KFUK-KFUMs scoutförbund

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "KFUK-KFUMs scoutförbund"

Gunnar Fransson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 3 mars Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Hanna Nilsson Sandra Dauksz Anna-Karin Stensson Albin Askman Junhede Förhinder Carin Stegen Henric Axeheim 25. Mötets öppnande Hanna Nilsson hälsar alla välkomna och förklarar därefter sammanträdet för öppnat. 26. Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Albin Askman Junhede till sekreterare. b) Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen enligt förslag. 27. Godkännande av föregående protokoll Protokollet från föregående möte är ej klart. Inget protokoll fanns att godkänna. 28. Uppföljning av tidigare beslut Styrelsen gick igenom beslutsuppföljningen. Punkten om att återkoppla till revisorerna är slutförd. Punkten om att fundera över två saker till FM till Stockholmsmötet i februari är slutförd. 29. Tillfälliga rapporter c) FM Albin föredrog en kort rapport om Förbundsmötet. Anmälningsläget är skralt. Det brukar vara skralt vid denna tid innan mötet dock. Arrangörerna har bra koll på läget och mötesordförande är klar. 30. Beslutsärenden d) Förtjänstmärke Anders Ågren En ansökan om att ett förtjänstmärke ska tilldelas Anders Ågren har inkommit. Se bilaga 1. att bevilja ansökan om förtjänstmärke till Anders Ågren. Att uppdra åt Hanna att se till att märket utdelas. Sida 1 (2)

Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Albin Askman Junhede till sekreterare. b) Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen enligt förslag. 27.

2 Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen 3 mars Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 e) Ekonomitjänsten Hanna och Albin har förhandlat med KFUM Sverige om ett nytt avtal för ekonomitjänsten, i och med detta även undersökt alternativa lösningar för ekonomihanteringen. Se bilaga 2 (sammanställning av alternativen), bilaga 3 (avtalsförslag med KFUM Sverige) och bilaga 4 (Offert Grant Thornton). Att förnya avtalet med KFUM Sverige. 31. Diskussionsärenden Inga diskussionsärenden fanns att diskutera. 32. Representation Inga representationsfrågor fanns att diskutera. 33. Övriga frågor Inga övriga frågor fanns att diskutera. 34. Kommande möten Fysiskt möte mars i Göteborg, Västkusten. Förbundsmötet april. Preliminärt fysiskt möte juni. 35. Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Hanna Nilsson Mötesordförande Albin Askman Junhede Mötessekreterare Sida 2 (2)

Se bilaga 2 (sammanställning av alternativen), bilaga 3 (avtalsförslag med KFUM Sverige) och bilaga 4 (Offert Grant Thornton). Att förnya avtalet med KFUM Sverige. 31.

4 Titel Skapat datum Beslutsunderlag: Val av ekonomitjänstleverantör Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Ss Tills Vidare Val av ekonomitjänstleverantör Bakgrund Ekonomihanteringen har det senaste året inte fungerat till belåtenhet och det har varit stor fördröjning i ekonomirapporteringen främst på grund av förbundets ekonomitjänst från KFUM Sverige. Det har även konstaterats att förbundet betalar väldigt mycket för sin ekonomihantering, kr/månad. I samband med att avtalet för ekonomihanteringen mellan förbundet och KFUM Sverige skulle uppdateras har det undersöks kring alternativa ekonomihanteringslösningar. Alternativ Förbundet står nu med tre olika alternativ. (Alla kostnader inklusive moms.) Att fortsätta med KFUM Sverige i enlighet med det nya avtalet som har tagits fram. o Kostnad 2014: o Kostnad 2015: Att byta till Grant Thornton (se bifogad offert). o Kostnad 2014: kr o Kostnad 2015: kr Att byta till PWC (se information längre ner) o Kostnad 2014: kr o Kostnad 2015: kr PWC information Offerten från PWC är ingen regelrätt offert utan information Henric har fått genom dialog med PWC. Uppstartskostnad: Ca kr (Timdebitering beroende på hur mycket det blir att föra över information) Fakturascanningstjänst: kr/år (Estimerat 500 fakturor á 7 kr/faktura) Ekonomisystem Fort Knox: kr/år (2 licenser) Löpande månadskostnad: kr/månad Totalt: kr/år (inklusive moms) Följande ingår: I snitt 5 utläggsredovisningar per månad. Bokföring. En liten del stöd och hjälp. Skickande av betalfil till bank för attestering. Månadsrapportering. Körning av betalfiler 1 gång/vecka. Redovisning/Bokföring sker ca varannan vecka. Krävs av oss: Sida 1 (2)

Det har även konstaterats att förbundet betalar väldigt mycket för sin ekonomihantering, 25 000 kr/månad.

5 Titel Skapat datum Beslutsunderlag: Val av ekonomitjänstleverantör Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Ss Tills Vidare Kontering (Kostnadsställe & Projektnummer) av inkomna fakturor (kassaförvaltare eller kanslist). Bilagor Avtalsförslag med KFUM Sverige. Offert Grant Thornton Sida 2 (2)

(Kostnadsställe & Projektnummer) av inkomna fakturor (kassaförvaltare eller

6 UTKAST! Avtal om ekonomitjänster KFUK-KFUMs Scoutförbund (hädanefter Scoutförbundet) har behov av hjälp med ekonomitjänster. KFUM Sverige tillhandahåller och åtar sig följande arbetsuppgifter; - Löpande redovisning - Löneadministration - Upprättande av bokslut och årsredovisning - Upprättande av inkomstdeklaration - Månadsrapportering - Samt ytterligare ekonomiadministration tillhörande ovanstående uppgifter, som kan uppkomma kring förbundets ekonomi och almanacksförsäljning. KFUM Sverige debiterar ett fast månadspris på xx kronor. I detta pris ingår alla kostnader runtomkring som kan tänkas tillkomma för att fullgöra ovannämnda arbetsuppgifter. Överenskommelse gällande servicenivå Utbetalning av reseersättning och utläggsersättning skall göras inom två veckor efter att komplett blankett kommit ekonom tillhanda. Månadsrapportering ska tillhandahållas 10 arbetsdagar efter varje månadsskifte. Månadsrapporterna ska innehålla alla transaktioner som skett fram till och med månadens utgång. Inför Scoutförbundets styrelsemöten kan månadsrapporter begäras på andra datum, med minst två veckors framförhållning. Bokslut och årsredovisning skall upprättas innan januari månads utgång för föregående års förvaltning. Detta förutsätter att Scoutförbundet finns tillgängliga för att bistå med information och underlag som krävs för att upprätta bokslut och årsredovisning. Om behov finns kan arbetet utföras av extern konsult med KFUM Sverige som mellanhand. Om det blir aktuellt med en extern konsult så ska det upplägget, konsultfirma och konsult väljas i samråd med KFUK-KFUMs scoutförbunds styrelse. Avtalet gäller från 7 februari 2014 och kan sägas upp av endera parten med två månaders uppsägningstid. Uppföljning mellan avtalsparterna sker i september 2014, för att stämma av behov, kvalitet och tidsåtgång. Stockholm xx februari 2014, Karin Olsson Generalsekreterare KFUM Sverige Hanna Nilsson Ordförande KFUK-KFUMs Scoutförbund 1 (1)

Månadsrapportering - Samt ytterligare ekonomiadministration tillhörande ovanstående uppgifter, som kan uppkomma kring förbundets ekonomi och almanacksförsäljning.

Relevanta dokument

KFUK-KFUMs scoutförbund

KFUK-KFUMs scoutförbund Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 23 juni 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 Närvarande med rösträtt Hanna Nilsson Ordförande Sandra Dauksz Albin Askman Junhede Henric