// Mamut Business Software Kompletta CRM-, säljstödsoch Internetlösningar
Postadress och distributör: Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen Box 7654 103 94 Stockholm Telefon: 08-411 61 90 Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: 08-566 991 70 Fax: 08-566 991 71 Mamut Lön Support tlf: 08-566 991 72 Internet: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: 0200-92 01 20 (Gratisnummer) Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Fax: 08-566 991 01 Version 15 MBS.MAN.CRM.15.SE.150.1 2011 Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken av Mamut AB - ett företag i Vismakoncernen. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. I
Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar Välkommen som användare av Mamut Introduktionsböckerna ger en kort introduktion till programmet. Alla kunder får boken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du får dessutom en eller båda introduktionsböckerna: "Ekonomistyrning, logistik och personal" och "Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar". Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du vill beställa eller få mer information. Kontakta Mamut på telefon 0200-92 01 20 eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom Mamut Användaravtal innan eller under installationen. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och Mamut AB som leverantör. Mamut Användaravtal bifogas produktförpackningen samt på www.mamut.com/se/license/. Vid installation accepterar du villkoren i Mamut Användaravtal. Introduktionsböckerna hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Böckerna ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vissa funktioner beskrivs i större detalj i programmets hjälp (F1). Utöver introduktionsböckerna producerar Mamut även ytterligare användardokumentation som uppdateras fortlöpande i förhållande till förbättrad funktionalitet i programmet. Den senaste versionen av dokumentationen publiceras regelbundet på våra hemsidor, där du kan ladda ned den helt kostnadsfritt. Gå till sidan Download på våra hemsidor för att ladda ned dokumentationen: www.mamut.se/download. Vi vill även påminna om vår webbplats www.mamut.se/support. Där hittar du en stor mängd frågor och svar angående Mamut-systemen. Du kan när som helst på dygnet hitta svaret på din fråga. Lycka till med Mamut Business Software! II
Innehåll Innehåll Välkommen som användare av Mamut... II Innehåll... III Kapitel 1: Kontaktuppföljning... 1 Kontaktuppföljning... 2 Hur registreras en ny kontakt?... 3 Kontaktregistret... 4 Flikarna i kontaktregistret... 6 Användarinställningar för kontaktuppföljning... 20 Företagsinställningar för kontaktuppföljning... 22 Organisering och underhåll av kontakter... 24 Visa karta och vägbeskrivning till kontakten... 25 Ändra värden på ett urval kontakter... 26 Egendefinierat fält... 26 Grupper... 27 Huvudkontor/Underkontor... 27 Kontaktperson... 29 Användarinställningar för kontaktperson... 30 E-post... 32 Kom i gång med e-post... 34 E-posteditorn i programmet... 35 Skapa ett massutskick... 36 E-postmallar... 37 Skriva ut som e-postbilaga... 38 Skicka ett dokument via e-post... 38 Integration med Outlook... 39 Aktiviteter och kalender... 40 Aktiviteter... 40 Att arbeta med aktiviteter... 42 Inställningar för aktiviteter... 50 Aktivitettyper... 53 Aktivitetmallar... 54 Uppföljningsaktiviteter... 55 Kalender... 56 Minikalender... 58 Kalender för annan anställd/resurs... 59 Gemensam kalender... 60 Kalender - välj datum... 61 Dokument... 62 III
Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar IV Dokumentlista... 63 Hur skapas ett nytt dokument?... 65 Egenskaper för dokumentkortet... 66 Guide för att koppla kontakter till ett dokument... 66 Guide för att koppla anställda till dokument... 67 Användarinställningar för dokument... 68 Om skanning av dokument... 69 Hur skapas en dubblett i PDF-format?... 69 Dokumentmallar... 71 Dokumentmallar... 71 Skapa ny dokumentmall... 71 Egenskaper för dokumentmallar... 73 Dokumenttyper... 74 Hur skapas en ny dokumenttyp?... 75 Import av dokument... 76 Hur importeras dokument?... 76 Integration med Skype... 78 Kom i gång med Skype... 79 Projekt... 80 Användarinställningar för projekt... 82 Projektregistret... 83 Flikarna i projektregistret... 84 Projektfakturering... 90 Projektfakturering baserad på inköp- och tidrapportsregistrering... 90 Vidarefakturering baserad på fastpris... 91 Kapitel 2: Produkt... 93 Om produktmodulen... 94 Produktregistret... 97 Produktlista... 99 Flikarna i Produkt... 100 Fliken Pris... 100 Fliken Rabatt... 100 Fliken Lager... 104 Fliken Leverantör... 104 Fliken Varupaket... 105 Fliken Variant... 106 Fliken Produktinformation... 107 Fliken Webbutik... 107 Webbplatsinställningar för produkt... 108 Fliken Inställningar... 108 Fliken Diverse... 110 Produktstatus... 111 Inställningar för produkt... 112
Innehåll Användarinställningar för produkt... 112 Företagsinställningar för produkt... 114 Organisering och underhåll av produkter... 121 Ändra ett urval produkter... 123 Duplicera en produkt... 124 Kan jag ändra produktnummer?... 124 Import av produktdata... 124 Tilläggsavgifter (miljöavgifter)... 125 Kom igång med tilläggsskatter... 126 Hur registreras tilläggsskatt?... 127 Produktvarianter... 128 Variantegenskaper... 130 Variantinställningar... 131 Hur skapas produktvarianter?... 133 Skapa varianter/variantlänkar av en produkt... 134 Överför behållning mellan varianter... 135 Varianter i webbutiken... 136 Kapitel 3: Försäljning...137 Offert... 138 Offertmall... 139 Användarinställningar för offert... 140 Offertfönstret... 142 Flikarna i offert... 144 Att arbeta med offerter... 147 Skapa en offert... 147 Verkställa en offert / Skapa en order... 148 Utskrift av offert... 148 Gruppoffert... 149 Skapa en offert från en gruppoffert... 150 Repeterande offert... 150 Regenerera orderrader... 151 Orderradtext... 151 Försäljning & Fakturering... 152 Hur skapas en ny order?... 155 Försäljnings-/faktureringsregistret... 156 Flikarna i Försäljning och fakturering... 157 Inställningar för försäljning och fakturering... 161 Användarinställningar för försäljning och fakturering... 161 Företagsinställningar för försäljning och fakturering... 162 Fakturering och kreditering... 168 Utskrift av faktura... 169 Hur skriver jag ut en fakturakopia?... 170 Kom i gång med fakturering av ROT-arbete... 171 V
Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar Skapa en kontantfaktura... 175 Kreditera en faktura... 175 Skapa en individuell kreditnota... 176 Skriva ut ett urval... 177 Duplicering av offert/order/faktura... 178 Samlingsfakturera order... 179 Automatisk tilldelning av OCR... 180 Kreditgräns och kreditspärr... 181 Utskrifter och rapporter... 183 Order- och lagerrapporter... 183 Infoga fast text på order-/fakturautskrift... 184 Fakturautskrift på ett annat språk... 184 Skriva ut flera fakturakopior... 186 Periodisk sammanställning, EU, redovisning... 186 Valuta... 187 Använda valuta i Försäljning/Fakturering... 187 Fakturera i kundens valuta... 188 Inköp och lager... 188 Hur levereras produkter?... 188 Restorder... 190 Fönstret Produktflöde... 190 Leveransplan... 192 Skapa inköp med order som underlag... 192 Priser och rabatter... 194 Prisjustering - ändra pris på urval produkter... 196 Hur ändras produktens pris?... 197 Rabatter... 198 Rabattregister - spara rabattinställningar... 200 Leverans- och betalningsvillkor... 201 Hur registreras nya betalningsvillkor?... 203 Avtalsfakturering... 204 Kom igång med avtalsfakturering... 206 Programversioner utan redovisningsfunktionalitet... 208 Fakturering... 208 Betalningsöversikt, Fakturor... 208 Registrera betalning... 209 Betalningspåminnelse... 210 Vidare betalningsuppföljning... 211 Factoring... 211 Inkassovarsel... 212 Inkasso... 213 Försäljningsbudget... 213 Drilldown - Försäljningsbudget (Programversioner utan redovisningsfunktionalitet) 214 Kapitel 4: E-handel... 215 VI
Innehåll Om E-handel... 216 E-handel i Mamut Business Software... 217 Tips - vad du bör tänka på innan du börjar... 219 Designtips för webbplats... 220 Hur skapas en webbplats?... 221 Om innehåll på webbplatsen... 222 Uppdatera webbplats... 223 Om webbutik... 225 Kom i gång med webbutik... 226 Lägga ut produkt för försäljning i webbutiken... 228 Koppling till andra webbplatser... 229 Visa lagernivå på produkterna i webbutiken... 230 Betalningstjänster för betalning i webbutik... 231 Om Mamut Enterprise DIBS... 232 Hur använder jag betalningstjänsten Mamut Enterprise DIBS?... 233 Redigera webbplats... 235 Meny... 237 Företaget... 238 Överskrift... 238 Beskrivning av företaget... 239 Innehåll... 240 Huvudsida... 240 Kampanj... 241 Produkturval... 241 Produkter i din webbutik... 242 Webbplatsinställningar för produkt... 242 Nyheter... 243 Undersidor... 244 Kontaktsidor... 245 Verktyg... 247 Verktyg för innehåll på webbplatsen... 247 Hyperlänk... 248 Infoga länk... 249 Infoga bilaga... 249 Infoga bild... 250 Infoga tabell... 251 Öppna HTML-fil... 252 Design... 253 Utforma - Designmall... 253 Utforma Webbplats... 253 Skapa ny färgkombination... 254 Egenskaper för vald mall... 256 Utforma Webbutik... 257 Webbutik... 258 Produktgrupper... 258 Företagsinformation... 260 VII
Kompletta CRM-, säljstöds- och Internetlösningar Villkor... 260 Kundinformation... 261 Fakturaadress... 262 Leveransform... 262 Betalningssätt... 263 Hämta webbplatsdata... 264 Kundinformation/adress... 265 Översikt nya order/aktiviteter... 266 Webbplatsinställningar... 267 Aktiv webbplats... 267 Ledtexter... 268 Meta tags/sökord... 269 Script... 270 Inställningar Webb... 271 Inställningar Webbutik... 271 Betalningstjänster... 272 Fliken Admin... 273 Lösenordsinställningar... 273 Tilläggsprodukter - E-handel... 274 Kapitel 5: Mer information... 275 Mamut Online Desktop... 276 Service och support... 279 Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag... 280 Övriga manualer och guider... 281 Mamut Academy... 282 Videohandledning... 283 Index... 284 VIII
Kapitel 1: Kontaktuppföljning I detta kapitel: Kontaktuppföljning... 2 E-post... 32 Aktiviteter och kalender... 40 Dokument... 62 Integration med Skype... 78 Projekt... 80 Funktionaliteten som beskrivs i detta kapitel kan helt eller delvis vara inkluderad i din programversion. Du hittar en detaljerad översikt över all funktionalitet i Mamuts produkter på våra webbsidor: www.mamut.com/se/funktionalitet/. Om du inte hittar relevant information i detta kapitel, var god se kapitlet Mer information där du hittar information om hur du kan få ytterligare hjälp. Om du vill beställa eller få mer information om Mamuts produkter, var god kontakta vår försäljningsavdelning på info@mamut.se eller telefon 0200-92 01 20 (gratisnummer). 1
Kontaktuppföljning Kontaktuppföljning I modulen Kontaktuppföljning uppdaterar du information om dina kontakter. Observera att kontaktuppföljningen består av både kunder, leverantörer och eventuellt även partners och privata kontakter. En kund kan vara både kund och leverantör. Du kryssar för i kontaktkortet vilken roll de olika kontakterna har. Kontakterna kan knytas till kontaktpersoner. Genom att registrera kontaktpersoner blir det enklare för dig att hitta personen som du vill kontakta eller hänvisa till i olika situationer. Kontaktpersonmodulen kan öppnas som en självständig modul genom att välja Visa - Kontakt - Kontaktperson. Du kan även dubbeklicka på en kontaktperson som är knuten till en kontakt. Mamut Online Desktop ger dig webbaserad tillgång till information och funktionalitet från Mamut Business Software samt tjänster inkluderade i Mamut One. Under Kontakt kan du visa och redigera kontakter och kontaktpersoner som redan har registrerats i Mamut Business Software. Du kan här administrera ytterligare kontaktinformation samt skapa nya kontakter och kontaktpersoner, var och när som helst. Obs! För att få tillgång till Mamut Online Desktop måste du ha ett giltigt serviceavtal för Mamut One. Vilka tjänster på Mamut Online Desktop som du har tillgång till beror på vilket Mamut One-serviceavtal du har. 2
Kontaktuppföljning Hur registreras en ny kontakt? När du registrerar en ny kontakt bestämmer du till vilken kategori kontakten ska tillhöra. Du kan alltså registrera en kontakt som både kund och leverantör utan att behöva registrera kontakten två gånger. För att få en bra översikt över kontakterna kan du använda filtret för att skilja mellan dessa två kategorier. Du kan då skriva ut en kontaktlista från rapportmodulen som ger dig en översikt över dina kunder, leverantörer eller båda delar, beroende på vilka kriterier du väljer i filtret. Bara kontaktnamnet är obligatoriskt. Den nedanstående proceduren beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Du kan vidare läsa om olika fält som kan användas i kontaktuppföljningen. Så här registreras en ny kontakt: 1. Klicka på Ny. 2. Skriv in kontaktens namn i det översta fältet. 3. Registrera kontaktens adress i adressfältet eller klicka på knappen Adress och skriv in de olika delarna av adressen i fönstret som öppnas. Om du vill registrera fler än en adress på samma kontakt, kan du göra det genom att klicka på pilknappen. Från fönstret som då öppnas kan du skapa nya adresser, redigera/ta bort befintliga och välja önskat alternativ. 4. Skriv in kontaktens Telefon- och Faxnummer Använd pilknappen om du vill registrera mer än ett nummer. 5. Registrera E-postadress. 6. Välj en anställd från ditt företag under Vår ref. Denna person kommer att vara ansvarig för uppföljning av denna kontakt. För att få upp en anställd i rullgardinsmenyn, måste du först registrera denna i Personalregistret. 7. Markera rätt kontakttyp: Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Programmet kommer att tilldela kontakten ett kundnummer (även om det inte är en kund). Om kontakten också är leverantör, kommer kontakten dessutom att tilldelas ett leverantörsnummer. Du kan läsa mer om organisering och underhåll av kontakter i avsnittet "Om organisering och underhåll av kontakter". 3
Kontaktuppföljning Kontaktregistret Kontaktkortet är uppdelat i två delar. I den övre halvan registrerar du allmänna uppgifter om kontakten samt bestämmer vilka kategorier kontakten ska tillhöra. Med hjälp av kategorierna kan du skilja kontakterna från varandra, till exempel när du ska skicka skräddarsytt material till dem senare. Den nedre delen av kontaktkortet består av olika flikar där du registrerar annan relevant information om kontakten, till exempel kontaktpersoner, aktiviteter, dokument, försäljning och fakturering, offert, reskontra, inköp, produkt och projekt. Läs mer om flikarna i egna avsnitt. 4 Adress: Genom att klicka på knappen Adress kan du registrera adressen. Huvudkontor: Det kan vara en god idé att använda denna funktion om du vill att varuleveranser och fakturering ska göras till olika kunder. Egendefinierat fält: Med hjälp av det egendefinierade fältet kan du klassificera dina kontakter. Grupp: Med hjälp av fältet grupper kan du klassificera dina kontakter för att enklare kunna filtrera kontakterna. Anteckning: Här kan du göra anteckningar. Ny: Skapar en ny kontakt. Lista: Klicka här för att öppna kontaktlistan. I användarinställningarna för kontaktuppföljning kan du välja om listan över kontakter ska visas automatiskt eller inte när
Kontaktuppföljning du öppnar kontaktmodulen. Det här är en praktisk funktion om du ofta letar efter olika kontakter. Om du ofta registrerar nya kontakter kan det emellertid vara mer effektivt att inaktivera funktionen. Kontaktpersonlista: Öppnar lista över alla kontaktpersoner. Radera: Du kan radera kontakter som det inte har gjorts bokföringar emot. Du kan även ange kontakten som Inaktiv på fliken Övrig info. Visa karta: Du kan på en karta se var kontakten befinner sig. Kartan öppnas i ett eget fönster. Denna funktion kräver tillgång till Internet. Visa vägbeskrivning: Visa vägbeskrivning till kontakten. Vägbeskrivningen tar utgångspunkt i din adress. Funktionen kräver tillgång till Internet. Tips! I användarinställningarna för kontaktuppföljning kan du välja kartleverantör. Du kan välja mellan Yahoo och Google. Knappen Kontaktstatus ger dig översikt över alla affärstransaktioner som har gjorts mellan kontakten och ditt företag, utöver andra viktiga siffror. Den här översikten ger dig snabb tillgång till kontaktens försäljningshistorik och kan till exempel vara bra att ha när du talar i telefon. Via knappen Standarddokument i verktygsraden får du tillgång till en rad standarddokumentmallar som kan användas för att skapa nya dokument knutna till den aktuella kontakten. Med hjälp av knappen Sortera kan du sortera dina kontakter på många olika sätt, efter Kontaktnamn, Kontaktnummer. Välj önskat sorteringkriterium med hjälp av pil-knappen till höger om sorteringsknappen. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Genom att klicka på knappen Användarinställningar på verktygsraden kan du på fliken Företagsregister, under kategorin Annat, välja att öppna kontaktlistan automatiskt när kontaktkortet öppnas. Använd pilknappen för att öppna Företagsinställningarna. TAPI-knappen: (Tilläggsprodukt) När du klickar på TAPI-knappen ringer programmet automatiskt upp telefonnumret i motsvarande fält. Obs! Knappen är bara synlig om du har installerat nödvändig utrustning. (TAPI 3.0 eller senare.) Det krävs att drivern stödjer TAPI 3.0 eller högre, samt att en telefon är kopplad till den aktuella datorn via en seriell port. Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakt- eller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med befintliga kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. 5
Kontaktuppföljning Läs mer om övriga knappar på verktygsraden i kapitlet "Lär känna programmet" i introduktionsmanualen "Installation, inställningar, rapporter och urval". Flikarna i kontaktregistret Olika sätt att använda flikar och moduler Du kan själv välja hur du vill använda flikarna i Kontaktuppföljning. Det finns inte någon viss metod som är "rätt", utan du är fri att göra på det sätt som passar dig bäst. Här beskrivs två varianter: Registrera ny information från flikarna i Kontaktuppföljning Knappen Ny på de olika flikarna fungerar som genväg till de olika modulerna. Om du exempelvis klickar på Ny under fliken Försäljning och fakturering, öppnas Försäljning och faktureringsmodulen automatiskt och den kontaktinformation som har registrerats i ordern hämtas direkt från kontaktregistret. På så sätt kan du alltså skapa nya order från Kontaktuppföljning via fliken Försäljning och fakturering. Registrera ny information från andra moduler Du kan också gå direkt till de olika modulerna och registrera informationen därifrån. Om du väljer den här metoden registrerar du nya order genom att välja Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Den här varianten kan vara att föredra om du vanligtvis registrerar order och inte arbetar med specifika kontakter. Då kan du istället använda kontaktregistret för att få överblick över aktiviteter, dokument och order som hör till varje enskild kontakt. Undantaget för den här arbetsmetoden är flikarna Kontaktperson, Övrig info och Inställningar, eftersom dessa är direkt kopplade till kontaktmodulen och inte kan nås från andra moduler. Kontaktpersoner Under fliken Kontaktpersoner registrerar du information om personer som du har varit i kontakt i de aktuella företagen. Detta ger dig överblick och gör det lättare att hitta de du ska prata med eller hänvisa till i olika sammanhang. 6
Kontaktuppföljning Den person som du markerar som Standard visas med fetstil högst upp i listan över kontaktpersoner. De personer som du eventuellt markerar som Inaktiva visas i grått längst ned i listan. Personer som varken är standard eller inaktiva visas i samma ordning som de registrerades. Genom att klicka på Ny kan du lägga till nya kontaktpersoner och genom att klicka på Redigera kan du ändra på befintliga. Raderar den markerade kontaktpersonen. Klicka på knappen för att uppdatera kontaktpersonen med uppdaterad information från kontaktregistret. Du har också möjlighet att skicka e-post till kontaktpersoner genom att klicka Skicka E- post. Under listan visas de anteckningar som har registrerats på den valda kontaktpersonen. Klicka på knappen Utvidga anteckningsfält längst ned till höger för att maximera anteckningsfältet. Tips! Du kan visa en kolumn för mellannamn genom att ange inställningen i användarinställningarna. Läs mer om kontaktpersoner i ett separat kapitel. Aktiviteter På fliken Aktiviteter registreras aktiviteter som är kopplade till aktuell kontakt. Här registreras alla uppgifter som rör aktiviteten, till exempel kontaktperson, projekt, varaktighet/typ, ansvarig person i företaget etc. Aktiviteter som registreras kan till exempel vara möten, demonstrationer, telefonsamtal, e-post, leveransbekräftelser och erbjudanden. Klicka på Ny för att skapa nya aktiviteter. Klicka på Redigera för att redigera befintliga aktiviteter. Raderar den markerade aktiviteten. Klicka på knappen för att uppdatera aktiviteterna med uppdaterad information från aktivitetsregistret. 7
Kontaktuppföljning I rullgardinsmenyn Typ kan du sortera efter vilken aktivitettyp som ska visas på fliken. Du kan också välja om du vill se Alla, Utförda eller Ej utförda aktiviteter. Om det efterhand blir många aktiviteter registrerade på kontakten kan du filtrera bort ett urval av dessa i rullgardinsmenyn Typ. Under listan visas de anteckningar som har registrerats på den valda aktiviteten. Klicka på knappen Utvidga anteckningsfält längst ned till höger för att maximera anteckningsfältet. Läs mer om redigering av aktiviteter i kapitlet "Aktiviteter och kalender". Dokument Fliken Dokument ger dig översikt över alla dokument som är knutna till kontakten. Dokumenten kan vara mötesprotokoll, kontrakt, fax etc. Alla dokument som skapas här blir även tillgängliga via Dokumentregistret. Du kan även skapa nya och redigera befintliga dokument. Genom att högerklicka på ett dokument i listan får du möjlighet att öppna, skriva ut eller skicka dokumentet via fax eller e-post. Du kan även importera dokument till listan. Klicka Ny för att skapa ett nytt dokument. Obs! Om du försöker radera ett kopplat dokument på specifik en kontakt får du en varning om att dokumentet kommer att raderas för alla kontakter som är knutna till det. Därmed får du en chans att avbryta om du inte vill radera dokumentet för alla kontakter. Med hjälp av knappen Koppla kan du koppla dokument till kontakten. När du klickar OK visas ett fönster där du kan registrera mer detaljerad information om dokumentet. Klicka Redigera för att redigera befintliga dokument. Öppna det markerade dokumentet. Raderar det markerade dokumentet. 8
Kontaktuppföljning Obs! Det är inte möjligt att upphäva kontaktens koppling till dokumentet genom att klicka på Radera. Om du klickar Radera får du besked om att dokumentet raderas både från systemet och datorn om dokumentet inte är kopplat. Om du vill upphäva kopplingen ska du istället klicka på knappen Redigera och därefter öppna fliken Kontakt där du slutligen klickar på knappen Radera. Klicka på knappen för att importera dokument från din dator. Klicka på knappen för att uppdatera dokumentinformationen. Under listan visas de anteckningar som har registrerats på det valda dokumentet. Klicka på knappen Utvidga anteckningsfält längst ned till höger för att maximera anteckningsfältet. Läs mer om dokument i eget avsnitt. Försäljning och fakturering Fliken Försäljning och fakturering på kontaktkortet är endast tillgängligt för de kontakter som är markerade som kunder. Fliken visar en översikt över de order och fakturor som har registrerats på kontakten. Det är möjligt att skapa nya order genom att klicka på Ny eller redigera genom att klicka på Redigera. Du kan använda Ny-knappen som genväg till Försäljning och faktureringsmodulen. När du klickar på Ny öppnas automatiskt Försäljning och faktureringsmodulen med kontaktinformationen registrerad på ordern. Du kan med andra ord skapa nya order från fliken Försäljning och fakturering i kontaktmodulen. Obs! Rullgardinsmenyn Status på fliken Försäljning och fakturering fungerar som ett filter. Det du väljer avgör vad som visas på fliken. Om du till exempel väljer Faktura visas bara fakturor som är registrerade på kontakten, inga andra affärstransaktioner som obehandlade order eller kreditnotor. 9
Kontaktuppföljning Offert Fliken Offert på kontaktkortet är endast tillgängligt för de kontakter som är markerade som kunder. Fliken visar en översikt över offerter som har registrerats på kunden. Offertlistan sorteras som standard efter datum, de nyaste överst. Du kan själv sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna. Genom att klicka här kan du skapa både vanliga och repeterande offerter. Nya offerter skapas genom att klicka på knappen Ny och därefter välja offerttyp från listan. Klicka på Redigera för att öppna offertregistret där du kan redigera informationen kopplad till denna offert. Klicka här för att uppdatera informationen om offerten som du har registrerat här eller i offertregistret. Obs! Rullgardinsmenyn Status i fliken Offert fungerar som ett filter. Valet du gör här avgör vad som visas på fliken. Om du till exempel väljer Repeterande offert, kommer fliken endast att visa offerter med denna status. Läs mer om Offert i ett eget avsnitt. Reskontraposter Fliken Reskontraposter visar alla bokföringsposter mot kontakten från huvudboken. Om kontakten är en kund visas alla fordringar och för leverantörer visas dina skulder. Är kontakten både kund och leverantör kan du välja vilken av listorna du vill visa. Fliken kan användas som ett slags minireskontra där du har översikt över alla reskontraposter samt Saldo, Förfallodatum och Betalningsdatum. Du kan registrera betalningar, kreditnotor samt matcha öppna poster mot låsta. Du kan också bokföra nya fakturor. Lägg märke till att allt du gör på denna flik registreras direkt i huvudboken. 10
Kontaktuppföljning Här kan du registrera in- och utbetalningar på öppna poster i reskontran. Läs mer om inoch utbetalningar i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Tips! Du kan även registrera in- och utbetalningar via verifikatregistreringen. Klicka på Ny för att registrera utgående faktura (till kund) eller ingående faktura (till leverantör) i verifikatregistreringen. Du kan också välja att göra detta i verifikatregistreringsfönstret. Läs mer om detta i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Klicka på Redigera för att redigera reskontraposterna för respektive leverantörer eller kunder. Detta kan du även göra via Utestående kundfordringar och Leverantörskulder som du hittar på fokusområdet Redovisning. Läs mer i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Klicka på knappen för att bokföra kreditnotan som därefter skickas till huvudboken. Läs mer om huvudboken i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Klicka på knappen för att öppna den faktura som du har markerat. Läs mer om försäljning och fakturering i kapitlet "Försäljningsuppföljning". Om kontakten som du öppnade i kontaktregistret är registrerad som leverantör kan du klicka på knappen för att gå till inköpsregistret för att se informationen som är kopplad till den faktura som du har markerat i listan. Läs mer om inköp i kapitlet "Inköp". Klicka här för att öppna huvudboken där du kan kontrollera det markerade verifikatet. Läs mer om huvudboken kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Klicka här för att visa bilagor som du eventuellt har kopplat till posten. Med denna funktion kan du matcha/koppla poster mot varandra. För att kunna göra det måste de aktuella posterna vara registrerade mot samma kund eller leverantör. Du kan bara matcha/koppla poster om postens summa är noll. Annars kan de inte matchas/kopplas. Posterna kan matchas vid en senare tidspunkt. Läs mer om matcha/koppla poster i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". 11
Kontaktuppföljning Rullgardinsmenyerna till höger om ikonerna kan användas för att filtrera reskontrainformationen som du vill visa. Du kan välja vilket år du vill visa; om du vill se öppna eller avslutade poster eller båda två. Du kan även välja att visa information om kontakten från Faktura, Betalning, Kreditnota eller Faktura/Kreditnota. Tips! För översikt över alla obetalda belopp rekommenderar vi att du använder reskontra, där alla kunder och leverantörer finns samlade i samma lista. Från denna modul kan du dessutom skapa påminnelser, inkassokrav och ränteberäkningar. Inköp Fliken Inköp är bara aktiv om kontakten är registrerad som leverantör. På fliken kan du se vilka inköp som har gjorts från respektive leverantör. Fliken visar en översikt över de inköp som har registrerats mot kontakten. Du kan se beställningsnummer, leverantörens referens, summa, valuta, status, leveransdatum, beställningsdatum samt företagets referens. Du har även möjlighet att filtrera inköp med olika status. Du kan snabbt och enkelt få en översikt över alla inköp som har gjorts från leverantören. Du kan också skapa nya inköp från fliken genom att klicka på Ny. Då öppnas inköpsmodulen och kontaktuppgifterna från kontaktkortet läggs automatiskt in på den nya inköpsordern. Klicka på knappen för att uppdatera inköpsinformationen med information från inköpsmodulen. Du kan även redigera en tidigare skapad inköpsorder genom att markera den och klicka på Redigera. Då öppnas den aktuella inköpsordern och du kan göra nödvändiga ändringar. Tips! Rullgardinsmenyn Status på fliken Inköp fungerar som ett filter. Du väljer vad som visas i fönstret. Väljer du till exempel Varumottagning så visas endast de inköp som har denna status. Mer information om inköpsmodulen hittar du i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". 12