HogiaLön Plus 14.2 Här följer en sammanställning av programförändringar som skett i version 14.2 av HogiaLön Plus. OBS! När du uppdaterar/installerar får inga användare vara inloggade i HogiaLön Plus. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Innehåll Nyheter... 2 Förbättrad funktionalitet i Arbetstidskonto... 2 Anställningsnummer... 2 Versionsberoende... 2 Uppdaterat filformat export/import av anställda... 2 Uppdaterat filformat import arbetsschema per anställd... 2 Nytt filformat för import till löneberedningen... 3 Organisationsnummer... 3 Uppgraderad och förbättrad e-posthantering... 3 Rättningar och åtgärder... 5 Löneberedning och funktionen Slutlön... 5 Semesterberäkning... 5 Semesterberäkning minsta antal uttagna semesterdagar per år... 5 Handels semesterhantering för timanställda, semesteravtal 17... 5 Handels semesterhantering för timanställda, semesteravtal 17... 5 Semesterskuld... 5 Inställningen för Utbetalning som semesterlön... 5 Byte av standardskrivare... 5 Anställda och fliken Bilförmån... 6 Rapportering av ny årslön till Collectum för personer som följer avtalet ITP2... 6 www.hogia.se Hogia HR Sida 1 av 7
Kortperiodisk sysselsättningsstatistik... 6 SN/SCB/KFO statistik... 6 Granskningsunderlag (LÖSEN)... 6 Bankkoppling Swedbank SUS... 6 Hogia Hotell- & Restauranglön Plus... 6 Import löneberedning... 6 Nyheter Förbättrad funktionalitet i Arbetstidskonto Funktionen Arbetstidskonto beräknar intjänad arbetstidsförkortning som avsätts till arbetstagarens förmån. Arbetstidsförkortningen kan tas ut som betald ledig tid, kontant utbetalning eller pensionsavsättning. Avsättningen kan ske utifrån tidbank eller utifrån en procentsats på löneunderlaget under angiven beräkningsperiod. HogiaLön Plus beräknar antal timmar att avsätta till arbetstidskontot i relation till faktisk arbetad tid under beräkningsperioden. Nu tar programmet hänsyn till genomsnittlig sysselsättningsgrad, anställningstid samt obetald frånvaro som exempelvis föräldraledighet och tjänstledighet. Mer detaljerad information finns att läsa under F1-hjälptexter. Anställningsnummer Fältet Anställningsnummer i anställdaregistret är förlängt till 13 tecken. I anställdaregistret kan du numera lägga upp anställda med anställningsnummer som är upp till 13 tecken. I tidigare versioner gick det att lägga upp anställningsnummer med max 11 tecken. Det innebär att det exempelvis fungerar att lägga upp ett anställningsnummer som består av ett personnummer med sekelsiffra samt med utrymme för ett löpnummer. OBS! Om du har ett försystem till löneprogrammet och importerar de anställdas löneunderlag i löneberedningen eller om du exporterar dina anställda till andra system behöver du säkerställa att dessa hanterar 13 tecken i anställningsnummer innan du börjar lägga upp anställningsnummer som överstiger 11 tecken. Versionsberoende Om du vill utöka antal tecken i anställningsnummer till 12 eller 13 tecken och importerar personerna från Hogia Personal måste du ha version 14.2 av Hogia Personal för att person- och anställningsuppgifterna ska flöda utan problem. För att anställda med anställningsnummer längre än 11 tecken ska flöda friktionsfritt behöver man ha: Version 14.2 av Hogia Personal och HogiaLön Plus Version 14.1 av Hogia Time & Attendance/Project Version 2014.2 av Hogia Ekonomi Det finns inget versionsberoende till Hogia PBM Travel och PBM Portalen. Uppdaterat filformat export/import av anställda Utökningen till 13 tecken i anställningsnummer påverkar våra filformat för export/import av anställda och det har även tillkommit två nya textbaserade filformat för import till löneberedningen. Vi har skickat ett informationsmail till de systemleverantörer som vi vet har en koppling till löneprogrammet för att de ska ha möjlighet att göra anpassningar i sina system. Om du vill ha detaljerad information om vilka förändringarna är i filformaten kan du läsa mer nedan. Uppdaterat filformat import arbetsschema per anställd Vårt filformat för import av arbetsschema per anställda är uppdaterat med anledning av att det går att ange anställningsnummer upp till 13 tecken. Om du kommer att lägga upp anställningsnummer som är mer än 11 tecken på dina anställda och om du importerar anställda och arbetsschema från ett annat system behöver du säkerställa att försystemet hanterar 13 tecken i anställningsnummer. www.hogia.se Hogia HR Sida 2 av 7
Nytt filformat för import till löneberedningen Vi har kompletterat med ytterligare två textbaserade filformat för import till löneberedningen. Om man vill ha 13 signifikanta siffror i fältet anställningsnummer och använder textbaserad filimport måste man använda de nya filformaten 214031 eller 214007. Tänk på att kontakta försystemets leverantör för att säkerställa att de kan hantera 13 tecken i fältet anställningsnummer. Organisationsnummer Under Arkiv och Företagsuppgifter finns möjlighet att komplettera organisationsnummer med sekelsiffra. Uppgraderad och förbättrad e-posthantering E-posthanteringen har förbättrats generellt i HogiaLön Plus och speciellt för utskrift av lönespecifikation och kontrolluppgift. Nu finns möjlighet att kryptera sändning av e-post enligt standarden SSL/TLS. Det går också att ange en fördröjning vid anslutning till mailserver samt att lägga en fördröjning i sekunder mellan varje sändning. Anställda och PA-fliken. Inför kommande årsskifte kan du markera den nya rutan KU Via E-post på de anställda. Personer med den nya markeringen får sina kontrolluppgifter via e-post. Lösenord för PDF Nu finns det möjlighet att lösenordsskydda lönespecifikationer och/eller kontrolluppgifter. Mottagaren måste då ange ett lösenord för att öppna och läsa sin lönespecifikation/kontrolluppgift. Löneadministratören måste meddela den anställde vilket lösen som ska anges, detta anges i den nya rutan Lösenord för PDF. Lönespecifikation/Utskrift på bildskärm. Inställningarna för e-posthantering kommer man till när man skriver ut lönespecifikationer eller kontrolluppgifter med blankettyp E-post. Här har det tillkommit nya inställningar; Vänta på anslutning Standardvärde är 25 sekunder. Har man problem med timeout vid anslutning kan väntetiden ökas. (Man kan ange värdet 5-120 sek) Fördröjning mellan varje sändning Om mailservern har svårigheter att hantera många mail på kort tid kan man lägga in en fördröjning i sekunder. Standardvärde är 0 sekunder. (Man kan ange värdet 0-9999 sek.) Använd SSL/TLS SSL/TLS är en säkerhetsinställning som innebär att informationen som sänds krypteras enligt en fastställd standard och som flera e-postleverantörer kräver när e-post ska skickas. www.hogia.se Hogia HR Sida 3 av 7
När du väljer SSL/TLS behöver du inte själv välja Autentisering. När man väljer SSL/TLS går det inte att välja Autentisering, dessa val kommer automatiskt att tillämpas när e-post skickas. Användare och Lösenord Om internetoperatören kräver autentisering för att skicka e-post måste Användarnamn och Lösenord anges. Markera rutan Inloggning krävs till mail-server. Autentisering innebär att användarnamn och lösenord skickas med vid inloggning på mailservern och internetoperatören kan då verifiera att avsändaren är behörig att skicka e-post. Anledning till att internetoperatörer kräver autentisering är för att minska spam och virusspridning. www.hogia.se Hogia HR Sida 4 av 7
Rättningar och åtgärder Löneberedning och funktionen Slutlön Om man försöker att göra en slutlöneberäkning på en person som redan fått utbetald slutlön samt har en slutlönemarkering i databasen blinkar en gulmarkerad triangel. Det händer att man missar den varningen och därför har vi lagt till ett varningsmeddelande i löneberedningen, när man klickar OK Nästa eller Spara, om man ändå fortsätter att lönebereda personen. Det är för att göra löneadministratören mer uppmärksam på att personen redan fått slutlön. Semesterberäkning Negativa betalda semesterdagar Oavsett om man hade inställningen Ta bort negativa kvarvarande betalda dagar markerad eller inte överfördes de negativa kvarvarande betalda dagarna till sparade. Felet uppträdde endast när man inte hade fördelning av sparad semester. Semesterberäkning minsta antal uttagna semesterdagar per år Programmet tar nu hänsyn till inställningen Minsta antal uttagna semesterdagar per år och betalar ut kvarvarande betalda semesterdagar upp till det angivna antalet. Handels semesterhantering för timanställda, semesteravtal 17 Rättning av tidigare felaktigt registrerad frånvaro. Programmet kan nu hantera korrigering av felaktiga frånvarotransaktioner och beräkna rätt sysselsättningsgrad för timanställda som följer Handels avtal. Handels semesterhantering för timanställda, semesteravtal 17 Beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad. För att få en mer korrekt beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad för anställda som följer semesteravtal 17 har vi justerat beräkningsformeln. Vid beräkning av årsarbetstiden reducerar programmet den beräknade årsarbetstiden med Ej semestergrundande frånvaro. Semesterskuld Bockrutan "Räkna om semesterlön för sparade dagar avtal 14 och 17" på sida 2 i rapportbeställningen är borttagen. Inställningen för Utbetalning av semesterlön Inställningen Utbetalas som sem-lön/ dag är default. Om man ändrar inställningen till Utbetalas vid ett tillfälle ska inställningen sparas. Inställningen sparas per semesteravtal. Byte av standardskrivare Om man byter standardskrivare under Arkiv och Skrivarinställningar byter man standardskrivare i HogiaLön Plus men inte i operativsystemet. Omdirigerade skrivare påverkas inte. www.hogia.se Hogia HR Sida 5 av 7
Anställda och fliken Bilförmån Namnen på bilmodeller blir längre och längre. Därför har fältet för bilmodell utökats i databasen. För att man med säkerhet ska se hela namnet på bilen skrivs det ut under fältet för Modell. Rapportering av utbetald lön/ny årslön till Collectum I HogiaLön Plus tittade programmet efter ev utbetalningar 3 månader efter avslutad anställning. I dagsläget finns ingen begränsning i tid när det gäller löner som utbetalas efter avslutad anställning. Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Underlaget till rapporten Kortperiodisk sysselsättningsstatistik är anpassad till gällande blankett. SN/SCB/KFO statistik Rapporten beräknade frånvaro på ett felaktigt sätt. Det blev för få frånvarotimmar och därmed för många timmar arbetad tid. Felet är åtgärdat. Granskningsunderlag (LÖSEN) Rapporten tog inte hänsyn till föräldraledighet och tjänstledighet mindre än fem dagar när lönearten hade enhet D- arbetsdagar. Bankkoppling Swedbank SUS SUS-fil som inkluderar anställda som omfattas av E-lön Total dvs personerna kan läsa sina lönespecifikationer på bankens internetsida. Tidigare genererades en felaktig kod i filen så att personer med 0 kr i nettolön inte kunde läsa sina lönespecifikationer på bankens internetsida. Nu är problemet åtgärdat. Hogia Hotell- & Restauranglön Plus Kunder med licens för Hogia Hotellön Plus resp Hogia Restauranglön Plus lotsas nu till samma sida på Kundtorget och har samma produktnamn Hogia Hotell & Restauranglön Plus. Grundregister Visita och Övningsföretaget Visita har ersatt Grundregister SHR och Övningsföretaget SHR. Import löneberedning Det har tillkommit en ny ruta i importformuläret Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer. Om det inte finns någon person med det anställningsnummer som finns på transaktion i importfilen söker programmet efter person i anställdaregistret med motsvarande personnummer. Personens anställningsnummer i anställdaregistret visas i importvyn. www.hogia.se Hogia HR Sida 6 av 7
Om du väljer att inte markera Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer kommer transaktionsraden till den anställde att markeras som en felpost i importvyn. I detta fall måste den anställde läggas upp i anställdaregistret för att importen ska kunna genomföras. Grundinställningen är att rutan är markerad. 2014-03-31/Hogia Business Products www.hogia.se Hogia HR Sida 7 av 7