Gunilla Hallqvist 1 (8) Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: SKL, Hornsgat 20, Stockholm Tid: 10.00 15.00 Deltagare: Olle Nilsson- Sträng, Bollnäs kommun Thomas Wennersten, Trollhättans stad Bengt Svensson, SKL Lars Flintberg, Sandvikens kommun Mats Östling, SKL, fr kl 11.00 Roger Eriksson, Norrköpings kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Bo Frändén Inge Hansson, Karlstads kommun Torbjörn Boman, Skellefteå kommun? Claes-Olof Olsson, Föreningen Sambruk Göran Goldkuhl, Linköpings universitet Gunilla Hallqvist, Föreningen Sambruk Anna Öhrwall Rönnbäck, Linköpings universitet Lennart Östblom, Föreningen Sambruk Deltar ej: Protokollförare: Anders Malmquist, Malmö stad Jan Kylhammar, Borkyrka kommun Peter Wiman, Ljungby kommun Mats Green, Jönköpings kommun Elin Lagerqvist, Jönköpings kommun Christer Marklund, Kammarkollegiet Annika Hallberg, Kumla kommun Niclas Bendroth, Lunds kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun David Nyberg, Skellefteå kommun Peter Åberg, Storumans kommun Gunilla Hallqvist
Gunilla Hallqvist 2 (8) Protokoll 1 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar välkommen. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.. Till dagordningen tillförs rapport från presidiemötet! 3 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Siv Torstensson 4 Föregående mötets protokoll Föregående mötesprotokoll godkänns och läggs till handlingarna. COO återkommer angående 7 Acandoskrivelse. COO Minnesant från presidiemöte 090120 Olle N-S redogör för minnesanteckningar från presidiemöte 090120. - Nytt avtal föreslås för COO. - Stefan Hedin: Inga medlemmar har värvats. Stefan vidtalas för avrop av tjänster v.b. - Bo F står till förfogande för marknadsföring. - COO har haft möte med Britt-Marie Boman, tillförordnad chef för ITsektionen, på SKL för diskussion om framtida samarbete. - Stefan H och Olle N-S har talat med Lennart Sjögren, KD om representantskap i e-delegationen. - COO informerar om att Sambruk lämnat in ansökan till ett EU-Interregprojekt, benämnt OSEPA (Open Source software usage by European Public Administrations) vilket Grekland är initiativtagare till. Ansökan koordineras av Grekiskt företag, inlämnad den 29 januari. Projektkonsortium om 13 deltagare från 12 länder. Projektets syfte är att samla in, utvärdera o sprida kunskap om användning av öppen källkod inom offentlig verksamhet i Europa. Beslut om ev godkännande väntas i höst. Styrelsen beslutar att lägga minnesanteckningarna till handlingarna. 5 Ekonomi COO informerar om ekonomiskt resultat för 2008. Resultatet visar -77 kr efter bokslutsdispositioner, främst beroende på varierande faktureringstillfällen för FoU-projekt. Årsbokslut och budget 2009 presenteras på styrelsen 20090318 6 Genomgång Sambruk, nuläge 6.1 Projektläge EU-projekt Kluster E-Äldrelivsbranschen
Gunilla Hallqvist 3 (8) E1 E-Validering och kompetensutveckling: Ny SOU I den äldres tjänst 2008:126 överensstämmer helt med Valideringsprojektet. Projektet ska avknoppas och ska registreras som en ideell förening. E2 Kund- och anhörigportal: Tre utvecklingsområden kommer att prövas : Utveckla meddelartjänst, Integration med Primärvården och Dokumentation, planering och återrapportering särskilt boende. E3:1 Pensionätet/tjänstekatalog: Målet är bygge av och test av prototyp med olika intressenter. E3:2 Effektiviserad äldreomsorg resursfördelningssystem: En förstudie pågår i Nordanstigs kommun. Alla projekten är intresserade av fler deltagarkommuner! BITA /Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig Assistans Pilotprojekt i Kumla kommun. Målet är att utveckla ett IT-stöd för tidsredovisning som håller samman verksamhetsprocesserna schema, tidsredovisning, granskning/fastställande av tidrapporter, uppföljning och e- tjänst för brukarna. Inför utveckling av IT-stödet är 22 leverantörer vidtalade varav 4 är intresserade. Möte 4/2 med 12 kommuner och tre leverantörspresentationer. Ekonomiskt bistånd Två delprojekt planeras: E-tjänst för förnyad ansökan av ekonomiskt bistånd Design-prototyping, översyn av tidigare processbeskrivning, inleda interfacediskussioner. Informationsöverföring från myndigheter till kommunernas socialtjänst Lagändring enl SFS 2008:975 gäller från 090101. Underlättar samverkan kring informationsutbyte kräver ny systemteknisk lösning, gemensam för alla kommuner. Tio kommuner är i dagsläget intresserade. FK startar ett Onlineprojekt där Sambruk deltar. Viktigt för kommunerna att i dagsläget påverka informationsinnehållet. FK kommer att ha sitt system igång redan 14 juni och gamla system kommer därefter att stängas ner (Kominfo och telefon).
Gunilla Hallqvist 4 (8) Diskussion: - Myndigheterna måste samordna sig - kommunerna kan inte logga in på varje myndighet. - Viktigt att kommunerna går samman och får med alla data i nuläget. Projektet måste hitta lösningar ngn modul? Man måste arbeta både kortoch långsiktigt. - Viktigt att marknadsföra projektet statlig-kommunal samverkan. - Hela tiden nya samverkansområden en generisk modell behöver skapas - plattform för informationsutbyte Elektroniskt bevarande Förteckning över de processer man arbetat med är klar. Arbetet har gått synkront med Riksarkivet om processorienterad förteckning. Workshop 4/3 med Stockholms stad, Redaprojektet, LDB-centrum och Riksarkivet. Slutrapport skall sammanställas till 31 mars och utgör underlag till en kravspec. Projektresultatet presenteras på Sambruks vårmöte och idéer om ev fortsatt projekt. ÖTP ÖTP-projektet genomförde två upphandlingsdagar i januari med jurister och leverantörer. ÖTP v 2.1 är under utarbetande. Frågeställningar och slutsatser: - Vad kostar kommunernas upphandlingar? inventering bör göras! - Behov av standardiserade avtal och enhetliga underlag i kommunerna? - Förslag att alla kommuner antar ÖTP! - Ramavtal måste miniupphandlas kan ej bara avropas. Kommer kommunernas intressen för ramavtalen minskas? Egna ramavtal för kommunerna? - ÖTP- har problem med tillämpningen. - behov av kontinuerlig utbildning för kommunerna är mycket stort. - ÖTP-arbetet behöver mer input från pågående verksamhetsprojekt, t ex BITAprojektet. Nytt projekt Öppet verksamhetssystem Pl: Peter Dacke, Botkyrka. 18 kommuner har anmält intresse (motsv 1.4 milj/inv). Man har för avsikt att formera sig i två delegationer: - Leverantörsdelegation - som diskuterar med leverantörer (vinna/vinnakoncept) - Specificeringsdelegation - vad vill vi ha? Haft ett möte i januari! Budget: Ska fakturera för konf.lokal och mat.
Gunilla Hallqvist 5 (8) Projektrapportering på webben På begäran från Thomas W redovisar Lennart Ö ett förslag till förenklad månatlig projektrapportering på webben. Syftet är att marknadsföra projekten genom bättre synlighet samt bättre uppföljning av projektstatus och budget för styrelse och medlemmar. Styrelsen enas om att instrumentet måste vara flexibelt och utgå från varje projekt. Viktigt är rapport av mål, leverans och budget. Rapporteringssystemet måste vara enkelt med ett klart syfte för att få p-ledare att ta på sig uppgiften. 6.2 Medlemsvärvning Nya medlemmar är Södertälje o Nynäshamns kommuner. Södertälje deltar i projekten BITA och Ekonomiskt bistånd. Nynäshamn deltar i projektet Öppet verksamhetssystem. 7 Intresseföreningen 7.1 Internkontroll Styrelsen diskuterar upphandlingsregler för Sambruk. Föreningen är ingen myndighet och omfattas därmed inte av LOU. Styrelsen föreslår att ett upphandlingsreglemente upprättas som tillägg till stadgarna. Reglementet bör ha en upphandlingsgräns, ett fixerat belopp. Tio basbelopp föreslås vilket är drygt 400 tkr. Styrelsen beslutar att ett Upphandlingsreglemente upprättas för beslut på årsstämman. COO att regler för verkställande tjänsteman, projektinitiering och attest upprättas för beslut på årsstämman. COO 8 FoU Sambruk/VINNOVA FoU-projekt VINNOVA SAMSKOP: SAMverkan mellan Statliga och KOmmunala Processer (Projekten BITA och Ekonomiskt bistånd ) Pl: Claes-Olof Olsson Göran ger en kort redovisning av SAMSKOP. E-tjänster och annan informationsteknik kan möjliggöra nya samverkansformer mellan förvaltningar. Nya inter-organisatoriska processer (verksamhetsmodeller) behöver utvecklas. Utformning av nya samverkande verksamhetsmodeller (med inslag av e- tjänster) kräver gemensamt ansvar och deltagande i designprocesser från de olika myndigheterna. Projekten måste hanteras på både kort och lång sikt, viktigt för kommunerna att det inte blir inlåsningar.
Gunilla Hallqvist 6 (8) BOSSANOVA: Affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor: Nya möjligheter för kunder och leverantörer. Pl: Anna Öhrwall Rönnbäck. Anna ger en kort statusrapport om BOSSANOVA-projektet inkl Verva-/SKLenkät. (Bif protokollet ) Syfte och mål: Praktiskt utveckla stöd för användning av öppen programvara i svensk offentlig sektor. Teoretiskt undersöka affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor ur både kund- och leverantörsperspektiv. web: www.iei.liu.se/indek/ohrwall-anna www.cam.liu.se www.resultcenter.com INNOVETA: Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling och verksamhetsstöd för kundservice: Sambruk huvudprojektledare - pl under rekrytering. I projektkonsortiet ingår Högskolan Väst och företaget Jayway. CO informerar kort om projektet. Syfte: Förbättra medborgarservicen, dels genom ökad tillgänglighet, dels att öka den interna effektiviteten och produktiviteten. Ytterligare syfte är att med FoUstöd effektivisera planering och införande av kundcenter. Jönköping är pilotkommun för nyutveckling av ärendeplattform och införande av KC. Jayway och Jkp har påbörjat samarbete. Projektet har haft tre möten, Göteborg, Jönköping ( kommun-sambruksmöte ) och Malmö. Projektet är ett agilt utvecklingsprojekt vilket ger Jönköping stort ansvar att utvärdera delresultaten kontinuerligt. Tio kommuner har anmält intresse att delta. Sambruk Gemensam Programvara Förslag på konkret regelverk för anskaffa, utveckla, nyttja och förvalta gemensam programvara. Göran G redogör för bif förslag till regelverk för standardöverenskommelser avseende: Gemensam utveckling av programvaror (ex BITA-proj) Överlåtelse av programvara som benefik gåva från kommun till Sambruk (EPOS, Jönköping) Diskussion: -Mats Ö Sambruk blir en leverantör, använd öppna licenser. - Göran G - detta är en kundförening och med kunddriven utveckling - inte att jämföra med leverantör. - Återstår att reglera ev leverantörer medverkan i projekt. - COO avtal kommer att tecknas med Jkp avseende Epos.
Gunilla Hallqvist 7 (8) 9 SKL Programverket Sambruk Bengt S och Mats Ö informerar om att SKL har en ny struktur för IT i förbundet. Den tidigare IT-sektionen har upphört. Infrastrukturfrågorna (bredband,e- förvaltning och Geografisk information) har gått över till en ny sektion, Infrastruktur och fastigheter, på avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad. Intern IT är en egen sektion, och två personer har flyttat till Avdelningen för vård och omsorg. IT ska bli mer verksamhetsmässig och kommer att ligga på respektive verksamhetsavdelning, t ex Vård och omsorg, Lärande och arbetsmarknad (skola, ifo). En kommunal arkitekturgrupp ska bildas som ska arbeta med Vård och omsorg i samverkan med landstingens arkitekturgrupp och samtidigt bevaka att lösningarna inte blir sektorsspecifika, utan ska anpassas till hela kommunala plattformen. Sektionen för Infrastruktur och fastigheter har ett samordnings- och intressebevakningsansvar. Programverket: Mats Ö informerar från Open Source-konf. Trend är att det dyker upp hela arkitekturer/plattformar istället för delar. 10 Verva/Kammarkollegiet Sambruk Gunilla informerar om att Sambruk är inbjuden att delta i ett antal grupperingar inom Kammarkollegiet IT-upphandlingen (SHS-utvecklingsgrupp, handläggarroller, Mina sidor). 11 Aktuell information från styrelsemedlemmar Roger hälsar välkommen till Offentliga rummet 25-27 maj, Norrköping. COO informerar om att Sambruk inte kommer att arrangera en nätverksdag p g a vi tidigare år haft för lågt antal deltagare. Olle föreslår att Sambruk har en monter COO & GH undersöker förutsättningarna för detta. Inge H informerar om IT-chefsmöte den 19/2 i RegionVärmland, där Stefan Hedin deltar. 12 Avtal för verkställande tjänsteman Styrelsen godkänner förlängt avtal med Claes-Olof Olsson. COO tackade för visat fortsatt förtroende och återkommer med avtalsunderlag. COO
Gunilla Hallqvist 8 (8) 13 Övriga frågor Verksamhetsplan COO ber styrelsen inkomma med synpunkter på Verksamhetsplan 2009 å det snaraste. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte var ursprungligen planerat att genomföras som telefonmöte. Då många viktiga frågor skall behandlas (årsredovisning 2008, verksamhetsplan och budget 2009) beslutas därför om ett fysiskt heldagsmöte Stockholm på SKL. 18 mars kl 10.00-15.00 Övriga styrelsemöten 1 april Årsstämma + konstituerande styrelsemöte, Arlanda (Sambruks vårmöte 1-2 april) Styrelsemöte i Skellefteå juni (?) Ordförande tackar deltagarna och avslutar mötet. Vid protokollet Gunilla Hallqvist Sekreterare Olle Nilsson - Sträng Ordförande Siv Torstensson Justerare