Förfrågningsunderlag

Version: 1.0 Förfrågningsunderlag

Sidan:2 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Inledning Arbetsgivarverket är en arbetsgivarorganisation för statliga myndigheter och affärsverk. I organisationen ingår också andra arbetsgivare med anknytning till det statliga området. Enligt de regler som regeringen beslutat genom förordningen (1974:225) om utmärkelsen För nit och redlighet i rikets tjänst ska Arbetsgivarverket ansvara för upphandlingen av de föremål som föreskrivs samt ge råd och stöd till myndigheterna vid tillämpningen av den förordningen. Ett av de föremål som föreskrivs är guldur av herr- och dammodell. 1.1.1 Omfattning Avtalet löper på två (2) år med möjlighet för Arbetsgivarverket att förlänga avtalet med oförändrade villkor i ytterligare två avtalsperioder om vardera ett (1) år. Arbetsgivarverket avser att teckna avtal med en (1) leverantör. Åren 2009-2011 har det i snitt avropats ca 2300 guldur/år till ett värde av ca 8,4 miljoner SEK/år. 1.2 Upphandlande myndighet Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm 202100-3476 1.2.1 Kontaktperson Torbjörn Eklund Telefon: 08-700 13 51 E-post: torbjorn.eklund@arbetsgivarverket.se 1.2.2 Frågor m.m. under anbudstiden Eventuella frågor ställs skriftligen och i så god tid att svar kan lämnas senast sex (6) kalenderdagar innan sista dag att lämna anbud. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande distribueras till samtliga som har anmält sig till Arbetsgivarverket och publiceras därtill på Arbetsgivarverkets hemsida www.arbetsgivarverket.se. Anbudsgivare ansvarar själva för att hålla sig uppdaterade via hemsidan. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget.

Sidan:3 1.3 Förfrågningsunderlag 1.3.1 Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Denna skrift Upphandlingsföreskrifter, Krav på anbudsgivare och Kravspecifikation. Avtalsutkast, bilaga 1. Sanningsförsäkran, bilaga 2. Uppgifter om anbudsgivare, bilaga 3. Avropsblankett, bilaga 4. Bilaga för inskrift Nit och redlighet, bilaga 5 Blankett för omsättningsredovisning NOR, bilaga 6 Prisbilaga, bilaga 7 Produktbeskrivning, bilaga 8 Det åligger anbudsgivarna att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 1.4 Upphandlingsform Detta är en upphandling som sker enligt ett öppet förfarande enligt 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. 1.5 Formella krav på anbud Anbudsgivare är skyldig att lämna anbud i enlighet med nedanstående anvisningar (punkt 1.5.2). Om Anbudsgivare inte följer anvisningar kan det leda till att: Anbud inte går att identifiera Anbud måste sprättas upp innan sista anbudsdag har passerat i syfte att identifiera vilken upphandling dokumentet rör Anbud inte registreras vid öppningen av anbuden Anbud inte kommer till Arbetsgivarverket Arbetsgivarverket tar inte ansvar för att ovanstående inträffar på grund av att Anbudsgivare inte har följt anvisningar enligt nedan. 1.5.1 Anbuds giltighet och form Anbud skall: innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer, vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren, vara skrivet på svenska, vara bindande till och med 2012-09-30, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet.

Sidan:4 1.5.2 Anbudsinlämnande Anbud skall: vara paketerat i slutet kuvert/paket och märkt med Anbud och Dnr 1203-0158-41 Observera att anbud som lämnas via bud även måste märkas på budförsändelsen, innehålla ett (1) original och en (1) komplett kopia, vara inkommet senast 2012-05-04. Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. Anbudet bör även bifogas som filer på CD-skiva eller usb-minne läsbara i MS Office-, pdfformat eller annat väletablerat standardformat i PC-miljö. Vid eventuella skiljaktigheter mellan det skriftliga anbudet och det digitalt erhållna underlaget gäller det skriftliga originalanbudet. Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm Besöksadress: Kungsgatan 12-14, Stockholm. Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är kl. 08.00-16.00 (lunchstängt kl. 11.30 12.30) vardagar och att det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets besöksadress på andra tider än de angivna öppettiderna. 1.5.3 Disposition av anbud För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombed anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Om ställt krav inte besvarats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. Anbudsgivare ansvarar för att hålla sig uppdaterad på eventuella förändringar och avvikelser från de dokument som ingår i förfrågningsunderlaget under anbudsperioden. Dessa eventuella förändringar finns att hämta på www.opic.com Svar anges i förfrågningsunderlaget på anvisad plats. 1.6 Prövning och utvärdering av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav. Skall-krav är ovillkorliga krav, vilket innebär att de måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna utvärderas (1.6.2). Inledningsvis kontrolleras de formella kraven på anbudet enligt punkt 1.5. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning.

Sidan:5 1.6.1 Krav på anbudsgivare Som ett första steg i prövningen kontrolleras anbudsgivarens förmåga att fullgöra detta uppdrag (kapitel 2). Anbudsgivare som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. 1.6.2 Prövning Därefter sker en prövning av att samtliga skall-krav i kravspecifikationen är uppfyllda. Uppfyllelse av dessa krav är en förutsättning för att anbudsgivarens anbud skall kunna utvärderas. 1.6.3 Utvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägst pris, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat totalpris kommer att antas som leverantör i denna upphandling För att säkerställa vilken anbudsgivare som offererat lägst totalpris tillämpas en s.k. priskorg, bilaga 7. Offererat pris för uren (herrur samt damur), multipliceras med den genomsnittliga volymen för de tre senaste åren. Detta summeras och det anbud som har det lägsta totalpriset kommer således att antas som leverantör. I priskorgen skall anbudsgivaren ange hur stor del av priset som är guldpris och hur stor del som är pris som är betingat av övriga komponenter. De procentsatser som räknas fram med hjälp av dessa priser används i avtalsutkastet för att kunna beräkna en eventuell prisjustering. 1.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Arbetsgivarverket är en myndighet vars verksamhet bedrivs i offentlig regi. Verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av sekretesslagen erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas med hänsyn till kommersiella hänsyn ska det anges en specificering av vilka uppgifter som avses, samt skälet härtill och den skada som skulle kunna åsamkas om uppgifterna blir offentliga. 1.8 Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas.

Sidan:6 2 Krav på anbudsgivare För att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som leverantör skall nedanstående krav uppfyllas. 2.1 Gemensamt anbud Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud, skall anbudsgivarna vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. Samtliga leverantörer bör bifoga SKV 4820 i enlighet med 2.2. nedan. Krav enligt 2.1 accepteras/uppfylls: Ja Nej Ej aktuellt 2.2 Juridisk ställning För att bevisa uppfyllelse av nedanstående krav bör anbudsgivaren till anbudet bifoga blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga upplysningar, ifylld och undertecknad av Skatteverket (ej äldre än 2 månader). Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga ifylld och undertecknad Sanningsförsäkran, bilaga 2 Vidare kontrolleras att: Anbudsgivaren är registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: Grund för utslutning enligt 10 kap. 2 lagen om offentlig upphandling ej föreligger. Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Krav enligt 2.2 accepteras/uppfylls: Ja Nej 2.3 Ekonomisk och finansiell ställning En kreditbedömning kommer att göras av leverantörens ekonomiska ställning med stöd av Soliditets (AAA Soliditet AB) ratingmodell. Arbetsgivarverket kommer att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller nedanstående krav genom att inhämta uppgifter från ett kreditupplysningsföretag. Trippel-A ratingen baseras på en ekonomisk analys av ett företags kreditvärdighet. Ratingen förutser sannolikheten för att ett företag går i konkurs inom 36 månader. En kombination av s.k. delomdömen fastställer den slutgiltiga totala ratingklassificeringen för anbudsgivaren. Eftersom

Sidan:7 den tillgängliga informationsmängden varierar kan delomdömena skilja sig åt mellan olika företagsformer. Delomdömena kan vara en vägledning för att förklara varför företaget har fått en viss ratingklassificering. De fyra delomdömena är; Ålder/Verksamhet Ägare/Ledning Ekonomi Betalningsförmåga De olika ratingklasserna är: AAA Högsta kreditvärdighet Denna rating ges endast till aktiebolag. Bolaget ska dessutom omsätta mer än 2 miljoner, ha ett eget kapital på minst 200 tkr samt funnits i minst 10 år. Nyckeltalen ska dessutom vara väsentligt över branschens genomsnitt. AA God kreditvärdighet Är den högsta rating ett handels-, kommanditbolag och enskild firma kan få. För aktiebolag krävs bl a att omsättningen är över 1 miljon kronor och att nyckeltalen ligger över branschens genomsnitt. A Kreditvärdigt Ett genomsnittsbetyg. Företaget kan ha betalningsanmärkningar, men dessa uppvägs av ekonomisk stabilitet. AN Nystartat bolag Ges till nystartade företag där ingen negativ information finns. B Kredit mot säkerhet Företagets nyckeltal ligger under branschens snitt och/eller negativ information finns. C - Kredit avrådes Utmärker företag som har stora betalningsproblem, förbrukat aktiekapital, allvarliga revisionsanmärkningar, konkursengagemang och som har nyckeltal långt under branschgenomsnittet. Ej fastställd rating I de fall tillräckligt med information saknas eller då den är bristfällig fastställs ingen rating på företaget. Exempel på fall är när företaget inte bedriver någon verksamhet eller har inlämnat ett felsummerat bokslut. Anbudsgivare i denna upphandling skall inneha rating A eller högre. I de fall företaget har rating B på grund av ej tillfredsställande ekonomi, kan en senare fastställd årsredovisning eller annan handling som förklarar vilka omständigheter som gör att kravet på rating ändå kan anses vara uppfyllt begäras in från företaget för en ny ratingprövning hos Soliditet. Denna handling ska helst komma in tillsammans med anbudet för att underlätta hanteringen. För nystartade företag som ännu inte lämnat sin första årsredovisning skall rating AN innehas. Utländska företag som inte kan ratingklassas enligt denna modell utreds separat med hjälp av Soliditet AB. I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant, skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig firmatecknare. Efterfrågad kreditbedömning samt kraven på juridisk ställning (punkt 2.2) skall i dessa fall på motsvarande vis uppfyllas av denne (moderbolaget eller annan garant).

Sidan:8 Krav enligt 2.3 accepteras/uppfylls: Ja Nej 2.4 Teknisk förmåga och kapacitet 2.4.1 Leveranskapacitet Anbudsgivaren skall ha kapacitet att tillgodose Arbetsgivarverkets behov enligt de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren skall bifoga en kortfattad beskrivning av sin kapacitet att tillgodose Arbetsgivarverkets behov enligt de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. En kortfattad beskrivning skall bifogas anbudet. Av beskrivningen skall framgå: Organisationsstruktur Personalstyrka orderkedja (avrop-leverans) leveranskapacitet Krav enligt 2.4.1 accepteras/uppfylls: Ja Nej Beskrivning av kapacitet alt. hänvisning till anbud: 2.4.2 Referensuppdrag För att säkerställa att anbudsgivaren är verksam inom området, skall referensuppdrag lämnas. Anbudsgivaren skall ange ett (1) referensuppdrag som avser liknande uppdrag genomfört de senaste tre (3) åren. Följande skall framgå: uppdragets omfattning och karaktär tidsperiod beställare och kontaktperson samt kontaktuppgifter Krav enligt 2.4.2 accepteras/uppfylls: Ja Nej Beskrivning av referensuppdrag alt. hänvisning till anbud: 2.4.3 Kvalitetssystem/kvalitetsplan Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en giltig ISO-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Bifoga antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten där följande skall framgå: Kvalitetspolicy. Ansvarig person. Tidpunkt för senaste uppdatering. En beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav. Hur kontroll sker av att inköp av varor och tillhörande tjänster uppfyller era krav.

Sidan:9 Krav enligt 2.4.3 accepteras/uppfylls: Ja Nej Beskrivning av kvalitetssystem/kvalitetsplan alt. hänvisning till anbud: 2.4.4 Kvalitetssäkring av underleverantörer Anbudsgivaren skall kvalitetssäkra underleverantörer. En beskrivning av hur detta krav uppfylls skall bifogas. Av beskrivningen skall följande framgå: Hur denne fortlöpande kvalitetssäkrar underleverantörer och leveranser från underleverantörer. Hur denne kontrollerar att underleverantörer utför tjänster i enlighet med gällande kvalitetsplan/policy. Hur denne kvalitetssäkrar nya underleverantörer. Krav enligt 2.4.4 accepteras/uppfylls: Ja Nej Underleverantörer ej aktuellt Beskrivning av kvalitetssäkring alt. hänvisning till anbud: 2.5 Rapportering För att få täckning för de kostnader som uppstår vid upphandlingen och förvaltningen av detta ramavtal tar Arbetsgivarverket ut en administrationsersättning. Ersättningen för detta uppgår till 1% av omsättningen på avtalet. Anbudsgivaren skall redovisa omsättning på avtalet kvartalsvis enligt i avtalet specificerad redovisningsplan. Krav enligt 2.5 accepteras/uppfylls: Ja Nej Beskrivning av rapportering alt. hänvisning till anbud: 2.6 Organisation Anbudsgivare skall ha en för uppdraget operativt ansvarig kontaktperson. Denne skall ha löpande kontakter med Arbetsgivarverkets kontaktperson gällande frågor avseende t.ex. leveranser, kvalitet, reklamationer samt informera om viktiga förändringar/händelser i anbudsgivarens organisation. Möten skall äga rum 1 ggr per år alternativt enligt överenskommelse. Anbudsgivare skall ha en för uppdraget dedicerad beställningsfunktion. Beställningar görs av avropande myndigheter via en avropsblankett, se bilaga 4. Krav enligt 2.6 accepteras/uppfylls: Ja Nej

Sidan:10 3 Kravspecifikation 3.1 Inledning En arbetstagare som visat nit och redlighet hos staten under minst 30 år kan till delas utmärkelsen NOR ( För nit och redlighet i rikets tjänst ). Fråga om tilldelning av utmärkelsen prövas av den myndighet där arbetstagaren är anställd, om ej överordnad myndighet bestämmer annat. Utmärkelsen består av ett ur, ett konstglas eller en medalj efter den belönades val och beställs av den myndighet som har beslutat om tilldelningen. Denna förfrågan avser upphandling av guldur. Gulduren ska beställas från den leverantör som arbetsgivarverket bestämmer. 3.2 Mål och syfte Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en leverantör som kan leverera guldur av damoch herrmodell till samtliga statliga myndigheter i Sverige. 3.3 Krav på upphandlingsobjektet 3.3.1 Skallkrav Produkt Gulduren skall uppfylla krav på: Elektroniskt kvartsverk 32KHz. Batteri med minst 12 månaders drifttid Analog tidsangivelse med tim- minut- och sekundvisare samt kalender. Försilvrad urtavla med tydliga indexmarkeringar. Stabil boett i 18 karats rödguld. Diameter 30 33,5 mm för herrur och 22 27 mm för damur. Boettvikt 9,5-14,5 gram för herrur och 5,5-11 gram för damur. Tvådelad boett som är öppningsbar bakifrån. Vattenskydd och tåla ett övertryck på minst 3 ATM. Svart läderarmband med doubléspänne för såväl herrur som damur. Repfritt safirglas. Inskrift FÖR NIT OCH REDLIGHET I RIKETS TJÄNST samt rikssymbolen tre kronor skall graveras in enligt bifogad bilaga 5 i etsat utförande på polerad eller matt yta. 3.3.2 Skallkrav Övrigt Leverans av gulduren skall ske inom 4 veckor efter avrop. Uren skall levereras i presentförpackning. Uren skall levereras med garanti gällande två (2) år och allriskförsäkring gällande ett (1) år fr.o.m. utdelningsdagen. Försäkringsvärdet skall vara i nivå med normalt konsumentpris för det offererade uret.

Sidan:11 Garanti- och försäkringsbevis skall medfölja uret vid leverans. Leverantören skall garantera reservdelstillgång till uren i minst tio (10) år. Självrisken skall vara maximalt 10 % av försäkringsbeloppet vid förlust/totalskada och maximalt 5 % vid reparation. Krav enligt 3.3 accepteras/uppfylls: Ja Nej Till anbudet skall en produktspecifikation bifogas som tydligt visar hur kraven uppfylls. Beskrivning av produktspecifikation alt. hänvisning till anbud: 3.4 Pris Anbudsgivaren skall offerera pris för herr- respektive damarmbandsur samt ange hur stor del av priset som är guldpris och hur stor del som är pris som är betingat av övriga komponenter. Målet med upphandlingen är att uren ska vara av så lika värde som möjligt. Notera att priset skall vara heltäckande, dvs. det skall även omfatta försäkring och frakt. Priser skall anges i prisbilagan, bilaga 7. Krav enligt 3.4 accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.5 E-faktura Om avropande myndighet använder elektronisk fakturahantering är det önskvärt att leverantören har möjlighet att erbjuda elektroniska fakturor till de avropande myndigheter som begär det. Dessa fakturor ska använda standarden Svefaktura (se www.svefaktura.se) och i övrigt vara specificerade enligt överenskommelse mellan Leverantören och Avroparen. Leverantören skall under avtalsperioden på begäran av Arbetsgivarverket införa elektronisk fakturahantering enligt ovanstående. Krav enligt 3.5 accepteras/uppfylls: Ja Nej Beskrivning av kravuppfyllnad/kommentarer: 3.6 Visningsexemplar Vinnande anbudsgivare skall senast sex (6) veckor efter det att avtalet trätt i kraft kostnadsfritt till Arbetsgivarverket leverera två (2) guldur (enligt krav på upphandlingsobjektet 3.3), ett (1) herrur och ett (1) damur. Krav enligt 3.6 accepteras/uppfylls: Ja Nej

Sidan:12 4 Kommersiella villkor Kommersiella villkor för denna upphandling framgår av bifogat avtalsutkast, bilaga 1. Avtalsutkastet skall accepteras i sin helhet. Krav enligt 4 accepteras/uppfylls: Ja Nej Bilagor Avtalsutkast (bilaga 1) Sanningsförsäkran (bilaga 2) Uppgifter om anbudsgivare (bilaga 3) Avropsblankett (bilaga 4) Bilaga för inskrift Nit och redlighet (bilaga 5) Blankett för omsättningsredovisning NOR (bilaga 6) Prisbilaga (bilaga 7) Produktbeskrivning (bilaga 8)