Redovisning av åtgärder enligt handlingsplan för medarbetarundersökning 2010

Transkript

1 Tjänsteskrivelse Handläggare: Stina Lindbäck-Ohlsson FHN Folkhälsonämnden Redovisning av åtgärder enligt handlingsplan för medarbetarundersökning Sammanfattning Förvaltningen hade totalt sett ett gott resultat med genomsnittliga värden som låg över kommunens medeltal. Flera värden hade ökat i positiv riktning alternativt behållits sedan mätningen Det man kunde se är dock att känslan av att upplevelsen av samarbete inom egna arbetsgruppen och mellan andra arbetsgrupper har minskat. Fler upplevde än 2008 att arbetet i arbetsgruppen försvåras på grund av revirgränser mellan medarbetare. Känslan av stress hade ökat något. Fler gick till arbetet utan att känna sig fullt frisk. Generellt kunde man konstatera att personalen uppgav tre områden att arbeta vidare med: - Att utveckla samarbeta i egna arbetslaget och mellan andra arbetslag. - Att se över planering av arbetet för att minska känslan av stress. - Att skapa förutsättningar för god kommunikation. Samtliga arbetsplatser har tagit fram handlingsplaner för att åtgärda dessa frågor. Vissa har kompletterat med frågor som är specifika för just den enheten. Handlingsplanerna har också sammanställt på enhetsnivå. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 28 oktober Resultat Synovate Bakgrund Hösten genomförde Synovate en medarbetarundersökning. Av förvaltningens 235 anställda svarade 206 personer vilket var en mycket god svarsfrekvens. Förvaltningen hade totalt sett ett gott resultat med genomsnittliga värden som låg över kommunens medeltal. Flera värden hade ökat i positiv riktning alternativt behållits sedan mätningen Det man kunde se är dock att känslan av att upplevelsen av samarbete inom egna arbetsgruppen och mellan andra arbetsgrupper har minskat. Fler upplevde än 2008 att arbetet i arbetsgruppen försvåras på c:\temp\lern8mz8xs.doc

2 (4) grund av revirgränser mellan medarbetare. Känslan av stress hade ökat något. Fler gick till arbetet utan att känna sig fullt frisk. Förvaltningens chefer har gemensamt gått igenom resultaten för chefsgruppen i sin helhet samt för sina egna grupper. Alla chefer har haft genomgång med sina arbetsgrupper under arbetsplatsträffar. På dessa möten har man diskuterat en handlingsplan med vilka olika åtgärder som ansetts viktiga utifrån resultatet. Beskrivning av ärendet Generellt kan man konstatera att personalen uppgav tre områden att arbeta vidare med. Varje område har hanterats enligt beskrivningen. Att utveckla samarbeta i egna arbetslaget och mellan andra arbetslag. Att se över planering av arbetet för att minska känslan av stress. Att skapa goda förutsättningar för god kommunikation. Handlingsplaner har upprättats på samtliga arbetsplatser och på enhetsnivå. Följande förbättringsområden, mål och aktivitet har redovisats: Att utveckla samarbeta i egna arbetslaget och mellan andra arbetslag. För att utveckla samarbete i egna arbetslaget och mellan andra arbetslag ska revirgränser arbetas bort. Detta görs genom ökad flexibilitet och att utveckla kommunikation och delaktighet. Arbetsplatsträffen har en central roll i detta arbete. Att se över planering av arbetet för att minska känslan av stress. För att se över planering av arbetet för att minska känslan av stress ska jämnare arbetsfördelning eftersträvas. Detta görs genom prioritering, samarbete och bättre kommunikation. Bibehålla och öka kunskap och kompetens ökar möjligheterna till ett professionellt förhållningssätt. Att skapa goda förutsättningar för god kommunikation. För att skapa goda förutsättningar för god kommunikation ska en öppen dialog och att ge och ta konstruktiv kritik vara grunden i arbetslagets arbete. Detta görs genom att samtal förs på arbetsplatsen om att man ska tänka på hur man uttrycker sig och att skilja på sak och person. Arbetsplatsträffen är ett viktigt forum där alla ska vara delaktiga.

3 (4) Överväganden Det har övervägande varit positiva reaktioner på de insatser som gjorts. Detta är dock ett ständigt pågående arbete som kräver god kommunikation och vilja. Medarbetarundersökningens 2012 års resultat kommer att visa hur personalen uppfattat insatserna. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner folkhälsoförvaltningens redovisning av åtgärder enligt handlingsplan för medarbetarundersökningen Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetschef

4 (4)

5 Folkhälsoförvaltningen Synovate

6 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Antal svar: Samlingsbild % Negativ % Positiv Kga Tot Vet ej/ej svar Medarbetarindex Delindex Arbetsorganisation Delindex Stress och hälsa Delindex Organisationsklimat Delindex Brukarorientering Delindex Handlingskraft Delindex Ledarskap Trivs med arbete och arbetssituation

7 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Arbetsorganisation beslutades det 7 att sjukfrånvaro skulle vara ett 2 av Folkhälsoförvaltningens 2 internkontrollmål Antal svar 206 Delindex Arbetsorganisation I min arbetsgrupp/mitt arbetslag arbetar vi mot tydliga mål. I min arbetsgrupp/mitt arbetslag följer vi regelbundet upp att vi når våra mål. % Negativ % Positiv 2006 var den totala sjukfrånvaron 9,17 % var den totala sjukfrånvaron 5,35 % Jag har tillgång till den information jag behöver om vad som händer och sker inom min arbetsgrupp/mitt arbetslag Jag har tillgång till den information jag behöver om vad som händer och sker inom kommunen. I min arbetsgrupp/mitt arbetslag har vi effektiva arbetsrutiner. Vi har en bra arbetsfördelning i arbetsgruppen/arbetslaget From 2011 görs rehabiliteringsutredning efter fyra frånvarotillfällen under en 12 månaders period. Det är klart och tydligt för mig vilket ansvar och vilka befogenheter jag har. Jag har de befogenheter jag behöver för att kunna fatta beslut och agera i viktiga situationer Kga Tot Vet ej/ej svar Jag är nöjd med min fysiska arbetsmiljö

8 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Antal svar: 206 Stress och hälsa 2008 Kga Tot Vet ej/ej svar Har det hänt att du har gått till arbetet fast du inte varit fullt frisk? Ja, ofta Händer då och då Bara någon enstaka gång Nej, aldrig

9 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Antal svar: Organisationsklimat % Negativ % Positiv Som är politiker i fullmäktige och nämnd är du yttersta representant för kommun som arbetsgivare. Delindex Organisationsklimat I min arbetsgrupp/mitt arbetslag ger vi varandra beröm för goda arbetsinsatser Som nämndpolitiker ska du se till att arbetsmiljölagen följs i nämndens verksamhet. Det kräver kommunallagen. I min arbetsgrupp/mitt arbetslag är vi bra på att ge varandra konstruktiv kritik I min arbetsgrupp/mitt arbetslag är det "högt i tak". Mina arbetskamrater vågar kritisera och ha avvikande åsikter. I min arbetsgrupp/mitt arbetslag har vi ofta diskussioner som leder fram till nya lösningar och idéer Merparten av arbetsmiljöarbetet sköts i praktiken av tjänstemännen. I det vardagliga arbetet fattar de beslut efter kommunal delegation från nämnden. I min arbetsgrupp/mitt arbetslag försvåras arbetet på grund av revirgränser mellan medarbetare.*) Mina arbetskamrater inom arbetsgruppen/arbetslaget är måna om att dela med sig av sin kunskap och sina erfarenheter Kga Tot Vet ej/ej svar Vi har ett bra samarbete inom min arbetsgrupp/mitt arbetslag *) Vänd skala

10 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Deltar i arbetplatst Arbetsplatsträffar % Negativ % Positiv Kga Tot Vet ej/ej svar...deltar alla i diskussionerna kan vi påverka frågor som är viktiga för oss är vi delaktiga inför chefens beslut

11 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Antal svar: 206 Delindex Brukarorientering Medarbetarindex Vi i arbetsgruppen/arbetslaget har de förutsättningar som krävs för att kunna leva upp till brukarnas krav/önskemål. 100 Brukarorientering % Negativ % Positiv Folkhälsoförvaltningen 71% 71% Jag får hjälp och stöd när jag möter svårigheter i arbetet med brukarna. Karlskoga kommun totalt 66% 66% När vi får klagomål eller synpunkter från brukarna, diskuterar vi det i arbetsgruppen/arbetslaget för att lära oss och b I min arbetsgrupp/mitt arbetslag har vi tillräcklig kunskap och kompetens för att leva upp till brukarnas krav/önskemål Alla i min arbetsgrupp/mitt arbetslag förstår vad som är viktigt för att viska nå ett bra resultat gentemot brukarna Inom kommunen samverkar de olika arbetsgrupperna/arbetslagen för att göra det bästa för brukarna I min arbetsgrupp/mitt arbetslag tar vi lärdom av hur framgångsrika verksamheter inom och /eller utanför kommunen gör Medarbetarnas bedömning av ledarskapet Folkhälsoförvaltningen 76% 74% Karlskoga kommun totalt 66% 65% Kga Tot Vet ej/ej svar

12 Folkhälsoförv Karlskoga kommun Antal svar: Handlingskraft % Negativ % Positiv Kga Tot Vet ej/ej svar Delindex Handlingskraft Jag tycker att min kunskap och mina erfarenheter tas tillvara i arbetet Jag får den kompetensutveckling jag behöver för att utvecklas i mitt arbete Jag får den kompetensutveckling jag behöver för att klara av mitt uppdrag Inom Karlskoga kommun finns goda möjligheter att utvecklas vidare i arbetet. Den samlade kompet. inom vår arbetsgrp/arbetslag är tillräck. för att vi ska nå verksamhetens mål Mina arbetskamrater tar ett stort ansvar i sitt arbete. Inom min arbgr/arblg tar alla ansvar för helheten, dvs arbgrs/arblgs resultat och inte bara sitt eget. Jag känner mig starkt delaktig i vad som görs och beslutas i min arbetsgrupp/mitt arbetslag

13 5. Handlingsplan Chef: Madelene Lagerlöf Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Kostenheten Förbättringsområde Mål Aktivitet Vad behöver utvecklas? Vad vill vi uppnå? Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? Revir gränser Flexibilitet 1. Tydliga arbetsbeskrivning ska finnas. Öka förståelsen för allas kunskap och delaktigheten. Blibättre på att uppmärksamma 2. Samtliga 3. Arbetsbeskrivningar ska finnas på samtliga arbetsplatser Kommunikation Öppen dialog Kunna ge/ta konstruktiv kritik på ett bra sätt 1. Tänka på hur man uttrycker sig, om allt behöver sägas och isf hur. Bjuda in till samtal 2. Alla är berörda 3. Sära på privatperson och profession Ansvarig Vem? Ange namn Kökschefer Kökschef tillsammans med personal Start När? Ange datum Ht-2011 Omgående Hög arbetsbelastning Stress Jämnare arbetsfördelning Minskad stress 1. Samarbeta, prioritera rätt 2. Samtliga 3. Förbättra kommunikationen och samarbetet Kökschef tillsammans med personal Omgående

14 5. Handlingsplan Chef: Ann-Mari Pettersson Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Städenheten Förbättringsområde Mål Aktivitet Vad behöver utvecklas? Vad vill vi uppnå? Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? Ansvarig Vem? Ange namn Start När? Ange datum Relation och Kommunikation: Alla är delaktiga på arbetsplatsträffar för mindre revirtänkande och bättre samarbete. Lyfta på arbetsplatsträffarna att alla och delaktigheten är viktigt. Alla i mötet ska delta. Ha det som en punkt på dagordningen Städledare Och städchef Omgående Förnyelse och delaktighet: Organisation och resultat: Känna sig engagerad, uppdaterad med kunskap och stolt över sitt yrke. Öka delaktigheten i arbetslagen för att kunna minska stress vid frånvaro eller annat som kräver samarbete. Uppdatera kunskap och engagemang på utbildningsveckorna. Alla är delaktiga Jobba mera i de mindre arbetslagen för ökat samarbete och mindre stress, för att sedan överföra till stora arbetslaget. Alla är deltagande. På arbetsplatsträffar Städledare och städchef Städledare V 8 och V 44 Pågående

15 5. Handlingsplan Chef: Ulrika Lundgren Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Stab samt folkhälsoenheten Förbättringsområde Mål Aktivitet Vad behöver utvecklas? Vad vill vi uppnå? Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? Ansvarig Vem? Ange namn Start När? Ange datum Arbetsorganisation Effektivitetshinder för lite tid för viktiga diskussioner Organisationsklimat; För lite tid för diskussioner som ska leda fram till nya lösningar och idéer Brukarorientering; När vi får klagomål eller synpunkter från brukarna diskuterar vi det är arbetsgruppen för att lära oss Att våra möten blir så effektiva som möjliga och att alla får chans att dela med sig samt ta del av andras kunskap och information En lärande organisation Att använda kritiken till att utveckla och förbättra vår verksamhet Inför 2011 gjordes en översyn av de interna mötena för att tydliggöra syftet och effektivisera mötesstrukturen Genomfört 2011 Ny mötesstruktur Genomfört 2011 Ny mötesstruktur Genomfört 2011

16 5. Handlingsplan Chef: Ulrika Lundgren Förvaltning/verksamhetsområde/enhet/arbetsgrupp: Folkhälsoförvaltningen Förbättringsområde Mål Aktivitet Vad behöver utvecklas? Vad vill vi uppnå? Vad ska göras? Vilka ska delta? Hur ska vi göra? Organisationsklimat; Arbetsplatsträffar Organisationsklimat; Revirgränser Stress och hälsa; Sjuknärvaro En lärande organisation där våra möten blir så effektiva som möjligt. Att alla får chans att komma till tals och ges möjlighet att vara delaktiga och kunna påverka Att alla blir delaktiga och kan se en helhet samt samarbeta bättre Jämnare arbetsfördelning Ökad delaktighet Personalledarna ska utbildas i samverkansavtalets intentioner kring arbetsplatsträffar Tydlig arbetsbeskrivning ska finnas. Tillse att alla är delaktiga på möten och att vi lär av varandra Öka samarbetet i arbetsgrupperna Minska sårbarheten vid frånvaro Arbetsbeskrivningar ska finnas Ansvarig Vem? Ange namn Verksamhetschef tillsammans med personalavdelningen Respektive chef med personal Respektive chef med personal Start När? Ange datum Hösten 2011 Omgående Omgående