början så rapporterar du på den första blanka raden. Om övertiden ska ske direkt i anslutning till ditt ordinarie pass så räcker det med att du fyller i start-klocka, annars fyller du i även slut-klocka. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 14
Lägg till/ta bort rad och dela intervall Lägg till rad. Nya rader fylls på automatisk när du skrivit in klockslag på den sista raden. Ta bort rad. Markera den rad du vill ta bort och klicka på Ta bort. Dela intervall. För att t ex kunna rapportera olika uppgifter eller avvikande konto på ett arbetspass, kan du använda dig av Dela. Markera det intervall du vill dela och klicka på valet ovan. Du får då upp ett ruta där du får ange till vilket klockslag. Fyll i detta och klicka på Dela intervall. Medvind Informationsteknik AB Sida 15
Återställ till grundtid. Om du vill ta bort eventuella ändringar så kan du välja Återställ till grundtid i den nedre delen av bilden. Ansöka om ledighet När du ska ansöka om ledighet väljer du Ledighetsansökan. När du väljer ledighetsansökan får du upp följande bild: Finns det ingen tidigare ansökan under perioden så visas det blankt. För att lägga in en ansökan klickar du nu på Ny. 1 2 4 3 Observera att de uppgifter du måste ange är markerade med *. Medvind Informationsteknik AB Sida 16
1. Välj frånvaroorsak från listan. 2. Ange datum som du önskar ledighet, om frånvaron endast är del av en dag kan du även ange klockslag. Om den önskade ledigheten inte är på heltid måste du bocka för Avser partiell ledighet. 3. I kommentar kan du skriva ett meddelande till din chef. Om du valt att ansökan avser partiell ledig så måste du skriva en kommentar. 4. Här anges barnets personnummer på föräldraledigheter. När du är klar klickar du på spara, du har nu lagt in ditt önskemål om ledighet Du ser att du har en ansökan som ännu inte hanterad genom att det nu visas 1 vid ledighetsansökan. Avser frånvaro den aktuella perioden så kan du även se den med särskild färg direkt i din bild. Så länge din ansökan inte har hanterats av din chef kan du ändra den eller ta bort den. Detta gör du genom att välja Ledighetsansökan igen och markera den du vill ändra eller ta bort. Markera den aktuella raden och välj Ändra om du vill göra justeringar. Vill du ta bort den klickar du istället på Ta bort. Medvind Informationsteknik AB Sida 17
Ledighet som du inte behöver ansöka om Det kan finnas vissa frånvaroorsaker som du inte behöver ansöka om. De behöver inte beviljas av din chef utan frånvaron blir fastställd direkt vid rapportering. Det kan vara t.ex. sjukfrånvaro eller vård av barn. Dessa lägger du in genom att välja Frånvaro. När du öppnat fliken, klickar du på Ny om du vill ange en ny frånvaro. 2 1 5 3 4 Frånvaron räknas bara av för dagar som innehåller arbetstid, så du behöver inte göra uppehåll för lediga dagar utan rapporterar första och sista dag på frånvaron. 1. Du börjar med att välja frånvaroorsak ur listan. Klicka på pilen för att öppna rullgardinsmenyn. 2. Som förslag till Datum får du samma datum som den dag du markerade. Datumet kan du givetvis ändra. 3. Klockslag i fälten Fr.o.m klockan. och T.o.m klockan anger du endast om frånvaron gäller del av dag. 4. Du kan ange barnets personnummer. 5. Om du vill att frånvaro ska gälla tillsvidare bockar du i detta fält. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 18
När du har sparat din rapportering visas frånvaron under den övre fliken Frånvaro. Frånvaron kan du ändra om du har behörighet att göra det. Frånvaro del av dag I detta exempel är normalarbetstiden 07.00 15.00 Om rapporteringen avser: En dag från passets början till klockan 13.00. En dag från 13.00 till passets slut En dag mellan kl. 13.00 14.00 Medvind Informationsteknik AB Sida 19
Flera dagar I det här exemplet gäller frånvaron fr.o.m. kl. 12:00 den 24 april t.o.m. kl. 13:00 den 26 april. Se och rapportera andra tillägg/avdrag Vissa tillägg/avdrag kan du lägga in genom att rapportera en specifik löneart. Du gör detta genom att välja fliken Löneartsrapportering. Här ser du lönearter som tidigare rapporteras och du kan även lägga in en ny eller ändra/ta bort en tidigare rapporterad löneart. För att lägga in en ny, klicka på Ny. Medvind Informationsteknik AB Sida 20
Du väljer i listan vilken löneart du vill rapportera. Ange det datum som du vill sätta på denna. Beroende på vad det är för typ av löneart så visa antal eller belopp. Du fyller i det som ska gälla och väljer Spara. För att ändra eller ta bort, markera den aktuella raden och välj det aktuella valet. Du kan se lönearter som du inte har behörighet att ändra, dessa är markerade med ett hänglås. Godkänn för attest För att din chef ska kunna se att du är klar med din rapportering för månaden bör du klarmarkera dina tider. När du väljer klarmarkera så öppnas ett nytt fönster. Om du har tider i flera olika grupper så visas flera rader här. Bocka i den/dem som du vill klarmarkera. Klicka sedan på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 21
Du kan nu se på din bild att du har klarmarkerat perioden. Klarmarkerad dagar visas med avvikande färg. Om du upptäcker att det blev fel kan du välja att ta bort din klarmarkering igen. Det gör du genom att välja det andra valet, Ta bort klarmarkering. Du väljer på samma sätt som tidigare, när du sedan valt att spara kan du se att färgmarkeringen försvinner och du har inte längre klarmarkerat dig. Mina inställningar Du kan göra flera olika inställningar för hur du vill att din bild ska presenteras, här får du en beskrivning av dessa. Visa i kalendern Medvind Informationsteknik AB Sida 22
Arbetspass Om du markerar detta val så visas arbetspassets namn i kalendern. Klockslag Här visas samtliga klockslagsintervall för varje dag. Per tidtyp Då visas rad endast för varje unik typ av tid, du får två rader om du exempelvis har arbete och extratid Ramtider Då visas första och sista klockslaget, oavsett typ av tid och glapp. Uppdrag Markerar du detta val så visa aktuella uppdrag i kalendern. Uppgift Markerar du detta val så visa aktuella uppgifter i kalendern. Visa grundtid/schema Har du detta alternativ visas dubbla rader för varje dag. Den övre raden visar då hur dina tider såg ut när önskeperioden fastställdes, alternativt hur ditt schema ser ut. Den undre raden visar hur tiderna ser ut just nu. Visa ledig Om du vill att texten ledig ska visas på tomma dagar markerar du detta val. Annars blir fältet tomt. Visa tider från andr Har du denna markerad ser du direkt i din planering tider du gör på andra ställen. Visa summering. Denna markering gör att du ser en ruta med summering av vilka arbetspass du har. Denna ruta visas under övriga summeringar. Medvind Informationsteknik AB Sida 23
Visa graf Du måste markera här för att du ska se grafen under dina tider. Alla dessa inställningar sparas, så nästa gång du går in är det dessa inställningar som visas. Medvind Informationsteknik AB Sida 24
Visa i grafen När du valt att du ska visa graf så kan du även här välja inställningar för hur du vill visa denna. Intervall Du kan välja om du vill visa grafen med 15, 30 eller 60 minutersintervall. Tänk på att du bör välja 15 om det finns arbetspass som börjar exempelvis 07:15. Resursbehov Utfall Visas i utfall Markera om du vill se alla behov eller endast exempelvis Idealt. Om du vill att arbete, jour och beredskap ska visas i utfallet markerar du dessa. Varje typ kan visas med egen färg. Om du vill se var rasterna ligger så bockar du för detta val. Vill du i utfallet se vilka som har uppgifter (visas med egen färg) så markerar du detta. Medvind Informationsteknik AB Sida 25
Övriga personliga inställningar Klickar du på kugghjulet bredvid Logga ut så får du möjlighet att välja vilka färger du vill visa på bilden. Här kan du även byta ditt lösenord. Ändra färger Om du har behörighet att byta färger så visas detta genom att du får en rullist efter vald färg. Tänk på att om du väljer en färg för exempelvis tidtypen Arbete, och din systemadministratör valt en annan färg för Arbete, så gäller den färgen före ditt val. Även om du inte har behörighet att välja färger, så kan du ändå välja eller välja bort visningen av färger genom att bocka för olika alternativ. Färger för tidtypstexter: Denna inställning spelar endast roll om du får ändra färgerna och det inte finns en gemensam färgsättning. Undantag är visning av godkännande. Har du markering för denna så visas en särskild färg för tider som din chef ska godkänna (exempelvis övertid) Färg för frånvarorsaker: Har du markering här, så visas olika färger för ledigheter om de är beviljade eller endast ansökta. Bakgrundsfärg: Vill du se om dagen är attesterad, godkänd eller klarmarkerad så markerar du detta. Vill du se om du gjort ändring i fastställt läge mot din ursprungliga tid så markerar du planerad tid. Vill du se dagar du korrigerat i korrigeringsomgång så markerar du detta val. Vill du se med egen färg att perioden är i önskestatus/korrstatus så bockar du för önskestatus. Slutligen kan du även välja att visa markering för dagar som du av annan orsak inte får ändra, markera då Övrigt skrivskydd. Medvind Informationsteknik AB Sida 26
Ferieanställd UTB Sid Innehåll 27 Övergripande 28 Avsnitt 1 Logga in på din Web-sida 28 Avsnitt 2 Din web-sida 30 Avsnitt 3 Att söka ledigt 31 Avsnitt 4 Frånvaro 33 Avsnitt 5 Löneartsrapportering 33 Avsnitt 6 Extratid 34 Avsnitt 7 - Klarmarkera 39 Avsnitt 8 Lönerapport 40 Avsnitt 9 Lönesaldo 41 Medvind Informationsteknik AB Sida 27
Övergripande Du är anställd i Trollhättans Stad som lärare och skall använda Medvind till att söka dina ledigheter/ersättningar utifrån den reglerade arbetstiden. Avsnitt 1 Logga in på din Web-sida Gå vidare från Trollhättans Stad s Stadsportalen. Medvind Informationsteknik AB Sida 28
Gå vidare till Medvinds nya web I fältet Domän ska ni välja THN, ange din användaridentitet och lösenord, klicka på Logga in. Medvind Informationsteknik AB Sida 29
Avsnitt 2 Din web-sida När du loggat in syns din web-sida. I den övre delen av bilden syns månaden som är vald. Du kan byta period genom att klicka på pilen, välj datum! De klockslag som syns är de som genereras av ditt schema. Du får en detaljerad beskrivning av dagen genom att dubbelklicka på dagen. För att stänga detaljfönstret, klicka på X. Du kan ändra utseende på web-sidan, genom att gå till Visa : Välj det utseende som passar dig! Medvind Informationsteknik AB Sida 30
För att lämna web-sidan, klicka på Logga ut. Avsnitt 3 Att söka ledigt Klicka på Ledighetsansökan Välj Ny! Välj Frånvaroorsak i rullisten! Ange datum i kalendern! Endast år mån dag Ange kommentar om du vill. Klicka på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 31
Om du ska vara partiellt ledig måste du bocka i rutan Avser partiell ledighet Och skriva in omfattningen i rutan Kommentar Nu ser du ledigheten i översiktsfönstret, när chef har beviljat ledighet ändras status till beviljad. Medvind Informationsteknik AB Sida 32
Avsnitt 4 Frånvaro Under fliken Frånvaro ser du all frånvaro, även de som inte kräver en ledighetsansökan. Om du har ringt och sjukanmält dig 2014-09-16, senare friskanmäler du dig till arbetsledaren. Kontrollera så att du är friskanmäld i Medvind, anges tom Gäller tills vidare dubbelklicka på raden. Avmarkera Gäller tills vidare Ange datum sjuk tom i kalendern! Klicka på Spara. Avsnitt 5 Löneartsrapportering Då du har rätt till någon ersättning ex kilometerersättning, rapporterar du detta under Löneartsrapportering. Klicka på Ny. Medvind Informationsteknik AB Sida 33
Välj ersättning i rullisten Ange datum i kalender och antal Valfritt att ange kommentar Klicka på Spara. Nu ser du löneartsrapporteringen i översiktsfönstret. Avsnitt 6 Extratid Du har en årsarbetstid på 1360tim/verksamhetsår. Extratid är tid som ni arbetat utöver er ordinarie arbetstid. Skall inte förväxlas med förtroendetid. Avräkning för extratid sker vid 4 tillfällen. Lägga in extra tid Logga in på den personliga webbsidan i Medvind. Medvind Informationsteknik AB Sida 34
Dubbelklicka på den dagen extra tid är gjord. Ange kommentar Ange mellan vilka klockslag extra tid är gjord och välj Extra tid i rullisten Tryck Spara. På din sida syns antal timmar extra tid. Medvind Informationsteknik AB Sida 35
Ta ut extra tid Logga in på den personliga webbsidan i Medvind. Välj Frånvarofliken. Ange Frånvaroorsak Extra tid- Ange Datum t.o.m Ange klockslag Tryck på spara Medvind Informationsteknik AB Sida 36
På din sida syns antal extra tid efter uttaget. Utbetalning extra tid När en avstämningsperiod är slut ska ersättning för extra tid betalas ut. Avstämningen görs fyra gånger om året. Januari Mars April Juni Juli September Oktober - December Logga in på den personliga webbsidan i Medvind Välj avstämningsperiod Medvind Informationsteknik AB Sida 37
Du måste själv undersöka vilken dag timmarna som ska utbetalas är gjorda för att välja rätt utbetalning. Fyllnadstid väljs upp till heltidsmått för deltidsanställd. Välj till pengar för att få ersättningen i pengar eller välj till komp för att få ersättningen i tid. Övertid ENKEL väljs för övertidsarbete 2 timmar närmast före och efter ordinarie arbetstid. Välj till pengar för att få ersättningen i pengar eller välj till komp för att få ersättningen i tid. Övertid KVAL väljs under annan tid. Välj till pengar för att få ersättningen i pengar eller välj till komp för att få ersättningen i tid. När hela avstämningsperioden är framtagen syns antal timmar extra timmar för hela avstämningsperioden. Kontrollerar vilken dag timmarna är gjorda för att avgöra vilken ersättning som ska utbetalas. Om det finns extra tid under dagen är den rosa. Om det finns uttag av extra tid syns den med grön samt förkortning Ex. Medvind Informationsteknik AB Sida 38
Välj fliken löneartsrapportering. Ange vilken ersättning samt antal timmar Tryck spara Minskar saldo Avsnitt 7 - Klarmarkera När du har tjänstgjort dina tider måste du klarmarkera perioden, det motsvarar din underskrift. Det är bra om du klarmarkerar vid flera tillfällen under en månad. Börja med att gå in på din web-sida. Klicka på Klarmarkera och därefter Klarmarkera igen! Du klarmarkerar tom detta datum! Du kan ändra tom datum i kalendern! Markera Planering! Klicka på Spara Medvind Informationsteknik AB Sida 39
Du ser på översiktsbilden hur långt du klarmarkerat med hjälp av den blå färgen. Avsnitt 8 Lönerapport Här kan du se dina tider och vilka tillägg perioden innehåller. Klicka på Rapporter och välj Lönerapport. Välj månad! Klicka på Visa Medvind Informationsteknik AB Sida 40
Du får då upp ett detaljfönster Lönerapport med en redovisning av dina tider och utfall. För att stänga rapporten, klicka på Stäng. Avsnitt 9 - Lönesaldo För att se din eventuella kompledighet eller övertid, välj Rapporter och Lönesaldo. Medvind Informationsteknik AB Sida 41
Här får du en detaljerad information! Klicka på Stäng. För att lämna web-sidan, klicka på Logga ut. Medvind Informationsteknik AB Sida 42