Handlingsplan, medarbetarundersökning 2012

Tjänsteskrivelse 2013-04-18 Handläggare: Sofie Norén, Folkhälsoförvaltningen 2013.0054 Folkhälsonämnden Handlingsplan, medarbetarundersökning 2012 Sammanfattning Förvaltningen hade totalt sett ett gott resultat med genomsnittliga värden som låg över kommunens medeltal. Flera värden hade ökat i positiv riktning alternativt behållits sedan mätningen 2010. Resultaten gällande stress och hälsa fick dessvärre sämre resultat. Handlingsplaner har därför arbetas fram för kostverksamheten, städverksamheten samt ledning och stab. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 april, 2013. Resultat medarbetarundersökningen 2012, bilaga 1, avsnitt stress och hälsa. Kostverksamheten bilaga 2. Städverksamheten bilaga 3. Ledning och stab bilaga 4. Beskrivning av ärendet Generellt kunde man konstatera att all personal i folkhälsoförvaltningen uppgav områden att arbeta vidare med. Punkterna nedan är en sammanställning av handlingsplanerna som genomförts på vardera enhet: Att tydliggöra när arbetsdagen är över, för att minska den psykiska stressen. Den fysiska stressen har dock minskat. Tydliggöra roller inom den egna professionen, så kraven som ställs på personalen blir tydligare, samt att få förståelse för varandras uppdrag. Respektera varderas roller genom att fördyliga var och ens uppdrag, detta ska även minska revirgränser. Våga tala om problem och ge konstruktiv kritik se det som en utvecklingsmöjlighet. Öka förståelsen för varandras arbetsuppgifter för att minska revirgränser. Tydliggöra för kunden vad som ingår i beställningen. Inte överarbeta, berör främst städ. g:\nämnden\nämndadministration\pdf till hemsidan\2013-05-08\ärende 03. handlingsplan, medarbetarundersökning 2012\tjänsteskrivelse medarbetarundersökning.doc

Tjänsteskrivelse 2 (2) 2013-04-18 Kostverksamheten, städverksamheten samt folkhälsoverksamheten har tagit fram handlingsplaner för att åtgärda dessa frågor. Vissa har kompletterat med frågor som är specifika för just den enheten, dessa finns bifogat i tjänsteskrivelsen. För att utveckla sam i egna arbetslaget och mellan andra arbetslag ska revirgränser arbetas bort. Detta görs genom ökad flexibilitet och att utveckla kommunikation och delaktighet, arbetsrotation skulle kunna fungera på vissa arbetsplatser. Arbetsplatsträffen har en central roll i detta. För att se över planering av t för att minska känslan av stress ska jämnare arbetsfördelning eftersträvas. Detta görs genom prioritering, sam och ökad kommunikation. För att skapa goda förutsättningar för god kommunikation ska en öppen dialog och att ge och ta konstruktiv kritik vara grunden i arbetslagets. Detta görs genom att samtal förs på arbetsplatsen om att man ska tänka på hur man uttrycker sig och att skilja på sak och person. Arbetsplatsträffen är ett viktigt forum där alla ska vara delaktiga. Handlingsplanernas uppföljning kommer främst att ske på arbetsplatsträffsmöten samt på medarbetarsamtal. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkände förvaltningens redovisning av åtgärder enligt handlingsplan för medarbetarundersökningen 2012. Sofie Norén Kvalitetsledare Beslutet expedieras till: Folkhälsonämnden

Handlingsplan för de obligatoriska frågorna 2012 Chef: Kostverksamheten Bilaga 2 Utgå från nedanstående tre frågor som återfinns i frågeformuläret; frågenummer F9A, F9B och F10 alternativ 3, se sidan 4-5. Ställ andelen svarande som instämmer i alla tre frågorna i relation till resultatet från föregående undersökning 2010. Titta även på hur stressnivån i arbetsgruppen ligger i förhållande till den övriga förvaltningen och kommunen totalt. till 2010 års resultat Har stressnivån minskat, ökat eller är oförändrad? Vad/hur ska vi göra? Vem? Ange namn Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång Den psykiska stressen har ökat medan den fysiska har minskat Tydliggöra när arbetsdagen ör över Stämma av så att alla känner att de avslutat sina stationer eller behöver hjälp Våga fråga om hjälp/erbjuda hjälp All kökspersonal VAR/NÄR: APT FRAMGÅNG: Det upplevs bättre och vi frågar varandra om det. till övriga förvaltningen Är stressnivån under, över eller i nivå med förvaltningen? Stressnivån är lägre jämfört med den övriga förvaltningen Bibehålla att det går i tätt riktning men fortsatt med förbättring måste göras. Avvakta resultat från hälsoprofilerna. Kökschef Kökspersonal pågår VAR/NÄR: APT. FRAMGÅNG: Det upplevs bättre om vi hjälps åt. till kommunen totalt. Är stressnivån under, över eller i nivå med kommunen totalt? Stressnivån är lägre jämfört med den övriga förvaltningen Bibehålla att det går i tätt riktning men fortsatt med förbättring måste göras. Avvakta resultat från hälsoprofilerna.

5. Handlingsplan När ni är klara med analyst ska handlingsplanen nedan fyllas i (finns även i elektronisk form under Kikaren/Blanketter/Arbetsmiljö/Handlingsplan IPSOS). Chef: Madelene L Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: KOSTVERKSAMHETEN SAMMANSTÄLLNING Bilaga 2 Förbättringsområde Vad behöver utvecklas? Att kunna ge och ta kritik utan att bli sårad Mål Vad vill vi uppnå? Att kunna ge varandra konstruktiv kritik Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? När kritik riktas ska alltid förslag till förändring/förbättring ges i annat fall håller man tyst Tydliga med att visa/säga när man tycker den andra har gått över gränsen eller varit otydlig Alla är ansvariga för ett gott klimat Vem? Ange namn Samtlig personal i kostverksamheten Omgående Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång på APT i oktober/november 2013 Revirgränser mellan medarbetare Kompetensutveckling Öka förståelsen för varandras arbetsuppgifter, arbetsplatser och uppdrag Bibehålla personalens positiva uppfattning om att de får den kompetensutveckling som de behöver för sitt uppdrag och för sin utveckling Byter arbetsplatser/stationer med varandra under exempel 2-5 dagar. Tydliggöra varandras uppdrag Alla ska delta Tydligt lyssna av utvecklingsbehov på medarbetarsamtalet och ta fram en plan Behovsinventering av kompetensutveckling Samtlig personal i kostverksamheten Kökschefer Verksamhetschef Omgående Vid samtal Under 2013/2014 på APT i oktober/november 2013 Under året efter att medarbetarsamtalet genomförts Skicka handlingsplanen till din närmaste chef senast v.19.

5. Handlingsplan Städverksamheten När ni är klara med analyst ska handlingsplanen nedan fyllas i (finns även i elektronisk form under Kikaren/Blanketter/Arbetsmiljö/Handlingsplan Ipsos). Chef: Ann-Mari Pettersson Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Städverksamheten Bilaga 3 Förbättringsområde Vad behöver utvecklas? Organisationsklimat: Revirgränser Brukarorientering: Klagomål och synpunkter från brukare Organisationsklimat: Indragen i någon konflikt. Mål Vad vill vi uppnå? Att alla har ett helhetstänk, alla har ett gemensamt ansvar på uppdragen som är på respektive objekt. Nöjda kunder, tydliggöra vad som ingår i uppdraget. Känna sig trygg och se positivt på klagomål och synpunkt då det är utvecklande för verksamheten Behålla resultatet där man inte varit indragen i någon konflikt Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? Rotera på arbetsplatserna där möjlighet finns, tydliga scheman. Alla inom arbetslaget. Diskutera i arbetslaget, på APT. Ta med sig erfarenhet och kunskaper från SRY yrkescertifiering. Tydliggöra för kund vad som ingår i uppdraget. Tydligare scheman som man delger kund. Verksamhetschef, städchef, medarbetare och kunder. Städchef och medarbetare delger städuppdragets innehåll på städråd där medarbetare deltar. Öppen dialog där man vågar prata med varandra och inte om varandra Samtliga berörda. Prata om det på APT, arbeta med medarbetarkörkortet och kommunens övergripande värdegrund. Vem? Ange namn Verksamhetschef Städchef Samtliga i arbetslaget Verksamhetschef Städchef medarbetare Verksamhetschef Städchef Samtliga medarbetare Snarast Ständigt pågående Ständigt pågående Ständigt pågående. Ständigt pågående Ständigt pågående Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång Med medarbetarna i arbetslag. På arbetsplatsträffar. Städchef och medarbetare. Nästa medarbetarundersökning och på medarbetarsamtal. I medarbetarsamtal, på APT och i andra samtal med medarbetare På städråd med kund om innehåll av uppdrag. Verksamhetschef och städchef. I nästa medarbetarundersökning om medarbetare känner sig mera trygg i mötet med kunden. Följa upp på medarbetarsamtal Övriga enskilda samtal med medarbetare, APT. Verksamhetschef, Städchef och medarbetare Nästa medaretarundersökning.

Skicka handlingsplanen till din närmaste chef senast v.19. 6. Handlingsplan för de obligatoriska frågorna När ni är klara med analyst ska handlingsplanen nedan fyllas i (finns även i elektronisk form under Kikaren/Blanketter/Arbetsmiljö/Handlingsplan obligatorisk Ipsos). Chef: Ann-Mari Pettersson Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Städverksamheten Utgå från tre frågor som återfinns i avsnitt Stress och hälsa; Jag oroar mig ofta över hur det ska gå på t, även när jag är ledig. Arbetet gör att jag känner mig slut efter jobbet och har svårt att orka med något annat. Jag har alltid för mycket att göra. Det är aldrig några lugnare perioder. Ställ andelen svarande som instämmer i alla tre frågorna i relation till resultatet från föregående undersökning 2010. Titta även på hur stressnivån i arbetsgruppen ligger i förhållande till den övriga förvaltningen och kommunen totalt. Vad/hur ska vi göra? Vem? Ange namn Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång till 2010 års resultat till övriga förvaltningen Stressnivån har minskat något jämfört med 2010 års resultat Ligger i samma nivå som övriga i förvaltningen 2

till kommunen totalt. Jag oroar mig ofta över hur det skall gå på t, även när jag är ledig Arbetet gör att jag känner mig slut efter jobbet och har svårt att orka med någonting annat. Alltid för mycket att göra, det är aldrig några lugnare perioder Stressen ligger under jämfört med kommunen totalt. Psykisk stress har ökat något. Fysiska stressen har minskat något Har minskat från 28 till 16 Se över antal vikarier som är tillgängliga, bättre sam med bemanningsenheten för att kunna stärka upp med vikariebehov. Chefer lägger mycket tid på vikarieanskaffning. Kompetensutvecklingar som pågår under vecka 8 och 44. Plan för certifiering av personal som startat under våren 2013. Tydlighet i uppdraget, systematisering av uppdrag och städschema Ann-Mari Städchefer Bemanningsenhet 22 april-13 första avstämning med chefer Ann-Mari Städchefer Medarbetare Städchef tillsammans med medarbetare Möten med Bemanningsenhet Verksamhetschef, städchefer, bemanningsenhet Vid nästa medarbetarundersökn. Vid medarbetarsamtal under verksamhetens gång. Städchef, medarbetare. Vid nästa medarbetarundersökning Vid medarbetarsamtal under verksamhetens gång. Städchef, medarbetare. Vid nästa medarbetarundersökning Skicka handlingsplanen till din närmaste chef senast v.19. 3

Handlingsplan utvecklingsområden medarbetarundersökning 2013 Chef: Ulrika Lundgren Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Folkhälsoförvaltningen stab och ledning 2013-04-02 Bilaga 4 Förbättringsområde Arbetsorganisation Arbetsfördelning i arbetslag/arbetsgrupp Roll och funktion Förbättringsområde Organisationsklimat Revirgränser Mål Tydliggöra arbetsfördelningen och varandras uppdrag Tydliggöra uppdrag och roll och funktion. Mål Underlätta t genom att respektera roll och uppdrag och därmed minska revirgränser Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? VAD: Utveckla arbetsplatsträff och de möten som finns planerade. HUR: Delta och diskutera samt ställa förtydligande frågor. Begränsa åtaganden efter möjlig tid. VILKA: Alla deltar. VAD: Beskriva uppdrag för varandra för att skapa trygghet HUR: Respektera och fråga, ta upp frågor till diskussion. VILKA: Alla deltar Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? VAD: Se specialistuppdraget som en tillgång som ger mervärde. HUR: Visa ömsesidig respekt och fråga hur man uppfattar/uppfattat frågan och om något är otydligt. VILKA: Alla deltar. Vem? Ange namn Ulrika, AnnMari, Madde, Cicci & övriga Ulrika & Övriga i stab och ledning Vem? Ange namn Lena, Stina, Emmy, Sofie, Liselott & övriga Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång HUR: Diskutera frågan på apt och andra möten. NÄR: På apt maj och nov ANSVARIG: Ulrika & samtliga deltagare. FRAMGÅNG: Det upplevs bättre och vi frågar om det. HUR: Diskutera frågan på apt och andra möten. NÄR: På apt maj och nov ANSVARIG: Ulrika & samtliga deltagare Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång HUR: Diskutera frågan på apt och andra möten. NÄR: På apt maj och nov ANSVARIG: Ulrika & samtliga deltagare

Handlingsplan för de obligatoriska frågorna 2012 Chef: Ulrika Lundgren, Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Folkhälsoförvaltningens stab och ledning 2013-04-02 Bilaga 4 Utgå från nedanstående tre frågor som återfinns i frågeformuläret; frågenummer F9A, F9B och F10 alternativ 3, se sidan 4-5. Ställ andelen svarande som instämmer i alla tre frågorna i relation till resultatet från föregående undersökning 2010. Titta även på hur stressnivån i arbetsgruppen ligger i förhållande till den övriga förvaltningen och kommunen totalt. till 2010 års resultat Har stressnivån minskat, ökat eller är oförändrad? Vad/hur ska vi göra? Vem? Ange namn Hur? När?? Hur vet vi att vi lyckats/nått framgång till övriga förvaltningen Stressnivån är oförändrad men relationerna mellan ingående områden har ändrats. Är stressnivån under, över eller i nivå med förvaltningen? Avlasta varandra och vara tydliga med om arbetsbelastningen är för stor samt fördela uppdragen. Avsätta tid i kalendern för att skriva handlingar till nämnd. Uppdragen kan bidra till tydlighet. Uppdrag: Ulrika Övrigt: Samtliga HUR: Diskutera frågan på möten NÄR: På apt april och oktober ANSVARIG: Ulrika & samtliga deltagare. FRAMGÅNG: Det upplevs bättre och vi frågar varandra om det. till kommunen totalt. Stressnivån är oförändrad men relationerna har ändrats. Är stressnivån under, över eller i nivå med kommunen totalt? Stressnivån är oförändrad, andra relationer mellan. Uppmärksamma frågan så det blir en medveten kunskap. Använda de verktyg som finns för att avlasta stress. Inte bara konstatera att det är för mycket utan göra något åt det. Använda vår statistik, liv & hälsa samt hälsoprofiler för att få tydligt vilka områden det gäller för oss. Genomgång på APT. Hitta andra verktyg: Ulrika Övrigt: Samtliga Statistik: Sofie, FHenheten Övrigt: Samtliga HUR: Diskutera frågan i vardagen. NÄR: På apt april och oktober ANSVARIG: Ulrika & samtliga. FRAMGÅNG: Det upplevs bättre och vi frågar varandra om det. HUR: Diskutera frågan i vardagen. NÄR: På apt april och oktober ANSVARIG: Ulrika & samtliga. FRAMGÅNG: Det upplevs bättre och vi frågar varandra om det.