Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Smittskydd Västra Götaland

Upprättad av Smittskydd Västra Götaland 2014-07-09 Diarienummer: 00004-2014

Innehåll Ordlista... 4 Inledning... 5 Diarieföring och ärendehantering... 5 Klassificeringsstruktur... 6 Dokumenthanteringsplan för Smittskydd Västra Götaland... 8

4 Ordlista Akt Allmän handling Diarienummer Diarium Dokumenthanteringsplan Gallra Gallringsbeslut Handling Inkommen handling Offentlig handling Sekretess Upprättad handling Samtliga handlingar med gemensamt diarienummer i ett ärende. Handling som förvaras hos, är inkommen till eller upprättad av myndigheten. Unik beteckning för ett ärende som registrerats i ett diarium. Fortlöpande förteckning över inkomna och upprättade handlingar. Förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten och anvisningar för hur de ska hanteras. Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Beslut fattat av arkivmyndigheten om att vissa allmänna handlingar kan gallras. Information lagrad på ett eller flera medier: papper, cd, film, m.m. En handling kan vara inkommen eller upprättad. Handling som inkommit till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda. Allmän handling som inte omfattas av sekretess. Begränsningar i att ta del av allmänna handlingar i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Handling som expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts av myndigheten.

5 Inledning Myndigheternas hantering av allmänna handlingar och arkiv styrs av ett omfattande regelverk. All personal i offentlig förvaltning måste ha kunskap om regelsystemet och förmåga att tillämpa det i sin verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de allmänna handlingar som förekommer inom Smittskydd Västra Götaland, och en anvisning för hur dessa ska förvaras och hanteras (bevaras eller gallras). Handlingarna är teknikoberoende, vilket innebär att informationen kan finnas på papper, i databaser, datafiler, e-post, på cd m.m. Smittskydd Västra Götaland har två olika diariesystem; Sminet och Diabas. I Sminet ingår alla fall-, paragraf- och utredningsärenden som rör anmälningspliktiga sjukdomar. I Diabas registreras övriga allmänna handlingar, till exempel denna dokumenthanteringsplan. Diarieföring och ärendehantering Varje myndighet har enligt offentlighets- och sekretesslagen skyldighet att registrera sina in- och utgående allmänna handlingar, och därmed måste all post datumstämplas. Den tjänsteman som har till uppgift att föra diarium kallas registrator. Det är viktigt att diariet är uppdaterat och noggrant strukturerat, för att informationen ska vara lättillgänglig. Den (handläggare) som tar emot eller upprättar en handling (brev, remiss eller liknande) måste därför se till att den blir diarieförd. Vid behov kontaktas registrator för hjälp. Handlingen får ett diarienummer, och handläggarens namn kopplas till ärendet. Därmed ansvarar handläggaren för allt inkommande och utgående som rör detta ärende. Handläggaren bör därför bevaka och följa ärendets gång och ansvarar för att varje ny händelse blir diarieförd. När ärendet avslutas ska handlingarna vara rensade från kladdpapper, utkast eller liknande som inte tillför ärendet någon information. När alla handlingar i ett avslutat ärende är samlade kan de arkiveras och därefter bevaras eller gallras enligt gällande dokumenthanteringsplan.

6 Klassificeringsstruktur 1. Styra och leda 1.1. Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.1.1. Utveckla med mål och strategier 1.1.2. Årsplanering med uppföljning 1.1.3. Verksamhetsledning 1.1.4. Bereda ärenden 1.2. Information 1.2.1. Remisser 1.2.2. Synpunkter, klagomål 1.2.3. Statistik 1.2.4. Informera och kommunicera 2. Stödjande verksamheter 2.1. Personal 2.1.1. Rekryteringsstrategier 2.1.2. Kompetensutveckla 2.1.3. Rehabiliteringsstrategier 2.1.4. Hantera händelser under anställning 2.1.5. Avsluta anställning 2.1.6. Hantera säkerhetsfrågor 2.2. Ekonomi 2.2.1. Utforma och följa upp ekonomitjänster 2.2.2. Utarbetande av budget 2.2.3. Hantera kassor 2.2.4. Fakturera kund 2.2.5. Betala leverantörer 2.2.6. Hantera betalningsuppdrag 2.2.7. Hantera gåva/fond 2.2.8. Redovisa mot bokslut 2.2.9. Redovisa moms 2.2.10. Registrera i koncerngemensamma system 2.2.11. Hantera försäkringar 2.3. Personaladministrativa tjänster 2.3.1. Löneadministration 2.3.2. Hantera pensioner 2.4. Upphandla och köpa in 2.5. Registrera och diarieföra 2.6. Hantera informationssystem 2.6.1. Förmedla försändelser och elektroniska handlingar 2.6.2. Hantera samtycken för behandling av personuppgifter 2.6.3. Dokumentera arkivbildningen 2.6.4. Logga informationssystem 2.6.5. Säkerställa IT-resurser 2.7. Fordon och transporter

7 3. Verkställa smittskyddsuppdraget 3.1. Handlägga fallärenden 3.2. Handlägga paragrafärenden (tvångsåtgärder) 3.3. Handlägga utredningsärenden 3.4. Handlägga patientkort 3.5. Handlägga dagligt arbete 3.6. Ge råd och stöd 4. Utfärda anvisningar, föreskrifter, rekommendationer, ge uppdrag etc. 4.1. Planer och analyser 4.2. Ge uppdrag, upplysning, underrättelse etc. 5. Hantera register och rapporter (utanför Sminet) 5.1. Rapporter 6. Arbeta i projekt och samarbetsgrupper 6.1. Driva egna formella projekt 6.1.1. Projekthandlingar

8 Dokumenthanteringsplan för Smittskydd Västra Götaland Denna dokumenthanteringsplan gäller för handlingar upprättade från och med beslutsdatum (2014-XX-XX) samt retroaktivt för handlingar upprättade från och med 1999. Dokumenthanteringsplanen gäller inte för handlingar som överlämnats till Smittskydd Västra Götaland och där handlingarna inte införlivats med Smittskyddets verksamhet och arkiv. Beslutad av Arkivnämnden 2014-XX-XX. Fastställd av Regionstyrelsen 2014-XX-XX. Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 1 Styra och leda 1.1 Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.1.1 Utveckla med mål och strategier 1.1.2 Årsplanering med uppföljning Styrande anvisningar och riktlinjer Handböcker, för verksamhetens bedrivande Kartläggning, färdig process Arbetsmaterial till kartläggningen kan gallras när slutlig överenskommen process finns färdig Organisationsstruktur Gällande och Inaktuella organisationsplaner bevaras Budgethandling Förvaras på Ekonomiavdelningen i regionen Delårsrapporter Förvaras på Ekonomiavdelningen i regionen Revision Förvaras på Ekonomiavdelningen i regionen Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnder och styrelser samt i regionfullmäktige. För övriga handlingar i processen se 2.2 Ekonomi. För övriga handlingar i processen se 2.2 Ekonomi. Arkiveras hos styrelse/nämnd, förvaltning och revisionskollegiet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

9 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 1.1.2 Årsplanering med uppföljning Årsredovisning med årsbokslut Förvaras på Ekonomiavdelningen i regionen För övriga handlingar i processen se 2.2 Ekonomi. 1.1.3 Verksamhetsledning Delegationsbeslut HR/Löneservice Beslut fattade på delegation. Kallelse, dagordning ** Gemensam (G:) Minnesanteckning, arbetsplatsträffar eller liknande Protokoll och motsvarande, ledningsgrupper ** ** Gemensam (G:) Gemensam (G:) 1.1.4 Bereda ärenden Beslut, dokumentation om Diabas Gäller beslut som ej rör fall eller utredningsärende i Sminet. Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e-post etc.) är en del av ärende och ska bevaras. Ett beslut ska enligt förvaltningslagen motiveras, d.v.s. det ska innehålla de skäl som bestämt utgången, och de omständigheter som varit avgörande för ställningstagandet ska redovisas öppet. Också de författningsbestämmelser som man lägger till grund för sitt ställningstagande ska redovisas. Skälen får utelämnas helt eller delvis bl.a. om det är nödvändigt med hänsyn till skyddet för enskildas personliga förhållanden (sekretess). Korrespondens Diabas Gäller beslut som ej rör fall eller utredningsärende i Sminet. Brev och skrivelser som bedöms ha betydelse för utgången av ärende, eller som bidrar till möjligheten att följa ett ärendes gång, eller av andra orsaker kan behövas i framtiden, t.ex. då de kan ha rättslig betydelse eller då de dokumenterar ett beslut eller en medborgarfråga, eller av andra orsaker är av betydelse för verksamheten. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse, eller av rutinmässig karaktär, kan gallras vid inaktualitet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

10 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 1.1.4 Bereda ärenden Remisser, remissvar Diabas 1.2 Information Tjänsteutlåtanden Diabas Utredningar Diabas Ingår som underlag till beslut. 1.2.1 Remisser Remisser, inkommande Remissvar och yttrande, utgående 1.2.2 Synpunkter, klagomål Synpunkter, klagomål Diabas Synpunkter insamlade för att sammanställas kan gallras efter två år. Förslag och synpunkter från medborgare bevaras. 1.2.3 Statistik Sammanställd statistik Diabas om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande. 1.2.4 Informera och kommunicera Underlag för statistik Distributionslistor Dokumentation av den egna verksamheten Information på hemsida och intranät Vid inaktualitet Vid inaktualitet ** Se anmärkning Gemensam (G:) Gemensam (G:) Gemensam (G:) Underlag för statistik, ej bearbetningsbar eller av kortvarig betydelse. Ständig uppdatering, t.ex. fax och e-post. Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, video, text. Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben ska bevaras (intervjuer, artiklar, nyhetsbrev m.m.). Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse (öppettider etc.) kan gallras vid inaktualitet. Ej unika handlingar på webben där original finns på annan plats hos förvaltningen, t.ex. rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser m.m., kan gallras vid inaktualitet förutsatt att originalet bevaras. Presentation och gränssnitt d.v.s. sidans utseende och struktur, kan gallras vid inaktualitet eftersom Regionarkivet kontinuerligt arkiverar hemsidor för alla förvaltningar i VGR. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

11 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 1.2.4 Informera och kommunicera 2 Stödjande verksamheter PowerPoint-bilder Vid inaktualitet Pressklipp ** Gemensam (G:) Pressmeddelanden, förvaltningens egna ** Gemensam (G:) Verksamhetsberättelse, årsstatistik ** Gemensam (G:) Bilder enbart till stöd för presentationer gallras vid inaktualitet. Bilder som ingår i kurser eller motsvarande i egen regi bevaras tillsammans med övrigt utbildningsmaterial. Se 3.6 Ge råd & stöd. Pressklipp med anknytning till den egna verksamheten, om sådan samlas in. 1 exemplar årligen, bevaras. 2.1 Personal 2.1.1 Rekryteringsstrategier Annons HR/Löneservice Annonsen förvaras på HR-enhet. Anställningsavtal, underlag 2 år HR/Löneservice Underlaget förvaras på HR-enhet eller hos Löneservice om tjänsten köps där. Anställningsavtal, placeringsmeddelande Ansökan hos rekryteringsföretag HR/Löneservice Även ändringsmeddelande gällande anställning ingår. Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Se anmärkning HR/Löneservice Ansökningar som förvaras hos rekryteringsföretag. Om rekryteringsföretaget tar emot ansökningar utifrån en självständig ställning gentemot myndigheten blir ansökningen allmän handling först när den lämnas till förvaltningen. Där ska den hanteras enligt dokumenthanteringsplanen. Ansökningar, ej erhållen tjänst 2 år HR/Löneservice Gäller manuell ansökningsrutin. Gallringsfrist för ansökningar via My Network bevaras i systemet tills frågor om bevarande och gallring utretts. Ansökningar, erhållen tjänst HR/Löneservice Ansökningar, när tjänsten dras tillbaka 2 år HR/Löneservice * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

12 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.1.1 Rekryteringsstrategier Ansökningar, spontana inklusive svar Se anmärkning HR/Löneservice Ansökningar, återtagen ansökan 2 år HR/Löneservice Behovsanalys Vid inaktualitet Beslut om tillsättning HR/Löneservice Hälsodeklaration Kravspecifikation/profil Lista, utvalda sökande hos rekryteringsföretag Se anmärkning Vid inaktualitet HR/Löneservice HR/Löneservice Lönebidrag, avisering utbetalt belopp 10 år HR/Löneservice Lönebidrag, beslut HR/Löneservice Personalakt Spontanansökningar angående praktik och arbete. Om personen anställs ska ansökningshandlingarna bevaras. Övriga spontanansökningar till ej annonserad tjänst gallras vid inaktualitet. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Hälsodeklaration från övriga kandidater gallras efter två år. Underlag för krav och ansvarsprofil gallras vid inaktualitet om annonsen redovisar de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. I annat fall gäller bevarande. Lönebidrag, handlingsplan HR/Löneservice Handlingsplan för lönebidragsanställd bevaras i personalakt. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

13 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.1.1 Rekryteringsstrategier Personalakt, ingående handlingar HR/Löneservice I personalakten placeras bl.a. följande handlingstyper: anställningsbevis, arbetsskadeanmälan, utredning, avgångsanmälan, beslut om avgångsvederlag, betyg och intyg som följer ansökningshandlingarna (det räcker med att en uppsättning betyg eller motsvarande finns i personalakten), dokumentation i disciplinärende, handlingar rörande dödsfall, dokumentation om erhållen gratifikation, hälsodeklaration vid nyanställning, beslut om lönebidrag, löne- och uppdragstillägg, lönekort (matrikelkort, årskort, frånvarokort, semesterkort), nattarbete (handlingar från läkarundersökning), omplaceringsärende, pensionsunderlag, rehabiliteringsärende, resestipendier, sjukersättning (tidsbegränsad och tillsvidare, beslut), tjänstbarhetsintyg, tjänstgöringsintyg/betyg från arbetsgivare, tystnadspliktsavtal, utdrag ur belastningsregister, vaccinationskort, varsel enl. LAS (som resulterar i avslutad anställning). Handlingar som omfattas av sekretess ska registreras (diarieföras) men kan förvaras i personalakten. Handlingar som anses känsliga kan läggas i ett förslutet kuvert i personalakten. Registerutdrag, belastningsregister Se anmärkning HR/Löneservice Sekretessförbindelse/tystnadspliktsavtal HR/Löneservice i personalakt för den som fått tjänsten. Registerutdrag för övriga sökande gallras efter 2 år. Sökandeförteckning HR/Löneservice Avser även lista över utvalda sökande hos rekryteringsföretag. 2.1.2 Kompetensutveckla Kompetenssatsning HR/Löneservice Viktigare handlingar om kompetenshöjande insatser, t.ex. utbildningar, praktiktjänstgöring etc. Även dokumentation som stödjer mottagande av delegation. Diplom och intyg vid genomgången utbildning. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

14 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.1.2 Kompetensutveckla Utvecklingssamtal, överenskommelser Se anmärkning 2.1.3 Rehabiliteringsstrategier Anteckningar, rehabärende HR/Löneservice I personalakt 2.1.4 Hantera händelser under anställning Arbetsförmågebedömning HR/Löneservice I personalakt Ersättning, beslut HR/Löneservice I personalakt Handlingsplan HR/Löneservice I personalakt Kompetenskartläggning HR/Löneservice I personalakt Kompletterande läkarutlåtande HR/Löneservice I personalakt Notering, avslut av rehabärende HR/Löneservice I personalakt Protokoll, rehabmöte HR/Löneservice I personalakt Utlåtande, företagshälsovård HR/Löneservice I personalakt Utredning, anpassningsåtgärder HR/Löneservice I personalakt * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm. Dokumenterade överenskommelser gallras när anställningen upphör eller efter överenskommelse vid byte av chef. Arbetsskada, anmälan om HR/Löneservice Original skickas till försäkringskassan och kopia till försäkringsbolag. Läggs i personalakt (sekretessbelagd information kan placeras i ett slutet kuvert). Arbetsskada, beslut om HR/Löneservice I personalakt. Arbetsskada, läkarintyg HR/Löneservice Original skickas till försäkringskassan och kopia till försäkringsbolag. Läggs i personalakt (sekretessbelagd information kan placeras i ett slutet kuvert). Disciplinärende, handlingar i HR/Löneservice Avser t.ex. underlag, underrättelse, varning, avsked. i personalakt. LAS, avslutad anställning HR/Löneservice Handlingar rörande varsel enligt LAS. LAS, bevakningslista Vid inaktualitet LAS, mottagningsbevis HR/Löneservice Omplaceringsärende, handlingar i HR/Löneservice Avser samtliga handlingar och egen dokumentation som är av betydelse för ärendet. Läggs i personalakt (sekretessbelagd information kan placeras i ett slutet kuvert).

15 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.1.4 Hantera händelser under anställning Polisanmälan HR/Löneservice Sjukersättning, beslut HR/Löneservice I personalakt. 2.1.5 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Vid inaktualitet 2.1.6 Hantera säkerhetsfrågor Elektroniska spår från internetuppkoppling 2.2 Ekonomi 2.2.1 Utforma och följa upp ekonomitjänster HR/Löneservice Förväxlas ej med betyg. Avgångsanmälan HR/Löneservice Uppsägning från arbetsgivaren. Avgångsvederlag, beslut HR/Löneservice Beslut om uppsägning HR/Löneservice Uppsägning på arbetsgivarens initiativ. Betyg/intyg HR/Löneservice Avser tjänstgöringsintyg, arbetsgivarintyg av personutvärderande karaktär. Dödsfall, handlingar om HR/Löneservice Gratifikation HR/Löneservice Avser bl.a. minnesgåva, inklusive underlag, och övrig dokumentation. Vid inaktualitet Säkerhetsavdelningen IT-incidentrapporter Säkerhetsavdelningen Passerkort/ behörighetskort 2 år efter inaktualitet Säkerhetsavdelningen Återlämnas till säkerhetsavdelningen eller motsvarande. Attest- och utanordning, förteckning 10 år Ekonomiavdelningen Namnlista på personer som har någon form av attesträtt. Avgiftshandbok/patientavgiftshandbok, patientavgifter Ekonomiavdelningen Ett arkivexemplar årligen bevaras dels på papper dels som fil. Kansliavdelningen, Hälso- och sjukvårdsavdelningen ansvarar för att elektroniska handlingar tas omhand i överenskommet skick för att senare levereras till Regionarkivet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

16 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.1 Utforma och följa upp ekonomitjänster Avtal och kontrakt (ekonomiska) Se anmärkning Ekonomiavdelningen. Smittskyddets egna avtal diarieförs i Diabas Regionexterna fleråriga ekonomiska avtal, bevaras. Ekonomiska avtal (interna samt ettåriga externa) som stödjer fakturering gallras efter 10 år. Regioninterna avtal eller överenskommelser av betydelse för verksamheten, driften eller inköp av verksamhetskritiska varor eller tjänster bevaras. Externa ettåriga avtal som ej stödjer fakturering och som saknar långsiktigt värde för verksamheten t.ex. leasingavtal, transporter, logi och konferens gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Ekonomihandboken Ekonomiavdelningen Ett arkivexemplar årligen inklusive förändringar bevaras som fil. Ekonomiavdelning vid regionkansliet ansvarar för att elektroniska handlingar tas omhand i överenskommet skick för att senare levereras till Regionarkivet. Ekonomiinformation på intranätet Se anmärkning Ekonomiavdelningen För ekonomi-, personal- och verksamhetsinformation på ekonomiavdelningens hemsida gäller följande: Dokument på webben som upprättas i syfte att distribueras till förvaltningarna och som är av betydelse för ekonomiprocessen skrivs ut på papper och bevaras. Prislistor, timpriser Ekonomiavdelningen Beslut inklusive motiveringar. Se även 2.1.2. Utarbetande av budget. Statistik Ekonomiavdelningen Statistikunderlag från förvaltningarna som sammanställs och vidarebefordras till SKL, SCB m fl. Underlag samt sammanställning bevaras. Arkiverats från 2001 i papper. 2.2.2 Utarbetande av budget Budgetförutsättningar Ekonomiavdelningen Budgetanvisningar diarieförs och bevaras av regionkansliet. Fastställda taxe-/avgiftsnivåer, timpriser samt budgetförutsättningar bevaras inom respektive nämndområde. Budgethandling, koncern Ekonomiavdelningen Underlag till fastställd budget för regionfullmäktige. Budgethandling, verksamhetsplan, förvaltning Ekonomiavdelningen Underlag till fastställd budget i nämnder och styrelser. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

17 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.2 Utarbetande av budget Budgethandling, verksamhetsplan, område motsvarande Detaljbudget (VGR) Investeringsplan, års- och flerårsplan, förvaltning Se anmärkning Se anmärkning Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen Budgethandlingar, års- och verksamhetsberättelser för område eller motsvarande bevaras. Områdets budgetmaterial och underlag till fastställd budget gallras efter 10 år. Fastställd detaljbudget på nämnd- eller styrelsenivå bevaras. Underlag, beräkningar eller motsvarande till fastställd budget gallras efter 10 år. Investeringsförslag, förvaltning Ekonomiavdelningen Fastställd investeringsbudget inklusive års- eller flerårsplaner, motiveringar och förslag bevaras på samtliga nivåer i rapporteringsstrukturen. Investeringsförslag, område motsvarande 10 år Ekonomiavdelningen Övriga budgethandlingar Ekonomiavdelningen Gäller övriga budgethandlingar på nämnd- eller styrelsenivå. 2.2.3 Hantera kassor Kvitton 10 år Ekonomiavdelningen Makulerade kvittofakturor 10 år Ekonomiavdelningen Återbetalningskvitto, kreditfaktura 10 år Ekonomiavdelningen 2.2.4 Fakturera kund Avskriva fordran mot betalningsansvar Ekonomiavdelningen Debiteringsunderlag 10 år Ekonomiavdelningen Kundfaktura, extern Ekonomiavdelningen Digital kundfaktura och kundreskontra arkiveras i Raindance. Kundfaktura, internhandel VGR Se anmärkning Ekonomiavdelningen Underlaget gallras 10 år hos intern avsändare. Mottagare får gallra sitt underlag vid inaktualitet. Kundfakturajournal Ekonomiavdelningen För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Kundreskontra Ekonomiavdelningen För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Kundreskontra, i försystem till Raindance Kundverifikation 10 år Ekonomiavdelningen 10 år Ekonomiavdelningen Arkivering sker lokalt hos förvaltning. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

18 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.4 Fakturera kund Nedskriven fordran i redovisningen 10 år Ekonomiavdelningen Påminnelse 10 år Ekonomiavdelningen Efter betalning eller avskrivning. Underlag 10 år Ekonomiavdelningen Avser fakturaunderlag och underlag till makulering av kundfaktura. Utbetalningsorder 10 år Ekonomiavdelningen 2.2.5 Betala leverantörer Fakturabilagor och underlag 10 år Ekonomiavdelningen Underlag till fakturering som kompletterar information på fakturan, exempelvis bilagor, följesedel, mottagningssedel, gallras efter 10 år. Bilagor följesedel, mottagningssedel som ej kompletterar fakturan gallras vid inaktualitet. Leverantörsfaktura, digital originalversion Ekonomiavdelningen Digitalt original bevaras (e-handel). För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Leverantörsfaktura, inscannad version Ekonomiavdelningen Digitalt exemplar av scannad pappersfaktura bevaras. För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Leverantörsfaktura, internhandel 10 år Ekonomiavdelningen Leverantörsfaktura från internhandel arkiveras hos säljaren. Leverantörsfaktura, pappersoriginal 10 år Ekonomiavdelningen 2.2.6 Hantera betalningsuppdrag Leverantörsfakturajournal Ekonomiavdelningen För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvara central systemförvaltning. Leverantörsverifikation 10 år Ekonomiavdelningen Utbetalningsorder 10 år Ekonomiavdelningen Betalningsjournal 10 år Ekonomiavdelningen Avser utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med. Fakturabetalning, utbetalningar 10 år Ekonomiavdelningen Serviceutförda betalningar från plus- och bankgirot. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med. Girolista, utförda betalningar 10 år Ekonomiavdelningen Avser bankgiro. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

19 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.6 Hantera betalningsuppdrag Kontoutdrag, plusgiro 10 år Ekonomiavdelningen Avser in- och utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med. Kontoutdrag, bankgiro 10 år Ekonomiavdelningen Avser in- och utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med. Utbetalningsorder 10 år Ekonomiavdelningen Avser in- och utbetalningar (bank). 2.2.7 Hantera gåva/fond Bedömningskriterier för urval Diabas 2.2.8 Redovisa mot bokslut Anskaffningsvärde, anläggningsredovisning Beslut om utdelning ur gåva, fond Diabas Beslut om att ta emot gåva Diabas Fondansökningar Diabas Både beviljade och avslagna fondansökningar bevaras. Av- och nedskrivning, anläggningsredovisning Bokfört värde, anläggningsredovisning 10 år Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen Anskaffningsvärde, ackumulerad avskrivningbokfört värde. Ekonomiavdelningen Av- och nedskrivning av fast egendom, markanläggning och mark. Delårsrapporter, huvudkopia 10 år Ekonomiavdelningen Balansräkningsenhetens huvudkopia. Övriga kopior kan gallras vid inaktualitet. Delårsrapporter, nämndhandling Ekonomiavdelningen Nämndhandling original (RS). Delårsrapport med populärversion, månadsrapport och prognos inklusive bilagor, t.ex. bokslutsversioner. Delårsrapporter, sifferunderlag, koncern Ekonomiavdelningen Arkiveras i Cognos Controller. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

20 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.8 Redovisa mot bokslut Raindance, anläggningsregister Se anmärkning Ekonomiavdelningen Restvärde, anläggningsredovisning 10 år Ekonomiavdelningen Årets poster arkiveras i Raindance som transaktioner, men inte i samlad arkivering. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. Räkenskapsinformation 10 år Ekonomiavdelningen Ekonomiska beräkningar eller ekonomiskt underlag till årsredovisning eller verksamhetsuppföljning. Specifikation till balansposter Ekonomiavdelningen Ingår i årsredovisning. Specifikation, anläggningsredovisning Ekonomiavdelningen Specifikation av samtliga poster vid delårsbokslut och årsbokslut, Avstämning av inventarier i redovisningen mot bokfört värde. Totalkostnadsbokslut, efterkalkyl Ekonomiavdelningen Framställs i huvudsak inom hälso- och sjukvården. Årsredovisning, förvaltning Ekonomiavdelningen Årsredovisning, verksamhetsberättelse med bilagor, förvaltning. Årsredovisning, populärversion Ekonomiavdelningen Ett exemplar bevaras hos ekonomiavdelningen, regionkansliet. 2.2.9 Redovisa moms Momsunderlag 14 år Ekonomiavdelningen Rapportering av moms från verksamheterna till moderförvaltningen som sammanställer deklaration. 2.2.10 Registrera i koncerngemensamma system Cognos Controller, underlag till verifikationer 10 år Ekonomiavdelningen Underlag till koncernjusteringar och avseende de resultatpåverkande intäkter och kostnader som kommit fram i dialog med förvaltningarna. Cognos Controller, handlingar Ekonomiavdelningen Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

21 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.10 Registrera i koncerngemensamma system Ekonomisystemet Raindance Se anmärkning Ekonomiavdelningen Raindance grundbok bevaras enligt en överenskommen metod. För andra moduler i systemet behöver en gallringsutredning ske. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. Palekoportalen, bankfiler 10 år Ekonomiavdelningen Bankfiler rörande förskott och löneutbetalningar. Palekoportalen, underlag för ekonomisk avstämning Palekoportalen, handlingar 10 år Ekonomiavdelningen Underlag för ekonomisk avstämning från Heroma. Rapporter (utdata) från Palekoportalen används av ekonomiprocessen för avstämning av lönekostnader (listor lön, analyslistor och driftslogg). Dessa dokument arkiveras hos systemförvaltningen för Heroma. Se anmärkning Ekonomiavdelningen Systemägaren för Heroma ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. Raindance, grundbok Ekonomiavdelningen Verifikationer totalt och verifikationer per förvaltning bevaras. Raindance grundbok bevaras enligt en överenskommen metod. För andra moduler i systemet behöver en gallringsutredning ske. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet. Raindance, kodplan Ekonomiavdelningen Avser kodplan för respektive företag med de koddelar som företagen har lagt upp i Raindance. För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Raindance; huvudbok, kund- och leverantörsreskontra Ekonomiavdelningen För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

22 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.2.10 Registrera i koncerngemensamma system Systemdokumentation Ekonomiavdelningen Systemdokumentation och behandlingshistorik för system inom ekonomiområdet. 2.2.11 Hantera försäkringar Ansvarsfrågor, handlingar Ekonomiavdelningen 2.3 Personaladministrativa tjänster Ansvarsskador, handlingar Ekonomiavdelningen Avtal Ekonomiavdelningen Egendomsskador, handlingar Ekonomiavdelningen Förfrågningsunderlag Ekonomiavdelningen Personal, försäkringshandlingar HR/Löneservice Försäkring som rör anställd. Skadeärenden HR/Löneservice Försäkring som rör anställd. 2.3.1 Löneadministration Arvoden, rapport till arvodister 10 år Löneservice Förtroendemannaarvoden, konsultarvoden, utbildningsarvoden, försökspersonsarvoden etc. Ersättning för studier Löneservice Notering i Heroma. Ersättning via lön 10 år Löneservice Rutin för betalning av egna utlägg via personalsystemet. Blankett och kvitto (läkarvård, friskvård, parkeringskvitton etc.). Frånvarorapportering Se anmärkning Löneservice * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm. Rapportering sker i Heroma. Grundlistor Löneservice Avser grundlistor före Heroma. Kontrolluppgifter Löneservice Finns i pappersform före november 2001 då Palett/Heroma togs i bruk. Därefter digitalt i Heroma. Läkarintyg, sjukdom/vård av barn 2 år Löneservice Avser kopia om sådan tas emot. Originalet finns hos Försäkringskassan. Lönebeslut, övriga Löneservice Personalförteckning/övertidsjournal 2 år Löneservice Rapport från Heroma med underskrift. Reseräkningar 10 år Löneservice Verifikation. Tjänstgöringsrapport 2 år Rapport som innehåller underskrift av chef och anställd. Finns i Heroma.

23 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.3.1 Löneadministration Tjänstgöringsscheman Se anmärkning 2.3.2 Hantera pensioner AFA-beslut Gallras efter 67 års ålder HR/Löneservice Ansökan HR/Löneservice Avgångsanmälan HR/Löneservice Beslut, Försäkringskassan Gallras efter 67 års ålder HR/Löneservice Beviljande, från personalstrategiska HR/Löneservice Bilaga till pensionsbrev HR/Löneservice Förfrågningar, KPA Förhandsberäkningar Gallras efter 67 års ålder Gallras efter 67 års ålder HR/Löneservice HR/Löneservice Godkännande HR/Löneservice Finns digitalt i Heroma. Beslut om sjukersättning. Förfrågningar om tider och löner. Godkännande av pensionsbrev HR/Löneservice Maskinellt godkännande samt kopia av manuell påskrift till KPA. Nollställningsuppgift Nyregistreringsanmälan Gallras efter 67 års ålder Gallras efter 67 års ålder HR/Löneservice HR/Löneservice Partiella pensionsuttag HR/Löneservice Kopia på förhandsberäkning vad som kvarstår vid 65 års ålder. Pensionsansökan HR/Löneservice Pensionsbrev HR/Löneservice * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

24 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.3.2 Hantera pensioner Pensionsregistreringsanmälan 740101 Gallras efter 67 års ålder 2.4 Upphandla och köpa in SPV 9 Gallras efter 67 års ålder HR/Löneservice HR/Löneservice Underlag från verksamheten HR/Löneservice ÖKSAP, pensionsbrev HR/Löneservice Se anmärkning Se "Gemensam dokumenthanteringsplan för upphandlingsområdet inom Västra Götalandsregionen - Arkivnämndens beslut 2009-06-03", www.arkivnamnden.se. 2.5 Registrera och diarieföra Anonyma skrivelser av vikt Diabas Anonyma skrivelser av ringa vikt Vid inaktualitet Pärm (Handlingar av ringa vikt) på respektive smittskyddskontor Diarielistor Diabas Utdrag ur sökregister, årsvis avställning. Diarieplan/dossiéplan Diabas Diarie- eller dossiéplanen ska då den tas i bruk fortlöpande vid varje förändring godkännas av Regionarkivet. Ett exemplar av planen diarieförs vid förändring. Diarium Fullmakt, personadresserad post Vid inaktualitet Diabas Postöppning, personadresserad post. Uppdateras fortlöpande. Handlingar av ringa betydelse Vid inaktualitet Pärm (Handlingar av ringa vikt) på respektive smittskyddskontor Till exempel inkommet informationsmaterial, reklam, rekommendationer och rådgivningsmaterial, tidningar och tidskrifter. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

25 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.6 Hantera informationssystem 2.6.1 Förmedla försändelser och elektroniska handlingar Försättsblad, inkommande fax Se anmärkning Försättsbladet bevaras om det behövs för datering av inkommande handlingar eller i övrigt tillför information till ärendet. Annars kan bladet gallras vid inaktualitet. Försättsblad, utgående fax Se anmärkning Försättsblad som tillför information till ärende bevaras. Faxjournal (lista över sända och mottagna fax) och sändningskvitto Se anmärkning Om faxjournalen innehåller sekretessbelagda uppgifter gallras uppgifterna efter 2 år. Om faxjournalen ej innehåller sekretessbelagda uppgifter gallras den vid inaktualitet. Inlämningskvitto, företagspaket 2 år 2.6.2 Hantera samtycken för behandling av personuppgifter 2.6.3 Dokumentera arkivbildningen Loggar för e-post Meddelande, via röstbrevlåda Vid inaktualitet Vid inaktualitet Gallras efter att uppgifter av vikt har antecknats och tillförts eventuellt ärende. Registerförteckningar Juridiska enheten Avser personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister som används i verksamheten. Själva registerförteckningen gallras vid inaktualitet. Varje ifyllt formulär om systemet bevaras. Registerutdrag, begäran om 2 år Juridiska enheten Avser enskild persons begäran om registerutdrag och svar på detta. Samtyckesblanketter, för behandling 2 år Det vill säga 2 år efter att behandlingen upphört. Samtycke till publicering av personuppgifter på webbplats 2 år Diabas Det vill säga 2 år efter att publiceringen har upphört. Arkivbeskrivning Diabas Vid förändring bevaras den tidigare beskrivningen. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

26 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 2.6.3 Dokumentera arkivbildningen 2.6.4 Logga informationssystem Arkivförteckning Diabas Dokumenthanteringsplan Diabas Om ny plan beslutas bevaras den tidigare dokumenthanteringsplanen. Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar Diabas Kan ingå i, eller utgöra separat bilaga till, arkivbeskrivningen. Granskningsloggar 10 år VGR-IT Loggar i nätverk eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t.ex. databasfrågor, anropens ursprung, plats, ansvarig användare för databasoperationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvarsärenden etc. Elektroniska spår från internetuppkoppling Vid inaktualitet 2.6.5 Säkerställa IT-resurser Systembeskrivningar VGR-IT Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning. 2.7 Fordon och transporter Systemförvaltningsplaner VGR-IT Supportdokumentation 2 år VGR-IT Användarbehörighet VGR-IT Avtal och överenskommelser VGR-IT Användning och drift av olika system. Backupjournaler Vid inaktualitet Biljournal, körsträcka 2 år Löneservice Färdskrivarblad, körjournal 2 år Löneservice Färdskrivarblad för bilar. Kvitton, bränsle och tillbehör 10 år Löneservice * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

27 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 3 Verkställa smittskyddsuppdraget 3.1 Handlägga fallärenden Anmälan av fall från Vårdhygien, listor Anmälan om byte av behandlande läkare m.m. (papper) Begäran om komplettering av smittskyddsanmälan Begäran om ändring av förhållningsregler (papper) Beställning av utredningsmaterial (papper) Gallras vid inaktualiet * * * Sminet Listorna kan gallras efter avstämning och efter att eventuella kompletterande uppgifter lagts in i Sminet. Förvaras i pärm fram till gallring Inscannas i Sminet. Inscannas i Sminet. Inscannas i Sminet. Brev inkommande * Inscannas i Sminet. Brev utgående Sminet Till, från eller angående fallet. Daganteckningar Sminet Daganteckning är en beskrivning av en händelse t.ex. telefonsamtal, inscannat dokument mm Enkätsvar som rör fall (papper) * Inscannas i Sminet. Intyg smittfriförklaring (papper) * Inscannas i Sminet. Journalkopior (papper) * Inscannas i Sminet. Kliniska anmälningar (elektroniskt) Sminet Ingår i fallärende. Kliniska anmälningar (papper) * Registreras och inscannas i Sminet. Komplettering klinisk anmälan (elektronisk) Sminet Komplettering klinisk anmälan (papper) * Registreras och inscannas i Sminet. Laboratorieanmälningar (elektronisk) Sminet Laboratorieanmälningar (papper) * Registreras och inscannas i Sminet. Makulerat ärende Sminet * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

28 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 3.1 Handlägga fallärenden Provsvar (papper) * Inscannas i Sminet. 3.2 Handlägga paragrafärenden (tvångsåtgärder) Påminnelse om klinisk anmälan 1-3 Sminet Smittskyddsläkarens beslut om ändring av förhållningsregler Smittskyddsläkarens meddelande till behandlande läkare om beslut om ändring av förhållningsregler Sminet Sminet Anmaning, provtagning brev 1-2 Sminet Anmälan till smittskyddsläkaren (papper) * Ansökan om delgivning Sminet Ansökan till förvaltningsrätten Sminet Anmälan enligt smittskyddslagen (2004:168) (SmL) gällande person som ej samtycker till undersökning, ej kunnat identifieras, ej inställt sig, har brutit mot förhållningsregler eller inte följer erbjuden behandling. Registreras och inscannas i Sminet. Begäran om polishandräckning Sminet Vid tvångsprovtagning, isolering, återförande av avviken person till vårdinrättning, hälsoundersökning och karantän vid extraordinära smittskyddsåtgärder. Begäran om uppgifter från smittskyddsläkaren till annan myndighet Behandlande läkares underrättelse om resultat av tvångsundersökning Bekräftelse på genomförd delgivning (papper) Sminet T.ex. kriminalvård, polismyndighet, socialnämnd, miljö- och hälsoskydd, gällande person med allmänfarlig sjukdom Sminet Telefonsamtal som resulterar i en daganteckning. * Bekräftelsebrev Sminet Beslut eller dom från förvaltningsrätten (papper) * Inscannas i Sminet. Inscannas i Sminet. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

29 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 3.2 Handlägga paragrafärenden (tvångsåtgärder) 3.3 Handlägga utredningsärenden Beslutsbrev, provtagning Sminet Brev i retur från posten * Inscannas i Sminet. Brev inkommande * Inscannas (papper) och bifogas (fil) i Sminet. Brev utgående Sminet Daganteckningar Sminet Daganteckning är en beskrivning av en händelse t.ex. telefonsamtal, inscannat dokument, anteckningar från smittspårning via internet. Hindersprövning ej genomförd delgivning (papper) * Inscannas i Sminet. Journalkopior (papper) * Inscannas i Sminet. Kallelse till partnerspårning eller behandling Sminet Makulerat ärende Sminet Smittskyddsläkarens beslut om tillfällig isolering Smittskyddsläkarens beslut om tillstånd att vistas utanför vårdinrättning Smittskyddsläkarens underrättelse till patientens närstående om smittrisken och hur den kan förebyggas. Gäller vid allmänfarlig sjukdom och brott mot förhållningsregler Övertag eller bekräftelse av paragrafärende från eller till annat landsting * Sminet Sminet Sminet Sminet Brev inkommande * Inscannas (papper) och bifogas (fil) i Sminet. Brev utgående Sminet Brev som ingår i utredningsärende vid epidemiologisk eller annan utredning. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

30 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 3.3 Handlägga utredningsärenden 3.4 Handlägga patientkort 3.5 Handlägga dagligt arbete 3.6 Ge råd och stöd Daganteckningar Sminet Daganteckning är en beskrivning av en händelse t.ex. telefonsamtal, inscannat dokument, anteckningar från möten, sammanställningar. Inkomna enkäter avseende epidemiutbrott (elektroniska) Inkomna enkäter avseende epidemiutbrott (papper) * Sminet Makulerat ärende Sminet Inscannas i Sminet. Provsvar (papper) * Inscannas i Sminet. Smittskyddsläkarens beslut Sminet Beslut om exempelvis karantän, hälsokontroll vid inresa eller tillfällig isolering. Tillsyn Sminet Anmälan och rapport till respektive tillsynsmyndighet enligt 6 kap. 5 SmL. Daganteckningar Sminet Daganteckning är en beskrivning av en händelse t.ex. telefonsamtal, inscannat dokument, anteckning. Makulerat patientkort Sminet Provsvar (papper) * Inscannas i Sminet. Daganteckningar Sminet Daganteckning är en beskrivning av en händelse t.ex. telefonsamtal. Enkäter som avser utvärdering Vid inaktualitet Gemensam (G:) Handlingsplaner, samverkansplaner Gemensam (G:) Informationsskrifter/blad och broschyrer som framställs inom egen verksamhet Gemensam (G:) Bevara sammanställningen och ett tomt arkivexemplar. Handlingar upprättade i samverkan med andra myndigheter, t.ex. handlingsplan för Legionella. Bevara arkivexemplar * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

31 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 3.6 Ge råd och stöd Kampanj- och informationsmaterial, Smittskyddets 4 Utfärda anvisningar, föreskrifter, rekommendationer, ge uppdrag etc. Kursmaterial utarbetat av Smittskyddet (föreläsningar, kompendier m.m.) Gemensam (G:) Gemensam (G:) Mötesanteckningar arbetsgrupper 10 år Gemensam (G:) Nyhetsbrev Gemensam (G:) PM/anvisningar Gemensam (G:) Smittskyddsblad Gemensam (G:) Stöddokument för smittspårning till externa enheter, t.ex. partnerbrev Gemensam (G:) Bevara arkivexemplar Deltagarlista och egna presentationer omvandlat till pdf. Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden som är av betydelse för verksamheten. Bevara arkivexemplar Bevara arkivexemplar 4.1 Planer och analyser Epidemiberedskapsplan Bevara Gemensam (G:) Pandemiberedskapsplan Bevara Gemensam (G:) Planering för internationella hot mot människors hälsa (IHMH) Bevara Gemensam (G:) Risk- och sårbarhetsanalys Bevara Gemensam (G:) Bevara arkivexemplar. Bevara arkivexemplar. Bevara arkivexemplar. Bevara arkivexemplar. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

32 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 4.2 Ge uppdrag, upplysning, underrättelse etc. 5 Hantera register och rapporter (utanför Sminet) Smittskyddsläkarens uppdrag åt en erfaren läkare vid en smittskyddsenhet eller vid en infektionsklinik inom landstinget att fullgöra uppgifter som smittskyddsläkaren har. 5.1 Rapporter Anmälda hivfall (avidentifierade) i EPIinfo 6 Arbeta i projekt och samarbetsgrupper Enkäter som avser uppföljning och resultat t.ex. vaccinationstäckning HR/Löneservice Personalavdelningen. Vid inaktualitet Spärrförklaringar Diabas Vaccinationsrapporter * Gemensam (G:) Under avveckling, ska bevaras på Regionarkivet. Bevara arkivexemplar och sammanställning. 6.1 Driva egna formella projekt 6.1.1 Projekthandlingar Arbets- och ansvarsfördelning, projektorganisation, dokumentation Avtal, samarbetsavtal och överenskommelser rörande projektet Bokföring, budget och övriga ekonomiska handlingar för projektet Dokumentation av händelser (text, bild ljud etc.) Gemensam (G:) Gemensam (G:) 10 år Ekonomiavdelningen Bevara arkivexemplar och sammanställning i urval. * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

33 Struktur Process Handlingstyp Bevara/ Gallra Registrering Anmärkning Beslut 6.1.1 Projekthandlingar Förarbeten, förstudier, förundersökningar Gemensam (G:) Kalkyler för projektet Gemensam (G:) Korrespondens av ringa eller tillfällig vikt (brev, mail etc.) Vid inaktualitet Om det ej tillför sakuppgift, ringa betydelse. Korrespondens av vikt (brev, mail etc.) Diabas Omvandlas till pdf och bevaras i Diabas. Planläggning, projektplaner, timplaner, anvisningar, projektbudget etc. Protokoll/mötesanteckningar med dagordning och eventuell deltagarlista Gemensam (G:) Gemensam (G:) Rapportering och utvärdering Gemensam (G:) Uppdragshandlingar Gemensam (G:) Övriga projekthandlingar Gemensam (G:) * Pappershandlingarna kan gallras efter ett år, under förutsättning att likalydande kopior har framställts genom scanning. För att uppfylla villkoret om lika lydelse, fordras sådana rutiner och kontroller som ger betryggande garanti för att den scannade versionen är likalydande med pappersoriginalet. Rutinerna ska säkerställa att ingen betydande förlust av information eller förlust av möjligheterna att bedöma handlingarnas autenticitet sker. ** Efter 10 år tas dokument bort från gemensam (G:), bevara ett arkivexemplar i pappersform och sätt i avsedd pärm.

Smittskydd Västra Götaland www.vgregion.se/smittskydd smittskydd@vgregion.se

Smittskydd Västra Götaland IT-förteckning 2014-01-10 Dnr: 00004-2014 IT-system på Smittskydd Västra Götaland 2014 Diabas Diabas är ett system för hantering av dokument. Det är utvecklat speciellt för offentlig sektor och används av Västra Götalandsregionen som diariesystem. VGR-IT är driftansvariga. Epi Info Statistikprogram för epidemiologisk analys, utvecklat av Centers for Disease Control and Prevention och publicerat som public domain. Programmet är installerat på alla datorer på Smittskyddet, och filer som skapas sparas på gemensam server. EPiServer Västra Götalandsregionen använder CMS-verktyget EPiServer för att bygga webbsidor. E-post Smittskydd Västra Götaland använder sig av regionens e-postsystem. VGR-IT är driftansvariga. Filservrar Regionen tillhandahåller elektroniska lagringsplatser. Här lagrar vi alla dokument som vi arbetar med för att säkerställa backup. Heroma Heroma är Västra Götalandsregionens löne- och personaladministrativa system. Vision 80/20 Informera Vision 80/20 Informera är regionens digitala telefonkatalog och hänvisningsprogram för telefoni. KiV Katalog i Väst (KiV) är det regiongemensamma, enhetliga referensregister med katalogstruktur över organisationer och personer i Västra Götalandsregionen som ska användas inom regionen. Smittskydd Västra Götaland Södra Älvsborgs Sjukhus 501 82 Borås Tfn 033 616 29 01 Fax 033 616 29 07 Kaserntorget 11 B 411 18 Göteborg Tfn 010 441 24 00 Fax 031 13 37 95 Skaraborgs Sjukhus 541 85 Skövde Tfn 0500 43 24 30 Fax 0500 43 24 99 Uddevalla Sjukhus 451 80 Uddevalla Tfn 010 441 24 23 Fax 0522 13182 E-post smittskydd@vgregion.se Hemsida www.vgregion.se/smittskydd