PM 01-0-5 Genmförandekmmittén för nya Plismyndigheten Ju 01:16 ORG-1 Instruktiner NY-läge Instruktiner för mappning av individer till NY-läge Intrduktin Inm ramen för prjekt ORG-1 har ett förslag till en ny detaljrganisatin arbetats fram inför bildandet av den nya Plismyndigheten. Den 1 mars var ett första dataunderlag färdigställt med en preliminär mappning av individer till det framtagna NY-läget. Detta underlag har använts för att testa ch förbereda berörda it-system. Nu initieras det frtsatta arbetet med att justera mappningen på individnivå i syfte att placera respektive individ i den nya rganisatinen. Arbetet med den justerade mappningen utförs av respektive regin ch natinell avdelning. Ansvarig för slutförande av arbetet är respektive utsedd reginplischef, chef för natinell avdelning eller prjektägare i de fall chef för natinell avdelning inte är utsedd. Sm underlag för utförande av mappningen har ett arbetsverktyg utfrmats i Excel där den detaljerade mappning utförs på individnivå. Krdinering ch uppföljning av arbetet görs av prjekt HR-10 sm arbetar på uppdrag av Genmförandekmmittén. En skriftlig bekräftelse på att uppdraget är slutfört förväntas inkmma vid slutleverans till anna.clliander@plisen.se. Uppdraget ska vara slutfört fredagen den 16 maj. Syfte Syftet med uppdraget är att mappa in respektive individ i NY-lägets detaljrganisatin baserat på utarbetade designprinciper samt att bekräfta överlämnande av anställda till natinella avdelningar. Genmförande För arbetet med mappning av individer till NY-läget föreslås att respektive regin/natinell avdelning sätter samman ett mappningsteam där följande kmpetenser/funktiner finns representerade: - Reginplischef/chef natinell avdelning alt prjektägare - Reginens interimskansli/förändringskansli - Persner sm varit delaktiga i ORG1-arbetet - Persn med HR ch arbetsrättslig kmpetens
- Persn med kunskap i Excel ch Palass - Representatin från arbetstagarrganisatiner Mappningsteamet ska skapa ett bra underlag för Thmas Rlén att gå vidare med i förhandling med centrala parter. Varje regin/natinell avdelning mbeds att utse 1 kntaktpersn för kmmunikatin med prjekt HR-10. Maila namn till anna.clliander@plisen.se. Kallelse till regelbundna telefnavstämningar kmmer att skickas ut inm krt. Instruktin I mappen Orgmappning på Gemensam Server återfinns dataunderlaget per regin ch RPS, RKP ch SKL. Observera att dataunderlaget kmmer att uppdateras den 0 april, men finns tillgängligt frm 5 april för att ge möjlighet att få en förståelse för underlaget. Underlaget innehåller samtliga individer sm enligt Palass är anställda i respektive regin, RPS, RKP ch SKL ch sm är aktuella för inmappning. Se detaljerad beskrivning av arbetsverktyget längst bak i detta dkument. Samtliga rader i dataunderlaget ska behandlas enligt följande: Gå igenm rad för rad i underlaget ch analysera m mappningsmarkören är rätt placerad för respektive anställd. Om markören är krrekt angiven väljer ni k i klumn BD. Om markören ska justeras görs detta genm att flytta mappningsmarkören till en annan rganisatrisk enhet. Välj därefter ändrad i klumn BD. Individer sm ska överlämnas till natinella avdelningar mappas in till aktuell natinell avdelning ch gegrafisk enhet m det finns en sådan indelning av den natinella avdelningen, alternativt till kansliet för den natinella avdelningen. Skriv alltid en kmmentar vid tveksamheter kring mappning till natinell avdelning. Välj därefter natavd i klumn BE. Fkusera på respektive individs placering i NY-läget vid genmgången. Om det finns felaktiga uppgifter i NU-läget för en individ, skriv en kmmentar för senare hantering av detta. Skicka inte eventuella ändringsuppdrag till PAC. Dessa ska hanteras i särskild rdning. I de fall det finns behv av att lägga till eller ta brt en rganisatrisk enhet i NY-läget skall en begäran skickas till HR-10 sm efter beslut av Genmförandekmmittén kan infga/ta brt en klumn i NYlägesstrukturen. Arbetsrättslig bedömning Under arbetet med justering av inmappning i NY-läget kan arbetsrättsliga frågeställningar uppkmma berende på var en anställd mappas in i förhållande till NU-läget. Reglerna m verksamhetsövergång ger den anställde en rätt att gå över i sin anställning till den nya rganisatinen med
förändrade villkr. Om den nya placeringen i sig innebär betydande förändringar för den anställde, exempelvis vad avser arbetsuppgifternas innehåll, riskerar detta att stå i strid med reglerna m verksamhetsövergång. Vid mappningsarbetet av NY-läget är det därför viktigt att vara uppmärksam på denna typ av arbetsrättsliga risker. I de fall det kan knstateras att skillnaden mellan NU-läge ch NY-läge är str för den anställde ch det råder tveksamhet m det blir fråga m en så betydande förändring att skyddet vid verksamhetsövergång kan ifrågasättas, bör sm huvudprincip gälla att det minst ingripande alternativet för individen har företräde, m valmöjlighet vad gäller placering finns. För det fall mappningsteamet på regin/natinell avdelning inte kan hitta en placering i NY-läge där de arbetsrättsliga riskerna har undanröjts tas frågan upp med arbetsrättsjurist i HR-10 för att försöka hitta lämplig lösning. Bedömning utifrån beslutade designprinciper Under arbetet i OrgKärn arbetades ett antal designprinciper för den nya rganisatinen fram. Dessa har under april månad fyllts på allteftersm arbetet med detaljrganisatinen har frtskridit. Vid inmappning till NYläget ska beaktan göras till beslutade principer. Se separat bilaga Principer för inmappning. Hantering av Omdispneringar (tillfälliga placeringar) Anställda sm har en tillfällig placering på annan rganisatrisk enhet än den där individen har sin grundplacering, en s.k. mdispnering, behöver särskilt analyseras vid inmappning av NY-läget. Grundprincipen för mdispneringar (tillfälliga placeringar) är att dessa i NYläget mappas in baserat på sin grundplacering. Det finns inte några möjligheter att maskinellt migrera över mdispneringar till RiksPalass ch det kmmer heller inte att vara möjligt att registrera mdispneringar i RiksPalass under hösten 01 pga tekniska begränsningar i samband med migreringsarbetet. Detta betyder att mdispneringen försvinner vid övergång till RiksPalass. I de fall myndigheten önskar att en anställd ska frtsätta sin mdispnering frm 1/1 015 måste därför en mbemanning av den anställde göras manuellt i RiksCps. Hantering av 8 -anställningar Plismän sm innehar en tidsbegränsad anställning enligt 8 andra stycket i förrdning (1989:77) med instruktin för Riksplisstyrelsen sm sträcker sig över årsskiftet 01/015 ch sm samtidigt har en tillsvidareanställning vid en plismyndighet kmmer att erbjudas verksamhetsövergång på såväl sin tillsvidareanställning vid en plismyndighet sm på den tidsbegränsade 8 - anställningen. Anställda med 8 ska i NY-läget ska mappas in både på grundplaceringen ch på 8-anställningen.
Denna hantering av s.k. 8 -anställningar förutsätter att regeringen fattar beslut m övergångsregler med innebörd att ingångna anställningsavtal före 1 januari 015 frtsätter att gälla till dess de löper ut trts att grunden för tidsbegränsningen, d.v.s. förrdningen (1989:77) med instruktin för Riksplisstyrelsen, upphör vid årsskiftet 01/015. Det kan ckså fattas beslut m att mhänderta frågan m 8 -anställningar på annat sätt än genm en övergångsbestämmelse. Frågr ch supprt Vid eventuella frågr eller funderingar är ni välkmna att maila scar.lundin@plisen.se. Sm nämnts van kmmer regelbundna telefnavstämningar att genmföras. Kallelse till dessa avstämningar skickas till av regin/natinell avdelning utpekad kntaktpersn inm krt. Vägen framåt Sm ett nästa steg kmmer knslidering av alla dataunderlag att göras av HR-10. Genmförandekmmittén gör sedan en bedömning av mappningen till NY-läget utifrån ett helhetsperspektiv. Förhandling med centrala parter genmförs ch beslut kmmer att fattas av Thmas Rlén senast den 0 juni. Därefter kmmer NY-läget med respektive individs placering att läsas in i berörda it-system.
5 Beskrivning av arbetsverktyget ch dess användning Ett arbetsverktyg har utfrmats för att möjliggöra effektiv hantering av de stra datamängder sm mappningsarbetet medför. Verktyget är knstruerat i Excel. Figur 1 nedan beskriver verktygets utfrmning. Baserat på COPS-data har NU-lägets rganisatins strukturerats i en trädfrm i vilken respektive individ återfinns baserat på dennes rganisatinstillhörighet enligt Palass. NU-lägets rganisatin ch dess individer möter NY-lägets detaljrganisatin i en matris. För varje individ återfinns en mappningsmarkör sm visar till vilken rganisatrisk enhet i NY-läget individen mappas. Markören återfinns i skärningspunkten mellan klumn ch rad, där klumnen anger den rganisatriska enheten i NY-läget ch raden anger individens rganisatriska tillhörighet i NU-läget. Genm att för respektive individ flytta mappningsmarkören hrisntellt i arbetsverktyg justeras vilken rganisatrisk enhet individen mappas till i NY-läget. Figur 1 Organisatin NY-läge 6 5 Organisatin NU-läge (från COPS) Medarbetareinfrmatin NU-läge (från Palass) 1 Mappningsmarkörer 1 NU-läget för rganisatinen hämtad från COPS. En rad per rganisatrisk enhet. Data från Palass för respektive medarbetare. En rad per medarbetare. Detaljrganisatin NY-läge strukturerat i 6 nivåer enligt inriktningsbeslut. Obs; nivå 1, medarbetare, är ej inkluderad. Samtliga medarbetare mappas in på nivå, grupp. Matris där medarbetare NU-läge ch NY-läge kpplas samman med mappningsmarkör. Mappning av enskilda individer i arbetsverktyget Uppgiften att mappa respektive individ innebär ur ett tekniskt perspektiv att för varje rad i arbetsverktyget justera mappningsmarkörens psitin så att markören placeras i rätt klumn. Varje enskild individ ska mappas in till en, ch endast en, rganisatrisk enhet i NY-läget. För varje rad i arbetsverktyget sm mtsvarar en individ ska det därmed finnas en, ch endast en, mappningsmarkör. I arbetsverktyget utgörs en mappningsmarkör av bkstaven skriven sm gemen. Siffran nll används inte sm mappningsmarkör.
6 Beskrivning av NY-lägets detaljrganisatin i arbetsverktyget NY-lägets detaljrganisatin återfinns i arbetsverktygets övre del ch läses från vänster till höger. Strukturen i arbetsverktyget är viktig, bland annat då den utgör grund för de filer sm används för att läsa in rganisatinsstrukturen till RiksCOPS. En rganisatrisk enhet rapprterar till den rganisatriska enhet sm på vanliggande nivåer återfinns sm första rganisatriska enhet när man stegar sig åt vänster i arbetsverktyget. En vanliggande enhet kan återfinnas antingen på raden vanför en rganisatrisk enhet eller ckså flera rader vanför. Se Figur för beskrivning av strukturen på NY-lägets detaljrganisatin. Figur Exempel på rganisatinsskiss 6 5 Illustrativ rganisatin med två grupper sm rapprterar direkt till nivå 6 (Riksplischef). Under Riksplischef återfinns en Natinell avdelning eller plisregin, vilken har dels två direktrapprterande grupper ch en direktrapprterande sektin, men ckså en enhet med tre sektiner innehållandes vardera tre grupper. Exempel på NY-lägets detaljrganisatin så sm strukturerat i arbetsverktyget 6 5 Illustratin av hur rganisatinsskissen van återges i den struktur för NYläget sm används i arbetsverktyget. Pilarna visar hur de lika rganisatriska enheterna rapprterar. Genm att läsa från vänster till höger kan man utläsa rganisatinens struktur. Observera att grupper kan rapprtera till chefer på lika nivåer i rganisatinen. Antingen till sektinschef eller till enhetschef, men det finns ckså fall där en grupp rapprterar direkt till plisreginchef, chef för natinell avdelning, eller till Riksplischef.