VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2012-09-13 17 (17) 121 Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen (KS 2012.236) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Kommunstyrelsen antar dokumenthanteringsplanen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska liksom andra nämnder ha en aktuell dokumenthanteringsplan. Planen ska årligen revideras. Expedieras till Arkivet er Justerandes sign Justerandes Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2012-08-28 DNR KS 2012.236 MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplanen Ärendet i korthet Kommunstyrelsen ska liksom andra nämnder ha en aktuell dokumenthanteringsplan. Planen ska årligen revideras. Bakgrund Myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdade på så sätt att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar., behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. I arkivvårdande syfte ska en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan upprättas. Arkivbeskrivningen ger information om vilka handlingslag som finns i myndigheters arkiv och hur arkivet är organiserat. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som nämnden bildar samt hur dessa ska behandlas. Arkivbeskrivning har redan tidigare i år fastställts av kommunstyrelsen. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen har tagits fram som pilotprojekt för den nya nya arkivbeskrivningen baserad på verksamhetsprocesser. Strukturenheterna ska sedan när kommunen kartlagts på samma sätt, följa handlingarna från diarium till arkivredovisning. Handlingar 1. Dokumenthanteringsplan KS 2012 2. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen KOMMUNLEDNINGSKONTOERET 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2012-08-28 DNR KS 2012.236 SID 2/2 Roland Beijer Tf Kommundirektör Victor Kilén Kanslichef Ska expedieras till: Arkivet
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 1(29) 01 01.01 Styra, planera och följa upp verksamheten Styra och planera verksamheten 01.01.01 Fatta politiska beslut 01.01.01 Nämndhandlingar Anslagsbevis 01.01.01 Bilagor till protokollet kommunarkiv Nej Nämndsekreterare Nej kommunarkiv Prövas Nämndsekreterare Diarieförs Ärendehanterings Ingår förstasidan protokollet. Anslagen slip gallras. Skriftlig reservation, särskilt yttrande etc bevaras i ärendeakt och med protokollet. 01.01.01 Kallelse/ Kungörelse 2 år systemet Prövas Nämndsekreterare Nej Papperskopior gallras vid inaktualitet Pappersoriginal justerat protokoll bevaras. Alla Varje paragraf protokoll från arbetsorgan och 01.01.01 Protokoll kommunarkiv Prövas Nämndsekreterare diarieförs i resp ärende samarbetsgrupper mm bevaras. 01.01.01 Protokollsutdrag kommunarkiv prövas Nämndsekreterare Diarieförs Ingår i ärendeakt Underlag till 01.01.01 beredning inaktualitet Handläggaren Nej Kopior av diarieförda handlingar 01.01.02 Upprätta kommunplan 01.01.02 Styrdokument Kommunplan kommunarkiv Nej Handläggare Diarieför Både tryckt version samt diarieförda handlingar 01.01.02 Underlag inaktualitet Nej Handläggare Registreras Skattesats, nämndernas mål, kommungemensamma mål, taxor 01.01.02 VP kommunarkiv Nej Handläggare Diarieför 01.01.02 Årsbudget inaktualitet Server Nej Handläggare Nej 01.01.03 Upprätta planer/policy/ riktlinje 01.01.03 Styrdokument Planer kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Policys riktlinjer och styrdokument ska expedieras till kommunal författningssamling 01.01.03 Underlag 01.01.04 Hantera överklagan kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 2(29) 01.01.04 Överklaganden (ändrat) Beslut kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs 01.01.04 Avvisningsbesked kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs 01.01.04 Inkommen överklagan kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Fatta 01.01.05 verksamhetsbeslut 01.01.05.01 Ledningsgruppsmöten 01.01.05.01 Möteshandlingar Kallelse 01.01.05.01 Protokoll/ anteckningar 01.01.05.01 Underlag för beslut Förhandling/samverka 01.01.05.02 n enl MBL inaktualitet System Prövas Handläggare Nej om beslut/ inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Nej kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 01.01.05.02 Förhandlings/samverk anshandlingar Förhandlingsprotokoll Närarkiv Prövas Handläggare Ja 01.01.05.02 Förslag till beslut Närarkiv Prövas Ansvarig chef Ja Bilaga till protokollet 01.01.05.02 Kallelse 01.01.05.02 Konsekvensanalys Närarkiv Handläggare 01.01.05.02 Riskbedömning Närarkiv 01.01.05.02 Samverkansproto-koll Närarkiv Prövas Handläggare Ja 01.01.06 Ärendehandläggning 01.01.06 Handläggning Delegationsbeslut 01.01.06 Remiss 01.01.06 Tjänsteskrivelse 01.01.06 Underlag kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs Avtal registreras i avtalsmodulen i ärendehanteringssystem
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 3(29) 01.01.06 Yttrande (remissvar) kommunarkiv Prövas Handläggaren Diarieförs 01.01.07 Projekt 01.01.07 Projekthandlingar Checklistor 01.01.07 Intressentanalys 01.01.07 Kommunikationsplan 01.01.07 Lägesrapport kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs 01.01.07 Personkontrakt 01.01.07 Projektbeställning kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs 01.01.07 Projektledaröverensk ommelse kommunarkiv Nej Förvaltningschef Diarieförs 01.01.07 Projektplan kommunarkiv Nej Handläggaren Diarieförs 01.01.07 Protokoll 01.01.07 Riskanalys 01.01.07 Slutrapport 01.02 Följa upp verksamheten 01.02.01 Ekonomisk rapportering
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 4(29) 01.02.01 Rapporter Rapporter 01.02.01 Underlag kommunarkiv Nej Handläggare Nej 01.02.02 Arbetsplatsmöten 01.02.02 Möteshandlingar Kallelse/ dagordning inaktualitet System Prövas Handläggare Nej Protokoll om (minnesanteckningar) beslut/ 01.02.02 inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Nej Rapport obesvarade 01.02.03 motioner 01.02.03 Rapporter Rapport kommunarkiv Nej Registrator Diarieförs 01.02.04 Medborgarenkät 01.02.04 Enkäter Analys och rapport 01.02.04 Enkätresultat 01.02.04 Extrafrågor 01.02.04 Förfrågan från SCB 01.02.05 Medarbetarenkät Enhetsspecifika 01.02.05 Enkäter rapporter 01.02.05 Enkät System Nej Handläggare Diarieförs 01.02.05 Enkätsvar inaktualitet System Prövas Handläggare Diarieförs 01.02.05 01.02.05 Enkätverktyg dokumentation Information till deltagare Räkenskapssammandrag, årsredovisning, delårsredovisning (Extern rapportering), Internkontroll, revisionsrapport, balanskontoavstämning, månadsuppföljning MU, tertialrapport VaSaRu, (intern rapportering). Årsredovisning och delårsrapport arkiveras även separat Underlag för års- och delårsredovisning. Övriga underlag gallras vid inaktualitet För att svaren ska vara anonyma krävs sekretess System/Närarkiv kommunarkiv Nej Systemansvarig Nej Beskrivning av processverktyget
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 5(29) 01.02.05 Resultatsammanställn ingar 02 Ge verksamhetsstöd 02.01 Hantera allmänna handlingar 02.01.01 PULadministration 02.01.01 Registerutdrag 02.01.01 02.01.01 Anmälan av personuppgiftsombud till datainsp inaktualitet Anmälan behandling av personuppgifter, Datainsp Inrättande av personuppgiftsombud 02.01.01 Mottagningsbevis 02.01.01 Registerförteckningar kommunarkiv Nej Registerutdrag, begäran om samt 02.01.01 svar 1 år Närarkiv Nej Hantera inkommen 02.01.02 handling 02.01.02 Allmän handling "Postlistor" 02.01.02 Diarium 02.01.02 02.01.02 Inkommen, diarieförd, handling Inkommen, ej diarieförd, handling 02.01.02 Registrerad metadata 02.01.02 Utgående svar Nej Personuppgiftsombu d Ja kommunarkiv Nej PuLombud Diarieförs kommunarkiv Nej Förvaltningschef Diarieförs Ingår i beslutsprotokoll nämnd/styrelse kommunarkiv Nej Registrator Diarieförs Personuppgiftsombu d inaktualitet System Nej Registrator Nej /Gallr as vid inaktualitet /alt gallringsutred Diarieförs Registrator/Pulombu d Ja Mottagningsbevis kommunarkiv Nej Registrator Nej kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Registreras Sammanställning av inkommande/utgående handlingar Listor över diarieförda handlingar skrivs ut varje år för arkivering Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för myndigheten. Rutinmässig korrespondans gallras vid inaktualitet ning System Nej Handläggare Ja /Gallr as vid inaktualitet kommunarkiv Prövas Handläggare Diaireförs/Registreras om intresse för verksamheten, annars gallras
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 6(29) 02.01.03 Hantera begäran om utlämning av allmän handling 02.01.03 Allmän handling Begäran Beslut/avslag på begäran om 02.01.03 utlämning 02.01.03 Mall inaktualitet vid nekande inaktualitet E-postlåda alt pappershandling Nej Registrator Nej om nekande tillsammans med beslut Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig kommunarkiv Prövas Se delegation Diarieförs tjänsteman. 02.01.03 Maskad handling Information, kommunikation, 02.02 internet vid nekande tillsammans med beslutet. Annars vid inaktualitet kommunarkiv Prövas Registrator Diarieförs Den maskade handlingen kan inte automatiskt återanvändas vid nytt utlämnande. Ny sekretessprövning måste genomföras. 02.02.01 Producera trycksaker 02.02.01 Trycksaker Affischer kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkade 02.02.01 Analysunderlag 02.02.01 Annonser kommunarkiv Nej Handläggare Nej Eget producerat mtrl bevaras 02.02.01 Broschyrer kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkade 02.02.01 Kartor kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkning 02.02.01 Kataloger/ sökmotorer och uppgraderas System Nej Handläggare Nej och uppgraderas vid byte av system 02.02.01 Kommunsidorna (Steget) kommunarkiv Nej Handläggare Nej 02.02.01 Korrkort kommunarkiv Nej Handläggare Nej 02.02.01 Placeringskort
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 7(29) 02.02.01 Rollup 02.02.01 Skyltar inaktualiltet Nej Handläggare Nej 02.02.01 Tryck på arbetskläder kommunarkiv Nej Handläggare Nej Arkivexemplar - Föremål, profilkläder, etc 02.02.01 Tryck på fordon kommunarkiv Nej Handläggare Nej Arkivex 02.02.01 Utkast 02.02.01 Visitkort 02.02.01 Välkommen till Vallentuna kommunarkiv Nej Handläggare Nej 02.02.01 Övriga trycksaker kommunarkiv Nej Handläggare Nej Egen tillverkad 02.02.02 PR 02.02.02 Meddelanden Arbetsunderlag 02.02.02 Inbjudan till pressträff kommunarkiv Nej Handläggare Nej 02.02.02 Pressmeddelande kommunarkiv Nej Handläggare Ja 02.02.02 Webbnyhet kommunarkiv Nej Handläggare Nej Vallentuna.se och 02.02.03 intranät 02.02.03 Webb/intranät Bilder kommunarkiv Nej Handläggare Ja Om egna eller från Vallentuna 02.02.03 Intranät Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Webbmaster Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar 02.02.03 Korrektur 02.02.03 Nyhetsbrev via epost Publicerade tas ut på papper 1g/år 02.02.03 Vallentuna.se Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Webbmaster Nej Uttag på papper minst 1 g/år och vid stora förändringar.
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 8(29) 02.02.03 Webbartiklar kommunarkiv Nej Handläggare Nej Om original 02.02.04 Officemallar 02.02.04 Mallar Analysunderlag inaktualitet Nej Nej 02.02.04 Korrektur inaktualitet Nej Nej 02.02.04 Mallar inaktualitet Nej Nej 02.02.05 Bildbanken ImageVault 02.02.05 Bilder Bild Administrera IT och 02.03 telefoni 02.03.01 Support Datasystem Dokumentation av 02.03.01 Felanmälan åtgärd 02.03.01 Felanmälan Information från 02.03.02 ITsupport 02.03.02 Förfrågan Förfrågan 02.03.02 Ärendedata Förvaltning 02.03.03 Datasystem 02.03.03 Systemhandlingar Förvaltningsmötespro tokoll / inaktualiltet Nej Ja om egna, eller om Vallentuna. inaktualitet System Nej Handläggare Ja inaktualitet System Nej Handläggare Ja inaktualitet System Nej Handläggare Nej inaktualitet System Nej Handläggare Nej om beslut/ inaktualitet Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Nej Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja 02.03.03 Förvaltningsplan 02.03.04 Felanmälan 02.03.04 Felanmälan Förfrågan inaktualitet System Nej Handläggare Nej 02.03.04 Ärendedata Beställning av nytt 02.03.05 program 02.03.05 Beställningar Beställning 10 år MSIprocess 02.03.06 programbeställning) inaktualitet System Nej Handläggare Nej Statistik bevaras? Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 9(29) 02.03.06 Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.06 Dokumentation Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.06 Godkännande Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja 02.03.07 Beställning av dator 02.03.07 Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.07 Inventarielista Server/Närarkiv 3 år kommunarkiv Nej Handläggare Ja 02.03.08 Beställning hårdvara 02.03.08 Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.08 Bokföringsorder 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.08 Följesedel 02.03.08 Orderbekräftelse 02.03.08 Produktbeskrivning 02.03.09 Nytt verksamhetssystem 02.03.09 Systemhandlingar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.09 Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Nej 02.03.09 Systemdokumentatio n Nej Handläggare Nej 02.03.09 Teknisk kravspec bevaras Nej Handläggare Nej Versionsuppgradering 02.03.10 av verksamhetssystem 02.03.10 systemhandlingar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.10 Dokumentation Nej Handläggare Nej 02.03.10 Teknisk kravspecifikation Nej Handläggare Nej
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 10(29) 02.03.11 Beställning av mobilabonnemang 02.03.11 Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.11 Bokföringsorder 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.12 Nybeställning nätverksåtkomst datanät 02.03.12 Beställningar Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.12 Dokumentation bevaras Nej Handläggare Nej 02.03.12 Rapport från extern part 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.13 Applikationsövervaknin g i brandvägg 02.03.13 Övervakning Beställning 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.13 Dokumentation Nej Handläggare Nej 02.03.13 Förfrågan 02.03.13 Konsultationshandling ar 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej 02.03.13 Kostnadsanalys 2 år Nej Handläggare Nej 02.03.14 Loggning av mail samt Spam 02.03.14 Loggar Logg 3 mån System Nej Handläggare Nej 02.04 Administrera ekonomi Huvudbok, löpande 02.04.03 bokföring 02.04.03 Huvudbok Anläggningsregister 10 år Server. Närarkiv 2 år gallringsarkivet Nej Handläggare Visma control Fil. Årets inköp/sålda papper Närarkiv 2 år 02.04.03 Attest- och namnteckningsprov 10 år gallringsaarkivet Nej Handläggare 02.04.03 Blanketter och mallar inaktualitet Server Nej Handläggare Nej Revideras vid behov Närarkiv 2 år Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold 02.04.03 Deklarationer 6 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej moms)
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 11(29) 02.04.03 Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Handläggare Visma control Filer Kontoplan och Närarkivet 2 år och sedan 02.04.03 kodplan 10 år gallringsarkivet Nej Handläggare Nej Bevara 1 ex med årsredovisningen 02.04.03 Kontoutdrag inaktualiltet Närarkiv Nej Handläggare Nej 02.04.03 Lånehandlingar 2 år efter avslutat ärende/upphö rt att gälla Närarkivet Nej Handläggare Nej Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse 02.04.03 Verifikationer 10 år Närarkiv 2 år, gallringsarkiv/serv er Nej Handläggare Verksamhetssystem Kassa, BF, PER, LON, osv 02.04.03 Värdehandlingar 02.04.04 Stiftelser 02.04.04 Stiftelser Ansökning 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Handläggare Nej kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs 02.04.04 Beslut k-arkiv Prövas Handläggare Diarieförs Nämndsbeslut om utdelning diarieförs 02.04.04 Räkenskapssammandr ag 10 år Gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 02.04.04 Stiftelsehandling Närarkiv /k-arkiv Prövas Ekonommchef Diarieförs Till k-arkiv när stiftelsen är avslutad, permuterad. Aktuella finns i närarkivet 02.04.04 Svarsbrev 02.05 Administrera personal 02.05.01 Rekrytering 02.05.01 Rekrytering Annons 02.05.01 Ansökningshandlingar inaktualitet System Nej Rekryterande chef Ja för System samt den som personakt för anställs anställd Nej Rekryterande chef Ja 02.05.01 Kravprofil inaktualitet Rekryterande chef Nej Rekryterande chef Nej Om den finns MBLprotokoll vid Hålls ordnad i 02.05.01 chefstillsättning Personakt Nej Ansvarig chef personakt Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras 2 år
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 12(29) 02.05.01 Spontana intresseanmälningar till tjänst inaktualitet System Nej Handläggare Ja De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan 02.05.02 Anställning 02.05.02 Anställning Anställningsavtal Personakt Nej Förhandlingschef Nej Centralt förvarade KLK närarkiv 02.05.02 02.05.02 Beslut Arbetsförmedlingen om bidrag Personakt Prövas Rekryterande chef Nej Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Personakt Prövas Rekryterande chef Nej Nytt beslut eller omprövning<vislinebreak>förvaras centralt KLK tillsammans med anställningsavtal Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan<vislinebreak>kopia förvaras centralt KLK 02.05.02 02.05.02 Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Tystnadsplikt, sekretessbevis Arbetsförmedling ens Webb Rekryterande chef Elektronisk blankett inaktualitet Hos ansvarig chef Chef Nej Om det förekommer 02.05.03 Avslut av anställning IDkort/ 02.05.04 behörighetskort 02.05.04 Identitetshandlingar Blankett 2 år efter 02.05.04 Kvittens 2 år efter 02.05.04.01 Egen uppsägning 02.05.04.01 Personalhandlingar Kopia Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef Nej Kopia på Ansökan om 02.05.04.01 tjänstepension Gallras Personakt Nej Ansvarig chef Nej Bilaga till skriftlig uppsägning 02.05.04.01 Pensionsbrev Närarkiv i bokstavsordning, k-arkiv vid behov av plats Nej Personalchef Nej 02.05.04.01 Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef Nej 02.05.04.01 Uppsägning Personakt Nej Ansvarig chef Nej Avgång/entledigande, anmälan om 02.05.04.02 Provanställning 02.05.04.02 Personalhandlingar Kopia Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef Meddelande om provanställningens 02.05.04.02 upphörande Personakt Nej Ansvarig chef Blankett Tidsbegränsad 02.05.04.03 anställning
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 13(29) 02.05.04.03 Personalhandlingar Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Meddelande till anställd.<vislinebreak>kopia till facklig organisation 02.05.04.03 Kopia av Arbetsintyg inaktuallitet Nej Ansvarig chef 02.05.04.03 Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef 02.05.04.04 Pension vid 67 år 02.05.04.04 Personalhandlingar Kopia av Arbetsintyg inaktualitet Nej Ansvarig chef 02.05.04.04 Meddelande om avgångsskyldighet (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef Orginalet till anställd 02.05.04.04 Pensionsbrev Närarkiv i bokstavsordning Nej Personalchef 02.05.04.04 Tjänstgöringsbetyg (kopia) Personakt Nej Ansvarig chef 02.05.04.05 Personliga skäl 02.05.04.05 Personalhandlingar 02.05.04.05 02.05.04.05 02.05.04.05 02.05.04.05 02.05.04.05 02.05.04.06 Arbetsbrist Systematiskt 02.05.05 arbetsmiljöarbete 02.05.05 02.05.05 02.05.05 Systematiskt arbetsmiljöarbete Anteckningar från facklig överläggning Personakt Nej Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Besked om Uppsägning Personakt Nej Ansvarig chef Kopia Kopia på Anställningsintyg inaktuallitet Hos ansvarig chef Nej Ansvarig chef Kopia på Tjänstgöringsbetyg Personakt Nej Ansvarig chef Underrättelse om övervägande av uppsägning/avsked Personakt Nej Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Överenskommelse om att avsluta anställning Personakt Nej Ansvarig chef inkl ök om avgångs- vederlag/ beslut om Arbetsmiljöverket beslut Arbetsmiljöverket Inspektionsmeddelan de Organisation för arbetsmiljöarbetet 02.05.05 Riskbedömning kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs i ÄDHS kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs ÄDHS Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller stora kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs bedömningar.
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 14(29) 02.05.05 Skydds/arbetsmiljöro nd protokoll kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs 02.05.05 Svar till Arbetsmiljöverket 02.05.05 Åtgärdsplan Anmälan av 02.05.06 arbetsskada 02.05.06 Arbetsskada 02.05.06 02.05.06 02.05.06 anmälan till samverkansgrp 02.05.06 Handlingsplan 02.05.06 Sammanställning 02.05.07 Anmälan av tillbud 02.05.07 Tillbud 02.05.07 02.05.07 kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Nej Ansvarig chef Diarieförs Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan kommunarkiv Prövas Ansvarig hef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Formulär webb Skrivas ut. Anmälan till Arbetsmiljöverket Anmälningsblankett AFA Kopia bevaras Prövas Ja Arbetstagarens ansvar. Anmälningsblankett FK Kopia bevaras Prövas Ansvarig chef Ja Arbetsgivarens ansvar att anmäla. kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Kan ingå i anmälan till FK. anmälan till samverkansgrp Anmälan till Arbetsmiljöverket Anmälningsblankett internt 02.05.07 Handlingsplan 02.05.07 Sammanställning 02.05.08 Rehabilitera 02.05.08 Rehabiliteringar kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Rapporteras regelbundet till samverkansgrp kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Om allvarligt tillbud. Webbanmälan-skriv ut k-arkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs kommunarkiv Prövas Ansvarig chef Diarieförs Arbetsföremågebedö mning Personakt Ja Ansvarig chef Ja 02.05.08 Beslut från FK Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 15(29) 02.05.08 Handlingsplan Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr 02.05.08 Läkarintyg Personakt Ja Ansvarig chef Ja arbetsskada annars gallras efter 2 år. Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr 02.05.08 Plan för återgång i arbetet Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr 02.05.08 Rehabiliteringsutredni ng Personakt Ja Ansvarig chef Ja Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr Förvaras skillt från övriga handlingar i slutet 02.05.08 Utredningshandlingar Personakt Ja Ansvarig chef Ja kuvert med dnr och pnr 02.05.09 Löneöversyn 02.05.09 Löneöversyn Förhandlingsprotokoll 02.05.09 Lönebeslut oorganiserade 02.05.09 Lönestatistik Protokoll (minnesanteckningar) 02.05.09 avstämning Protokoll (minnesanteckningar) 02.05.09 överläggning 02.05.09 Samlat löneförslag kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs inkl analys av utfall av löneöversyn kommunarkiv Nej Personalchef Nej kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs kommunakriv Nej Personalchef Diarieförs 02.05.09 02.05.10 Lönesamtal Yrkanden från fack.org. 02.05.10 Underlag för lön Handlingsplan 02.05.11 Utvecklingssamtal kommunarkiv Nej Personalchef Diarieförs inaktualitet Personakt Prövas Respektive chef Nej 02.05.11 IUP Administrera 02.06 förtroendevalda 02.06.01 Hantera matrikel Individuell utvecklingsplan inaktualitet Personakt Prövas Respektive chef Nej
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 16(29) 02.06.01 Förtroendemannaregi ster Avsägelser kommunarkiv Nej Nämndsekreterare/R egistrator Diarieförs 02.06.01 Förtroendemannaregi ster Beslut Protokoll efter nämndbeslut 02.06.01 Förtroendemannaregi ster Godkännande av publicering inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Nej 02.06.01 Förtroendemannaregi ster Matrikel Matrikelsystem Nej Systemförvaltare Matrikelsystem 02.06.02 Administrera arvoden/ ersättningar 02.06.02 Ersättningar, arvoden Arvodeslista 2 år Närarkiv Nej Handläggare Lönesystem 02.06.02 Ersättningar, arvoden Utbetalningar personal/ 02.07 uppdragstagare Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst 2 år Närarkiv Nej Handläggare Lönesystem 02.07.01 Hantera nyanställning/ nyvalda Personalhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Handläggare Hålls ordnade 02.07.01 Delegation för sjuksköterska Personakt Nej Handläggare Nej 02.07.01 Kopia på körkort inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej Gäller för vissa verksamheter 02.07.01 Protokollsutdrag Personakt Nej Handläggare Nej Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp 02.07.01 Skattsedel inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej 02.07.01 Utdrag ur belastningsregistret Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade 02.07.02 Ändra anställning Personalhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Enhetschef Hålls ordnade 02.07.02 Ändringsuppgift Personakt Nej Enhetschef Hålls ordnade Allt som ändrar anställningsvillkor Hantera 02.07.03 korttidsanställning
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 17(29) 02.07.03 Anställning 02.07.03 02.07.03 02.07.03.01 Sjukfrånvaro 02.07.03.01 Personalhandlingar 02.07.03.01 02.07.03.01 02.07.03.01 2 år efter det Lönerapporteringsund år handlingen erlag skapades Närarkiv Nej Handläggare Lönerapporteringsunderlag Timavlönad personal Tidrapport för tillfälligt anställd personal. (TAP) Närarkiv Nej Handläggare Hålls ordnade Kommer att registreras i system Underlag för Anställningsinformati Gallras vid Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för on inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare timavlönad Aktivitets/sjukersättni ng Kopia beslut 2 år System Prövas Handläggare Lönesystem Anmälning till försäkringskassan via fil 2 år System Prövas Handläggare Hålls ordnade Fr o m 15:e sjukdagen Beslut, försäkringskassan Personakt Prövas Handläggare Nej Medicinskt utlåtande (läkarintyg) 2 år, se rehab Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade Handlingar angående arbetsskada bevaras 02.07.03.01 Sjukförsäkran 2 år System/Närarkiv Prövas Handläggare Hålls ordnade 02.07.03.02 Semester 02.07.03.02 Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år System Nej Enhetschef Lönesystem 02.07.03.03 Studieledighet 02.07.03.03 Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Nej Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? 02.07.03.04 Föräldraledighet 02.07.03.04 Personalhandlingar Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Nej Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? 02.07.03.04 Försäkran tillfällig föräldrapenning (VAB) 2 år System Nej Enhetschef Lönesystem 02.07.03.04 Läkarintyg barn 2 år Personakt Prövas Handläggare Hålls ordnade Ledighet vid nära anhörigs svårare 02.07.03.05 sjukdom/bortgång 02.07.03.05 Personalhandlingar Beslut om ledighet 2år System Prövas Enhetschef Lönesystem 02.07.03.06 Ledighet utan lön 02.07.03.06 Personalhandlingar Beslut försäkringskassan 2 år? Handläggare 02.07.03.06 Beslut om ledighet 2 år < 6 mån System Prövas Enhetschef Lönesystem > 6 mån bevaras i personakt? System? 02.07.04 Avsluta anställning 02.07.04 Anställning Avgångsskyldighet 67 år Personakt Nej Enhetschef Ja
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 18(29) 02.07.04 Avslut pga dödsfall Personakt Prövas Enhetschef Ja 02.07.04 Bekräftelse på avslut av tidsbegränsad anställning Personakt Prövas Enhetschef Ja 02.07.04 Egen uppsägning Personakt Prövas Enhetschef Ja 02.07.04 Uppsägning pga arbetsbrist Personakt Prövas Enhetschef Ja 02.07.04 Uppsägning pga personliga skäl Personakt Prövas Enhetschef Ja 02.07.04 Överenskommelse om avslut Personakt Prövas Enhetschef Ja Administrera 02.07.05 Frånvaro/Ledighet 02.07.06 Avvikande tjänstgöring 02.07.06 Anställning Beslut om avvikande tjänstgöring inaktualitet Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Enhetschef Ja 02.07.07 Utmätning 02.07.07 Lön Avslut 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Beslut från Kronofogden om 02.07.07 utmätning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja 02.07.07 Förfrågan inaktualitet System Prövas Handläggare Månadsrapport utmätning till 02.07.07 Kronofogden 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Nej 02.07.07 Utanordning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja 02.07.07 Ändring av beslut 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Ja Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida) Fylls i och skickas via webb till Kronofogndens hemsida 02.07.08 Matkuponger 02.07.08 Lön Registrering i ecomp 2 år System Nej Handläggare Ja 02.07.09 Uppdragstagare 02.07.09 Lön, ersättningar Blankett med info för upplägg i system 02.07.09 02.07.10 Familjehem/ kontaktpersoner 02.07.10 Lön, ersättningar Skatteuppgift/ skattsedel inaktualitet System Nej Handläggare Ja Beslut från Socialförvaltningen 2 år System Ja Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 19(29) 02.07.10 Underlag för utbetalning 2 år System Ja Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista 02.07.11 Närvaroersättning (habilitering) 02.07.11 Lön, ersättningar Beläggningsrapport 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja 02.07.11 Underlag för utbetalning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Information finns bevarad på löneslista 02.07.12 Löneutbetalning 02.07.12 Lön, ersättningar "Lönekörningsfil" System/arkiv Nej Handläggare Ja Skrivs ut och bevaras i arkivet 02.07.12 Lönespecifikationer System/arkiv Nej Handläggare Ja 02.07.13 Kontrolluppgift 02.07.13 Lön, ersättningar Elektronisk fil med specifikation till Kontrolluppgift 10 år System Prövas Handläggare Ja Via fil till skatteverket Resersättning inkl 02.07.14 traktamente 02.07.14 Lön, ersättningar Körjournal 2 år Hos resp person som kör i tjänsten Nej Handläggare Ja Underlag MED 02.07.14 övernattning 2 år System Nej Handläggare Ja Via självservice 02.07.14 Underlag UTAN övernattning 2 år System Nej Handläggare Ja Via självservice 02.07.15 Utlägg 02.07.15 Lön, ersättningar Kvitto 10 år Närarkiv 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Ja Närarkiv 2 år 02.07.15 Utanordning 10 år gallringsarkiv Nej Handläggare Ja Förvaras tillsammans med kvitto 02.07.16 Pension 02.07.16 Pension Pensionsbrev Personakt Nej Handläggare Ja 02.07.16 Svar Personakt Nej Handläggare Ja Inköp, upphandling, 02.08 avtal 02.08.01 Upphandla 02.08.01 Upphandlingar Anbud ej antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja 02.08.01 Anbudshandlingar kommunarkiv Ja. till beslut fattats Handläggare Diarieförs Ej antagna anbud gallringsfrist 2 år. Broschyrer som tillför uppgifter bevaras enbart för antaget anbud. 02.08.01 Anbudsöppningsproto koll 02.08.01 Annons kommunarkiv JA till beslut fattats Handläggare Diarieförs Jfr förfrågningsunderlag
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 20(29) 02.08.01 Artikelregister årligt kommunarkiv Nej Handläggare Ja Varuslag och olika sorts tjänster 02.08.01 Avannonsering 2 år System Nej Handläggare Nej Efter avslutad upphandling 02.08.01 Avtal kommunarkiv, Nej Handläggare Diarieförs 02.08.01 Avtalsdatabas Server Nej Handläggare Nej ev urval utgående från denna sammanställning av data som bör bevaras. Skrivs ut på papper kommunarkiv 02.08.01 Begäran om förtydliganden kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 02.08.01 Bilagor /Marknadsföring, Verksamhetsberättels er inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Nej Innehåller ej sakuppgifter 02.08.01 Checklista för förarbete 02.08.01 Förfrågningsunderlag 02.08.01 02.08.01 02.08.01 Förtydliganden under annonseringstiden Protokoll från MBLförhandling Rapport om avslutad upph över tröskelvärdet EUkomissionen 02.08.01 Referenser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Diareiförs Register leverantörer 02.08.01 och konsulter 02.08.01 SKV 4820 2 år Närarkiv Nej Handläggare Nej 02.08.01 Soliditetsupplys-ning 2 år Närarkiv Prövas Handläggare Nej Spontanofferter 02.08.01 leverantörsinfo
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 21(29) 02.08.01 Statistik Årssammanställning 02.08.01 Tilldelningsbeslut kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Spara dokumentation kring uteslutning av leverantör etc 02.08.01 Underrättelse om antagna/icke antagna 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja 02.08.01 Underrättelse om avbruten upphandling kommunarkiv Nej Handläggare Diaireförs 02.08.01 UpphandlingsPM kommunarkiv Nej Handläggare Diariefös 02.08.01 Upphandlingsuppdrag kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 02.08.01 Upplysning på begäran av leverantör då ansökan avslagits eller anbud förkastats kommunarkiv Ja, till beslut fattats Handläggare Diarieförs 02.08.02 Offert 02.08.02 Orderbekräftelse Gallras 2 år efter avtalstidens utgång (saknar långsiktigt värde) Närarkiv Nej Handläggare Ja inaktualitet Nej Handläggare Hålls ordnade 02.08.02 Reklamationer 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Direktupphandling/enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet. 02.08.01 Utvärderingshandlingar 02.08.02 Köpa in och beställa 02.08.02 Inköp Avrop/beställning 2 år Närarkiv Nej Handläggare Ja Avrop/Beställning mot ramavtal 02.08.02 Följesedel inaktualitet Nej Handläggare Hålls ordnade 03 Samhällsplanering Bostadsbyggnadsprognos 03.02 (BBP) 03.02 Prognoser Befolkningsprognos
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 22(29) 03.02 Bostadsbyggnadsprog nos 03.02 Inkomna önskemål Diarieförda handlingar Prövas Handläggare Diarieförs 03.02 Planbesked kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 03.03 Bostadsmarknadsenkät 03.03 Enkäter Enkät inaktualitet Nej Handläggare Registeras 03.03 Enkätsvar kommunarkiv Nej Handläggare Diaireförs 03.03 03.04 Ta fram strukturplan & sektorstudier Underlag från andra förvaltningar 03.04 Planer Antagandehandlingar 03.04 Programhandlingar inaktualitet Nej Handläggare Registreras 03.04 Samrådshandlingar 10 år Närarkiv Nej Handläggare Registreras 03.04 Underlag 03.05 Befolkningsprognos inaktualitet Nej Handläggare Registreras Tekniska utredningar, bebyggelse- eller naturinventeringar eller annat underlagsmaterial som kan tänkas vara till nytta för annat planarbete bedöms efter 10 år om det kan gallras 03.05 Prognoser Befolkningsprognos Hantera markförfrågningar i 03.06 arbetsplatsområden 03.06 Markförsäljning Dokumentation 03.06 Förfrågan kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 23(29) 03.06 Köpehandlingar 04 Kris och säkerhet 04.01.01 Risk- och sårbarhetsanalyser 04.01.01 Analyser Begäran om resurser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 04.01.01 Beslut om tilldelade resurser kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 04.01.01 Direktiv kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 04.01.01 Rapport kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 04.01.02 Interna brott 04.01.02 Rapporter Förslag till åtgärder kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs 04.01.02 Lägesbild inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Registreras 04.01.02 Polisanmälan inaktualitet Närarkiv Prövas Handläggare Registreras 04.01.02 Rapport Rapport kommunarkiv Prövas Handläggare Diarieförs Arbetsmarknad och 05 integration 05.01 Klottersanering 05.01 Klottersanering Arbetsschema inaktualitet Nej Enhetscef Nej 05.01 Beställning/ arbetsorder 05.01 Bokföringsorder 10 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 05.01 Dokumentation av skada 05.01 Frånvaroanmälan inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 05.01 Närvarorapport inaktualitet Nej Arbetsledare Nej
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 24(29) 05.01 Polisanmälan inaktualitet Nej Handlägggare Nej 05.01 Administrera Åtgärdsprotokoll kommunarkiv Nej Handläggare Ja 05.02 Servicelagen 05.02 Servicelag Arbetsschema inaktualitet Nej Enhetschef Nej 05.02 Beställning/ arbetsorder inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 05.02 Bokföringsorder 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 05.02 Extern Faktura 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 05.02 Frånvaroanmälan inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 05.02 Närvarorapport inaktualitet Nej Arbetsledare Nej 05.02 Tömningsschema 05.02 Underlag högkostnadskort inaktualitet Prövas Handläggare Introduktion för 05.03 nyanlända 05.03 Introduktion Ansökan om introduktionsersättni ng Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.03 Introduktionsplan Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.03 Sekretessmedgivande Personakt Nej Handläggare Diarieförs Underlag för integration 05.03 (Migrationsverket) Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.03 Underlag för introduktionsersättni ng inaktualitet Personakt Ja Handläggare Nej Administrera Sommarjobb 05.04 (ungdomar) Sökning av 05.04.01 arbetsplatser Närvarorapporter om undervisning och praktik, kvitton, ersättningar
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 25(29) 05.04.01 Sommarjobb Direktkontakt arbetsplatser 05.04.01 Intern uppmaning inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej 05.04.01 Intresseanmälan inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej 05.04.02 Tilldelning av arbetsplatser 05.04.02 Sommarjobb Annons i lokaltidning 05.04.02 Annons på internet inaktualitet System Nej Handläggare Nej 05.04.02 Ansökningshandlingar Personakt Nej Handläggare Ja Ej antagna gallras 2 år 05.04.02 Befrielse från skatt inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej 05.04.02 Lottningsprotokoll 05.04.02 Närvaroblankett 05.04.02 Tilldelningsbesked/ Information 05.04.02 Utdrag ur belastningsregistret inaktualitet Personakt Ja Handläggare Ja 05.05 AME verksamhet Erikshjälpen och 05.05.01 Läkarmissionen 05.05.01 Biståndsarbete Arbetsbeskrivning 05.05.01 Flödesschema 05.05.01 Frånvaroanmälan 05.05.01 Rapport 05.05.01 Stationsbeskrivning inaktualitet Nej Enhetschef Nej 05.05.01 Tömningsschema inaktualitet Nej Enhetschef Nej Underlag för insättning av pengar 05.05.01 05.05.02 Deltagare 05.05.02 Personhandlingar Anställningsavtal Personakt Nej Enhetschef Diarieförs
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 26(29) 05.05.02 Ansökningshandlingar inaktualitet Personakt Ja Handläggare Ja 05.05.02 Arbetsbeskrivning 05.05.02 Beslut om fas 3 Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Beslut om lönebidrag Personakt Ja Enhetschef Diarieförs 05.05.02 Beslut om nyanställning Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Beslut om stöd Personakt Ja Enhetschef Diarieförs 05.05.02 Bokföringsorder 10 år Närarkiv gallringsarkiv Nej Handläggare Ekonomisystem 05.05.02 Dataschema 05.05.02 Förfrågan om inskrivning inaktualitet Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Förkunskaper data inaktualitet Personakt Nej Handläggare Nej 05.05.02 Grundplanering Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Individuell uppföljningsplan Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Läkarintyg inaktualitet Personakt Ja Handläggare Diarieförs 05.05.02 Närvarorapport vid inaktualitet personakt Nej Handläggare Nej 05.05.02 Sekretessmedgivande Personakt Nej Handläggare Diarieförs 05.05.02 Underlag extern faktura 05.05.02 Utbildningsmaterial 10 år Närarkiv gallringsarkivet Nej Handläggare Ekonomisystem inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Diarieförs Egen regi 05.05.02 05.05.02 06 Borgerlig vigsel Administrera borgerlig 06.01 vigsel 06.01 Vigselhandlingar Utdrag ur belastningsregistret inaktualitet Personakt Ja Handläggare Nej Överenskommelse praktikplats Personakt Prövas Handläggare Diarieförs Anmälan av makars efternamn 06.01 Anmälan vigsel Ansökan 06.01 hindersprövning Till skatteverket - blankett fås från Skatteverket Till kommunen - e-tjänst. Bekräftas via e-post Görs till Skatteverket - blankett fås från Skatteverket
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 27(29) 06.01 Cermonitext inaktualitet Nej Handläggaren Nej Orden, publicerade på kommunens hemsida, fastslås i förordningen 4-7 06.01 Förteckning vigselförrättare Kommunen föreslår vigselförrättare. Förtroendevald väljs av fullmäktige. Länsstyrelsen förordnar uppdraget. 06.01 Intyg hindersprövning Fås från Skatteverket, lämnas till kommunen 06.01 Intyg vigsel inaktualiltet Nej Handläggare Nej Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket 06.01 Protokoll kommunarkiv Nej Handläggare Nej Insänds årligen till Länsstyrelsen 06.01 Tolkbehov ansökan inaktualitet Nej Handlägggare Nej Lämnas till kommunen vid behov 06.01 Underrättelse om vigsel inaktualiltet Nej Handläggare Nej Underrättelse till Skatteverket, görs av kommunen 06.01 Val av Vigselförrättare E-tjänst 06.01 Vigselbevis med protokollet, kommunarkiv Nej Handläggare Nej Till de berörda, jfr utdrag ur protokoll 06.01 Årsräkning Till skatteverket årligen i januari 07 Arkiv 07.01 Utföra tillsyn 07.01 Tillsyn Anmälan inaktualitet Nej Arkivarie Nej 07.01 Beslut kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs 07.01 Frågeformulär inaktualitet Arkivhandbok Nej Arkivarie Nej Rutiner uppdateras löpande 07.01 Tillsynsprotokoll kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs 07.01 Uppföljningsprotokoll kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs 07.02 Leverera/ta emot arkiv 07.02 Leveranser Instruktioner inaktualitet Arkivhandbok Nej Arkivarie Nej Rutiner uppdateras löpande 07.02 Leveransblankett inaktualitet Arkivsystem/Arkiv handbok Nej Arkivarie Ja Blankett för överlämnande av arkiv. 07.02 Reversal/ Kvitto Förteckningssyste m/närarkiv Nej Arkivarie Förteckningssystem Förteckningssystem Visual Arkiv. Kopia undertecknad till levererande myndighet
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 28(29) Förvara och 07.03 tillgängliggöra 07.03 Arkivering Arkivbeskrivning Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 3 år kommunarkiv (P) Nej Arkivarie Förteckningssystem (D)/Diarieförs (P) Revideras vid omorganisationer mm. Ses över årligen 07.03 Arkivförteckning 07.03 Dokumenthanterings planer 07.03 Gallringsbeslut övriga Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommunarkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie kommunarkiv Nej Arkivarie Diarieförs kommunarkivet Nej Arkivarie Diarieförs Förteckningssystem/Di arieförs Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans 07.03 Historik Förteckningssyste m (D)/ Närarkiv 1 ex, kommun-arkiv 1 ex (P) Nej Arkivarie Nej Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar SLUT
Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen 2012 29(29)