KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott 2015-09-02 Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14 Tid och plats tisdagen den 8 september 2015 kl. 13.30 i C-salen Per Schöldberg ordförande Mårten Västerdal nämndsekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C), Ordförande Tony Lundstedt (S), 1:e vice ordförande Lars Edqvist (MP), 2:e vice ordförande Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Ersättare Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Camilla Albinsson (KD) Martin Edberg (S) Anna Gustbée (M) Tjänstemän Kommunchefen 1 (2)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott 2015-09-02 Förteckning över kommunstyrelsens organisations och personalutskotts ärenden den 8 september 2015 1. Justering av protokoll 2. Information från ledamöter och ersättare i organisations- och personalutskottet 3. Information om Vård- och omsorgscollege 4. Information om köksstruktur i måltidsorganisationen 5. Information om avtal om pensioner för förtroendevalda i både kommun och region samt andra pensionsregler 6. Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 7. Redovisning av uppdrag om att etablera och genomföra Grön IT-strategi 8. Information från kommunchefen 9. Motion om att avskaffa delade turer- Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Tomas Thornell (S) 10. Organisationsförändring - kommunens samverkan med handikapporganisationerna 11. Redovisning av aktuella upphandlingar 12. Upphandling av programvaror och licenser 13. Upphandling av transport av kyld mat 14. Övrigt 2 (2)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00008 2015-01-14 Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41380 Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se www.vaxjo.se
2,20 Sjukdagar/snittanställda 2,17 2,00 1,94 1,80 1,60 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,60 1,86 1,84 1,63 1,50 1,40 1,20 1,32 1,26 1,20 1,26 1,35 1,32 1,24 1,21 Kvinnor Män 1,11 1,09 1,12 1,09 1,00 0,80 0,75 0,77 0,60 0,40 1407 1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507
Sjukdagar/snittanställda 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 AoV Gym Klf KoF MoH Oms SoB Sbk Tek Utb Totalt LM 0,40 0,20 0,00 1407 1408 1409 1410 1411 1412 1501 1502 1503 1504 1505 1506 1507
2,7 Totalt antal sjukdagar/snittanställd 2,6 2,5 2,4 2,43 2,3 2,2 2,1 2 1,9 1,8 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 1 0,9 2,29 2,20 2,25 2,07 2,06 2,05 1,82 1,6 1,56 1,50 1,50 1,47 1,44 1,40 1,35 1,36 1,32 2,03 2,06 1,92 1,95 1,75 1,72 1,37 1,38 1,23 1,24 1,25 1,23 1,97 1,79 1,55 1,14 1,16 1,11 1,81 1,70 1,42 1,04 0,97 0,93 1,92 1,72 1,21 1,01 2,11 2,13 2,06 2,06 1,90 1,93 1,87 1,89 1,66 1,63 1,60 1,56 1,36 1,38 1,37 1,28 1,28 1,23 1,25 1,23 2006 2007 2010 2011 2014 2015 0,8 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
2015-08-27 Korttidssjukfrånvaro (antal personer) (> = 6 sjukfall / 12 mån) 201408-201507 Förvaltning 1307 % 1308 % 1309 % 1312 % 1401 % 1403 % 1404 % 1405 % 1406 % 1407 % 1408 % 1406 1407 1408 1411 1412 1502 1503 1504 1505 1506 1507 Arbete och välfärd 43 9,0% 43 9,0% 41 8,6% 40 8,2% 39 8,0% 41 8,5% 34 6,9% 42 10,2% 41 8,2% 36 7,5% 34 6,8% Gymnasie 15 3,2% 13 2,9% 11 2,5% 0 0 0 0 0 0 0 0 Kommunledning 13 5,6% 14 6,0% 14 6,1% 19 7,6% 36 6,6% 30 5,3% 27 4,8% 27 4,8% 28 4,9% 29 5,2% 29 5,2% Kultur och fritid 6 5,5% 8 7,0% 9 7,8% 9 8,1% 7 6,3% 8 7,0% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 9 7,3% Miljö och hälso 1 3,8% 1 3,5% 1 3,5% 1 3,6% 1 3,6% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,3% 2 8,3% 1 3,8% 1 3,8% Omsorg 207 8,1% 215 6,7% 224 6,9% 224 8,8% 215 8,7% 211 8,7% 222 9,0% 224 10,0% 224 10,0% 236 9,8% 230 8,1% Skola och barnomsorg 147 5,5% 151 6,0% 150 6,0% 0 0 0 0 0 0 0 0 Stadsbyggnad 2 4,6% 1 2,2% 1 2,2% 1 2,5% 0 0,0% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 2 4,3% Tekniska 10 3,6% 10 3,6% 12 4,4% 9 3,5% 7 2,8% 8 3,2% 7 2,7% 9 3,8% 9 3,8% 9 3,8% 8 3,0% Utbildningsförvaltningen 151 4,7% 132 4,4% 139 4,6% 149 4,9% 139 5,6% 143 4,7% 167 5,9% 170 6,0% Totalsumma 444 456 463 454 437 439 6,30% 451 6,43% 454 7,53% 458 6,48% 489 7,30% 483 6,70% Korttidsfrånvaron visar samtliga månadanställda i Växjö kommun.
2015-08-27 Långtidssjukfrånvaro (antal personer) 60 dagar eller mer År 2014-2015 Förvaltning Juni % Juli % Sep % Okt % Jan % Feb % Mars % April % Maj % Juni % Juli % Arbete och välfärd 13 2,70% 13 2,70% 11 2,30% 10 2,10% 11 2,30% 15 3,10% 18 3,67% 16 3,20% 17 3,40% 19 3,93% 17 3,41% Gymnasie 16 3,40% 11 2,50% 10 2,30% 11 2,40% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Kommunledning 6 2,50% 4 1,70% 4 1,70% 6 2,50% 18 3,22% 21 3,74% 18 3,18% 20 3,51% 21 3,65% 25 4,49% 20 3,41% Kultur och fritid 4 3,60% 3 2,60% 3 2,60% 4 3,60% 5 4,50% 5 4,50% 3 2,68% 3 2,61% 4 3,40% 4 3,30% 2 1,61% Miljö och hälso 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 1 3,84% 1 3,85% 1 3,85% Omsorg 119 4,60% 116 3,60% 130 5,10% 130 5,10% 138 5,67% 148 6,07% 141 5,73% 157 6,36% 148 6,00% 161 6,71% 140 4,92% Skola och barnomsorg 71 2,60% 60 2,40% 79 2,90% 88 3,30% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Stadsbyggnad 3 6,60% 3 6,60% 2 4,60% 2 4,60% 1 2,50% 1 2,50% 1 2,50% 0 0,00% 0 0,00% 1 2,08% 0 0,00% Tekniska 6 2,20% 7 2,50% 9 3,30% 10 3,80% 6 2,37% 6 2,37% 6 2,37% 7 2,63% 9 3,38% 10 3,77% 9 3,40% Utbildning 108 3,70% 117 3,85% 118 3,87% 131 4,27% 125 4,07% 135 4,82% 97 3,43% Totalt 238 217 248 261 287 4,20% 313 4,49% 305 4,35% 329 4,66% 325 4,60% 356 5,31% 286 3,96%
ÄRENDE Dnr KS????? 2015-07-07 Peter Bergehamn It-chef Tel. 0470-41022 Kommunstyrelsen Redovisning av uppdrag om genomförandet av Grön IT-strategi Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av uppdraget. Bakgrund Förra året antog KS Grön It-Strategi (ärendenummer 2014-00067) och uppdraget gavs att den skulle implementeras för att sedan återrapporteras till KS. Redovisning Flera aktiviteter är genomförda inom det som kan hänföras till området Grön it, med effekter i form av minskad miljöbelastning. Ett bra exempel är datadriften i Green Data Center eller reduceringen av antalet skrivare som genomförts i kommunen. En fullständig redovisning finns i dokumentet Uppföljning 2015 av Grön IT-strategi. Monica Skagne kommunchef Peter Bergehamn It-chef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post annika.svenssonpredikaka@vaxjo.se www.vaxjo.se
Uppföljning 2015 av Grön it-strategi Juni 2015 version 1.0
Innehåll Sammanfattning... 3 Genomförande... 3 It som miljöteknik... 4 Fokusområde Transportplanering... 4 Fokusområde Fastighetsstyrning... 5 Fokusområde Distansmöten... 5 Fokusområde GIS i Samhällsplaneringen... 6 Fokusområde e-förvaltning... 7 Miljövänlig it... 8 Fokusområde it-utrustning... 8 Fokusområde Datacenter... 9 Fokusområde Arbetsplatser... 11 Fokusområde Utskrifter... 11 It-enheten 2
Uppfö ljning 2015 av Grö n it-strategi Sammanfattning Flera aktiviteter är genomförda inom det som kan hänföras till området Grön it, med effekter i form av minskad miljöbelastning. Ett bra exempel är datadriften i Green Data Center eller reduceringen av antalet skrivare som genomförts i kommunen. Men det finns potential till ytterligare åtgärder inom Grön it-strategi. En rekommendation är att tillsätta en koordinator för arbetet med Grön it, som får i uppdrag att hjälpa verksamheten med att sätta upp mål och definiera mätetal. Genomförande Uppföljningen har gjorts genom enkät hos samtliga it-samordnare och intervju med utvalda personer. Redovisningen följer samma indelning som Grön it-strategi, det vill säga en uppdelning på användning av it för att minska kommunens miljöpåverkan (it som miljöteknik) och minskad miljöpåverkan från it-utrustning (miljövänlig it). Under varje avsnitt visas först ett utdrag ur strategin sedan exempel på vidtagna åtgärder. Eftersom detta är den första uppföljning som görs redovisas aktuell status med åtgärder genomförda fram till våren 2015 och inte enbart åtgärder genomförda efter att strategin antagits. Strategiområde Omsorgsförvaltningen Miljö- öch hälsoskyddsförv. Tekniska förvaltningen Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen VEAB Vidingehem Vöfab Värends Räddningstjänst Växjöbostäder Transportplanering Fastighetsstyrning Distansmöten GIS i samhällsplaneringen eförvaltning KLF it-enheten It-utrustning Datacenter Arbetsplatser Utskrifter Förvaltningar och bolag som inrapporterat aktiviteter inom Grön it It-enheten 3
It som miljöteknik It som miljöteknik är att skapa en hållbar utveckling inom förvaltningar och bolag med hjälp av informationsteknik. Fokusområde Transportplanering Transporter och logistik är ett område där informationsteknik kan göra stor nytta både för effektivitet och minskad miljöpåverkan. Med system för positionering, navigering och ruttoptimering kan man minska körsträckor och onödiga transporter vilket ger positiva effekter genom minskad miljöbelastning. Behov av åtgärder Sprida befintlig teknik till flera verksamheter Utöka användandet av digitala kartor Använda informationstjänster som gör att man kan samordna transporter, till exempel bilpooler, samåkning och samordnade varutransporter Genomfört i verksamheten Värends Räddningstjänst använder it för att positionera och navigera resurser till rätt plats och det är dessutom en utveckling som med största kommer att öka. Ju tidigare man kan få personal på plats desto tidigare kan skadeutvecklingen brytas och därmed minska negativ miljöpåverkan. Tekniska förvaltningen - Renhållningsavdelningen använder ruttoptimering vid insamling av hushållsavfall. Inte bara körningen utan även pappershanteringen är optimerad, man använder digitala körlistor istället för papperslistor. Inom Produktionsavdelningen utnyttjar man it-system vid planering av vägplogning och saltning, en typ av ruttoptimering som gör att man inte kör med fordonen i onödan. Omsorgsförvaltningen har ett planeringssystem för hemtjänst som hjälper till att effektivisera strukturen på dagen för hemtjänstpersonalen. En vinst med detta är att resorna planeras så att man får så lite restid som möjligt mellan besöken hos omsorgstagarna. Utbildningsförvaltningen använder digitala kartor enligt GIS i skolskjutsplaneringen istället för papperskartor. Skolskjutsprogrammet har gjort det möjligt att ytterligare optimera skolskjutsar i kommunen med färre körda vagnsmil. It-enheten 4
Fokusområde Fastighetsstyrning Genom att använda it-baserade system för energiövervakning och realtidsstyrning av energianvändning i fastigheter kan energibesparing och goda miljöeffekter uppnås. Behov av åtgärder Fortsätta med BoIT för att få infrastruktur på plats i lokaler och bostäder Fortsätta utveckla datorstödd energioptimering Samverkan mellan enheter i kommunen för att dela kunskaper och erfarenheter av tekniken Genomfört i verksamheten Tekniska förvaltningen, VA-avdelningen har infört driftövervakning av anläggningar och fjärrkvittering och återställning av larm. Teknik som möjliggörfjärravläsning av vattenmätare är under införande. VÖFAB har under flera år via sina fastighetssystem jobbat med energieffektivisering. Man har en energi- och inneklimatsgrupp vars uppgift är att se till att energiförbrukning och inneklimat är optimala i fastigheterna. Resultatet har blivit sänkning och kontroll av fastigheternas energiförbrukning Vidingehem har ett it-baserat styr- och övervakningssystem för drift och larm som gör att man kan optimera energiförbrukning i fastigheterna från sitt kontor. Det har en positiv påverkan på energiförbrukningen samt minskar resandet. Växjöbostäder har fastigheter uppkopplade så att man kan styra energin. Fokusområde Distansmöten Vi ska öka användningen av distansmöten i kommunen, så att det blir en naturlig mötesform. Det ska alltid beaktas som alternativ i stället för att resa. Behov av åtgärder Se till att alla verksamheter har tillgång till teknik för digitala möten Sprid kunskap om digitala möten i kommunen Ta fram och sprid effektiva mötesmetoder som passar för tekniken Se över möjligheterna att arbeta från hemmet Genomfört i verksamheten Värends Räddningstjänst har aktivt bidragit till att billigare varianter av videokonferensutrustning har testats av it-enheten och efter positivt utfall införts av några förvaltningar och Värends Räddningstjänst. Två modeller av videokonferenssystem testades, båda fungerar bra ihop med Lync 1 och kan användas för att köra online möten med ljud och bild. Båda dessa system är nyligen inlagda som beställningsbara i serviceportalen 2. Den portabla mindre enheten erbjuds även med hyresalternativ om man till exempel behöver den för ett specifikt möte som alternativ till att resa. Information om detta har gått ut till verksamheten. Miljö- och hälsoskyddskontoret har genomfört digitala möten och haft utbildningar. Man upplever att digitala möten börjar bli mer användbara eftersom fler och fler myndigheter har bra teknik för detta. 1 Lync generellt system för video- och telefonmöten samt chat 2 it-enhetens portal för beställning av tjänster och utrustning It-enheten 5
Utbildningsförvaltningen använder digitala möten/distansmöten i viss mån för att ersätta fysiska möten, men även för att möjliggöra och förenkla möten som annars kanske inte hade ägt rum. Deltagande i webbsända seminarier/webbinarier ger också ökade möjligheter för förvaltningen. På förvaltningskontoret har man helt gått från fasta telefoner till förmån för mobiltelefoner. Detta tillsammans med i bärbara datorer gör det möjligt att arbeta från hemmet. VÖFAB har köpt in ett videokonferenssystem och kör projektmöten med leverantörer som finns utanför Växjö vilket innebär att leverantörer slipper köra många mil för möten. Kommunen har ett generellt verktyg för video- och telefonmöten samt instant messaging (chat), Microsofts Lync, som installeras på alla datorer. Ytterligare arbete för att föra ut kunskap om digitala möten behöver göras för at få en bred användning. Det här är första gången statistik över Lyncanvändning och Lync utbildning tas fram. Bättre historik kommer att finnas vid nästa uppföljning av Grön it. Användning av Lync Månad Antal Videokonferenser 2015 med Lync April 57 st Maj 79 st Användning av videokonferenser med Lync Genomförda Lyncutbildningar Mars Maj 2015 Förvaltning/Bolag Antal personer Värends Räddningstjänst 18 Arbete och Välfärd 3 Vöfab 10 Utbildning i Lync Fokusområde GIS i Samhällsplaneringen Ett effektivt nyttjande av Geografiska Informations System (GIS) kan spara mycket i planeringsfrågor och besiktningar. GIS ska användas inom flera områden där tekniken kan minska kommunens miljöpåverkan. Behov av åtgärder Kartlägg potential Sprid information till alla förvaltningar/bolag om möjligheter med GIS Genomfört i verksamheten Stadsbyggnadskontoret gjorde en GIS-utredning 2014 där ett antal exempel på användning av GIS redovisades. Under 2015 har man även haft träffar med bolagen och Värends Räddningstjänst om deras möjligheter med GIS. De använder GIS på olika nivåer. Mest är det kommunens handläggarkarta som nyttjas men inget mer som integreras med deras egna system. Tillgänglighetsanalyser görs för eventuell station för höghastighetsjärnväg. Tekniska förvaltningen, Renhållningsavdelningen har Infört en GPS-kopplad kartapp för personal som arbetar mot kunder i fält, där allt data från verksamhetssystem finns tillgängligt online i fält. Utbildningsförvaltningen använder GIS som ett viktigt verktyg i planeringen av bland annat (skol)områden och planering av förskolor och skolor. Omsorgsförvaltningen använder underlag från GIS till sitt planeringssystem för hemtjänsten där även ruttoptimering ingår. It-enheten 6
Fokusområde e-förvaltning e-tjänster medför minskat resande då man inte behöver besöka kommunkontoret för att exempelvis ansöka om bygglov. Pappersutskrifterna minskar då blanketter för olika ändamål finns tillgängliga i e-tjänster och digital arkivering är möjlig. Behov av åtgärder Strategi för earkiv, hur ta hand om informationens livscykel Inventera möjliga områden där e-tjänster passar Satsa på generell it-plattform för utveckling av e-tjänster Medverka och underlätta för e-tjänster i verksamhetssystem Genomfört i verksamheten Stadsbyggnadskontoret har tagit fram en e-tjänst för beställning, betalning och leverans av kartutdrag (ur primärkarta), minskade fakturautskick. Miljö- och hälsoskyddskontoret har infört e-tjänster för delgivning samt registrering av livsmedelsanläggning och håller även på att undersöka möjligheterna att införa fler e-tjänster. Tekniska förvaltningen, VA-avdelningen har infört ett underhållsprogram och en gemensam arbetsyta (Sharepoint) där man arbetar med digital information istället för papper. Tekniska förvaltningen, Renhållningsavdelningen har infört helt datoriserade och papperslösa orderflöden från beställning av tömning via en e-tjänst, över till fordonsdatorer via mobilnätet och till slut en e-faktura till kunden. Flödet har ett minimum med manuellt arbete genom långtgående automatisering. Man använder Datoriserad Heavy ecodriving uppföljning av drivmedelsförbrukning och körstil via koppling mot fordonens CAN-bus. Data samlas på webb-portal. Man har Infört flera e-tjänster som är direktkopplade mot och integrerade med affärssystemet EDP future som hanterar Växjö kommuns tjänster avseende Avfall och Vatten/avlopp. Utbildningsförvaltningen har påbörjat arbetet med att införa flera e-tjänster, effektivisera administrativa processer och minska pappershantering mellan brukare och förvaltning. Man planerar med start hösten 2015 att lansera e-tjänsten Barn- och elevuppgifter. Den kommer att ersätta ett stort antal blanketter, vilket resulterar i minskade utskrifter och en ökad tillgänglighet. Omsorgsförvaltningen medverkar i projektet Gamla verksamhetssystem inom ramen för earkiv för arkivering av information i vårt gamla verksamhetssystem, VO. Man är också med i utvecklingen av e- tjänster där avsikten är att starta e-tjänst för ansökan enligt socialtjänstlagen. It-enheten 7
Miljövänlig it Fokusområde it-utrustning Miljökrav ska alltid ställas vid upphandling av it-utrustning. Hela produktlivscykeln ska beaktas ur ett miljöperspektiv. Behov av åtgärder Ta fram tydliga miljökrav gällande hårdvara, servrar, datorer, skrivare etc. Samarbeta med andra kommuner vid upphandling och utformande av miljökrav Samordning mellan it-enheten och leverantör avseende transporter Genomfört i verksamheten Miljökrav ställs nu alltid vid upphandling av it-utrustning. Leverantören ska ha ett miljöledningssystem, ISO14000 eller motsvarande samt en miljöpolicy. På datorer gäller kravet i ENERGYSTAR och på bildskärmar TCO-certifiering. Vidare hänvisas till svensk lagstiftning och EU-direktiv inom området. Krav att leverantör ska arbeta aktivt med att få CO2 effektiva transporter finns också med i upphandlingar. Samarbete med andra kommuner etablerat i bland annat genomförd PC-upphandling och telefoniupphandling med gemensamma miljökrav. Vid utrangering av kommunens datorer är återanvändning hos annat företag eller privatperson en faktor som sparar miljön. De senaste 12 månader har kommunen utrangerat 1408 datorer och av dessa har 915 kunnat återanvändas av vår leverantör, dvs. cirka 65%. Den it-utrustning som inte kan återanvändas återvinns till 100% med följande förtydligande från kommunens leverantör Atea och deras återvinningspartner: Datorer: 100% återvinns, en del plast blir "värmeenergi". Bildskärmar: 100% återvinns, glaset blir fyllnadsmaterial, del av plast "värmeenergi". Skrivare/möss/tangentbord: 100% men även här blir en del plast värmeenergi. It-enheten 8
Fokusområde Datacenter Datordrift ska ske i Växjös Green Data Center, som är både energi- och kostnadseffektiv. Virtuella servrar ska användas i möjligaste mån. Behov av åtgärder Öka andelen virtuella servrar Konsolidera kommunkoncernens datordrift till Green Data Center Genomfört i verksamheten Värends Räddningstjänst har fortsatt fasa ut egna servrar till förmån för virtuella i Wexnets Green Data Center (GDC). En server återstår som kommer att migreras över till GDC innan sommaren. VÖFAB har avvecklat alla fysiska servrar och it-enheten har lyft över systemen på virtuella servrar som finns i GDC. Effekten blev en markant sänkning av energiförbrukningen i fastigheten där servrarna varit placerade. It-enheten mäter förflyttning mellan fysiska och virtuella servrar. Sedan september 2014 har man minskat med 20 fysiska servrar utan att bygga ut virtuella plattformen. De fysiska servrarna som tagits ur drift har i snitt en effekt på 500W. Energibesparingen är 7000 8000 kwh/månad 3, dessutom sparas ungefär lika mycket genom minskat kylbehov. Trenden fortsätter i samma takt de kommande 12 månaderna. Antal servrar fördelade på fysiska och virtuella Kommande energibesparingar uppnås genom konsolidering till kommunkoncernens datordrifthall Green Data Center. På gång är VEAB med 40 servrar (fysiska och virtuella) som kommer att minska till 15 (Fysiska och virtuella). Den reduceringen kommer att spara energi, exakt hur mycket hänger på hur många fysiska servrar som kan tas ur drift. Den stora besparingen kommer när VEAB släcker sin 3 20 servrar * 500W *24 tim = 240 kwh/dygn vilket ger ca 7200 KWh/månad. It-enheten 9
datahall med bland annat lagringsystem (SAN). Utrymme att ta in VEABs volymer finns i GDCs befintliga lagringssystem. Green Data Center färdigställdes år 2012. Och är en mycket energisnål datorhall. Den är byggd för att vara den centrala knutpunkten för all trafik i Wexnets öppna stadsnät. Det som är unikt med denna datorhall är att den kyls med hjälp av fjärrkyla, som produceras i samma lokaler. Men för att göra det hela mer energieffektivt nyttjas fjärrkylan i flera steg: Först till att kyla ned köpcentret Grand Samarkand "Spillkylan" går sedan till Green Data Center och kyler ner datorutrustningen som är där Sist går vattnet ut under fotbollsplanen på Myresjöhus arena där det värmer upp gräsmattan. På detta sätt används energin tre gånger och ersätter elektriska kyltorn både på Grand Samarkand och Green Data Center. Effekten blir en rejäl minskning av koldioxidutsläppen jämfört med att använda en traditionell datahall. It-enheten 10
Fokusområde Arbetsplatser Minska energiförbrukningen genom att aktivt stänga av all it- och kommunikationsutrustning när den inte behövs i verksamheten. It-enheten skall så långt det är möjligt använda fjärrstyrning av användares datorer för att minska resor till och från användarnas arbetsplats. Behov av åtgärder Mäta och visualisera elförbrukning för it-utrustning och nätverk Införa teknik för automatiserad avstängning av it-utrustning Genomfört i verksamheten It-enheten har lagt på en så kallad policy på alla PC så att de går ner i strömsparläge efter 6 timmar. Grendosor med brytkontakt är inköpta till alla arbetsplatser och konferensrum så att all elansluten utrustning enkelt kan stängas av när den inte används. Vid support använder it-enheten fjärrstyrning av användares datorer för att minska antalet resor till och från användarnas arbetsplats. Omsorgsförvaltningen har tagit beslut på att köpa in förgreningsdosor med en på/av-knapp till alla datorer och arbetsplatsutrustning på centralförvaltningen. Resultatet blir minskad elförbrukning. Fokusområde Utskrifter Utskriftstekniken Follow me ska tillämpas för att minskad pappersåtgång och säker utskrift. Tonerpulver får inte klassificeras som miljö- och hälsofarliga, EU:s direktiv inom området ska följas. Miljövänligt papper ska användas vid utskrift. Behov av åtgärder Införa Follow me utskrifter i hela kommunkoncernen Översyn och konsolidering av skrivare I kommunkoncernen Genomfört i verksamheten Värends Räddningstjänst har påbörjat processen att införa Follow me utskrifter. Miljö- och hälsoskyddskontoret har infört Follow me utskrifter. Utbildningsförvaltningen har infört Follow me utskrifter på förvaltningskontoret samt vid flera skolenheter. Satsningar på personliga digitala verktyg, digitala läromedel och mobila enheter som möjliggör digital läsning har minskat behov av utskrifter. Omsorgsförvaltningen strävar efter att alla större enheter använder Follow me -utskrifter så långt det är möjligt. Inget mätbart resultat i siffror men man vet att utskrifter minskat eftersom alla utskrifter inte skrivs ut automatiskt. VÖFAB inom bolaget pågår en övergång från pappersfakturor till digitala fakturor (pdf- och xmlformat). Man använder säkra utskrifter och har plockat bort lokala skrivare så långt det är möjligt. Det finns för närvarande 1105 nätanslutna skrivare och av dem har 110 stycken funktionen Follow me, dvs cirka 10%. It-enheten 11
ÄRENDE Dnr KS 2015-00375 2015-08-31 Kommunstyrelsen Motion om att avskaffa delade turer- Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Tomas Thornell (S) Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar motionen med att omsorgsförvaltningen tillsammans med fackförbundet Kommunal har påbörjat ett arbete med målet att se över möjligheten att minska antalet delade turer och åstadkomma bättre arbetsscheman. Detta arbete kommer att intensifieras under hösten och kommunstyrelsen följer arbetet. Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Tomas Thornell (S) har i en motion föreslagit att användandet av delade turer i Växjö kommuns verksamhet ska kartläggas. Dessutom vill motionärerna att konsekvenserna av att avskaffa delade turer utreds. Ärendet Kommunchefen har i en skrivelse tillsammans med förvaltningschefen för omsorgsförvaltningen redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att ett arbete pågår och att det kan vara lämpligt att avvakta detta arbetes slutförande innan fler åtgärder vidtas. Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post marten.vasterdal@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00375 2015-08-06 Kommunstyrelsen Yttrande över motion om att avskaffa delade turer- Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Tomas Thornell (S) Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Tomas Thornell (S) inkom den 20 april 2015 med en motion om att användandet av delade turer i Växjö kommuns verksamhet ska kartläggas. Dessutom vill motionärerna att konsekvenserna av att avskaffa delade turer utreds. Kommunchefens yttrande Då omsorgsförvaltningen har påbörjat ett arbete som kommer att intensifieras under hösten tillsammans med Kommunal med målet att se över möjligheten att minska antalet delade turer bedömer kommunledningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen att man bör vänta till detta arbete är slutfört innan man vidtar fler åtgärder på området. Kommunchefen kommer att återkomma med utvärdering av Omsorgsförvaltningens eget arbete och kommer att återkomma med olika alternativ inklusive konsekvenser. Arbetet kommer att löpa under hela hösten. Monica Skagne Kommunchef Ann-Christin Norlander Förvaltningschef Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 1 (1)
ÄRENDE Dnr KS 2014-00123 2015-08-07 Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Organisationsförändring - kommunens samverkan med handikapporganisationerna Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att det utöver kommunstyrelsens samverkansråd också ska finnas ett gemensamt samverkansråd för nämnden för arbete och välfärd, omsorgsnämnden och överförmyndarnämnden. 2. Kommunfullmäktige beslutar att samverkansråden ska ha som uppdrag att tillsammans utveckla tillgängligheten i vid bemärkelse i Växjö kommun. Uppdraget ska handla om lika villkor och ökad delaktighet rörande tillgänglighetsfrågor i Växjö kommun. 3. Kommunfullmäktige beslutar att bredda tillgänglighetsarbetet genom att det årligen ska arrangeras öppna direktmöten med särskilda teman. Samtliga nämnder ska årligen hantera och följa upp tillgänglighetsarbetet inom det egna verksamhetsområdet. 4. Kommunfullmäktige beslutar att inrätta en tillgänglighetslinje för att snabbt åtgärda konkreta problem. Den ska alla medborgare lätt kunna kontakta Växjö kommun via internet och telefon för att anmäla till exempel fysiska hinder i gatumiljön eller svårbegripliga kommunala texter. 5. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att fastställa riktlinjer för representation inom kommunens samverkansråd samt organisation kring direktmöten och tillgänglighetslinjen. 6. Kommunfullmäktige beslutar att en redovisning av organisationsförändringen ska ges till kommunstyrelsen 18 månader efter organisationens införande. Bakgrund I nuläget har varje nämnd samt de kommunala bolagen inom Växjö kommun ett rådgivande samverkansråd inom tillgänglighetsfrågorna för sitt verksamhetsområde. Råden består dels av politiska ledamöter utsedda av respektive nämnd/styrelse, dels av ledamöter och ersättare från de lokala handikapporganisationerna. KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282
ÄRENDE Dnr KS 2014-00123 2015-08-03 På uppdrag av kommunstyrelsens organisations- och personalutskott utfördes 2014 en organisationsöversyn av Växjö kommuns samverkan med handikapporganisationerna. Syftet med översynen var att öka tydligheten och enhetligheten för rådens arbetsprocesser. Ett nytt förslag till organisationsstruktur togs fram vilket kommunstyrelsen sedan remitterade till samtliga nämnder. De inkomna remissvaren togs upp för politisk beredning av den styrande majoriteten i organisations- och personalutskottet och lämnade förslag till beslut tillsammans med en politisk bedömning av förändringen. Kommunfullmäktige beslutade i 116/2015 att återremittera ärendet för att skicka förslaget på remiss till de berörda organisationerna och höra deras åsikter. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 3 augusti 2015 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att remissvar, daterat den 30 juni 2015, har kommit in från Handikapporganisationerna i samverkan med Växjö kommun (HSV). HSV hänvisar till att kommunen enligt lag 1 och FN-konventionen har långtgående skyldighet att samråda och samverka med funktionshinderrörelsen. Utöver detta ska kommunen enligt Lagen om Särskilt Stöd (LSS) 15.7 samverka med organisationer som företräder människor med omfattande funktionshinder. HSV hänvisar också till den vägledning som på uppdrag av staten togs fram av Handisam och funktionshindersrörelsen om hur myndigheter ska utföra sina samråd, se remissvar. Sammantaget menar HSV att kommunallagen, LSS, FN-konventionen och vägledningen visar att kommunen har en långtgående skyldighet att på ett organiserat sätt samarbeta med funktionshindersrörelsen i kommunen. HSV anser att Växjö kommuns förslag på framtida organisation inte uppfyller den lagenliga skyldigheten på samråd med funktionshindersrörelsen. Modellen med endast två samverkansråd är helt otillräcklig och bristfällig. HSV lyfter särskilt fram avsaknaden av samverkansråd inom skolmiljön, kultur- och fritid samt tekniska nämnden. HSV pekar på osäkerheten i att ärendena verkligen kommer att tas om hand och inte tappas bort. HSV förordar istället kommunens förslag från hösten 2014, vars modell man även utsett ledamöter till. 1 Kommunallagen kap 6:8: Nämnderna skall verka för att samråd sker med dem som utnyttjar deras tjänster. 2 (3)
ÄRENDE Dnr KS 2014-00123 2015-08-03 Funkibator förening har också lämnat ett remissvar som kom in den 30 juli 2015. 3 (3)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations och personalutskott 2015-08-18 108 Dnr 2014-00123 Organisationsförändring - kommunens samverkan med handikapporganisationerna Ärendet utgår från dagens sammanträde. 22 (23)
ÄRENDE Dnr KS 2014-00123 2015-08-03 Helen Karlsson Jacobsson utredningssekreterare Tel. 0470-414 93 Kommunfullmäktige Organisationsförändring - kommunens samverkan med handikapporganisationerna Bakgrund I nuläget har varje nämnd samt de kommunala bolagen inom Växjö kommun ett rådgivande samverkansråd inom tillgänglighetsfrågorna för sitt verksamhetsområde. Råden består dels av politiska ledamöter utsedda av respektive nämnd/styrelse, dels av ledamöter och ersättare från de lokala handikapporganisationerna. På uppdrag av kommunstyrelsens organisations- och personalutskott utfördes 2014 en organisationsöversyn av Växjö kommuns samverkan med handikapporganisationerna. Syftet med översynen var att öka tydligheten och enhetligheten för rådens arbetsprocesser. Ett nytt förslag till organisationsstruktur togs fram vilket kommunstyrelsen sedan remitterade till samtliga nämnder. De inkomna remissvaren togs upp för politisk beredning av den styrande majoriteten i organisations- och personalutskottet och lämnade förslag till beslut tillsammans med en politisk bedömning av förändringen. Kommunfullmäktige beslutade i 116/2015 att återremittera ärendet för att skicka förslaget på remiss till de berörda organisationerna och höra deras åsikter. Ärendet Remissvar, daterat den 30 juni 2015, har kommit in från Handikapporganisationerna i samverkan med Växjö kommun (HSV). HSV hänvisar till att kommunen enligt lag 1 och FN-konventionen har långtgående skyldighet att samråda och samverka med funktionshinderrörelsen. Utöver detta ska kommunen enligt Lagen om Särskilt Stöd (LSS) 15.7 samverka med organisationer som företräder människor med omfattande funktionshinder. HSV hänvisar också till den vägledning som på uppdrag av staten togs fram av Handisam och funktionshindersrörelsen om hur myndigheter ska utföra sina samråd, se remissvar. 1 Kommunallagen kap 6:8: Nämnderna skall verka för att samråd sker med dem som utnyttjar deras tjänster. KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post helen.karlssonjacobsson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KS 2014-00123 2015-08-03 Sammantaget menar HSV att kommunallagen, LSS, FN-konventionen och vägledningen visar att kommunen har en långtgående skyldighet att på ett organiserat sätt samarbeta med funktionshindersrörelsen i kommunen. HSV anser att Växjö kommuns förslag på framtida organisation inte uppfyller den lagenliga skyldigheten på samråd med funktionshindersrörelsen. Modellen med endast två samverkansråd är helt otillräcklig och bristfällig. HSV lyfter särskilt fram avsaknaden av samverkansråd inom skolmiljön, kultur- och fritid samt tekniska nämnden. HSV pekar på osäkerheten i att ärendena verkligen kommer att tas om hand och inte tappas bort. HSV förordar istället kommunens förslag från hösten 2014, vars modell man även utsett ledamöter till. Funkibator förening har också lämnat ett remissvar som kom in den 30 juli 2015. Monica Skagne kommunchef Carina Elmefall kanslichef 2 (2)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-19 114 Dnr 2014-00123 Organisationsförändring - kommunens samverkan med handikapporganisationerna Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för att skicka förslaget på remiss till de berörda organisationerna och höra deras åsikter. Bakgrund På uppdrag av kommunstyrelsens organisations- och personalutskott utfördes 2014 en organisationsöversyn av Växjö kommuns samverkan med handikapporganisationerna. Syftet med översynen var att öka tydligheten och enhetligheten för rådens arbetsprocesser. Ett nytt förslag till organisationsstruktur togs fram vilket kommunstyrelsen sedan remitterade till samtliga nämnder. I nuläget har varje nämnd samt de kommunala bolagen inom Växjö kommun ett rådgivande samverkansråd inom tillgänglighetsfrågorna för sitt verksamhetsområde. Råden består dels av politiska ledamöter utsedda av respektive nämnd/styrelse, dels av ledamöter och ersättare från de lokala handikapporganisationerna. Beslutsunderlag De inkomna remissvaren har tagits upp för politisk beredning av den styrande majoriteten i organisations- och personalutskottet. Beredningen har därefter lämnat förslag till beslut samt lämnat en politisk bedömning av förändringen: Växjö kommun behöver förbättra samverkan med omvärlden i frågor som rör tillgänglighet och andra livsvillkor för funktionsnedsatta. Samverkansråden behöver föra mer långsiktiga diskussioner om förbättringar. Växjö kommun behöver öka sina gemensamma kunskaper om nya sätt att tänka och om innovationer på tillgänglighetsområdet. 56(74)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-19 Samverkansråden ska arbeta för att skapa dialog, ömsesidig informationsspridning och opinionsbildning inom områden som rör personer med funktionsnedsättning. Det finns också ett behov av att bredda diskussionen om tillgänglighet och bättre livsvillkor. När fler människor deltar i debatten uppstår nya frågor och nya idéer. Inte minst behövs en metod för att snabbt åtgärda praktiska tillgänglighetsproblem inom Växjö kommun. Dessa ska kunna anmälas varje dag för snabba åtgärder. Kommunstyrelsen har i 175/2015 föreslagit kommunfullmäktige besluta följande: 1. Kommunfullmäktige beslutar att det utöver kommunstyrelsens samverkansråd också ska finnas ett gemensamt samverkansråd för nämnden för arbete och välfärd, omsorgsnämnden och överförmyndarnämnden. 2. Kommunfullmäktige beslutar att samverkansråden ska ha som uppdrag att tillsammans utveckla tillgängligheten i vid bemärkelse i Växjö kommun. Uppdraget ska handla om lika villkor och ökad delaktighet rörande tillgänglighetsfrågor i Växjö kommun. 3. Kommunfullmäktige beslutar att bredda tillgänglighetsarbetet genom att det årligen ska arrangeras öppna direktmöten med särskilda teman. Samtliga nämnder ska årligen hantera och följa upp tillgänglighetsarbetet inom det egna verksamhetsområdet. 4. Kommunfullmäktige beslutar att inrätta en tillgänglighetslinje för att snabbt åtgärda konkreta problem. Den ska alla medborgare lätt kunna kontakta Växjö kommun via internet och telefon för att anmäla till exempel fysiska hinder i gatumiljön eller svårbegripliga kommunala texter. 5. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att fastställa riktlinjer för representation inom kommunens samverkansråd samt organisation kring direktmöten och tillgänglighetslinjen. 6. Kommunfullmäktige beslutar att en redovisning av organisationsförändringen ska ges till kommunstyrelsen 18 månader efter organisationens införande. 57(74)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2015-05-19 Yrkanden Carin Högstedt (V) med instämmande av Martin Edberg (S): Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för att skicka förslaget på remiss till de berörda organisationerna och höra deras åsikter. Per Schöldberg (C) med instämmande av Lars Edqvist (MP) och Lena Wibroe (M): Bifall till kommunstyrelsens förslag Beslutsordning Ordförande Benny Johansson (M) frågar om ärendet ska återremitteras eller behandlas på dagens sammanträde och konstaterar att ärendet ska behandlas på dagens sammanträde. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsordning: Ja om ärendet ska behandlas på dagens sammanträde. Nej om ärendet ska återremitteras. Omröstningsresultat Kommunfullmäktige beslutar att ärendet ska återremitteras. Omröstningen utföll med 24 röster för återremiss mot 37 röster för att ärendet ska avgöras idag. Beslutet fattas med stöd av kommunallagens regler om minoritetsåterremiss. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunstyrelsen 58(74)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00009 2015-01-14 Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41380 Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se www.vaxjo.se
Upphandling KSOP Beställare/kun Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Extern upphandling Q1 Q4 år XXXX Q4 år XXXX ex SKI,kommentus etc Avfall 2015 07 01 650 000kr/år Bemanningstjänster sjuksköterskor Omsorgen Q1 2015 2015 12 01 3 700 000 Brandbil VRTJ Q4 2014 2015 06 01 4 000 000 Byggmaterial Gas Q4 2014 2015 06 01 1 800 000 Byggmaterial Handelstål * Q4 2014 2015 06 01 4 000 000 Byggmaterial Järnhandelsvaror * Q4 2014 2015 06 01 10 000 000 Byggmaterial Målerivaror * Q4 2014 2015 06 01 4 000 000 Byggmaterial Trävaror * Q4 2014 2015 06 01 16 000 000 Byggmaterial Vitvaror * Q4 2014 2015 06 01 3 100 000 Byggtjänst Byggservice/snickeri Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänster Elarbeten Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänster Glasmästeri Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänster Golv Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänster Markis Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänster Rörarbeten Q1 2015 2015 09 01 Byggtjänst Byggservice/snickeri Q1 2015 2015 09 01 Hissbesiktning Q1 2015 2015 09 01 Hisservice Q1 2015 2015 09 01 Café biblioteket K&F 2015 10 01 Datatillbehör x 2016 01 01 4 000 000 SKI Digiatala tjänster hemvård Drivmedel i bulk x Q2 2015 2016 01 01 40 000 000 Däck x Q4 2015 2017 03 01 15 000 000 Fastighetsmäklartjänster VKAB Q3 2015 2015 10 01 3 000 000 Fordon x Q1 2016 2016 10 01 Försäkringsförmedlare x Q2 2016 2017 01 01 Gestaltningsuppdrag södra station KoF Q3 2015 Hjälpmedel, höftskyddsbyxor Omsorgen Q1 2016 2016 07 01 500 000 Hjälpmedel, AD madrasser Omsorgen Q2 2016 2017 01 01 2 000 000 HVB för ensamkommande barn A&V Q1 2015 2015 09 01 60 000 000 Inkasso KLF Inkontinenshjälpmedel, produkter Omsorgen Q4 2015 2016 10 01 Inkontinenshjälpmedel, distribution Omsorgen Q2 2016 2017 04 01 40 000 000 Konferenstjänster x Q2 2015 2016 06 01 20 000 000 Kopieringspapper 2015 04 20 2015 10 01 8 200 000 Kultur i daglig verksamhet Omsorgen Q3 2015 2016 02 01 2 000 000 Larmtjänster omsorgen Omsorgen Q2 2015 2015 10 01 10 000 000 Livsmedel, färsk fisk Q2 2015 2015 10 01 2 000 000 Livsmedel, grossist x Q1 2015 2016 04 01 400 000 000 Livsmedel, kyckling Q2 2015 2016 04 01 600 000 Livsmedel, vilt kött Q3 2015 2016 04 01 100 000 Lokalvård utbildningsförvaltningen 2016 Utb Q2 2015 2016 08 01 100 000 000 Matransporter utb. förv. Utb Q3 2015 2016 06 30 6 000 000 Medarbetarenkät x Q2 2015 2016 01 01 1 000 000 Möbler x Q1 2015 2016 05 01 50 000 000 Möbler Vuxnas lärande A&V 2 000 000 Näringspreparat (Landstinget) Omsorgen Q4 2014 2015 06 01 4 000 000 Rekryteringskonsulter x Q2 2015 2015 10 01 1 000 000 Skadedjurssanering 2015 08 03 2 000 000 Skyltar 2015 08 01 2015 10 01 2 500 000 Sommarsimskola (KoF) 2016 Transporter av mat x Q2 2015 2015 10 01 3 000 000 Tre bostäder med särskild service Ingelstad Omsorgen Q3 2015 2016 09 01 65 000 000 Utbildningstjänster, Gymnasiekurser i distansform AoV Q1 2015 2015 07 01 15 000 000 Utbildningstjänster, Yrkesutbildning inom vård och omsorg AoV Q1 2015 2015 07 01 16 000 000 Vacciner AVBRUTEN AVBRUTEN AVBRUTEN AVBRUTEN Region Kronoberg Strategisk varumärkesexpert Q2 2015 2015 10 01 2 000 000 Växtskötsel 2015 10 01 IT system livsmedel 2015 08 25 459 108 Städtjänster Växjö bibliotek och konsthall KoF Q4 2015 2016 06 01 20 000 000 Möbler Söraby Vidingehem Q2 2015 Q4 2015 1 800 000 Möbler Lillestadskolan Vöfab Q3 2015 Q4 2016 Möbler Bredvik Vöfab Q3 2015 Q3 2016 10 000 000 Läromedel x Q3 2015 Q1 2016 64 000 000 Utbildningskonsulter Växjö Yrkeshög Q2 2015 Q1 2016 4 000 000 IT relaterade upphandlingar Tvätt och Textil service x Q3 2017 2018 05 01 1 300 000 Arbetskläder för kök, lokalvård och omsorg x Q1 2017 2018 01 01 3 200 000 Server och Backup x IT Q4 2014 Q3 2015 6 000 000 Programvaror och licenser IT Q2 2015 FKU kommentus Fasta och mobila operatörstjänster x IT Q4 2014 Q3 2015 24 000 000 Verksamhetsystem VA Renhållning Tekniska Q3 2016
Service och supporttjänster smartphones och surfplattor IT tjänster IT Skolverksamhetssystem x Utbildningsförv Q3 2015 MF skrivare Repro KommunikationQ2 Q3 2015 Upphandlingssystem Upphandling Q3 2016 Q1 2017 Infartsskärmar, digitala skärmar, IT system x KommunikationVäntar på politiskt beslut Service och support smartphones och surfplattor IT Ev Q1 2016 Tekniska förvaltningen Avstängningsmtrl tunga skydd Tekniska Bilar reservdelar, service Tekniska Flisningsentreprenad Tekniska Förorenad jord Tekniska 2015 07 01 Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Tekniska Maskiner reservdelar, service Tekniska Maskiner, park nya, reservdel, service Tekniska Matjord, barkmull Tekniska Krossning; Asfalt, Skut Tekniska Skrotavfall omhändertagande Tekniska 01 maj 15 Optimering trafiksignaler Tekniska Slamsugning, spolning Tekniska Q1 2015 01 maj 15 3 600 000 Transport brännbart avfall Tekniska Mobiltelefoner, service, support. x IT Q1 2017 Q3 2017 Nät och kommunikation, produkter och tjä x IT Ev. ingå i serverupphandlingen. E arkiv system x Sydarkivera Invänta uppdrag från Sydarkivera Geosecma system, stadsbyggnad. Övergrip x Tekniska, stads Ev Q3 2016 Kostdatasystem x KLF Ev Q3 2016 Konsulter Sharepoint (för intranät) IT/KommunikatQ3 2015 Q4 2015 FKU konsultavtal
ÄRENDE Dnr KS 2015-00617 2015-08-28 Helene Blomqvist upphandlare Tel. 0470-41225 Kommunstyrelsen Avrop av programvaror och licenser Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser avrop genom förnyad konkurrensutsättning av programvaror och licenser. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra avropet genom förnyad konkurrensutsättning Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten förbereder ett avrop av programvaror och licenser via SKL Kommentus inköpscentral och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post helene.blomqvist@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning Avrop av programvaror och licenser. Omfattning: Avrop genom en förnyad konkurrensutsättning av en licenspartner för licensförsörjning av programvaror och tillhörande tjänster. Förnyad konkurrensutsättning görs på SKL Kommentus ramavtal för Programvaror och programvaror som molntjänster 2014. Ramavtals nr. 10247. Avtalstid: Avtalet beräknas träda i kraft 2015-11-01. Avtalet kan förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor, dock längst tom 2018-10-31. Om uppsägning inte sker senast tre (3) månader innan aktuellt års avtalsslut förlängs avtalet med ett år. Anbudet bindande t o m: 2015-12-31 Upphandlingsvärde: Ca 30 000 000 SEK för hela avtalsperioden inkl. förlängningar. Upphandlingsform: Förnyad konkurrensutsättning. Bakgrund till upphandling: Nuvarande leveransavtal upphörde att gälla 2015-01-31. Avrop sker en gång per år. Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar. En leverantör/licenspartner kommer att antas. Bedömningsgrunder: Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i enlighet med nedan uppställda kriterier. Pris Kvalitet Utvärdering görs enligt mervärdesmodellen med prisavdrag för uppfyllda kvalitetskriterier.
Sociala och etiska krav Regleras i Kommentus ramavtal med antagna leverantörer. Antidiskrimineringsklausul 1. Ramavtalsleverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2. Ramavtalsleverantören är under ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningar skyldig att på begäran av SKI skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en (1) vecka, om inte längre tid överenskommits. 3. Om Ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om Ramavtalsleverantören vid utförandet av uppdrag enligt Ramavtal inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger SKI rätt att säga upp Ramavtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4. Ramavtalsleverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra väsentlig del av de uppdrag som Ramavtalet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att Ramavtalsleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5. Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI att dess Ramavtalsleverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. SKI äger i dessa fall rätt att häva Ramavtalet. Sociala och etiska krav 1 Programvaror som levereras enligt detta Ramavtal ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, FN:s barnkonvention, artikel 32, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.