ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Vår referens 10.08.2017 Stadskansliet Beteckning/Dnr Er referens Anbudsförfrågan gällande framtagande av modell för samordning av el- och energibolagens verksamheter Mariehamns stad utreder samordning av Mariehamns Energi Abs och Mariehamns elnät Abs verksamheter i eller under ett gemensamt bolag. Arbetet påbörjas enligt överenskommelse och skall slutföras senast inom oktober 2017. 1. Bakgrund Mariehamns energi Ab ägs till 100 procent av Mariehamns stad. Bolaget är registrerat i handelsregistret år 1957. Bolaget ägnar sig åt fjärrvärme samt elhandel och -produktion. Bolaget äger i sin tur 49,60 procent av aktierna i Mariehamns Bioenergi Ab. Mariehamn elnät Ab grundades år 2013. Bolaget är även det helägt av staden. Bolaget övertog den eldistributions och -försäljningsverksamhet som staden tidigare drivit i egen regi per den 1 januari 2014. Staden har under de senaste åren fört över en betydande andel av sin egendom och verksamhet i bolagsform. Detta medför att staden behöver förnya sin koncernstyrning och se över möjligheterna till samordningsvinster mellan sina bolag. År 2015 lät staden upphandla en modell för en affärskoncern i vilken stadens koncernbolag, fastighetsbolaget undantaget, skulle samordnas under ett gemensamt moderbolag, bilaga 1. Modellen förverkligades aldrig. Stadsfullmäktige har genom sitt beslut om verksamhetsplan 2017 för stadsledningen slagit fast att staden under året skall utreda samordning av Mariehamns energi Abs och Mariehamns elnäts Abs verksamheter i ett gemensamt bolag. Våren 2017 har bolagen själva listat för och nackdelar med en hopslagning av de båda bolagen, bilaga Mariehamns stad Telefon E-post Internet Pb 5 +358 (0)18 5310 info@mariehamn.ax www.mariehamn.ax AX-22101 MARIEHAMN fornamn.efternamn@mariehamn.ax
2. Uppdragsbeskrivning Uppdraget är att ta fram en modell för samordning av Mariehamns energi Abs och Mariehamns elnäts Abs verksamheter i eller under ett gemensamt bolag. I uppdraget ingår följande: Utarbeta en modell för bolagsstruktur där båda bolags verksamheter ingår. Av modellen skall framgå utredarens förslag till - bolag som skall utgöra grund för den framtida verksamheten, varvid beaktas förutsättningar för fortsatt ägande i Mariehamns Bionergi Ab samt - organisationsstruktur inklusive beskrivning av arbets- och ansvarsfördelning mellan olika delar. Analys och beskrivning av förutsättningar för synergieffekter och potentiella samordningsvinster, inklusive beskrivning av volymer och uppskattning av resursbehov (antal årsarbeten eller motsvarande jämförbar enhet) i relation till vilka resurser bolagen idag avsätter för motsvarande funktioner avseende minst - ekonomistyrning, internkontroll och ekonomisk optimering, - gemensamma stödfunktioner såsom fakturering, löner, bokföring m.m. samt - produktionsmässiga faktorer så som utnyttjande av teknisk kompetens mm. Analysen förutsätter att uppdragstagaren besöker bolagen för att inhämta kunskap om bolagens verksamheter, faciliteter, nuvarande samarbeten mellan bolagen, framtidsplaner etc. Påvisa fördelar och nackdelar som samordningen medför i fråga om - inverkan på bolagens ekonomi, - inverkan på stadens ekonomi samt - förutsättningar för ägarinflytrande, ägarstyrning och ägarinsyn. Risk- och sårbarhetsanalys Förslag till projektplan inklusive tidsplan för en eventuell samordning omfattande minst - förslag till hur samordningen genomförs i praktiken genom fusion, verksamhetsöverlåtelse eller på annat sätt, inklusive upprättande av förslag till avtal och eventuella nödvändiga bolagsrättsliga dokument, - redogörelse för vilka beslut som behöver fattas av vilka organ (staden, bolagsstämmor och bolagsstyrelser) och i vilken ordning, - förslag till hantering av bolagens befintliga avtal, - kostnader för genomförande av konceptet; arvoden, myndighetsavgifter m.m. samt - utredning av behovet av ett förhandsavgörande om tillämpningen av näringsbeskattningen. Uppdragstagarens kommentarer kring fördelarna med samordning i en koncern i förhållande till samordning i ett gemensamt bolag. 2 (5)
3. Upphandlingsform och upphandlande enhet Upphandlingen genomförs med öppet förfarande. Upphandlande enhet är Mariehamns stad (FO-nummer 0205071-4). Den upphandlande enhetens kontaktuppgifter är: Postadress: PB 5, 22101 Mariehamn Besöksadress: Torggatan 17 E-post: stadskansliet@mariehamn.ax Telefon: 018-5310 Upplysningar om upphandlingen och begäran om tilläggsinformation Närmare upplysningar om upphandlingen lämnas av kanslichef Emma Dahlén. Kontakt: emma.dahlen@mariehamn.ax, telefon som ovan. Begäran om förtydligande eller komplettering av anbudsunderlaget skall ställas skriftligt. Begäran skall vara staden tillhanda 31.08.2017. Staden lämnar vid behov skriftligt förtydligande eller komplettering senast 06.09.2017 till alla som meddelat stadskansliet att de önskar ta del av sådant. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar publiceras samtidigt på stadens hemsida. 4. Regler för anbud a. Anbudshandlingar skall vara staden tillhanda på adress som ovan, i skriftligt format eller som bilaga till e-post, senast innan anbudstidens utgång 15.09.2017 kl. 14.00. b. Anbudskuvert eller ärendefält skall vara märkt "Samordning". c. Anbud skall vara bindande åtminstone till och med den 31.10.2017. d. Anbud skall vara avfattat på svenska. e. Anbud skall innehålla - Uppgifter om anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer och kontaktpersoner. - Uppgift om vilken person hos anbudsgivaren som kommer att vara huvudansvarig. - Uppgifter om hur anbudsgivaren uppfyller krav på anbudsgivaren i punkt 6 i detta underlag. - Förteckning över minst 3 slutförda uppdrag under de senaste fem åren av relevans som referens för uppdraget och utförda på ett tillfredsställande sätt samt uppgifter om referenspersoner för dessa. - Anbudspris. Prisuppgifter anges exklusive moms som o fast pris för det uppdrag som beskrivits i denna anbudsförfrågan o pris per timme för tilläggstjänster Anbudsgivare kan inom anbudstiden fritt lämna anbud. Anbudet bör innehålla uppgifter om vilka eventuella uppgifter i anbudshandlingarna som anbudsgivaren anser vara företagshemligheter. 3 (5)
5. Krav på anbudsgivaren a. Anbudsgivarens organisation skall ha en sådan omfattning att den har praktiska möjligheter att genomföra uppdraget. b. Anbudsgivaren skall under de senaste fem åren ha erfarenhet av åtminstone två (2) likvärdiga uppdrag som detta, som genomförts på ett tillfredsställande sätt. c. All personal hos anbudsgivaren som med anledning av uppdraget kommunicerar med staden eller något av de bolag som omfattas av upphandlingen skall tala svenska. d. Anbudsgivarens huvudansvarige person med ansvar för genomförande av upphandlingen skall ha en för ändamålet relevant utbildning motsvarande minst fyra års heltidsstudier vid högskola, universitet eller motsvarande av nationell utbildningsmyndighet godkänd läroinrättning. e. Anbudsgivarens huvudansvarige person skall utan extra kostnad (exempelvis i form av rese- och logikostnader, timdebitering, kostnader för restid eller resetraktamenten) för staden på stadens begäran finnas tillgänglig för möten eller presentationer i Mariehamn vid minst två tillfällen à 2 timmar. Ett av dessa tillfällen kan äga rum kvällstid inom tre månader efter det att uppdraget slutredovisats. f. Anbudsgivare skall på begäran kunna styrka att samtliga krav på anbudsgivaren är uppfyllda. 6. Öppning och utvärdering av anbud Anbudsöppning kommer att ske första vardag efter anbudstidens utgång. Öppningstillfället protokollförs. Efter öppning av anbud kommer staden att utvärdera vilket anbud som är totalekonomiskt mest fördelaktigt. Bedömning av vilket anbud som är mest fördelaktigt kommer att ske med beaktande av följande kriterier: 1) anbudets fasta pris för det uppdrag som beskrivits i denna anbudsförfrågan (80 %) 2) pris för tilläggsarbete (20 %) Kriterierna kommer att vägas samman genom en poängsummemetod varvid varje kriterium värderas och ges en poäng i skalan 1-10, där 10 representerar utmärkt och 1 svagt. Kriterierna värderas så att det anbud som erbjuder det lägsta priset erhåller 10 poäng. Övriga anbud erhåller poäng i relation till den procentuella differensen till lägsta pris. Beräkningen sker genom att lägsta anbudspris divideras med pris och multipliceras med faktorn 10. Den erhållna summan avrundas enligt gängse regler till tal med en decimal vilket utgör anbudets poäng. Efter att varje bedömt kriterium erhållit poäng 1-10, beräknas den viktade poängen enligt ovan givna procenttal så att ett viktat poängvärde erhålls. De viktade poängvärdena för varje utvärderingskriterium räknas därefter samman för varje anbudsgivare. 4 (5)
7. Anbudsprövning och beslut Staden kommer att ingå avtal med den anbudsgivare som lämnat det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Beslut om antagande av anbud fattas preliminärt inom 2 veckor från öppnande av anbud varefter anbudsgivare meddelas om resultatet. Staden förbehåller sig rätten att utesluta anbud som - inte uppfyller regler för anbud enligt punkt 5 i denna begäran, - under förutsättning att anbudsgivaren inte kan lämna en godtagbar förklaring till angivna priser, erbjuder en prisnivån som med hänsyn till upphandlingens art och omfattning är onormalt lågt, eller - lämnas av anbudsgivare som inte på begäran kan uppvisa dokumentation som visar o att anbudsgivaren inte är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som avses i 53 lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007) eller o att varken anbudsgivaren eller en person i dess ledning eller en person som är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera dessa är föremål för någon sådan uteslutningsgrund som avses i 54 lagen om offentlig upphandling. - att kraven i punkt 6 uppfylls. 8. Övrigt Ersättning för upprättande av anbud betalas ej. Mariehamn, den 10 augusti 2017 Mariehamns stad Emma Dahlén Kanslichef Bilagor 1. Förstudie, KPMG 2014 2. Förslag till koncernbildning, KPMG 2015 3. Bolagsordning Mariehamns Energi Ab 4. Bolagsordning Mariehamns Elnät Ab 5. Sammanställning av uppgifter från bolagen 6. Bolagens listning av för- och nackdelar med hopslagning. 7. Årsberättelse 2016 Mariehamns elnät Ab, https://np.netpublicator.com/netpublication/n94065280 8. Årsberättelse 2016 Mariehamns energi Ab; http://www.energi.ax/sites/www.energi.ax/files/attachments/page/arsberattelse_201 6_0.pdf 5 (5)