Prtkll Sammanträde Antal sidr Scutstyrelsen 1-2 juni 2013 5 Sammanträdesplats Antal bilagr Götebrg 4 Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Hanna Nilssn Carin Stegen Sandra Dauksz Anna-Karin Stenssn Henric Axeheim Förhinder Albin Askman Junhede 63. Mötets öppnande Hanna Nilssn hälsar alla välkmna ch förklarar därefter sammanträdet för öppnat. 64. Mötesfrmalia a) Val av sekreterare Scutstyrelsen beslutar: att välja Ulf Klingnäs till sekreterare. b) Återkppling till frånvarande ledamöter Scutstyrelsen beslutar: att Carin Stegen återkpplar till Albin Askman Junhede. c) Gdkännande av dagrdningen Scutstyrelsen beslutar: att gdkänna dagrdningen enligt förslag. 65. Gdkännande av föregående prtkll Scutstyrelsen beslutar: att gdkänna prtkllet från 6-7 april respektive 28 april. 66. Uppföljning av tidigare beslut Styrelsen gick igenm beslutsuppföljningen, se bilaga 1. 67. Återkmmande rapprter a) Presidierapprt Presidiet rapprterade från sina två presidiemöten de har haft sedan förra styrelsemötet. Presidiet har beslutat att ställa sig bakm Scuternas beslut m utdelande av förtjänstmärken enligt inkmna ansökningar, se presidieprtkll från 22 maj. Presidiet har även beslutat m förlängning av den tidsbegränsade tjänsten på kansliet med två veckr. Sida 1 (5)
Prtkll Sammanträde Antal sidr Scutstyrelsen, 19 mars 2013 5 Sammanträdesplats Antal bilagr Telefnmöte 1 b) Eknmisk rapprt Styrelsen analyserade den eknmirapprt sm Albin tagit fram, se bilaga 2. Styrelsen knstaterar att vi ligger ganska väl till vad gäller ledning. Samt att vi behöver frtsätta se över kstnader för kansli t ex genm neddragning av verheadkstnader samt att Alma sm väntat inte kmmer att ge önskad avkastning i år. Brträknat Alma så ligger vi i strt sett i balans gentemt budget. c) Riksrverscutkmmitténs verksamhetsrapprt ROKO arbetar för tillfället en hel del med att hitta en långsiktig lösning för var LUFT rganisatriskt skall höra hemma. ROKO för diskussin med Scuterna gällande lämpligt sätt för dem att vara med i den utredning kring Utmanar- ch Rverscutingrganisatin sm skall genmföras av Scuterna. d) Alma Ida har skrivit en rapprt gällande Alma ur kansliets perspektiv, rapprten har analyserats i möte mellan Henric, Graphera ch Ida. Almagruppen har kntinuerliga möten med Graphera ch man har bland annat bestämt att: - Hemsidan där man kan beställa Alma öppnar i mitten av augusti. Första leverens sker i september. - I år kmmer man sm beställare att kunna hämta hem mallar för affischer, beställningslistr etc. - Enstycksutskick av Alma kmmer att skickas i presentförpackning, flerstycksutskick packas inte i presentförpackning. Vid flerstycksbeställning kan man välja att beställa i presentförpackning mt att man sm beställare står för frakten. - Vi kmmer även att sälja en barnbk baserad på almanackans månadsbilder. Dessa kmmer att säljas till t ex försklr. Bken kmmer att skrivas ch prduceras av Graphera. e) Sjöb Anbudsprcessen är igång fram till den 5 juni, därefter kmmer styrelsen att fatta beslut m försäljning baserat på inkmna anbud. Hans Gerlach har på uppdrag av styrelsen besökt Sjöb ch hämtat föremål av histriskt värde samt övergripande inventerat materiell på gården, såväl militärmateriell sm materiell sm ägs av scutförbundet. Vid försäljning kmmer dialg att föras med köpare gällande övertagande av materiell ch baserat på det kmmer styrelsen fatta beslut m fördelning av kvarvarande materiell. 68. Tillfälliga rapprter a) Upplösning av distrikt Styrelsen knstaterar att distriktsprcessen frtlöper då flertalet distrikt rapprterar att de är på väg att, eller i vissa fall redan har fattat beslut m nedläggning till fördel för gemensamt samgående i Scuternas distrikt. b) Statistik hemsida Ulf visade statistik från hemsidan ch senaste kårutskicket, se bilaga 3. c) Användning av Regina 2013 Ulf har gjrt en kll över vilka kårer sm använt Regina under 2013 ch dubbelkllat så att de även gjrt förändringar i Scutnet. Ulf knstaterade då att en kår frtsatt att använda enbart Regina under 2013. Kansliet fick i uppdrag att kntakta kåren ch intrducera dem till Scutnet. d) Utträde scutkårer Styrelsen bekräftar Bunkefl Scutkårs utträde ur scutförbundet. Sida 2 (5)
Prtkll Sammanträde Antal sidr Scutstyrelsen, 19 mars 2013 5 Sammanträdesplats Antal bilagr Telefnmöte 1 69. Beslutsärenden a) Back up system på kansliet Jhan Manner har på uppdrag av styrelsen tagit fram ett antal förslag till backuplösning för kansliet, se bilaga 4. Styrelsen har även begärt in en ffert från det företag sm driftar KFUM Centrals backuplösning. Styrelsen behöver hämta in kmpletterande infrmatin gällande ett par av de föreslagna lösningarna för att kunna fatta beslut. Scutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Henric att hämta in kmpletterande uppgifter ch presentera ett beslutsunderlag till nästa möte. b) Kårstadgar Scutstyrelsen gick igenm de kårstadgar ch årsmötesprtkll sm inkmmit via Scuternas stadgegrupp. Scutstyrelsen beslutar: att bekräfta Scuternas gdkännande av kårstadgar från Örby, Bdafrs, Lerum, Malvan ch Ystad att uppdra åt Hanna att påminna Fsie ch Wä att de skall inkmma med ansökan m utträde ur scutförbundet. c) Stadgar för nya KFUM Sverige rganisatinen Sm ett led i att stöpa m KFUM Sverige till den medlemsrganisatin där all KFUM verksamhet i Sverige skall samrganiseras har ett förslag till nya stadgar tagits fram. Förslaget har skickats ut till specialförbunden på remiss med 9 juni sm sista datum att inkmma med kmmentarer. Den gemensamma rganisatinsgruppen kmmer sedan att gå igenm de inkmna förslagen ch sätta samman ett reviderat förslag med målet att det skall skickas ut till medlemsföreningarna innan midsmmar. Scutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Carin att renskriva styrelsens förslag till nya stadgar för KFUM Sverige ch skicka ut dem till övriga i den gemensamma rganisatinsgruppen. d) Kntaktpersn till Djurhajksteamet Styrelsen behöver utse en kntaktpersn gentemt Djurhajksteamet. Scutstyrelsen beslutar: att utse Anna-Karin till kntaktpersn gentemt Djurhajksteamet. 70. Diskussinsärenden a) Verksamhetsplan ch efterarbete från FM Styrelsen gick igenm den av förbundsmötet fastställda verksamhetsplanen för scutförbundet för att säkerställa att vi har arbete pågående eller i uppstartsfas inm verksamhetsplanens respektive mråde. Styrelsen utsåg vidare en ansvarig ur styrelsen för respektive mål i verksamhetsplanen. Styrelsen diskuterade även de administrativa åtaganden vi har att genmföra efter FM, t ex uppdatera verksamhetsplanen, verksamhetsberättelsen, uppdatera stadgar. Ulf kmmer hantera detta. Hanna kmmer etablera ch ha frtlöpande kntakt med de nya revisrerna. Sida 3 (5)
Prtkll Sammanträde Antal sidr Scutstyrelsen, 19 mars 2013 5 Sammanträdesplats Antal bilagr Telefnmöte 1 b) Utvärdering FM Styrelsen diskuterade genmförandet av FM i Stckhlm. Vi knstaterade bland annat att: Vi lyckades väl både praktiskt ch kmmunikativt med bytet av lkal. Bristen på funktinärer gjrde att styrelsen inte kunde fkusera tillräckligt på innehållet på mötet. Det vre bra att ha seminarium eller aktiviteter stand by sm man kan lyfta in m det uppstår tidsluckr. Seminarium får trligtvis bättre uppslutning m de hålls i direkt anslutning till Plena ch Trget. Vi behöver dubbelklla planerade aktiviteter bättre för att undvika t ex att lejnparten av deltagarna skickas ut på två timmars aktivitet i närmrådet under påverkanstrget. Nästa år bör vi överväga att ha FM under en dag ch att ha det samma helg sm andra specialförbund. Då skulle vi kunna utnyttja söndagen till gemensamma seminarier, diskussiner ch aktiviteter. Det är önskvärt att redan nu hitta en arrangemangsgrupp till nästa års FM sm kan börja skissa på arrangemanget, gegrafisk placering, lkal etc. c) Styrelsens arbetsrdning Styrelsen diskuterade förväntningar på varandra ch allmänt m det praktiska styrelsearbetet för att säkerställa att vi har en gemensam syn på det kmmande årets arbete. Styrelsen enades m följande riktlinjer för sin verksamhet: Rapprter skall skrivas i rapprtmall ch tillhandahållas senast ti dagar innan styrelsemöte. Vid telefnmöte gäller att tillfälliga rapprter skall tillhandahållas senast fem dagar innan mötet. Tänk över vilka ni inkluderar i mailutskick, alla i styrelsen behöver inte alltid få alla mail. Vi förväntar ss av varandra att man kllar sin mail varje dag ch hör av sig till övriga m man inte kmmer att vara tillgänglig under en längre perid. Vid brådskande ärenden rekmmenderas den lite mer knventinella metden telefni. Generellt kan sägas m ifall inget annat stipuleras gäller nästkmmande styrelsemöte sm deadline för uppdrag. Telefnmötesprtkll skall skickas ut för granskning senast tre dagar efter mötet. Prtkll från fysiska möten skall skickas ut för granskning senast en vecka efter mötet. Finala prtkll skall tillhandahållas senast ti dagar innan det möte där de skall gdkännas. Scutstyrelsen beslutar: att under återkmmande rapprter införa punkten Uppföljning Verksamhetsplan där respektive styrelseledamt krt ger en statusuppdatering på de punkter man är ansvarig. att uppdra åt Ulf att sätta upp en mall för van rapprtering. att uppdra åt Hanna att diskutera med Ingrid m möjligheten att få en kanslirapprt till varje styrelsemöte. d) Getting Tgether Det är str efterfrågan på bken sm släpptes sm en slutprdukt av prjektet ch KFUM Sverige har förslag på att börja sälja bken. Styrelsen ser det sm viktigt att bken finns kvar för gratis nedladdning då det ligger i linje med bkens intentin ch målgrupp. Scutstyrelsen beslutar: att Hanna återkpplar vår ståndpunkt till KFUM Sverige gällande Getting Tgether bken. Sida 4 (5)
Prtkll Sammanträde Antal sidr Scutstyrelsen, 19 mars 2013 5 Sammanträdesplats Antal bilagr Telefnmöte 1 att Carin kntrllerar eventuella kvarstående åtaganden gällande avrapprtering av prjektet Getting Tgether. e) ROKO ch LUFT Styrelsen diskuterade lika möjligheter att stödja LUFT i deras framtida rganisatin då de inte längre kmmer att rganiseras under KFUM Reginen i Skåne-Blekinge. Det är styrelsens uppfattning att lösningen skall hittas på lkal nivå, t ex genm samverkan med det reginala scutkansliet samt möjligheten att starta ideell förening, söka bidrag från Kulturnämnden i Skåne samt jbba vidare med möjligheten att ta upp medlemsavgift. Scutstyrelsen beslutar: att Carin återkpplar vår ståndpunkt till Albin ch sedermera ROKO. 71. Representatin a) Scutfrum 21-22 september & SSRs årsmöte 22 september Scutförbundet har möjlighet att skicka tre mbud till SSRs årsmöte. Med tanke på möjligheten att interagera med övriga samverkansrganisatiner ch Scuterna ser vi att Scutfrum är den typen av arrangemang dit hela styrelsen skall kunna åka m man har möjlighet. b) ROM ROM arrangeras i Örebr den 16-17 nvember. Hela styrelsen bör närvara vid ROM. 72. Kmmande möten Nästa styrelsemöte är ett telefnmöte söndag den 16 juni klckan 19.00. Kmmande styrelsemöte efter det är ett telefnmöte 17 juli klckan 19.00. Nästa fysiska styrelsemöte är den 31 augusti till 1 september i Nässjö. Kmmande fysiska möte efter det är den 26-27 ktber. 73. Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse ch förklarar mötet för avslutat. Hanna Nilssn Mötesrdförande Ulf Klingnäs Mötessekreterare Sida 5 (5)
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status 2012-05-06 23a Alma Avtal m Graphera, gällande ersättningsnivåer Almagruppen Avskriven 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Carin ch Albin att besöka fastigheten ch undersöka Carin/Albin Ej påbörjat 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt KGu att förmedla infrmatinen m den tillgängliga Kansliet Ej påbörjat 2012-08-18 77a Kansliet att beställa ett kreditkrt åt Ingrid Greiby på kansliet för förbundets Presidiet/Albin Avslutad 2012-08-18 77c Djurhajkerna att uppdra åt Djurhajksteamet att frtsätta diskussinen med Gustaf+Richard Avslutad 2012-10-14 Persnal upprätta tydligare struktur kring backup etc Henric Pågående 2012-10-29 123 Anläggningar Teckna avtal med David ang Sjöb Henric Pågående 2012-12-03 132 ALMA Ta fram excel-ark med kalkyl på försäljningsstöd Henric Pågående 2012-12-03 133 Sjöb Upprätta en skgsbrukplan Henric Avslutad 2012-12-03 134 FM prtkll Originalprtklluppföljning från FM med Anna Åkessn Ulf Avskriven 2012-12-03 134 Lånelöfte Ordna ett lånelöfte åt förbundet. Albin Pågående 2012-12-03 134 Tackblmma Ordna avtackning till Lena Pålssn. Albin & Hanna. Pågående 2013-02-02 15d ALMA Skicka ut påminnelser betalda almanackr Kansliet Avslutad 2013-02-02 15e Sjöb Begära in ev. dkumentatin från Ulf Franssn rörande Sjöb Gustaf Avslutad 2013-02-02 15e Sjöb Avtal med Enigma Richard Avslutad 2013-02-02 17d varumärke Kmminicera ut rapprt gällande återremiss av prpsitin Kmmunikatinsgr. Avslutad 2013-02-02 17e Revisr ta in kstnadsförslag på revisinsbyråer Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Förhandlingsrdning Ulf Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsberättelse Hanna Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Resultat- ch balansräkning Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsplan Gustaf Avslutad 2013-02-02 18b Fastigheter Svara frågeställaren ang. fastigheter sm eventuellt kan tillfalla Ulf Avskriven 2013-02-02 18c Distrikt Midälva, Svara frågeställaren ch invlvera Scuternas disktikt i Jörgen Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprcessen Kntakta Triangelförbundet ang. medlemskap inför telefnmöte 2013- Henric Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprcessen Kntakta Ungdmsstyrelsen kring knflikter i förfarandet att ansluta Gustaf Avslutad 2013-03-05 29a FM 2013 Kntakta förbundsmötets enda mtinär för följdfrågr. Gustaf Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Undersöka möjligheter till underhållning under FM-middagen Albin/Carin Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Upprätta en budget för FM 2013 Albin Avslutad 2013-04-06 32 Huvudföreskrift att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt Carin Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra åt Hanna att frtsätta dialgen med Scuterna Hanna Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra Henric att återkppla till Södra Smålands Scutdistrikt. Henric Avslutad 2013-04-06 36b KFUM festival att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna ch Henric Avslutad 2013-04-28 43 återkppling uppdra åt Ulf att kntakta Jörgen för återkppling av tidigare fattade Ulf Avslutad 2013-04-28 46b Avtal allegrett uppdra åt Albin att ta fram ett avtal tillsammans med Allegrett Albin Pågående 2013-04-28 46c Avtal Regina uppdra åt Albin att avsluta avtalet med Club n Web gällande vårt Albin Avslutad 2013-04-28 47a Avtackning revisrer uppdra åt Ulf att publicera ett tack till revisrerna på hemsidan. Ulf Avslutad 2013-04-28 47a Avtackning revisrer uppdra åt Carin att kntakta kansliet för att mbesörja Carin Pågående 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Albin att återkppla till LUFT med Styrelsens svar. Albin Avslutad 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Carin att återkppla ch föra diskussin under kmmande Carin Avslutad 2013-05-19 57 Kmmunikatin Försök sälja tillbaka pragbiljetter till festivalrganisatinen Ulf Ej påbörjad 2013-05-19 58b FM-prtkll Se till att FM-prtkllet flyter på Carin Avslutad 2013-06-01 67 ROKO & LUFT Uppdra åt Carin att återkppla med ROKOs kntaktpersn ang möte Carin 2013-06-01 70 a FM efterarbete Uppdatera verk plan, verk ber, stadgar etc med avseende på beslut Ulf 2013-06-01 69 c KFUM Sverige stadgar Renskriva styrelsens kmmentarer på KFUM Sveriges stadgar ch Carin 2013-06-01 69 b Påminna Fsie & Wä Påminna Fsie ch Wä m att de skall inkmma med ansökan m Hanna 2013-06-01 70 a Revisrkntakt Etablera ch ha frtlöpande kntakt med de nya revisrerna Hanna 2013-06-01 69 a Back up Hämta in kmpletterande uppgifter ch presentera ett Henric 2013-06-01 70 b FM 2014 Sndera terrängen gällande gemensamt FM inklusive seminarium Carin & Henric 2013-06-01 70 d Getting Tgether Återkppla vår ståndpunkt till KFUM Sverige gällande Getting Hanna 2013-06-01 70 d Getting Tgether Kntrllera eventuella kvarstående åtagaden gällande avrapprtering Carin
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Innehållsförteckning Eknmirapprt till styrelsemöte GBG 1-2 juni 2013... 2 Budgetuppföljning... 2 Budgetjämförelse... 2 Kmmentarer Budgetuppföljning... 3 Kstnader fram till Q2... 3 Balans på BG ch PG:n 21 maj... 4 FM- uppföljning... 5 Resultaträkning FM 2013... 5 Kmmentar till resultaträkning FM 2013... 5 Likviditetsanalys... 5 Övrigt (lite gtt & blandat, enda viktiga punkten är punkten Eknmirutiner )... 6 Sjöb - FYI... 6 Kstnadsnedskärningar... 6 Regina... 6 ALMA... 6 Pragbiljetter... 6 Lånet... 7 Eknmirutiner... 7 Bilagr... 7 Sida 1 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Eknmirapprt till styrelsemöte GBG 1-2 juni 2013 Denna eknmirapprt har jag fått mycket hjälp av Richard med att sammanställa, framförallt bitarna kring budgetuppföljning. De kstnadsberäkningar sm presenteras gjrde Richard ch jag i slutet av april. Budgetuppföljning Budgetjämförelse Denna jämförelse bygger på alla de utbetalningar sm har gjrts från vårt SEB-knt, fram till ch med 21:a maj, ch utdrag från våra PG ca en vecka tidigare. Kstnader under Övrigt är fakturr sm varken Richard eller jag har stenkll på vad det rör sig m, men de kmmer placeras in under rätt resultatenhet allteftersm. Budget'2013 Intäkt Kstnad Nett Prjekt'ch'arrangemang ####### 113#000# %####### 113#000# ############## % # Utbildning ######### 18#000# %######### 15#000# ########### 3#000# Ledning ####### 275#000# %####### 450#000# %####### 175#000# Kansli %####### 600#000# %####### 600#000# Alma ####### 300#000# ####### 300#000# Medlemsservice ####### 320#000# %######### 60#000# ####### 260#000# Förvaltning'ch'anläggningar ####### 200#000# %####### 100#000# ####### 100#000# RESULTAT #### 1#226#000# %#### 1#338#000# %####### 112#000# Utfall&efter&Q2&2013 Intäkt Kstnad Kstnad&%&av&budget Nett Prjekt&ch&arrangemang $$$$$$$ 108$976$ ($$$$$$$ 108$976$ 96% $$$$$$$$$$$$$$ ( $ Utbildning $$$$$$$$$$$$$$ ( $ $$$$$$$$$$$$$$ ( $ 0% $$$$$$$$$$$$$$ ( $ Ledning $$$$$$$ 260$117$ ($$$$$$$ 297$405$ 66% ($$$$$$$$$ 37$288$ Kansli ($$$$$$$ 339$822$ 57% ($$$$$$$ 339$822$ Alma ($$$$$$$ 895$231$ ( ($$$$$$$ 895$231$ Medlemsservice $$$$$$$ 280$315$ 0% $$$$$$$ 280$315$ Förvaltning&ch&anläggningar $$$$$$$$$ 11$336$ ($$$$$$$$$ 98$465$ 98% RESULTAT ($$$$$$$ 234$487$ ($$$$$$$ 844$667$ 63% ($$$$ 1$079$154$ Sida 2 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Kmmentarer Budgetuppföljning Alma ligger sm en minuspst på insidan eftersm nuvarande intäkter ch kstnader har summerats ch vi saknar XXX krnr på intäktssidan sm Ida & Ingrid håller på att kräva in. Kstnader fram till Q2 Alla kstnadspster är preliminära då de endast baseras på kntutdrag för periden. Q2 2013 (prel) Intäkter ex Alma Hyra Sjöb Uppstartsbidrag från Scuterna Banc- utdelningar Övrigt (inbet från Scuterna) Getting Tgether Tinget Summa 11 336 250 000 246 475 30 315 108 976 13 642 660 744 Kstnader ex Alma Sjöb Kansliet Styrelsen ROKO Tinget Förbundsledning Prjekt Förutbetalda kstnader under 2012 Övrigt Summa - 98 465-339 822-53 381-10 274-8 562-175 909-108 976-32 301-16 978-844 667 Resultat ex Alma (preliminärt) - 183 923 Alma 2013 Sida 3 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Intäkter under 2012 Intäkter under 2013 Summa 1 283 127 224 763 1 507 890 Kstnader under 2012 Kstnader under 2013 Summa - 1 738 484-664 637-2 403 121 Resultat Alma 2013-05- 21-895 231 Balans på BG ch PG:n 21 maj Sald SEB Sald PG Alma Sald PG Övrigt Sald PG ROKO 291 095 28 068 29 645 17 411 Sida 4 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni FM-uppföljning Resultaträkning FM 2013 FM#sm#arrangemang Externa(fakturr 21900 Interna(Fakturr 15100 37000 Km(Htell(:(Knferens 21076 Middagen 12000 Två(Grabbar 15942 Fika 1062 50080 Resultat :13080 FM#likviditetsmässigt Externa(fakturr 21900 21900 Km(Htell(:(Knferens 21076 Middagen 12000 Två(Grabbar(:(Lunch 15942 Fika 1062 50080 Resultat :28180 Kmmentar till resultaträkning FM 2013 I budgeten för FM budgeterade vi att det skulle ksta förbundet 25 000 kr ch tittar man på den likviditetsmässiga redvisningen så har vi nästan klarat budget. Det saknar lite övrigt kstnader såsm avtackningar & blmmr mm. Vi har inte hittat dessa siffrr (ch jag känner inte att det är mtiverat tidsmässigt att leta upp dem för stunden) men i det stra hela påverkar de kstnaderna inte tkmycket. Externa fakturr Deltagaravgifter sm vi har fakturerat kårerna ch deltagarna. Interna fakturr Deltagaravgifter för styrelsen mm. Likviditetsanalys Likviditetsbudgetarbete ch analys pågår. En del siffrr saknas ännu vid slutförandet av denna rapprt. Förhppningsvis kmmer den vara klar till GBG ch kmmer i sista minuten, dck säkert i skrivande stund. Sida 5 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Övrigt (lite gtt & blandat, enda viktiga punkten är punkten Eknmirutiner ) Sjöb - FYI Såhär ser driftskstnaderna för Sjöb ut under ett år, på ett ungefär. Jag tycker det är knstigt att man betalar nätavgift en gång per månad men det kmmer faktura på det varje månad. Jag har dessutm dålig kll på hur elmarknaden fungerar så det kanske är så. Bygger&på&2012 Kstnader Per+månad Per+år El#$#Bixia(Leverans#av#el) 10#000#kr första#kvartalet#snitt#per#månad #### 30#000#kr El#$#Bixia(Leverans#av#el) 7#000#kr andra#kvartaletsnitt#per#månad #### 21#000#kr El#$#Bixia(Leverans#av#el) 3#000#kr tredje#kvartalet#snitt#per#månad ###### 9#000#kr El#$#Bixia(Leverans#av#el) 6#000#kr fjärde#kvartale#tsnitt#per#månad #### 18#000#kr El#ttalt#per#år ### 78#000#kr El#$#EON#(Nätavgift) 3#000#kr per#månad #### 36#000#kr Hudaryds#Prduktin#$#Snöröjning 3#375#kr per#månad #### 16#875#kr 5#månader/år Telefn#$#Telia 280#kr ###### 3#360#kr ADSL#JSC#IT#Partner 339#kr ###### 4#068#kr ## 138#303#kr Per#månad ### 11#525#kr Kmmer&inte&varje&månad: VA ###### 7#000#kr Sphämtning#$#Nässjö#Affärsverk ###### 4#500#kr Förbrukningsmaterial ###### 5#500#kr Gräsklipparbensin#$#Cykdel#Skg#&#trädgård 500 månad#under#smmaren ###### 2#000#kr Anticimex#försäkring ###### 2#718#kr #### 21#718#kr + 160+021+kr Per#månad ### 13#335#kr Kstnadsnedskärningar Sen FM har vi sagt upp en del abnnemang ch andra kstnader sm har dykt. Telefnabnnemangskstnaderna låg på ca 2400 kr/månad men kmmer från ch med juli vara nere på ca 500 kr/månad. Vi har haft 3 licenser på fjärrskrivbrdstjänster á 320 kr/månad. Vi har nu sagt upp 2 st från ch med sista maj. Vi har betalat för 4 kntrsplatser på Rsengatan á 3200 kr/månad/plats. Vi har nu sagt upp 3 st. Oklart för stunden hur länge vi måste frtsätta betala för dem. Regina Regina är uppsagt. Jag håller på att få ner uppsägningstiden till 3 månader så att vi inte behöver betala från ch med början av augusti. Detta är under diskussin med Club On Web. ALMA Ida & Ingrid har arbetat med att stämma av inbetalningar ch skicka ut påminnelser på betalningar av Alma. Det handlar m 653 st påminnelser på belpp sm varierar mellan 129 ca 15 000 kr. Ttalt handlar det m ca 536 482 krnr. Planen är att de sista påminnelserna ska vara utskickade den 29:e maj. Pragbiljetter Vi har sm sagt 50 st Prag-festival biljetter sm ligger värderade på ca 150 000 kr i balansräkningen. Detta kmmer ng under egen punkt men tänkte även belysa det. Sida 6 (8)
Titel Skapat datum Eknmirapprt till styrelsemöte 1-2 juni i GBG 2013-05-23 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 2 juni Lånet Gustaf har varit på möte med vår bankkntakt ch det verkar inte helt möjlligt, dck finns det ju en risk för att räntan blir ganska hög med tanke på att vi inte har någn direkt säkerhet. Banken vill ha en likviditetsbudget ch eftersm den tar ett tag enligt tidigare punkt här så kmmer infrmatin så frt det är klart. Möjligtvis i sista minuten till helgen. Eknmirutiner Sm jag har förstått det så har utläggsredvisningar fungerat bra senaste året. Richard sa att han har släppt igenm en del gränsfall sm inte är helt enligt bken. Jag tänkte att vi skulle försöka göra allt enligt bken. Så här kmmer några infrmerande meningar m utlägg. När det gäller utlägg så skulle jag vilja se att de skickas in senast 3 månader efter att pengarna är utlagda. Jag har inte kunnat hitta någt beslut på att de ska skickas in senast efter 3 månader men för att hålla bra kll på eknmin så vill jag att vi håller detta sm praxis vid utlägg. Gör även rdentliga utläggsredvisningar. 1. Använd utläggsrapprtmallen ch följ instruktinerna. a. Har ni inte fått denna mall än eller behöver hjälp med att fylla i den hjta till. 2. Bifga alltid ORIGINALkvittn. a. Inte kpir. (I bkföringen måste riginal användas.) b. Inte bkningsbekräftelser (detta är inga giltiga kvittn). 3. Skicka in i tid (inm 3 månader). Senaste veckan har jag haft två fall av gör m rätt hs ROKO, ena hade inte skrivit en rdentlig utläggsrapprt ch bara skickat in fakturan rakt av för ss att betala. Den andra hade skickat en bkningsbekräftelse istället för kvitt. Jag ska även infrmera ROKO m detta. För den sm är intresserad så bifgar jag eknmihandbken. Bilagr Bilaga 1: Budgetuppföljning ch kstnader i excelfrmat. Bilaga 2: Eknmihandbken. Sida 7 (8)
Hemside- newsletterstatistik km.scut.se Scutstyrelsen maj 2013
Besöksstatistik feb-maj Kmmentar: En ganska jämn fördelning med mellan 15 ch 45 besök per dag, samt ett par tppar. T ex den18 mars då vi skickade ut handlingar till FM, 8 april är måndagen efter att vi skickat ut kmpletterande infrmatin m FM samt 21-23 april sm är sista dagen på FM samt dagarna direkt därefter.
Diverse feb-maj Kmmentar: En förvånande liten del mbil trafik jämfört med andra sidr på internet, brukar indikera en högre medelålder på besökare., vilket även val av webbläsare pekar på. Vad sm är psitivt är den långa besökstiden samt antalet händelser i snitt per besök.
Mest besökta sidr under feb-maj Kmmentar: Inga överraskningar här. För periden ktdec så var almanackan den mest besökte, men att det är FM nu är föga förvånande. Intressant är att ändå så pass många besöker sidan med evenemang, trts att där finns ganska få, men en gissning är att de letat infrmatin m Djurhajkerna.
Mest använda sökrd för att hitta till sidan feb-maj Kmmentar: Inga överraskningar här heller, förutm kanske skrabbelucker då. Sm var Veckans Grej på ROKOs sida för en tid sedan ch ligger tpp ti på ggles träfflista m man söker på just skrabbelucker.
Utlänkar, dvs mest använda länkar för att navigera ut från sidan. Kmmentar: Lite skrämmande att så pass många letat sig fram till Regina via hemsidan mellan feb ch mars, vi får hppas att det är för att hämta infrmatin, inte att uppdatera. Men jag skall göra en sökning i Regina ch se så att ingen håller på att uppdatera där.
Lite m Uppslaget sm gick ut i maj. Antal mttagare (16 år ä) 1354 Antal levererade 36 Antal sm avslutade sin prenumeratin 10 Vilka länkar var mest intressanta att klicka på
Titel Förslag på back up system på kansliet Författare Jhan Manner Giltighetstid Tills vidare Backuplösningar kansli ch arkiv Jag har undersökt ett antal lika lösningar, ch förrdar någn av de två sista - antingen att köpa till två externa hårddiskar till Elsis datr ch spegla lagringen, eller använda Ggle Drive via vårt befintliga Ggle Apps-knt. Det är de billigaste lösningarna, ch båda erbjuder möjligheter för både backup ch lagring/delning av filer. Jag har inte undersökt eventuella juridiska aspekter på de lika lösningarna, men mig veterligen finns inga bestämmelser sm hindrar att vi använder utländska lagringslösningar för vår infrmatin - det är inte precis medlemsregistret, ch inga statshemligheter heller. Drpbx Behöver kanske ingen vidare intrduktin, har bra driftsäkerhet ch datasäkerhet. Nackdelen är att det inte finns någn riktigt bra prenumeratinsplan för vår rganisatinsstrlek, de alternativ sm finns (utöver pyttelitet gratisknt) är ett enpersnsknt på 100GB för USD99/år, eller ett begränsat knt för upp till fem användare för USD795/år. Fördelar Lättanvänt Välkänt Bra lösning för både backup ch fillagring/delning inm förbundet Nackdelar Dyrt. Eller väldigt dyrt. RUN Desktp Resten av KFUM Sveriges kansli använder redan terminalserver ch fjärrinlggning från RUN Desktp. Det verkar fungera bra för nrmalanvändarna, ch vara krångligt för de med speciella krav (främst Mathias Adbe-prgram). Kstar 375 krnr per användare ch månad, inklusive Office-licenser. 10GB löagring ingår, dck bara 5 fritt dispnibelt. http://prtal.kfum.se/ Fördelar Hela IT-lösningen, inte bara backup. Samma sm övriga KFUM Sverige Nackdelar Relativt dyrt Måste kmbineras med en annan lösning för lagring av arkivmaterial, eller blir ännu dyrare. Sida 1 (2)
Titel Förslag på back up system på kansliet Författare Jhan Manner Giltighetstid Tills vidare CrashPlan Amerikanskt företag, specialiserade på backup. HAr flera lösningar för privatpersner sm bör passa ss. De bästa företagslösningarna (sm vre ptimala) är bara tillgänliga i USA. Kstar ca 10 dllar per månad för ett familjeknt för upp till fem datrer. Fördelar Bra backuplösning Hög säkerhet Nackdelar Inte så bra för lagring ch fildelning Elsis datr ch hårddiskar Lösningen vi har tycks ju fungera ganska bra, brtsett från tveksamheterna kring hårddiskarnas livslängd. Köper vi två till ch speglar lagringen på båda, kan vi frtsätta sva tryggt. Fördelar Billigt Minimalt med övergångsarbete, samma lösning sm idag Nackdelar Någn gång går Elsis datr sönder eller startar m - kräver administratin Ggle Drive Vi har redan tillgång till Ggle Drive via vårt Ggle Apps-knt - ett halvknöligt alternativ är att lägga upp ett par användare där sm står för lagring av arkivdata, ch låta alla använda sina sådana kntn för lagring i framtiden. Kstar ingenting. Fördelar Gratis Säkert De flesta ideella använder det redan Arkivmaterial kan göras sökbart ch tillgängligt för alla i förbundsledningen - eller alla på Internet m vi så önskar. Ggle! Nackdelar En del administrativt arbete för att överföra arkiven Oklart m det är avtalsenligt? Sida 2 (2)