Lean i offentlig verksamhet Erfarenheter och tankar med utgångspunkt i Länsstyrelsen utvecklingsarbete Kontaktuppgifter: Magnus Langendoen Tfn 090-10 82 69 magnus.langendoen@lansstyrelse.se
Vad ska jag prata om Övergripande principer Införande av lean på Länsstyrelsen Pilotprojekt Pågående arbete
Länsstyrelsens syn på verksamhetsutveckling
Lean på Länsstyrelsen Inspirationsdag för hela länsstyrelsen Interna diskussioner kring Lean Starta ett pilotprojekt för att se hur Lean skulle fungera i vår verksamhet. Leanhus Implementering på hela länsstyrelsen
Pilotprojekt kring Lean Projektet delades in i fem steg: 1.Vilka är kunderna 2.Känner vi våra processer, lever vi upp till en modern myndighet, vi gör en värdeflödesanalys på processerna 3.Jämna ut flödet är arbetsbelastningen jämn? 4.Jobbar vi efterfrågestyrt i processerna 5.Hur eliminerar vi slöserier
Kunden i centrum Miljötillståndsprocessen Samråd Framtagande av ansökan Ansöka om miljötillstånd Vem är kund? Olika kunder en standard?
Komplexitet Kundmatris Verksamhetsutövarna Styra resurser Tidigt bedöma de faktorer som är viktiga Alternativa vägar i processen Bedöma handläggningstid Remisshantering 2 1 4 3 Miljöpåverkan
Producera varor eller tjänster Inom industrin arbetar man med att få bort variation Likrikta inflödet genom begränsat antal val Standardisering Fungerar detta för tjänster?
Variation i offentlig sektor I tjänsteverksamhet orsakas en väsentlig del av variationen av kundernas medverkan, behov förmåga, ambition eller preferenser. Likagörande och variation
Variation i offentlig sektor Flexibilitet och variation
Pågående arbete Utvecklingsprojekt tillsammans med Mark- och miljödomstolen vid Umeå tingsrätt, Domstolsverket och Innovationsrådet Utveckla uppföljningen av systemet Enkät om vad som är viktigt och hur systemet fungerar idag. http://www.innovationsradet.se
Systemsynen som en utgångspunkt Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.
Systemsynen som en utgångspunkt Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemets har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.
Styrning av komplexa system Nytt mål för verksamheten policy Resultat Traditionell styrning av förvaltningen ur ett systemperspektiv De flesta system utgör en komplex samling systemkomponenter. Ska vi förändra en del så beror det samlade resultatet på hur övriga delar av systemet interagerar med förändringen. Foster-Fishman et al. (2007). Putting the system back into systems change: A framework for understanding and changing organizational and community systems.
Enskild styrning kan ha påverkan på verksamheten i sin helhet Nytt mål för verksamheten policy Resultat Målet: Träffa läkare inom 4 timmar från att patienten kom till akuten i ambulans.
Vad menas med en systemsyn på verksamheten Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.
Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Systemet Regelverk IT-stöd De flesta problem och de flesta möjligheter till förbättringar beror till 94 % på systemet. Deming (1986 ) Out of the crisis (fri översättning) Myndighetens processer
Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Systemet Regelverk IT-stöd De flesta problem och de flesta möjligheter till förbättringar beror till 94 % på systemet. Deming (1986 ) Out of the crisis (fri översättning) Placerade i samma system tenderar människor, hur olika de än är, att producera liknande resultat Senge (1995) Den femte disciplinen Myndighetens medarbetare
Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Förändring av systemet nerifrån- och upp Systemet Regelverk IT-stöd Anledningen att Toyota uppvisar bättre resultat än konkurrenterna är att medarbetare på kontinuerlig basis är med och utformar och förbättrar systemet. Chapman (2004) System failure Why governments must learn to think differently. Myndighetens medarbetare
Vad menas med en systemsyn på verksamheten Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.
Styra på systemet inte medarbetaren Exempel på detta: Målstyrning Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Kultur & ledarskap Systemfaktorer Mål & mätsystem Regelverk IT-stöd Myndighetens processer
Problemet är systemet inte den enskilde handläggaren Problem: Myndigheten har inte alltid uppföljningssystem som ser om ärendet sticker iväg...framförallt inte i realtid Om målet är operativt styrande skapar det skeva incitament: dvs. medarbetaren prioritera utifrån måluppfyllelse inte verksamhetens syfte och uppdrag Blir tiden överordnad kvaliteten, kan det resultera i att kunden kommer tillbaka.
Ingen idé att följa upp verksamheten Målsättningen är att ge förutsättningar för ett lärande system över enhets- och myndighetsgränser som fokuserar på de bakomliggande strukturerna och inte på enskilda händelser och misstag. över huvud taget? Måtten ska härledas ur den operativa verksamheten och fungera som underlag för lärande och förbättringar.
Mål som används idag Mål inom länsstyrelsen Handläggningstid som mediantid Mål från regeringen Handläggningstiden från att ärendet är komplett ska vara max 6 månader. Samråd Väntan Ansöka om miljötillstånd
Genomloppstid Samråd Väntan Ansöka om miljötillstånd Tillstånd för täkt (från ankommet till avslut) avslutade mars 2010 mars 2012
Andra aktörer för in variation i processen I varje enskilt ärenden är det flera aktörer utöver verksamhetsutövaren och prövningsmyndigheten som är involverade. Tio slumpmässigt utvalda täkttillstånd där beslut togs av MPD:n visar exempelvis att i genomsnitt 75% av genomloppstiden utgjordes av remiss- och svarstider
Andra aktörer för in variation i processen I varje enskilt ärenden är det flera aktörer utöver verksamhetsutövaren och prövningsmyndigheten som är involverade. Tio slumpmässigt utvalda täkttillstånd där beslut togs av MPD:n visar exempelvis att i genomsnitt 75% av genomloppstiden utgjordes av remiss- och svarstider Det är dock viktigt att nämna att Länsstyrelsens agerande påverkar övriga aktörers förutsättningar i en pågående ärendeprocess En bärande tanke inom systemteorin är att helheten är mer än summan av sina delar, vilket innebär att ett system rent av kan vara ineffektivt även om varje enskild del presterar väl (Ackoff 1971)
Remisser Samråd Ansökan inkommer Kompletteringsremiss Ansökan kungörs Slutremiss Länsstyrelsen överskattar andra parters förståelse för processen Var någonstans i processen är vi? Vad vill vi ha svar på? Går det att lämna ett slutyttrande med befintligt underlag?
Analysera, utveckla och styra verksamheten ur olika intressenters perspektiv Vad är viktigt för uppdragsgivaren Vad är viktigt för de sökanden Vad är viktigt för övriga intressenter Analysera, utveckla och styra verksamheten ur olika intressenters perspektiv Samråd Väntan Ansöka om miljötillstånd