Personalbokslut HR-nyckeltal hjälper till att mäta hur väl organisationen fungerar och kan användas till att fästa uppmärksamhet på olika delar av företaget som behöver extra fokus samt hjälpa till att vägleda ledningsbeslut. Enstaka HR-nyckeltal visar värdet vid en viss tidpunkt och det är svårt att se om siffran speglar en engångsföreteelse, ett kvarstående problem eller en trend. För att dra nytta av nyckeltalen bör man samla in data över en längre tidsperiod och på ett konsekvent sätt analysera resultaten och leta efter trender som kan hjälpa till att förutse problem eller se möjligheter i förväg. Förhållandevis nytt i nyckeltal sammanhang är Key Performance Indicator, KPI, som är ett engelskt begrepp och används som mått för effektivitet hos t ex en verksamhet. På svenska kallar man detta ofta Nyckeltal för verksamheten. Vilka faktorer som mäts varierar från fall till fall. HR-Nyckeltal i Hogia Personal I denna rapport har vi samlat de vanligaste HR nyckeltalen. Information fylls i och räknas ut automatiskt av programmet men det finns även nyckeltal där du själv fyller i underlagen och där programmet sedan räknar ut nyckeltalen. Resultatet presenteras i Excel både i tabell- och diagramform och där du enkelt kan arbeta vidare med resultatet, t ex klistra in och jämföra resultaten kvartal för kvartal. Rapporten Personalbokslut finns under Rapporter/Anställning. I rapporten visas statistik över de anställda utifrån olika kriterier, bland annat könsfördelning, åldersfördelning, jämställdhet och anställningstrygghet. Rapporten kan fås uppdelad på olika urvalsbegrepp; koncern, företag, avdelning, urvalskategori, befattning, yrkeskod, anställningsform samt samtliga använda under fria kodregister. Om du använder dig av Fria kodregister - anställning, finns även de med i beställningsbilden nedan. Detta förutsatt att du har dem upptända i anställda registret. Rapporten är indelad i tre delar. Den översta delen bygger på de datum som du anger i Statistikdatum, den mellersta delen på den datumperiod som du anger i fälten From och Tom och den sista delen, där du själv fyller i underlagen på tabelldelen för att det ska skapas diagram. Vid uttag bakåt i tiden är det viktigt att i sitt urval även välja avslutade anställningar för att få med dessa. För att programmet även ska räkna ut Personalomsättning och Turbulens korrekt är det viktigt att du även har markerat de avslutade anställda för det urval som du tar ut rapporten för. 1
När du trycker OK och sedan Bildskärm startar Excel och resultatet presenteras. Varje urvalsbegrepp som du valt, bildar två flikar, en med diagram och en med tabell. Varje fliknamn heter urvalsbegrepp samt diagram eller tabell. Underlagen för diagrammen finner du på tabellfliken och här kan du även manuellt ändra värden som slår igenom i diagrammen. 2
Diagrammen som programmet räknar fram själv och presenterar är följande: För att du ska kunna få automatisk uträkning av Personalansvar och Jämställdhet måste du gå in under Kodregister/Befattning och markera i rutan Chef för befattningar som i företaget har personalansvar. Om du inte ser fältet Chef, högerklicka och tänd upp fältet under Systemnamn och Rubriker. Diagrammen som programmet räknar fram själv och presenterar för Statistikperiod är följande: Resterande diagram är tomma när ni öppnar dem. För att det ska skapas diagram, gå in på fliken Tabell och komplettera med underlag. Diagrammen som behöver underlag är följande: 3
Om du går in på fliken Tabell, är den indelad i tre delar de två övre innehåller underlag som programmet fyller i automatiskt och den nedre, där du kan fylla på med värden. 4
Följande del fyller Hogia Personal per automatik och är framtaget för den period du angett. En del av värden återkommer i flera av nyckeltalen, t ex antalet arbetade timmar. För att förenkla, fyll i på en av raderna, kopiera sedan raden och klistra in den på nästa rad som ändvänder samma värde. När du lägger in värden, skapas det automatiskt diagram på diagramfliken. Tänk på att spara i Excel, om du vill ha kvar dina diagram och tabeller för att jämföra med andra perioder. 5