Gemensam dokumenthanteringsplan för lednings- och stödprocesser inom Västra Götalandsregionen. Arkivnämndens beslut

Transkript

1 Gemensam dokumenthanteringsplan för lednings- och stödprocesser inom Västra Götalandsregionen. Arkivnämndens beslut Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Verksamhetsområden och Processer STYRA OCH LEDA Handlingstyp Bevara/ Gallra Anmärkning Fatta politiskt beslut Återanmälda delegationsbeslut Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/nämnden Fatta politiskt beslut Arbetsordning Fatta politiskt beslut Attest- och utanordning Styrelsens/nämndens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning Fatta politiskt beslut Bevis/justeringsanslag Anslag hanteras och förvaras enligt överenskommen rutin hos vaktmästeriet i Vänersborg och arkivläggs nämndsvis i kronologisk ordning. Fatta politiskt beslut Föredragningslista, nämnd Även dagordning Fatta politiskt beslut Förteckning, anmälda inkomna skrivelser Fatta politiskt beslut Kallelse nämnd, presidium Kallelse till nämnd, styrelse, presidium, utskott etc Fatta politiskt beslut Kungörelser, regionfullmäktige 2 år Avser annonsunderlag/beställning av kungörelser i lokala tidningar Fatta politiskt beslut Ljud- och bildupptagningar, regionfullmäktige Upptagningar av ljud- och bildsändningar av regionfullmäktiges sammanträden, som utförs av Västra Götalands närradiodistrikt, levereras med överenskommen periodicitet till Regionarkivet. Beslut Fatta politiskt beslut Närvarolistor Ingår i protokoll eller protokollsbilaga Fatta politiskt beslut Policydokument Fatta politiskt beslut Presidium, minnesanteckningar Förvaras tillsammans med nämndens originalprotokoll Fatta politiskt beslut Protokoll Styrelsers, nämnders och utskotts protokoll. Även protokoll från råd, kommittéer och övriga utskott avses. Nämndsprotokoll upprättas på papper av kvaliteten Svensk arkiv 80 eller 100 g/m2. Fatta politiskt beslut Protokollsutdrag Läggs till respektive ärende/akt Fatta politiskt beslut Reglemente Fatta politiskt beslut Fatta politiskt beslut Sammanträdestider, nämnd Valsedlar, regionfullmäktige Gallras när frist för överklagan löpt ut Planering inför sammanträden dokumenteras men gallras vid. Uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag Valresultatet förs till protokollet. Fatta politiskt beslut Voteringslistor Voteringslistor ingår i protokollet/bilaga till protokollet och bevaras. Konceptet/underlaget till voteringar gallras när frist för överklagan löpt ut Leda koncern och förvaltning Planera, förvalta och följa upp Årsplanering med uppföljning Budgethandling/ verksamhetsplan Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnder och styrelser samt i regionfullmäktige. För övriga handlingar i processen se "2.1. Administrera ekonomi"

2 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Årsplanering med uppföljning Årsredovisning med årsbokslut Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnder och styrelser samt i regionfullmäktige. För övriga handlingar i processen se "2.1. Administrera ekonomi" För övriga handlingar i processen se "2.1. Administrera ekonomi" Årsplanering med uppföljning Delårsrapporter, nämndhandling Årsplanering med Revision Arkiveras hos styrelse/nämnd, förvaltning och uppföljning revisionskollegiet Verksamhetsledning Delegationsbeslut Beslut fattade på delegation Verksamhetsledning Kallelser, 2 år Kallelser, föredragningslistor mm som används som föredragninslistor register/innehållsförteckning till protokoll bevaras och förvaras tillsammans med protokoll Verksamhetsledning Minnesanteckning, enhets/ 2 år Av operativ karaktär. Dokumenterar ej beslut verksamhetsmöte Verksamhetsledning Protokoll/motsv, Innehåller dokumenterade beslut eller uttalanden chefsgrupper Verksamhetsledning Protokoll/motsv, Innehåller dokumenterade beslut eller uttalanden förvaltningsledning Verksamhetsledning Protokoll/motsv, Innehåller dokumenterade beslut eller uttalanden ledningsgrupper Verksamhetsledning Verkställighetsbeslut Bereda ärenden Anteckningar, arbetsgrupper Bereda ärenden Arbetsmaterial/ Utkast Gallras vid 2 år Uppgifter av operativ karaktär som inte dokumenterar beslut och uttalanden som är av betydelse för verksamheten T ex undervisningsmaterial, OH-bilder och PowerPoint-presentationer, som sammanställts i en rapport eller dylikt. Rapporten bevaras. Bereda ärenden Beslut, dokumentation om Dokumenterade beslut och uttalanden (brev, fax, e- post etc) är en del av ärende och ska bevaras. Ett beslut ska enligt förvaltningslagen motiveras, dvs det ska innehålla de skäl som bestämt utgången samt de omständigheter som varit avgörande för ställningstagandet ska redovisas öppet. Också de författningsbestämmelser som man lägger till grund för sitt ställningstagande ska redovisas. Skälen får utelämnas helt eller delvis bl a om det är nödvändigt med hänsyn till skyddet för enskildas personliga förhållanden (sekretess) Bereda ärenden Korrespondens Brev, skrivelser som bedöms ha betydelse för utgången av ärende eller som bidrar till möjligheten att följa ett ärendes gång eller av andra orsaker kan behövas i framtiden, t ex då de kan ha rättslig betydelse eller då de dokumenterar ett beslut eller en medborgarfråga eller av andra orsaker är av betydelse för verksamheten. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse eller av rutinmässig karaktär kan gallras vid. Bereda ärenden Minnesanteckning, promemoria Gäller PM eller anteckning som tillför sakuppgift till ärende. PM eller annan anteckning som kommit till enbart för ett ärendes föredragning eller beredning (dvs minnesanteckning) gallras vid. Bereda ärenden Remisser, remissvar Den som ska fatta beslut i ett ärende har ansvar för att ärendet blir tillräckligt utrett. Bereda ärenden Tjänsteanteckningar Uppgifter som hämtas in på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för ärendet ska antecknas och bevaras. Anteckningar som ej tillför sakuppgift eller som i övrigt är av tillfällig eller ringa betydelse kan rensas när ärendet avslutats Bereda ärenden Tjänsteutlåtanden

3 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Bereda ärenden Utredningar Ingår som underlag till beslut Faktainsamla Remisser Remisser, egna frågor Remisser Remisser, inkommande Remisser Remissvar/ yttrande, utgående Enkäter, rundfrågor Enkät, egna med svar Avser egenproducerade enkäter med koncernintern eller extern mottagare. Svaren får gallras vid om samm har gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras. Enkäter, rundfrågor Enkäter, rundfrågor Enkäter, rundfrågor Synpunkter, klagomål Synpunkter, klagomål Enkät, svar på inkomna interna Enkät, svar på inkomna externa Enkätsvar, inskannade/inregistrerade Sammar, rapporter och statistik Synpunkter i synpunktsdatabaser ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller om enkäten på annat sätt är av betydelse för verksamheten. Annars kan svar och enkät gallras vid. Koncernintern avsändare bevarar samm/resultat ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller om enkäten på annat sätt är av betydelse för verksamheten. Annars kan svar och enkät gallras efter 2 år Om enkätsvar finns i bearbetningsbart skick i enkätsammsprogram bevaras enkätsvaren digitalt. Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) tas omhand och arkiveras i enlighet med Regionarkivets anvisningar Synpunkter, klagomål Synpunkter, klagomål Synpunkter insamlade för att sammanställas kan gallras efter två år. Medborgarförslag/-synpunkter bevaras Statistik Sammanställd statistik om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande Statistik Statistik, bearbetningsbar Statistik, möjlig att bearbeta och sammanställa för framtida forskningssyften Statistik Underlag för statistik Underlag för statistik, ej bearbetningsbar och/eller av kortvarig betydelse Distributionslistor Dokumentation, av den egna verksamheten Information på hemsida/ intranät Informationsmaterial och trycksaker Ständig uppdatering Dokumentation av den egna verksamheten i form av foto, film, video, text Internt producerad information som skapats i syfte att läggas ut på webben ska bevaras (intervjuer, artiklar, nyhetsbrev mm). Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse (öppettider etc) kan gallras vid. Ej unika handlingar på webben där original finns på annan plats hos förvaltningen, t ex rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser mm, kan gallras vid förutsatt att originalet bevaras. Presentation och gränssnitt dvs sidans utseende och struktur, kan gallras vid eftersom Regionarkivet utför en kontinuerlig arkivering av hemsidor för alla förvaltningar i VGR Ett exemplar av egenproducerade informationsprodukter bevaras.

4 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Kurs och konferensmaterial, egen regi Inbjudan, program, deltagarförteckning och eventuell dokumentation bevaras. forskning och utbildning "Gemensam dokumenthanteringsplan för Forskning och Utveckling samt Utbildning inom Västra Götalandsregionen - Arkivnämndens beslut ", ( under "För förvaltningar") Nyhetsbrev Overhead- och PowerPoint-Vibilder OH- och PPT-bilder enbart till stöd för presentationer gallras vid. OH- och PPT-bilder som ingår i kurser/motsvarande i egen regi bevaras tillsammans med övrigt utbildningsmaterial. Prenumerationslistor Avser prenumeration av tidsskrifter, pressklipp etc. Fortlöpande uppdatering. Pressklipp Pressklipp med anknytning till den egna verksamheten, om sådan samlas in Pressmeddelanden, förvaltningens egna Sociala medier, interaktiv digital information som publiceras på sociala medier där förvaltning inom VGR står som ansvarig t.ex. Facebook, Twitter, bloggar, LinkedIn m fl kanaler för information och utökad medborgardialog. För hantering av klagomål och synpunkter som läggs in på sociala medier, se under Meddelanden, inlägg etc (rörande verksamhet eller personal), inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Inlägg av denna typ vars innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid. kretessreglerad information får inte före-komma i sociala medier utan avpubliceras direkt. Brottsligt material tas bort och hanteras enligt regelverket. Information som skapats enbart i syfte att läggas ut på webben (artiklar, nyhetsbrev etc) bevaras. Information som till sitt innehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid. Ej unik information där original finns på annan plats hos förvaltningen, t ex pressmeddelanden, platsannonser mm, gallras vid förutsatt att originalet bevaras. Presentation och gränssnitt, dvs sidans utseende och struktur, kan gallras vid förutsatt att URL-addressen meddelats till Regionarkivet. Sidan kan då fångas upp i det kontinuerliga svepet för arkivering av webbsidor hos förvaltningarna i VGR. Telefonkataloger, interna Samordnad arkivering Verksamhetsberättelse, 1 exemplar årligen, bevaras tryckt exemplar Personalutveckla Rekryteringsstrategier Annons Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten Rekryteringsstrategier Anställningsavtal, underlag 2 år Underlaget förvaras på HR-enhet eller hos löneservice om tjänsten köps där Rekryteringsstrategier Anställningsavtal/Placering smeddelande Rekryteringsstrategier Rekryteringsstrategier Ansökan, hos rekryteringsföretag Ansökningar, när tjänsten dras tillbaka Här ingår även ändringsmeddelande gällande. Gäller även tim,visstids, vikariat, säsongsarbete och prov Ansökningar som förvaras hos rekryteringsföretag. Om rekryteringsföretaget tar emot ansökningar utifrån en självständig ställning gentemot myndigheten blir ansökningen allmän handling först när den lämnas till förvaltningen. Där ska den hanteras enligt dokumenthanteringsplanen. 2 år

5 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Rekryteringsstrategier Rekryteringsstrategier Rekryteringsstrategier Rekryteringsstrategier Ansökningar, återtagen ansökan Ansökningar, ej erhållen tjänst Ansökningar, erhållen tjänst Ansökningar, spontana inkl svar 2 år 2 år Gäller manuell ansökningsrutin. Gallringsfrist för ansökningar via My Network bevaras i systemet tills frågor om bevarande och gallring utretts. Spontanansökningar angående praktik och arbete. Om personen anställs ska ansökningshandlingarna bevaras. Övriga spontanansökningar till ej annonserad tjänst gallras vid. Rekryteringsstrategier Behovsanalys Rekryteringsstrategier Beslut om tillsättning Rekryteringsstrategier Hälsodeklaration Rekryteringsstrategier Kravspecifikation/profil Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Hälsodeklaration från övriga kandidater gallras efter två år Underlag för krav och ansvarsprofil gallras vid om annonsen redovisar de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. I annat fall gäller bevarande. Rekryteringsstrategier Lista, utvalda sökande hos rekryteringsföretag Rekryteringsstrategier Lönebidrag, avisering utbetalt belopp 10 år Rekryteringsstrategier Lönebidrag, beslut Personalakt Rekryteringsstrategier Lönebidrag, handlingsplan Handlingsplan för lönebidragsanställd bevaras i personalakt Rekryteringsstrategier Personalakt, ingående handlingar I personalakten placeras bl.a. följande handlingstyper: Anställningsbevis, arbetsskadeanmälan, utredning, avgångsanmälan, beslut om avgångsvederlag, betyg och intyg som följer ansökningshandlingarna (det räcker med att en uppsättning betyg motsvarande finns i personalakten), dokumentation i disciplinärende, handlingar rörande dödsfall, dokumentation om erhållen gratifikation, hälsodeklaration vid ny, beslut om lönebidrag, löne- /uppdragstillägg, lönekort (matrikelkort, årskort, frånvarokort, semesterkort), nattarbete (handlingar från läkarundersökning), omplaceringsärende, pensionsunderlag, rehabiliteringsärende, resestipendier, sjukersättning, tidsbegränsad och tillsvidare (beslut), tjänstbarhetsintyg, tjänstgöringsintyg/betyg från arbetsgivare, tystnadspliktsavtal, utdrag ur belastningsregister, vaccinationskort, varsel enl. LAS (som resulterar i avslutad ). Handlingar som omfattas av sekretss skall registreras (diarieföras) men kan förvaras i personalakten. Handlingar som anses kä li k lä i tt fö l t t k t i Rekryteringsstrategier Registerutdrag, belastningsregister i personalakt för den som fått tjänsten. Registerutdrag för övriga sökanden gallras efter 2 år Rekryteringsstrategier kretessförbindelse/tystn adspliktsavtal Rekryteringsstrategier Sökandeförteckning Avser även lista över utvalda sökande hos rekryteringsföretag Kompetensutveckla Kompetenssatsning Viktigare handlingar om kompetenshöjande insatser. t ex utbildningar, praktiktjänstgöring etc. Även dokumentation som stödjer mottagande av delegation

6 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Kompetensutveckla Utvecklingsplaner/målkort Kompetensutveckla Utvecklingssamtal, överenskommelser Individuella målkort gallras när en upphör eller efter överenskommelse vid byte av chef Dokumenterade överenskommelser gallras när en upphör eller efter överenskommelse vid byte av chef Arbetsmiljö och hälsa Arbetsmiljöplaner Arbetsmiljö och hälsa Arbetsmiljöutredningar T ex utredningar av extern konsult så som teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, inomhusmiljö, ventilation etc Arbetsmiljö och hälsa Handlingsprogram Arbetsmiljö och hälsa Rehabiliteringsstrategier Systematiskt arbetsmiljöarbete, dokumentation om Anteckningar, rehabärende Myndighetsspecifik information bevaras, t ex organisation och delegation av arbetsmiljöuppgifter. Rehabiliteringsstrategier Arbetsförmågebedömning Rehabiliteringsstrategier Ersättning, beslut Rehabiliteringsstrategier Handlingsplan Rehabiliteringsstrategier Kompetenskartläggning Rehabiliteringsstrategier Kompletterande läkarutlåtande Rehabiliteringsstrategier Notering, avslut av rehabärende Rehabiliteringsstrategier Protokoll, rehabmöte Rehabiliteringsstrategier Utlåtande, företagshälsovård Rehabiliteringsstrategier Utredning, anpassningsåtgärder Arbetsskada, anmälan om Arbetsskada/tillbud Arbetsskada, beslut om Arbetsskada, läkarintyg Originalet hos försäkringskassan Disciplinärende, handlingar i Avser t ex underlag, underrättelse, varning, avsked LAS, avslutad Handlingar rörande varsel enligt LAS LAS, bevakningslista LAS, mottagningsbevis Omplaceringsärende, handlingar i Avser samtliga handlingar och egen dokumentation som är av betydelse för ärendet Polisanmälan Sjukersättning, beslut Avsluta Arbetsgivarintyg Förväxlas ej med betyg. Avsluta Avgångsanmälan Uppsägning från arbetsgivaren Avsluta Avgångsvederlag, beslut Avsluta Beslut om uppsägning Uppsägning på arbetsgivarens initiativ

7 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Avsluta Betyg/intyg Avser tjänstgöringsintyg, arbetsgivarintyg av personutvärderande karaktär. Avsluta Dödsfall, handlingar om Avsluta Gratifikation Avser bl a minnesgåva, inkl underlag, samt övrig dokumentation Utveckla med mål och strategier Utveckla med mål och strategier Utveckla med mål och strategier Utveckla med mål och strategier Handböcker, för verksamhetens bedrivande Kartläggning, färdig process Arbetsmaterial till kartläggningen kan gallras när slutlig överenskommen process finns färdig Organisationsstruktur Gällande och Inaktuella organisationsplaner bevaras Styrande anvisningar och riktlinjer Hantera säkerhetsfrågor Elektroniska spår från Internetuppkoppling Hantera säkerhetsfrågor IT-incidentrapporter Hantera säkerhetsfrågor Passerkort/ behörighetskort 2 år efter Återlämnas till säkerhetsavdelningen motsvarande Driva projekt Attestregler Driva projekt Beslut Driva projekt Korrespondens, operativ karaktär 2 år Korrespondens av operativ karaktär, som ej dokumenterar projektets beslut och uttalanden Driva projekt Minnesanteckningar Driva projekt Budgetansvar Driva projekt Delprojekt, dokumentation efter Driva projekt Direktiv Driva projekt Korrespondens Korrespondens av vikt. Dokumentation av överenskommelser, avgöranden och beslut Driva projekt Planläggning Projektplaner, förstudier, timplaner och projektbudget Driva projekt Projektorganisation Driva projekt Riktlinjer Driva projekt Tilldelade resurser, uppgifter om Driva projekt Uppdragsavtal Driva projekt Uppdragsbeskrivning Även målbeskrivning Driva projekt Delrapport/-utvärdering Driva projekt Slutrapport/-utvärdering Driva projekt Överenskommelser Fackliga/förtroendevalda, förteckning över

8 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Förhandlingsprotokoll, löneöversyn Uttag av lista från löneöversyn i Heroma. Digital uppgift till lönefunktionen via förhandlingsmodulen i Heroma Miljörondsprotokoll Protokoll, LSG Protokoll, APT Minnesanteckningar som ej dokumenterar samverkansprocessen får gallras efter 2 år. Protokoll, CSG Protokoll, FSG Protokoll, MBL Protokoll, Skyddsrond Samverkansavtal Även förvaltningsspecifika avtal och anvisningar Skyddsföreskrifter Tvisteförhandling, protokoll STÖDJANDE VERKSAMHETER Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Utforma och följa upp ekonomitjänster Attest- och utanordning, förteckning 10 år Namnlista på personer som har någon form av attesträtt Avgiftshandbok/patientavgi Ett arkivexemplar årligen bevaras dels på papper dels ftshandbok, patientavgifter som fil. Kansliavdelningen, Hälso- och sjukvårdsavdelningen ansvarar för att elektroniska handlingar tas omhand i överenskommet skick för att senare levereras till Regionarkivet Avtal och kontrakt (ekonomiska) Regionexterna fleråriga ekonomiska avtal, bevaras.ekonomiska avtal (interna samt ettåriga externa) som stödjer fakturering gallras efter 10 år. Regioninterna avtal/överenskommelser av betydelse för verksamheten, driften och/eller inköp av verksamhetskritiska varor och/eller tjänster bevaras. Externa ettåriga avtal som ej stödjer fakturering och som saknar långsiktigt värde för verksamheten t ex leasingavtal, transporter, logi och konferens gallras 2 år efter avtalstidens utgång Ekonomihandboken Ett arkivexemplar årligen inklusive förändringar bevaras som fil. Ekonomiavdelning vid regionkansliet ansvarar för att elektroniska handlingar tas omhand i överenskommet skick för att senare levereras till Regionarkivet Ekonomiinformation på intranätet För ekonomi-, personal- och verksamhetsinformation på ekonomiavdelningens hemsida gäller följande: Dokument på webben som upprättas i syfte att distribueras till förvaltningarna och som är av betydelse för ekonomiprocessen skrivs ut på papper och bevaras Prislistor, timpriser Beslut inkl motiveringar. även " Utarbetande av budget". Statistik Statistikunderlag från förvaltningarna som sammanställs och vidarebefordras till SKL, SCB m fl. Underlag samt samm bevaras. Arkiverats fr i papper. Utarbetande av budget Budgetförutsättningar Budgetanvisningar diarieförs och bevaras av regionkansliet. Fastställda taxe-/avgiftsnivåer, timpriser samt budgetförutsättningar bevaras inom respektive nämndområde

9 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Utarbetande av budget Budgethandling, koncern Underlag till fastställd budget för regionfullmäktige Utarbetande av budget Budgethandling, verksamhetsplan, förvaltning Underlag till fastställd budget i nämnder och styrelser Utarbetande av budget Budgethandling, verksamhetsplan, område motsv Utarbetande av budget Detaljbudget (VGR) Utarbetande av budget Utarbetande av budget Investeringplan, års- och flerårsplan, förvaltning Investeringsförslag, förvaltning Budgethandlingar, års- och verksamhetsberättelser för område/motsvarande bevaras. Områdets budgetmaterial/underlag till fastställd budget gallras efter 10 år Fastställd detaljbudget på nämnds-/styrelsenivå bevaras. Underlag, beräkningar motsv till fastställd budget gallras efter 10 år Fastställd investeringsbudget inklusive års- /flerårsplaner, motiveringar och förslag bevaras på samtliga nivåer i rapporteringsstrukturen 10 år /styrelsenivå Utarbetande av budget Investeringsförslag, område motsvarande Utarbetande av budget Övriga budgethandlingar Gäller övriga budgethandlingar på nämnd- Hantera kassor Avsstämning dagssaldo 10 år Hantera kassor Betalkortsslip, undertecknad av kund 10 år Hantera kassor Insättningshandlingar, bevakningsföretag 10 år Hantera kassor Kontokortsslipar 10 år Hantera kassor Kvitton 10 år Hantera kassor Makulerade kvittofakturor 10 år Hantera kassor Återbetalningskvitto, kreditfaktura 10 år Fakturera kund Avskriva fordran mot betalningsansvar Fakturera kund Debiteringsunderlag 10 år Fakturera kund Kundfaktura (extern) Digital kundfaktura och kundreskontra arkiveras i Raindance Fakturera kund Kundfaktura, internhandel VGR Underlaget gallras 10 år hos intern avsändare. Mottagare får gallra sitt underlag vid Fakturera kund Kundfakturajournal För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Fakturera kund Kundreskontra För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. Fakturera kund Kundreskontra, i försystem 10 år Arkivering sker lokalt hos förvaltning till Raindance Fakturera kund Kundverifikation 10 år Fakturera kund Nedskriva fordran i redovisningen 10 år Fakturera kund Påminnelse 10 år Efter betalning/avskrivning Fakturera kund Underlag 10 år Avser fakturaunderlag och underlag till makulering av kundfaktura Fakturera kund Utbetalningsorder 10 år Betala leverantörer Fakturabilagor och 10 år Underlag till fakturering som kompletterar information underlag på fakturan exempelvis bilagor, följesedel, mottagningssedel gallras efter 10 år. Bilagor följesedel, mottagningssedel som ej kompletterar fakturan gallras vid

10 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Betala leverantörer Betala leverantörer Leverantörsfaktura, digital originalversion Leverantörsfaktura, inskannad version Digitalt original bevaras (e-handel). För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning Digitalt exemplar av skannad pappersfaktura bevaras. För arkivering och avställning till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning. 10 år Leverantörsfaktura från internhandel arkiveras hos säljaren Betala leverantörer Leverantörsfaktura, internhandel Betala leverantörer Leverantörsfaktura, 10 år pappersoriginal Betala leverantörer Leverantörsfakturajournal För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvara central systemförvaltning. Betala leverantörer Leverantörsverifikation 10 år Betala leverantörer Utbetalningsorder 10 år Hantera betalningsuppdrag Betalningsjournal 10 år Avser utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med Hantera betalningsuppdrag Fakturabetalning, utbetalningar 10 år rviceutförda betalningar från plus- och bankgirot. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med 10 år Avser bankgiro. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med Hantera betalningsuppdrag Girolista, utförda betalningar Hantera betalningsuppdrag Kontoutdrag, plusgiro 10 år Avser in- och utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med Hantera betalningsuppdrag Kontoutdrag, bankgiro 10 år Avser in- och utbetalningar. Förvaras under hela bevarandetiden hos den bank som regionen har avtal med Hantera betalningsuppdrag Utbetalningsorder 10 år Avser in- och utbetalningar (bank). Hantera Gåva/Fond Bedömningskriterier för urval Hantera Gåva/Fond Beslut om utdelning ur gåva, fond Hantera Gåva/Fond Beslut, ta emot gåva Hantera Gåva/Fond Fondansökningar Både beviljade och avslagna fondansökningar bevaras. Hantera Gåva/Fond Stiftelseårsredovisning Redovisa mot bokslut Anskaffningsvärde, anläggningsredovisning Anskaffningsvärde, ackumulerad avskrivning-bokfört värde Redovisa mot bokslut Av och nedskrivning, anläggningsredovisning Av och nedskrivning av fast egendom, markanläggning och mark Redovisa mot bokslut Bokfört värde, anläggningsredovisning 10 år Redovisa mot bokslut Delårsrapporter, huvudkopia 10 år Balansräkningsenhetens huvudkopia. Övriga kopior kan gallras vid. Redovisa mot bokslut Redovisa mot bokslut Delårsrapporter, nämndhandling Delårsrapporter, sifferunderlag, koncern Nämndhandling original (RS). Delårsrapport med populärversion/månadsrapport och prognos inkl bilagor t ex bokslutsversioner Arkiveras i Cognos Controller. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet

11 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Redovisa mot bokslut Raindance, anläggningsregister Årets poster arkiveras i Raindance som transaktioner, men inte i samlad arkivering. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet Redovisa mot bokslut Restvärde, anläggningsredovisning 10 år Redovisa mot bokslut Räkenskapsinformation 10 år Ekonomiska beräkningar/ekonomiskt underlag till årsredovisning/verksamhetsuppföljning Redovisa mot bokslut Specifikation till balansposter Ingår i årsredovisning Redovisa mot bokslut Specifikation, anläggningsredovisning Specifikation av samtliga poster vid delårsbokslut/årsbokslut, Avstämning av inventarier i redovisningen mot bokfört värde Redovisa mot bokslut Totalkostnadsbokslut/efter kalkyl Framställs i huvudsak inom hälso- och sjukvården Redovisa mot bokslut Årsredovisning, förvaltning Årsredovisning, verksamhetsberättelse med bilagor, förvaltning Redovisa mot bokslut Årsredovisning, populärversion Ett exemplar bevaras hos ekonomiavdelningen, regionkansliet Redovisa moms Momsunderlag 14 år Rapportering av moms från verksamheterna till moderförvaltningen som sammanställer deklaration Registrera i koncerngemen- Cognos Controller, underlag till verifikationer Registrera i koncerngemen- Cognos Controller, handlingar i Registrera i koncerngemen- Ekonomisystemet Raindance 10 år Underlag till koncernjusteringar och avseende de resultatpåverkande intäkter och kostnader som kommit fram i dialog med förvaltningarna Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet Raindance grundbok bevaras enligt en överenskommen metod. För andra moduler i systemet behöver en gallringsutredning ske. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet Registrera i koncerngemen- Palekoportalen, bankfiler 10 år Bankfiler rörande förskott och löneutbetalningar Registrera i koncerngemen- Palekoportalen, underlag 10 år Underlag för ekonomisk avstämning från Heroma. för ekonomisk avstämning Rapporter (utdata) från Palekoportalen används av ekonomiprocessen för avstämning av lönekostnader (listor lön, analyslistor och driftslogg). Dessa dokument arkiveras hos systemförvaltningen för Heroma. Registrera i koncerngemen- Palekoportalen, handlingar i Registrera i koncerngemensamma system Systemägaren för Heroma ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet Raindance, grundbok Verifikationer total och verifikationer per förvaltning, bevaras. Raindance grundbok bevaras enligt en överenskommen metod. För andra moduler i systemet behöver en gallringsutredning ske. Systemägaren ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt att komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet

12 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Registrera i koncerngemen- Raindance, kodplan Avser kodplan för respektive företag med de koddelar som företagen har lagt upp i Raindance. För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning Registrera i koncerngemen- Raindance; huvudbok, kund- och leverantörsreskontra För arkivering och leverans till Regionarkivet ansvarar central systemförvaltning Registrera i koncerngemen- Systemdokumentation Systemdokumentation och behandlingshistorik för system inom ekonomiområdet Hantera Försäkringar Ansvarsfrågor, handlingar Hantera Försäkringar Ansvarsskador, handlingar Hantera Försäkringar Avtal Hantera Försäkringar Egendomsskador, handlingar Hantera Försäkringar Förfrågningsunderlag Hantera Försäkringar Personal, försäkringshandlingar Hantera Försäkringar Skadeärenden Personaladministrativa tjänster Löneadministration Arvoden, rapport till arvodister 10 år Förtroendemannaarvoden, konsultarvoden, utbildningsarvoden, försökspersonsarvoden etc Löneadministration Ersättning för studier Notering i Heroma Löneadministration Ersättning via lön 10 år Rutin för betalning av egna utlägg via personalsystemet. Blankett och kvitto (läkarvård, friskvård, parkeringskvitton etc) Löneadministration Frånvarorapportering Rapportering sker i Heroma Löneadministration Grundlistor Avser grundlistor före Heroma Löneadministration Kontrolluppgifter Finns i pappersform före november 2001 då Palett/Heroma togs i bruk. Därefter digitalt i Heroma Löneadministration Läkarintyg, sjukdom/vård av barn 2 år Avser kopia om sådan tas emot. Originalet finns hos Försäkringskassan Löneadministration Lönebeslut, övriga Löneadministration Personalförteckning/överti dsjournal 2 år Rapport från Heroma med underskrift Löneadministration Reseräkningar 10 år Verifikation Löneadministration Tjänstgöringsrapport 2 år Rapport som innehåller underskrift av chef och anställd Löneadministration Tjänstgöringsscheman Finns digitalt i Heroma Hantera pensioner AFA-beslut Gallras efter Hantera pensioner Ansökan Hantera pensioner Avgångsanmälan Hantera pensioner Beslut, Försäkringskassan Gallras efter Beslut om sjukersättning Hantera pensioner Beviljande, från personalstrategiska Hantera pensioner Bilaga till pensionsbrev

13 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Hantera pensioner Förfrågningar, KPA Gallras efter Förfrågningar på tider och löner Hantera pensioner Förhandsberäkningar Gallras efter Hantera pensioner Godkännande Hantera pensioner Godkännande av pensionsbrev Maskinellt godkännande samt kopia påmanuell påskrift till KPA Hantera pensioner Nollställningsuppgift Gallras efter Hantera pensioner Nyregistreringsanmälan Gallras efter Hantera pensioner Partiella pensionsuttag Kopia på förhandsberäkning vad som kvarstår vid 65 års ålder Hantera pensioner Pensionsansökan Hantera pensioner Pensionsbrev Hantera pensioner Pensionsregisrerings anmälan Gallras efter Hantera pensioner SPV 9 Gallras efter Hantera pensioner Underlag från verksamheten Hantera pensioner ÖKSAP, pensionsbrev Upphandla och köpa in "Gemensam dokumenthanteringsplan för upphandlingsområdet inom Västra Götalandsregionen - Arkivnämndens beslut ", ( under "För förvaltningar") Registrera & Diarieföra Anonyma skrivelser Anonyma skrivelser av vikt ska bevaras och eventuellt diarieföras. Anonyma skrivelser som inte berör förvaltningens verksamhetsområde eller som är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid AN Registrera & Diarieföra Diarieförda handlingar Registrera & Diarieföra Diarielistor Uttag av sökregister, årsvis avställning Registrera & Diarieföra Diarieplan/dossiéplan Diarie-/dossieplanen ska då den tas ibruk fortlöpande vid varje förändring godkännas av Regionarkivet. Ett exemplar av planen diarieförs vid förändring Registrera & Diarieföra Diarium Registrera & Diarieföra E-postlåda, förvaltningens 6 månader Gäller inkorg då E-posten tagits omhand och hanterats enligt dokumenthanteringsplanen Registrera & Diarieföra Fullmakt, personadresserad post Postöppning, personadresserad post. Uppdateras fortlöpande Registrera & Diarieföra Inkomna cirkulär etc Cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom Registrera & Diarieföra Postlistor 2 år Registrera & Diarieföra Handlingar av ringa betydelse Handlingar som upptas i Arkivmyndighetens förteckning, beslut ( under länken "För Förvaltningar") Hantera informationssystem

14 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Förmedla försändelser och Elektroniska spår från elektroniska handlingar Internetuppkoppling Förmedla försändelser och Försättsblad, inkommande elektroniska handlingar fax Förmedla försändelser och elektroniska handlingar Körjournal och sändningskvitto Försättsbladet bevaras om det behövs för datering av inkommande handlingar eller i övrigt tillför informaiton till ärendet. Annars kan bladet gallras vid Om körjournalen innehåller sekretessbelagda uppgifter gallras uppgifterna efter 2 år. Om körjournalen ej innehåller sekretessbelagda uppgifter gallras den vid Förmedla försändelser och Försättsblad, utgående fax Försättsblad som tillför information till ärende elektroniska handlingar bevaras. Förmedla försändelser och Inlämningskvitto, 2 år elektroniska handlingar företagspaket Förmedla försändelser och Loggar för epost elektroniska handlingar Förmedla försändelser och Meddelande, via Först efter uppgifter av vikt antecknats och tillförts elektroniska handlingar röstbrevlåda eventuellt ärende Hantera samtycken för behandling av Registerförteckningar Avser PuO:s förteckning och beskrivning över personregister som används i verksamheten. Själva personuppgifter registerförteckningen gallras vid. Varje ifyllt formulär om systemet bevaras. Hantera samtycken för behandling av personuppgifter Registerutdrag, begäran om 2 år Avser enskilds persons begäran om registerutdrag och svar på detta. Hantera samtycken för behandling av personuppgifter Hantera samtycken för behandling av personuppgifter Dokumentera arkivbildningen Dokumentera arkivbildningen Dokumentera arkivbildningen Dokumentera arkivbildningen Samtyckesblanketter, för behandling Samtycke till publicering av personuppgifter på webbplats 2 år Dvs 2 år efter att behandlingen upphört 2 år Dvs 2 år efter att publiceringen upphört Arkivbeskrivning förändring bevaras den tidigare beskrivningen Arkivförteckning Dokumenthanteringsplan Om ny plan beslutas bevaras den tidigare dokumenthanteringsplanen Förteckning över IT-stöd Kan ingå eller utgöra separat bilaga till som innehåller allmänna arkivbeskrivningen handlingar Logga informationssystem Granskningsloggar 10 år Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t ex databasfrågor, anropens ursprung, plats, ansvarig användare för databasoperationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvarsärenden etc. Logga informationssystem Elektroniska spår från Internetuppkoppling Säkerställa IT-resurser Systembeskrivningar Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning Säkerställa IT-resurser Systemförvaltningsplaner Säkerställa IT-resurser Supportdokumentation 2 år Säkerställa IT-resurser Användarbehörighet Säkerställa IT-resurser Avtal och överenskommelser Användning och drift av olika system Säkerställa IT-resurser Backupjournaler Fordon och transporter

15 Denna dokumenthanteringsplan träder i kraft den september 2011 och ska tillämpas på handlingar tillkomna fr.o.m. Dokumenthanteringsplanen ska fr.o.m även tillämpas retroaktivt för handlingar tillkomna fr.om Hantera tjänstebilar Biljournal, körsträcka 2 år Hantera tjänstebilar Färdskrivarblad 2 år Färdskrivarblad för bilar Hantera tjänstebilar Kvitton, bränsle och tillbehör 10 år Avsägelser Avsägelser från förtroendevalda Förteckning över förtroendevalda Förtroendemanna register Gratifikationer Gåvor till Regionen, handlingar rörande Ordförandekorrespondens Tackbrev, klagomål, förslag etc. Representation, handlingar Representationskommittén. Avser dokumentation om om genomförd representation, t ex representationslistor, anteckningar om genomförd representation, kretessförbindelse, ledamöter inbjudningar och program om vänortsbesök.