Doxcentral Sveriges största webbaserade projektverktyg för dokumenthantering Användarmanual v..9 0-0-0
Välkommen till Doxcentral! Möt Doxcentral - Sveriges bästa system för samordning av dokument och filer. Doxcentral är ett webbaserat projektverktyg där du enkelt kan hantera filer på en gemensam arbetsyta via Internet. Du får en bra överblick över ditt projekt vilket gör det lättare och effektivare att hantera. Doxcentral är en dokumentdatabas där du endast får se de dokument som du har behörigheter till att se. Den stora utmaningen vid alla större byggprojekt är att ge rätt information, i rätt tid och till rätt person. Doxcentral gör detta möjligt. Alla användare får en bättre överblick över dokumenten i projektet vilket resulterar i att projektettiden förkortas samt en högre kvalitet erhålls med mindre fel. Med Doxcentral får du: Ett enkelt och snabbt system för upphandling, projektering, arkivering och förvaltning. En säker webbplats uppbyggd med stark teknik samt tillgång till stor serverkraft. En arbetsplats på webben där du kan distribuera filer med stöd för versionshantering och behörighetsrestrektioner. Inga installationer, licenser eller underhållnadskostnader krävs. Läs mer om Doxcentral och de olika modulerna på www.doxcentral.com. Concode AB +46 500 49 50 80 Varnhemsgatan 8 C 54 3 Skövde
Innehållsförteckning. Kom igång...4.. Logga in...4.. Mina uppgifter...5.3. Mina inställningar...5.4. Skapa nytt projekt...6.5. Registrera dig i ett projekt...7.6. Mina projekt...8.7. Skapa ny användare eller företag...9.8. Ta bort användare... 0.9. Anpassa startartikeln.... Hitta i databasen...3.. Hantering av mappar... 3.. Filstruktur... 4.3. Hitta en fil... 4.4. Rättighetskontroll för mappar... 5.5. Etiketter... 6.6. Skapa, radera och ändra mapp... 7.7. Kopiera eller flytta mappar... 8.8. Löpande avisering... 9.9. Checka in och ut filer... 0.0. Lägg till eller ta bort användare från en grupp..... Detaljer om en användare... 3. E-post och anbud...3 3.. Skicka e-post... 3 3.. Skapa en egen kontaktgrupp... 4 3.4. Skapa ett anbud, förfrågan... 5 4. Hantera filer...9 4.. Markera filer... 9 4.. Titta på en fil... 30 4.3. Detaljer om en fil... 3 4.4. Hämta hem filer... 3 4.5. Skicka in filer till databasen... 33 4.6. Skapa genvägar, kopior eller flytta filer... 34 4.7. Filhistorik... 35 4.8. Hantera filer... 36 4.9. Ta bort en fil... 37 4.0. Återställ borttagna filer... 38 5. Beställ...39 5.. Ställ in ordermottagare... 39 5.. Beställning, skicka filer för kopiering och distribution... 40
. Kom igång.. Logga in När du har blivit deltagare i ett projekt på Doxcentral så har du fått ett välkomstmail. I detta mail finns ditt användarnamn och lösenord. Du hittar inloggningen på www.doxcentral.com. Om du ska registrera dig själv, logga då in direkt på ditt projekt xxx.doxcentral.com istället. Intercopy.net stödjer alla moderna webbläsare såsom Internet Explorer 7 och Mozilla FireFox 4 eller nyare samt Google Chrome, Opera och Safari. Hantera ditt lösenord varsamt så att den inte hamnar i orätta händer. När du har loggat in kan du själv ändra ditt lösenord samt komplettera eller ändra dina användaruppgifter.. För att logga in så anger du din e-postadress och ditt lösenord. Har du glömt ditt lösenord så kan du få det skickat via e-post. Skriv då in din e-postadress i rutan och klicka på Glömt ditt lösenord?. 4 Kom igång
.. Mina uppgifter Du kan redigera och komplettera dina egna användaruppgifter i Doxcentral.. Klicka på ditt inloggade namn i menyn för att få fram alternativet Mina uppgifter.. Här kan du komplettera och ändra dina egna uppgifter i databasen, lägga till telefonnummer, ändra ditt lösenord etc..3. Mina inställningar Du kan enkelt ändra dina inställningar i databasen så att de passar dig och ditt sätt att arbeta.. Klicka på ditt inloggade namn uppe till höger och sedan på Mina inställningar.. Här kan du bl.a. välja antalet rader som ska visas per sida, uppladdningsmetod och tema. Kom igång 5
.4. Skapa nytt projekt Du kan enkelt skapa nya projekt i Doxcentral.. Klicka på Beställ projekt i menyn.. Fyll i all basfakta, dina kontaktuppgifter, välj en av våra föreslagna grundstrukturer (eller en databas utan struktur) och klicka på Beställ. Vill du ha din egen struktur så kontakta oss så hjälper vi dig. 6 Kom igång
.5. Registrera dig i ett projekt Användare kan själva registrera sig i ett projekt, om det är tillåtet av administratören. Gå till den projektadress som du fått, xxxx.intercopy.net.. Om det är inställt att du ska kunna registrera dig själv så har du länken Registrera dig här! på inloggningssidan. Klicka på denna länk för att registrera dig.. Fyll i ditt namn, företag samt e-postadress så skickas ett lösenord till dig, antingen direkt eller efter att projektadministratören tilldelat rättigheter för användaren. När du fått ditt lösenord och loggat in på projektadressen i mailet kommer du få upp en sida där du ombeds att komplettera dina uppgifter med ex. telefonnummer, adress etc. När du har gjort detta så kan du spara och därefter börja jobba. Saknar du rätt rättigheter så kontakta din beställare eller Concode så hjälper vi dig. Kom igång 7
.6. Mina projekt När du har loggat in på ditt projekt i Doxcentral så kan du lista alla dina projekt som du är deltagare i och kan därifrån arbeta med flera samtidigt. Klicka bara på knappen, se ovan, så listas alla dina projekt och du kan enkelt arbeta i flera projekt vid samma tillfälle. Klickar du på ett projekt så öppnas ett nytt fönster med detta projekt. Du kan när som helst gå tillbaka till startsidan och öppna ett annat projekt. 8 Kom igång
.7. Skapa ny användare eller företag 3 Vill du skapa nya användare som kan deltaga i projektet så kan du enkelt göra detta. Du kan även skapa nya företag och sedan koppla användare till företaget.. Börja med att klicka på Visa och på Deltagare i menyn.. Vill du skapa en ny användare, klicka då på Skapa ny användare och fyll i formuläret med mer information om den nya användaren samt vilket företag som användaren ska tillhöra, klicka på Spara för att skapa användaren. Du kan även skapa nya användare genom att registrera dig som användare till ett projekt, se.5. Registrera dig i ett projekt. 3. Vill du istället bara skapa ett nytt företag så kan du göra detta genom att istället klicka på Skapa företag och fylla i formuläret med information om företaget och klicka på Spara. Du kan även skapa användargrupper och kontaktgrupper genom att välja någon av de andra flikarna. Kom igång 9
.8. Ta bort användare 3 Vill du ta bort en användare från ett projekt så kan du inte göra detta på grund utav säkerhetsskäl. Om det skulle kunna gå att ta bort användare så försvinner all historik om denna och vi kan då inte spåra ändringar och vem som skapat vilka användare. Vi har därför valt att användare inte ska kunna göra detta då det handlar om kvalitetssäkring och vi vill kunna erbjuda våra kunder ett så säkert system som möjligt. Du kan däremot dölja en användare så att denna inte syns i listan.. Börja med att klicka på Visa och på Deltagare i menyn.. Klicka på ikonen intill filnamnet för att visa mer information om användaren. 3. Klicka på den första fliken som är Allmänt och scrolla ner tills du ser fälten Aktiv och Synlig. Dessa finns under rubriken Användaruppgifter. Bocka ur dessa rutor för att inte visa användaren i listan. 0 Kom igång
.9. Anpassa startartikeln 3 4 Kom igång
.9. Anpassa startartikeln 6 5 7 Du kan själv anpassa informationen som skall visas på förstasidan när du går till din projektadress. Denna yta kan användas för att exempelvis visa en presentation av projektet eller annan information. Innehållet som visas finns i en artikel som du själv kan anpassa efter dina önskemål.. Öppna mapparna system, webroot och loginpage.. Klicka därefter på ikonen bredvid filen startpage.pageitem. 3. Klicka sedan på fliken Beskrivning för att visa innehållet i artikeln. Här kan du enkelt redigera innehållet i den nuvarande layouten. 4. Klicka på pilen för att visa fler verktyg och för att ändra teckenstorlek, infoga bilder etc. 5. För att få en bättre översikt över innehållet så kan du klicka på ikonen för att maximera fönstret. 6. Vill du använda en annan layout så klickar du på ikonen för sidmallar. 7. Här kan du välja bland ett par olika mallar. När du har valt en mall är det bara att ändra text och bild i den och sedan spara när du är klar med dina ändringar. Nästa gång du besöker din projektadress så kommer dina ändringar att visas. Kom igång
. Hitta i databasen.. Hantering av mappar 3. När du kommer in i databasen så står du i rootmappen och ser då alla filer i databasen som du har rättigheter till. Vill du se innehållet i en mapp så klickar du på mappen och du ser innehållet i den och i alla underliggande mappar. Har du en pil som pekar i mappen så betyder det att du har rättigheter att skicka filer till den. Syns det ett kuvert bakom mappen betyder det att du har avisering på den. Gula mappar innehåller filer eller undermappar och vita mappar är tomma.. Du kan även sortera filerna i den ordning som du önskar genom att klicka på en annan rubrik. Den sorteringsordning som är vald är rödmarkerad, indatum är inställt som default. Hitta i databasen 3
.. Filstruktur I vår nya version finns det endast tre flikar att hålla reda på i filstrukturen där det som standard alltid är dina aktuella filer som visas.. Den första fliken visar aktuella filer i den mapp som är öppen, den andra är valda filer och visar de filer som du har markerat och den sista är papperskorgen där alla raderade filer finns.. Filerna kan även sorteras i en annan ordning som namn, beskrivning eller storlek genom att trycka på respektive rubrik. Den rubrik som är rödmarkerad i kolumnen visar aktuell sortering, i detta fall efter indatum. I de flesta projekt är sortering efter indatum förinställt men det kan du själv välja via dina inställningar..3. Hitta en fil Du kan genom sökfunktionen enkelt hitta en fil som du letar efter genom att söka på filnamnet. Vet du inte filnamnet så kan du sortera fillistan efter namn, datum eller beskrivning genom att klicka på respektive rubrik. Du kan enkelt ändra dina inställning i databasen så de passar dig och ditt sätt att arbeta. Du kan även ändra fillistan genom att klicka på ditt inloggningsnamn uppe i högra hörnet och sedan på Mina inställningar. 4 Hitta i databasen
.4. Rättighetskontroll för mappar Du kan även se vilka andra användare som har behörighet att se en mapp.. Klicka på den mappen som du vill se rättigheterna för. Du får då upp ett kugghjul intill mappens namn, för att se rättigheterna ska du klicka på denna ikon.. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att se rättigheterna på mappen så väljer du Rättighetskontroll och får då fram en lista på alla användare som har rättigheter till den valda mappen. Hitta i databasen 5
.5. Etiketter 3 4 Etiketter är ett bra verktyg för den som jobbar med många filer och vill kunna gruppera dem enkelt. Genom att skapa etiketter kan du enklare sortera filerna efter etiketterna. De kan vara både personliga eller gemensamma för projektet.. Markera de filer som du vill skapa etiketter för.. Klicka på Etiketter och välj en befintlig etikett eller skapa en ny och klicka på Verkställ. 3. Du kan också hantera dina etiketter genom att klicka på fliken för etiketter. 4. De etiketter som du valt att filtrera på visas intill indatumet vid varje fil. Vill du ta bort någon etikett från filtret kan du klicka på den som du vill ta bort. 6 Hitta i databasen
.6. Skapa, radera och ändra mapp För att strukturera dina filer så kan du enkelt placera dem i mappar. Du kan både skapa nya mappar, ta bort befintliga samt ändra mappar.. Börja med att klicka på den mapp som du vill skapa en undermapp till. Du får då upp ett kugghjul intill mappens namn, för att skapa en mapp, ta bort eller ändra så ska du klicka på denna ikon.. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att skapa en ny mapp så väljer du bara Skapa ny och du ombeds då att fylla i namn på mappen som du vill skapa, beskrivning, sorteringsordning etc. klicka sedan på Spara. Vill du istället ta bort en mapp så väljer du Radera eller Ändra för att ändra information om en befintlig mapp. För att kunna ta bort en mapp så måste du först bekräfta detta genom att ange ditt lösenord. Hitta i databasen 7
.7. Kopiera eller flytta mappar Du kan även kopiera en mappstruktur eller flytta en mapp.. Klicka på den mapp som du vill kopiera eller flytta. Du får då upp ett kugghjul intill mappens namn, för att kopiera eller flytta mappen, klicka på denna ikon.. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att kopiera mappen så väljer du Kopiera och får då fram mappstrukturen för projektet. Välj sedan platsen dit du vill kopiera den valda mappen och klicka på Kopiera. Vill du istället flytta en mapp så väljer du istället fliken Flytta och väljer därefter platsen dit du vill flytta mappen. 8 Hitta i databasen
.8. Löpande avisering En av fördelarna med Doxcentral är att du inte ens behöver gå in i databasen för att hålla dig inform-erad. Med vår avisering får du ett e-postmeddelande om något nytt händer i de mappar du är intresserad av. Aviseringen uppdateras var fjärde timme när det tillkommit nya filer i dina bevakade mappar. Dina aviseringar kan du stoppa under Mina inställningar om du klickar på ditt inloggningsnamn uppe till höger. Projektets administratör har lagt in en grundinställning för dig när projektet startas där du kan bocka i en ruta om du inte vill ha aviseringar. Hitta i databasen 9
.9. Checka in och ut filer Vill man kan man checka in och ut filer i databasen, det innebär att om någon checkar ut en fil så blir den upptagen och låst tills dess att man checkat in den igen när alla ändringar gjorts. Det gör att man förhindrar att flera användare exempelvis uppdaterar samma fil samtidigt vilket kan resultera i att man sparar över varandras ändringar. Detta förutsätter att användaren alltid hämtar hem den senaste versionen i samband med utcheckning. Funktionen är konfigurerbar om den ska användas eller ej.. För att kunna checka in en fil måste du först markera den.. Klicka sedan på Checka in för att checka in filen som du har markerat. 0 Hitta i databasen
.0. Lägg till eller ta bort användare från en grupp 4 5 3 Du kan lägga till och ta bort användare från en användargrupp eller kontaktgrupp.. Klicka på Visa och på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.. Klicka sedan på den andra fliken för att hantera användargrupper och den tredje för att hantera kontaktgrupper. 3. Välj sedan gruppen som du vill lägga till eller ta bort användare från genom att klicka på namnet på gruppen. 4. På den högra sidan får du då fram ytterligare ett antal flikar där den längst till vänster visar alla användare som är kopplade till den valda gruppen medan fliken bredvid visar användarna som finns med i databasen men inte i den valda gruppen. Vill du ta bort en användare från gruppen klickar du på den vänstra fliken och vill du lägga till en användare till gruppen klickar du på den högra. 5. Du får då fram en lista över alla användare som är med i gruppen eller inte med beroende på vilken flik du valde. Klicka därefter bara på minustecknet (-) eller plustecknet (+) för att ta bort eller lägga till en användare till den valda gruppen. Hitta i databasen
.. Detaljer om en användare 3 Du kan se mer information om en deltagare samt ändra eller lägga till mer information.. För att visa mer information om en deltagare, klicka på Visa och på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.. Klicka sedan på den fyrkantiga ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om. 3. Du får då fram ett fönster med fem flikar med mer detaljerad information om deltagaren vars uppgifter du kan ändra samt komplettera. Du kan se allmänna användaruppgifter, vilka användargrupper samt kontaktgrupper som deltagaren är med i etc. Hitta i databasen
3. E-post och anbud 3.. Skicka e-post 3 4 Du kan enkelt skicka e-post direkt från Doxcentral till både andra deltagare och externa mottagare.. Du kan både välja filerna som du vill skicka direkt genom att markera dem eller göra det senare.. Klicka på Maila i menyn för att maila. Du kan även klicka på Valda filer och därefter på Maila. 3. Om du vill skicka till andra projektdeltagare, klicka på Välj användare. 4. Fyll i formuläret med ämne, ditt meddelande etc. och kontrollera att bifogade filer, mottagare och ditt meddelande finns med innan du klickar på Skicka. Alla mail som skickas från Doxcentral lagras i en valfri mapp i strukturen. E-post och anbud 3
3.. Skapa en egen kontaktgrupp 3 När man använder e-post eller beställer utskrifter så är det bra att kunna välja en egen kontaktgrupp att skicka sitt mail till eller att kunna skapa en distributionslista.. För att skapa en kontaktgrupp, välj Visa i menyn och sedan Deltagare.. Välj sedan den sista fliken av de fyra, Mina kontaktgrupper. 3. Klicka därefter på Skapa kontaktgrupp och namnge gruppen som du vill skapa och välj de deltagare som du vill ska ingå. Vill du skapa kontaktgrupper som alla deltagare kan använda, kontakta då administratören. 4 E-post och anbud
3.4. Skapa ett anbud, förfrågan Skapa ett anbud genom att samla alla handlingar som ska finnas med som underlag och bjud in anbudsgivare, enkelt - direkt i Doxcentral. Doxcentral erbjuder en tjänst specialanpassad för inköp. Den passar perfekt för inköpare och projektledare som enkelt vill kunna skicka förfrågningar, samla ihop alla handlingar i databasen och låta anbudsgivare logga in och hämta den informationen som de behöver i ett förenklat gränssnitt.. Börja med att skapa ditt anbud, klicka på Visa, Förfrågan och Skapa ny förfrågan.. Bestäm vad du vill kalla din förfrågan, det kan vara ett namn eller anbudsnummer och välj även om den ska vara öppen eller ej, klicka därefter på Spara. E-post och anbud 5
3 3. Lägg därefter in de filer som du vill att anbudgivarna ska kunna ta del utav, i mappen med samma namn som din förfrågan. Om filerna redan finns i projektet så kan du antingen flytta dem från en annan mapp eller kopiera dem. Du kan även skapa genvägar från andra mappar i projektet till FFUmappen. Om filerna inte finns med i projektet, tryck då istället på Skicka in och välj de filer som du vill skicka in till databasen. 4 4. Du får upp en lista över dina förfrågningar och kan enkelt bjuda in anbudsgivare, klicka på Bjud in. Vill du göra det vid ett senare tillfälle så kan du gå in på Visa, Förfrågan och Pågående förfrågningar. 6 E-post och anbud
5 5. Inbjudan till anbudgivare sker via e-post. Välj mottagare genom att skriva in de e-postadresser som du vill skicka anbudet till, skriv ett meddelande och bifoga eventuella filer. Klicka slutligen på Skicka för att skicka iväg din inbjudan. Detta mail sparas krypterat i databasen och mottagarna visas ej. E-post och anbud 7
Inbjudan har nu skickats och mottagarna får en bifogad länk till databasen och ditt meddelande. Vill mottagaren räkna på anbudet så klickar han/hon på länken i mailet och registrerar sig i databasen. När man registrerat sig så får man inloggningsuppgifter och kan logga in i databasen. Här kan den som skickat förfrågan själv välja om anbudsgivarna ska släppas in direkt eller genom att först godkänna dem. Anbudsgivaren får tillgång till projektdatabasen i en avskalad form. De ser allt de behöver se, kommer åt de verktyg som de kan behöva för att skicka in filer, läsa information på skärmen och skicka filer för utskrift och kopiering. Anbudsgivaren ser endast de handlingar som ingår i anbudet och ingenting av övrig verksamhet i databasen. När sedan anbudet är klart kan man enkelt uppdatera den anbudsgivare som fått uppdraget och göra en fullvärdig deltagare av den. 8 E-post och anbud
4. Hantera filer 4.. Markera filer För att kunna skicka in filer, beställa kopiering och distribution, maila etc. måste du först markera filerna.. Du markerar filer genom att bocka i dem.. Filerna som du har markerat hamnar under fliken Valda filer. Hantera filer 9
4.. Titta på en fil 3 Du kan enkelt öppna upp filerna för att se dem i större format.. Klicka på filen som du vill se eller den lilla ikonen intill filnamnet.. Om du tryckte på filraden så får du upp en miniatyr bild av filen till vänster, klicka på denna så öppnas filen upp i större format. 3. Om du istället tryckte på den lilla ikonen så fick du upp ett fönster med en miniatyrbild även där som du kan klicka på för att öppna upp den. När du öppnat filen kan du enkelt skriva ut den eller spara den på din dator. 30 Hantera filer
4.3. Detaljer om en fil Du kan enkelt visa alla detaljer om en fil samt lägga till mer information eller redigera befintlig.. Klicka på den lilla ikonen precis intill filnamnet på den fil som du vill se mer information om.. Här kan du ändra namn, lägga till en beskrivning eller version, ändra och lägga till metadata, ändra status etc. Hantera filer 3
4.4. Hämta hem filer 3 4 Det finns flera olika sätt att hämta hem filer på i Doxcentral.. Det första du behöver göra för att kunna hämta hem filer är att markera dem genom att bocka i rutan till höger om filnamnet. Alla filer du väljer hamnar under fliken Valda filer.. Filerna kan hämtas hem på flera sätt, du kan trycka på Hämta för att hämta hem filerna som du markerat. Du kan även klicka på en fil och dra den till knappen. 3. Du kan också klicka på den lilla ikonen intill filnamnet för att därefter kunna hämta hem enskilda filer. 4. Ett annat sätt att hämta hem enskilda filer på är att klicka på den fil som du vill hämta hem och sedan på ikonen för att hämta hem. För att få ett snabbare arbetsflöde kan du markera de filer som du vill hämta hem och klicka på [Ctrl] + [D] för att hämta hem dem. 3 Hantera filer
4.5. Skicka in filer till databasen 5 3 4 Du kan snabbt och enkelt skicka in dina filer till ditt projekt för att sedan låta andra i projektet komma åt dem.. Börja med att öppna mappen som du vill lägga filerna i. Du kan bara välja mappar där du har en pil, dvs. där du har skrivrättigheter.. Klicka därefter på Skicka in. 3. Du får upp en dialogruta beroende på dina förutsättningar. Det finns olika uppladdningsmetoder men för de allra flesta deltagare fungerar Selma, den normala uppladdningen bäst, men det finns även andra alternativ. Klicka på Lägg till för att hämta de filer som du vill skicka in eller genom att enkelt dra in dina filer till rutan om du använt uppladdningsmetoden Selma. Skickar du in CAD-filer kan du kontrollera att X-refar och liknande filer finns med. 4. När du har hämtat de filer som du vill skicka in, klicka på Uppladdning. 5. När uppladdningen är klar kan du direkt här gå in och lägga till beskrivning, status etc. om så önskas. Om du klickar på fliken längst till höger så kan du direkt lägga till beskrivning etc. på alla de filer som du skickat in samtidigt. Klickar du istället på fliken i mitten så kan du göra detta för filerna var för sig. Hantera filer 33
4.6. Skapa genvägar, kopior eller flytta filer 3 4 Du kan skapa genvägar till dina filer så att du kommer åt dem från en annan mapp utan att behöva göra kopior av filerna. Vill du istället göra kopior av filer kan du även göra det eller flytta filer.. Börja med att markera de filer som du vill kopiera, göra genvägar till eller flytta.. Filerna som du har markerat hamnar under fliken Valda filer. 3. Vill du skapa genvägar till filerna du valt, klicka på Genväg. Vill du istället skapa kopior, klicka på Kopiera eller Flytta för att flytta dem till en annan mapp. 4. Välj slutligen den mapp där du vill att genvägarna eller kopiorna ska sparas eller dit du vill flytta filerna. Alla genvägar är dynamiska, vilket innebär att de uppdateras per automatik när originalfilen uppdateras (gäller ej kopior). Genvägar blir röda i fillistan. Du kan även skapa genvägar, kopior samt flytta filer genom att klicka på en fil och sedan dra den till en mapp i mappstrukturen till vänster. Du får då välja om du vill skapa en genväg till filen, en kopia eller om du vill flytta filen till mappen. 34 Hantera filer
4.7. Filhistorik 3 Du kan se historiken för en fil och på så vis hålla reda på olika revisioner.. Börja med att markera filen som du vill se historiken för.. Klicka sedan på Historik så visas automatiskt filens historik i fillistan. Detta förutsätter att du har flera versioner av samma fil. 3. Vi kan i detta fall se att det finns två versioner av samma fil där datumet då vi skickade in filen skiljer dem åt och kan därför konstatera att filen överst är den senaste versionen. Hantera filer 35
4.8. Hantera filer 3 4 Du kan hantera både enskilda filer eller flera filer samtidigt.. Börja med att markera de filer som du vill ändra.. Klicka på Valda filer. 3. Välj Hantera för att kunna ändra status, komplettera informationen om filen med beskrivningstext, datum och eventuellt version etc. 4. Du får upp ett nytt fönster där du kan välja om du vill ändra alla filer som du valt samtidigt eller var för sig. Det gör du genom att antingen klicka på den vänstra fliken för att ändra alla eller den högra för att ändra dem enskilt. Genomför dina ändringar och klicka på Spara. 36 Hantera filer
4.9. Ta bort en fil 4 3 Du kan ta bort filer som du inte längre behöver.. Markera de filer som du vill ta bort genom att bocka i dem.. Klicka på Valda filer för att se en lista över filerna som du valt. 3. Klicka på Radera för att ta bort filerna. 4. Filerna som du tagit bort hamnar i Papperskorgen där du även kan återställa dem om du råkat ta bort dem av misstag. Hantera filer 37
4.0. Återställ borttagna filer 3 Du kan enkelt återställa filer om du råkat ta bort dem av misstag.. Alla filer som tagits bort hamnar i papperskorgen. Klicka på fliken för papperskorgen för att öppna den.. För att kunna återställa filer så måste du först markera dem genom att bocka i dem. 3. Klicka därefter på Återställ från papperskorgen för att återställa de markerade filerna. 38 Hantera filer
5. Beställ 5.. Ställ in ordermottagare 4 3 5 För att kunna beställa utskrifter måste en ordermottagare ställas in som ordern skickas till.. Klicka på Visa och på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.. Klicka på den första fliken för att visa en lista över alla företag. 3. Klicka sedan på det företag som du vill ska vara ordermottagare. 4. På den högra sidan får du då fram ytterligare två flikar, klicka på den högra fliken för att redigera företagsuppgifterna. 5. Bocka sedan i rutan för ordermottagare och på Spara så hamnar företaget automatiskt som ordermottagare vid beställning av utskrifter. Order 39
5.. Beställning, skicka filer för kopiering och distribution Du kan beställa på två sätt. I grundmenyn finns valet Beställ och Beställ utskrift eller genom att först markera filerna som du vill beställa och klicka på Valda filer och därefter på Beställ utskrift. Beställningen sker i fyra steg:. Välj betalare för uppdraget, du som beställare kommer upp som automatiskt val.. Märk din beställning och skriv eventuellt meddelande till ordermottagaren. Här väljer du även vilket kontor som du vill skicka din order till. 3. Välj en distributionslista och välj mottagare och fyll därefter i vad respektive mottagare vill ha. Listan som du skapar kan du spara till nästa tillfälle genom att klicka på Spara. Baslistorna skapas av administratören i projektet eller av dig som personliga listor. Var noga med att ange antal omgångar av fullskala, halvskala eller dokument samt ev. kommentarer för respektive mottagare. Ett meddelande skickas till det kontor som du angett i föregående steg. 4. I nästa steg ska du bekräfta och skicka din beställning. Kontrollera att alla uppgifter är korrekta de filer som du vill beställa utskrift av finns på listan under Bifogade filer, klicka därefter på Skicka. När du har skickat din beställning får du ett svarsmail med en kopia på beställningen som bekräftelse. Du kan alltid se dina tidigare beställningar genom att klicka på Beställ och Lista beställningar. 40 Order