Hur gör jag för att ladda ner kemidata och använda dem i MS Excel?

Transkript

1 Hur gör jag för att ladda ner kemidata och använda dem i MS Excel? Tänk på att de olika momenten kan se lite annorlunda ut eller heta olika saker i olika versioner av MS Excel, men principerna är de samma. I detta fall visas hur det ser ut i version 2004 på Mac. 1) Välj de parametrar, de tids- och djupintervall du är intresserad av 2) Kryssa för Lista analysvärden och Ladda ner som textfil 3) Välj lämpligt textformat 4) Tryck på OK när du valt färdigt. Filen laddas nu ner till din dator 5) Dra-och-släpp den nedladdade filen till MS Excel. Om detta inte fungerar gå till punkt 6. 6) Öppna den nedladdade filen inifrån MS Excel under menyn Arkiv - Öppna (File - Open i engelska versionen). Markera filen och tryck Öppna/Open

2 7) Importguiden frågar dig nu om data i filen är avgränsade med tabbtecken eller liknande eller om datakolumnerna har en fast bredd. Ange Avgränsade fält och gå vidare. 8) Anges Tabb som fältseparator. Längst ner ser du hur MS Excel tolkar de olika kolumnerna. Om allt ser OK ut gå vidare. 9) I textfilen anges decimaler med decimalkomma. Om din dator är inställd på decimalpunkt skall du under importens steg 3 trycka på knappen Avancerat och ange kommatecken som decimaltecken. 10) Du skall nu få upp data i ett vanligt exceldokument. Tänk på att spara dokumentet i excelformat, då textformatet har vissa begränsningar. Lycka till med arbetet! Kom ihåg att du kan alltid höra utav dig om du stöter på problem!

3 Hur gör jag för att hitta växt- och djurplanktondata på artnivå? OBS! Artdata kan idagsläget endast erhållas för en provtagning i taget. Dessutom kan artdata inte laddas ner direkt, utan de måste kopieras från resultatsidan och sedan klistras in i något annat program som t ex MS Excel. Detta kräver dock en del redigerande. Vi håller förnärvarande på med en total ombyggnad av våra databaser och i kommande version skall nedladdning av artdata ske utan dessa begränsningar. Vi ber er ha överseende med detta och vi ber er att kontakta oss om ni behöver hjälp med uttag av artdata tills ombyggnadsarbetet är slutfört. 1) Välj de grupper, den tidsperiod, de vattendjup och provtagningsår som du är intresserad av. Ange totalbiovolym och/eller enskilda växtplanktongrupper OBS! För djurplankton finns det även en möjlighet att kunna söka på äldre data från kvalitativa prov - använd då den blåmarkerade länken Kvalitativa prov längst ner under Räknade taxa (syns inte på denna skärmdump). Undersökningsår Vilken/vilka månader Vilket provtagningsdjup 2) Välj lista analysvärden och tryck OK 3) Resultatet som visas är totalbiovolymen och/eller de enskilda grupper som angetts. 4) För att komma till data på artnivå - tryck på kolontecknet efter provtagningsdjupet.

4 5) Uppgifter om biovolymer och antal eller längder på högsta tillgängliga taxonomiska upplösning OBS! Går förnärvarande tyvärr inte att ladda ner direkt, utan måste kopieras och klistras in i annat program. 6) Om man så önskar går det att söka vidare på en art e dyl i samtliga provtagningar på platsen - tryck då på kolontecknet efter provtagningsdjupet. Ange antal/l eller totalbiovolym/l, tidsperiod, provtagningsdjup. osv för att söka på den enskilda arten.

5 Hur gör jag för att hitta bottenfaunadata på artnivå? OBS! Artdata kan idagsläget endast erhållas för en provtagning i taget. Dessutom kan artdata inte laddas ner direkt, utan de måste kopieras från resultatsidan och sedan klistras in i något annat program som t ex MS Excel. Detta kräver dock en del redigerande. Vi håller förnärvarande på med en total ombyggnad av våra databaser och i kommande version skall nedladdning av artdata ske utan dessa begränsningar. Vi ber er ha överseende med detta och vi ber er att kontakta oss om ni behöver hjälp med uttag av artdata tills ombyggnadsarbetet är slutfört. 1) Välj de grupper, den tidsperiod, de vattendjup och provtagningsår som du är intresserad av. 2) Välj om du vill ha abundans (individtätheter) eller biomassa som enhet. 3) Välj om det är litoral, sublitoral eller profundal (endast valbara alternativ visas i det enskilda fallet), samt välj motsvarande hämtare. Anm: Litoral är strandzonen (eller bäckar), profundal är djupbottnar och sublitoral är måttligt djupa bottnar. För litoralen är det endast möjligt att välja håvprov, medan de övriga zonerna endast omfattar provtagning med Ekmanhämtare. 4) Välj lista över analysvärden och tryck OK för att lista data för de valda parametrarna. 5) För att komma till data på artnivå - tryck på kolontecknet efter provtagningsdjupet.

6 6) Uppgifter om biomassa och individtätheter på högsta tillgängliga taxonomiska upplösning OBS! Går förnärvarande tyvärr inte att ladda ner direkt, utan måste kopieras och klistras in i annat program. 7) Om provresultatet baseras på flera delprov så kan samtliga delresultaten ses genom att klicka på länken delprov. Anm: Resultaten är i detta fall antalet/vikt per m 2 för profundal och sublitoral, medan för litoralen (strand-/bäckprov) anges antal/vikt per prov. I de fall prov tagits med surberhämtare i vattendrag är dock enheterna även i dessa fall per m 2 8) Genom att klicka på kolontecknet efter artnamnet så visas resultaten för den aktuella arten för de olika delproven. Bottenfaunadata för delprov. Data anges som individtätheter och i förekommande fall som biomassa. OBS! Enheterna är per prov.

7 Hantering av tecken som <, > och () i nedladdade filer Värden med mindre-än eller större-än -tecken </> För att kunna hantera värden som under- eller överstiger gällande rapporteringsgränsvärde används i vissa fall <- respektive >-tecken. Dessa tecken gör att antingen den enskilda cellen i t ex ett exceldokument tolkas som text. I andra program kan hela kolumnen tolkas som textformat. Dessa celler som är i textformat kommer inte direkt att användas vid beräkningar eller i figurer, utan det är upp till den enskilda användaren att bestämma vad som skall göras med dessa data. Ofta används någon form av uppskattning av det sanna värdet som halva rapporteringsgränsvärdet vid beräkning, men även andra mått kan användas. Det är dock viktigt att användaren själv tar ställning till om och hur dessa data skall användas. Någon form av åtgärd måste vidtas! Värden inom parentes () En annan typ av tecken som kan förekomma är att vissa data är satta inom parentes (). I dessa fall har det aktuella värdet bedömts vara så pass avvikande från det normala eller från övriga parametrar att det skall behandlas med försiktighet. Avvikelsen har dock inte med säkerhet kunna fastställas som ett felaktigt värde och kan därför inte tas bort ur databasen. Återigen är det viktigt att den enskilda användaren tar ställning till om och hur detta/dessa värden skall behandlas. Någon form av åtgärd måste vidtas av den enskilda användaren! I och med att värdet även i detta fall tolkas som text kommer det inte per automatik att kunna användas i beräkningar och figurer i t ex MS Excel, utan det krävs ett aktivt handlande från användaren. OBS! Om formatet i celler med dessa tecken [</>/()] ändras utan att själva tecknet har tagits bort kan det aktuella värdet i vissa fall få ett minustecken framför sig eller i en del program så tas värdet bort och behandlas som ett saknat värde.