Anbudsförfrågan Upphandling av Konsulttjänst för översiktsplanering Åmål 2011-07 07-04 04 Åmåls kommun Box 22 662 22 Åmål Tel: 0532-170 00 Olle.andersson@amal.se www.amal.se
2 Innehållsförteckning B BESTÄLLARINFORMATION... 3 B1 Orientering om beställarens verksamhet...3 B2 Orientering om uppdraget...3 B4 Beställarens organisation...3 B4.2 Beställare...3 B4.21 Beställarens ombud...3 U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 4 U1.1 Upphandlingsförfarande...4 U1.2 Uppdragsform...4 U1.3 Ersättningsform...4 U2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag...4 U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlaget...4 U2.3 Frågor under anbudstiden...4 U3.1 Anbudets form och innehåll...4 U3.11 Huvudanbud...5 U3.12 Sidoanbud...5 U3.2 Anbudstidens utgång...5 U3.3 Anbudets giltighetstid...5 U3.4 Anbudets märkning och adressering...5 U4 Anbudsöppning...5 U5 Anbudsprövning...5 U5.1 Genomförande av anbudsprövning...5 U5.2 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering)...6 U5.3 Prövning av anbud...6 U5.31 Värdering...6 U5.4 Meddelande om beslut efter anbudsprövning...7 U6 Beställning...7 A AVTALSFÖRESKRIFTER... 8 1 Uppdragets omfattning...8 2 Genomförande...8 3 Organisation...8 4 Tider...8 5 Ansvar...8 6 Ekonomi...9 7 Rätt till uppdragsresultat...9 8 Hävning...10 9 Tvistelösning...10
3 B BESTÄLLARINFORMATION B1 Orientering om beställarens verksamhet Kommunens översiktsplan antogs 1991 och skall nu revideras för planerat nytt antagande 2013. För att täcka behovet av arbetsinsatser för översiktsplaneringen med inriktning på att leda processen med att ta fram beslutsunderlag i form av sammanställningar och analyser av övergripande mål, planer och program av betydelse, förändringar och trender i omvärlden, den nuvarande fysiska strukturens ändamålsenlighet samt allmänna intressen, kommer konsult att upphandlas. Åmåls kommun har idag en anställd planingenjör och konsult för arkitektkompetens. För att ta fram en ny översiktsplan krävs en koncentrerad och kontinuerlig arbetsinsats och en processledare/koordinator/projektledare. B2 Orientering om uppdraget Uppdraget beräknas omfatta ca 50 timmar/ månad under kontraktstiden fram till och med 2013-10-31. Timmar ska kunna flyttas under projekttiden då det i arbetet periodvis kräver större insats och under tex utställningstid kräver något mindre. Denna förfrågan avser i huvudsak att i nära samarbete med kommunens personal upprätta översiktsplan och därmed sammanhängande utredningar. Uppdraget som projektledare för översiktsplanen innebär att konsulten skall ha en tydlig idé om det slutliga dokumentet skall se ut och hur processen för att få fram den är upplagd. Uppdraget innebär också att driva igenom detta. Projektledaren skall i samråd med kommunen utse en arbetsgrupp och ta fram ett förslag till styrgrupp, hålla möten med kommuninnevånare, sammanställa material samt hålla återkommande redovisningar för styrgruppen. Uppdraget innebär att sammanställa dokument från förslag till antagande av översiktsplan 2013. Projektledaren har möjlighet att nyttja de interna resurser som finns på kommunen i form av planingenjör, skrivhjälp, administration mm efter överenskommelse vid uppdragsgenomgång. En beskrivning av uppdragets genomförande bifogas anbudet. B4 Beställarens organisation B4.2 Beställare Åmåls kommun, org. nr. 212000-1587 Box 22 662 22 ÅMÅL B4.21 Beställarens ombud Beställarens ombud är: Namn: Olle Andersson Titel: Enhetschef E-post: olle.andersson@amal.se Telefon: 0532-170 80
4 U UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER U1 Former för upphandling U1.1 Upphandlingsförfarande Upphandling genomförs med förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, 15 kap. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. U1.2 Uppdragsform Konsultuppdrag. U1.3 Ersättningsform Ersättningsformen för uppdraget är rörligt arvode med fasta timpriser. Ingen ersättning för anbudsgivning utgår. U2 Förfrågningsunderlag U2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget finns tillgängligt på kommunens hemsida www.amal.se. Se flik upphandlingar och som administreras av Åmåls kommun. U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlaget Följande handlingar ingår i förfrågningsunderlaget: Anbudsförfrågan, daterad 2011-07-04 Anbudsformulär ABK 09 (bifogas ej) U2.3 Frågor under anbudstiden Eventuella frågor angående denna upphandling ställs och besvaras via e-mail olle.andersson@amal.se Frågor skall ställas senast 2011-07-12 Svar avges senast 2011-07-15. Frågorna besvaras av upphandlande myndighets ombud (B4.21) Olle Andersson U3 Anbudsgivning U3.1 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Behörigheten skall kunna styrkas vid anmodan. Anbudet skall innehålla bilagor och efterfrågade uppgifter enligt U5.2. Bifogat anbudsformulär bör användas för effektivare hantering hos upphandlande myndighet.
5 Priser skall anges i svenska kronor (exklusive moms) och per timme. I timpriset skall ingå restid och resekostnader. Timpris skall anges för offererad uppdragsansvarig och övriga personer som kan utgöra stödresurser i uppdraget. Anbud per telefax och e-post accepteras inte eftersom anbudssekretessen ej kan granteras. Anbud är belagda med sekretess till dess beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. Anbudsgivare skall därför i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess skall anges. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen. U3.11 Huvudanbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. U3.12 Sidoanbud Alternativa anbud accepteras inte. U3.2 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2011-08-15. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. U3.3 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt 3 månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m. 2011-11-15 U3.4 Anbudets märkning och adressering Anbudet skall sändas i förslutet och neutralt kuvert märkt med Anbud Konsulttjänst för översiktsplanering till: Åmåls kommun Box 22 662 22 ÅMÅL U4 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske 2011-08-18. Anbudsöppningen protokollförs. Vid anbudsöppningen medverkar minst två tjänstemän. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. U5 Anbudsprövning U5.1 Genomförande av anbudsprövning Efter anbudsöppning sker prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Anbudsprövningen sker i två steg: 1. prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering utifrån LOU och ställda skall-krav), och 2. prövning av anbud (anbud från anbudsgivare som uppfyllt kraven enligt punkt 1 utvärderas).
6 U5.2 Prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering) Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 10 kap 1-2. Anbudsgivare skall vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande. Anbudsgivare skall vara registrerad för F- skatt. Kommunen samarbetar med Skatteverket och inhämtar erforderlig information om anbudsgivare i samband med upphandlingar. Anbudsgivare skall ha god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden. Nivån för den ekonomiska kapaciteten skall vara minst riskklass 3 hos Upplysningscentralen eller motsvarande. Kommunen inhämtar erforderlig information. Intyg med bestyrkande av ekonomisk kapacitet skall insändas mot anmodan. Nystartade företag som inte har någon kreditbedömning skall kunna styrka att de uppfyller kraven på en god och stabil ekonomi genom intyg/garanti från bank eller liknande. Intyg/garanti med bestyrkande av ekonomisk kapacitet skall insändas mot anmodan. Anbudsgivaren skall ha en konsultansvarsförsäkring upp till 120 prisbasbelopp. Kopia på giltigt försäkringsbrev skall bifogas. För att styrka anbudsgivarens lämplighet avseende teknisk och yrkesmässig kapacitet skall följande krav vara uppfyllda: Kompetens och erfarenhet hos anbudsgivaren Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från kommunal översikts- och detaljplanering. Anbudet skall innehålla ett (1) referensuppdrag som avser kommunal översikts- och detaljplanering, inklusive en referensperson (med telefonnummer). Kompetens och erfarenhet hos uppdragsansvarig Den person som föreslås för uppdraget skall ha avlagt arkitektexamen på högskolenivå samt ha minst fem års dokumenterad erfarenhet av översikts- och detaljplanearbete i ledande ställning med tyngdpunkt på översiktsplanearbete. Anbudet skall innehålla CV för föreslagen uppdragsansvarig. Stödresurser inom organisationen Den egna organisationen skall innehålla minst ytterligare en person som har dokumenterad erfarenhet av översikts- och detaljplanearbete (stödresurs 1). Anbudet skall innehålla CV för personal inom organisationen med ovanstående kompetenser. U5.3 Prövning av anbud U5.31 Värdering Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdering kommer att ske utifrån nedan angivna kriterier. Det anbud som uppfyller samtliga skall-krav och får det lägsta justerade anbudspriset (se nedan) kommer att antas. Pris Upphandlande myndighet kommer att utgå från det angivna timpriset för offererad uppdragsansvarig konsult. En faktor om 50% av skillnaden mellan tillkommande timtaxa och avgående timtaxa kommer att läggas till. Utbildning och erfarenhet Upphandlande myndighet kommer att göra en samlad bedömning av utbildning och erfarenhet i förhållande till uppdraget för uppdragsansvarig konsult. Bedömningen görs
7 utifrån lämnade uppgifter i anbudet enligt U5.2. Utbildning och erfarenhet kommer att poängsättas på en skala från 0 till 10, med 10 som högsta poäng. Beräkning av justerat anbudspris Det justerade anbudspriset uppnås på följande sätt: Det eller de anbud som får 10 poäng för utbildning och erfarenhet får noll procent i påslag på timpriset i anbudet. Det eller de anbud som får 9 poäng får tio procents påslag på timpriset, 8 poäng medför 20 procents påslag osv. Om anbudsgivare lämnar tillkommande timtaxa på 740 :- och avgående timtaxa på 600 :- kommer en faktor om 70 läggas till timpriset. Utvärderingsmodellen kan illustreras med följande exempel: Exempel Anbud A offererar ett timpris på 600 kr och får betyget åtta för utbildning och erfarenhet, samt har en skillnad mellan tillkommande timtaxa och avgående timtaxa på 140 kr. Anbud A:s justerade anbudspris blir 810 kr (600 + 120+70). Anbud B offererar ett anbudspris på 700 kr och får betyget tio för utbildning och erfarenhet och har en skillnad mellan tillkommande timtaxa och avgående timtaxa på 100. Anbud B:s justerade anbudspris blir 750 kr (700 + 0 + 50). Anbud C offererar ett anbudspris på 650 kr och får betyget nio för utbildning och erfarenhet och har en skillnad mellan tillkommande timtaxa och avgående timtaxa på 0. Anbud C:s justerade anbudspris blir 715 kr (650 +65 + 0). I ovanstående exempel vinner alltså anbud C. OBS! Det justerade anbudspriset används endast för utvärdering och jämförelse av anbud. Om två eller flera anbud får samma justerade anbudspris vinner det anbud som har högst poäng för utbildning och erfarenhet. Om även denna poäng är lika utses vinnande anbud genom lottning. U5.4 Meddelande om beslut efter anbudsprövning Efter anbudsprövning fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vilken anbudsgivare kommunen avser teckna kontrakt med och hur utvärderingen gjorts. Tilldelningsbeslutet är ingen civilrättsligt bindande handling och gäller under förutsättning att överprövning enligt LOU 16 kap 2 ej sker, samt att överenskommelse om kontrakt enligt U6 kan träffas. Beslut om antaget anbud kommer att meddelas per e-post till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare skall därför ange i anbudet vilken e-postadress beslutet skall skickas till. Adress skall anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress. U6 Beställning Beställningen dokumenteras i ett kontrakt som undertecknas av behöriga företrädare för båda parter. Kontraktet kommer att träda i kraft vid undertecknande och gälla t.o.m. 2013-10-31. Kontraktsarbeten skall kunna påbörjas inom 14 dagar efter beställning.
8 A AVTALSFÖRESKRIFTER ABK 09 skall gälla med ändringar och tillägg som framgår av dessa föreskrifter. Avtalsföreskrifterna ligger till grund för kontrakt mellan Kommunen och Konsulten. I anbudet skall det framgå att anbudsgivare accepterar avtalsvillkoren i sin helhet. 1 Uppdragets omfattning 1.2 För uppdraget gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Kontrakt 2. Anbudsförfrågan daterad 2011-07-04 3. ABK 09 med ändringar 4. Anbud 2 Genomförande 2.1 Konsulten skall redovisa sin planering av uppdragets genomförande för Kommunen innan arbetet påbörjas. Uppdragsansvarig skall i huvudsak utföra arbetet på plats inom kommunförvaltningen. Konsulten skall utföra alla delar av uppdraget i enlighet med bestämmelserna i denna förfrågan och med den skicklighet och omsorg som Åmåls kommun har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. 3 Organisation 3.3 Konsultens organisation för uppdraget skall fastställas i anbudet. Namngiven person i Konsultens projektorganisation får ej ersättas av annan person utan Kommunens godkännande. 3.4 Konsulten skall tillämpa det egna kvalitetssystemet. 3.5 Konsulten har ej rätt att överlåta uppdraget åt någon annan. 3.6 Konsulten planerar, leder och genomför möten inom uppdraget. 4 Tider 4.1 Arbetet ska kunna påbörjas 14 dagar efter kontraktstecknande. 4.5 Uppdraget är slutfört när uppdragsresultatet redovisats på det sätt parterna kommit överens om, dock senast 2013-10-31. 5 Ansvar 5.4 Utgår. 5.5 Utgår. 5.7 Med skälig tid avses inom tre månader. 5.10 Konsulten skall under kontraktstiden ha en konsultansvarsförsäkring till ett försäkringsbelopp av 120 prisbasbelopp.
9 6 Ekonomi 6.1 I anbudet lämnade timpriser skall gälla under hela kontraktstiden. Indexreglering skall inte användas. 6.2 Rörligt arvode betalas efter nedlagd tid. Nedlagd tid skall rapporteras månadsvis. 6.4 Utgår 6.8 Fakturering skall ske månadsvis och får endast avse utfört arbete. Förskott medges ej. Faktura sänds till: Åmåls kommun FE 261 838 80 HACKÅS Referensbeteckning AAOLLAND skall alltid anges. Fakturan skall förutom timredovisning med art och omfattning av utfört arbete innehålla: Leverantörens firma Leverantörens F-skattesedelnummer Leverantörens organisationsnummer Leverantörens momsregistreringsnummer Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura på, av Kommunen, godkänt arbete. Fakturerings-, expeditionsavgifter och liknande accepteras ej. Eventuell dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Fakturor avseende dröjsmålsränta understigande 300 kr. exklusive mervärdesskatt accepteras ej. 7 Rätt till uppdragsresultat 7.1 Kommunen äger fullständig och obegränsad nyttjanderätt till samtliga upprättade originalhandlingar och övriga resultat av uppdraget. Med originalhandlingar avses handlingar på papper, film och digitala medier. Kommunens rätt enligt detta kontrakt om fritt nyttjande av resultatet från uppdraget berättigar inte Konsulten till ersättning utöver den ersättning som utgår för själva uppdraget. Digital information och dataprogram som tillhandahålles av Kommunen för uppdragets genomförande är Kommunens egendom och får inte utan Kommunens medgivande användas i annat sammanhang. 7.4 Konsulten ansvarar för att framtagna handling och övrigt resultat av uppdraget får användas av Kommunen. 7.7 Utgår. 7.8 Kommunen har äganderätten till originalhandlingarna liksom till de datafiler och elektroniska konfigurationer som handlingarna framställts ur. 7.9 Utgår.
10 8 Hävning Om Konsulten inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar arbetsgivare/uppdragstagare äger Kommunen rätt att häva avtalet. Konsulten skall kontrollera att underkonsult uppfyller samma krav som ställs på Konsulten. Konsulten ansvarar för underkonsult som för eget uppdrag. Om Konsulten brister i fullgörande av ovan angivna förpliktelser äger Kommunen rätt att med omedelbar verkan och utan ersättningsskyldighet till Konsulten häva avtalet. Hävningsrätten skall inte verkställas om Konsulten inom skälig tid vidtar bevisliga rättelser. Uppfyller Konsulten inte längre förutsättningarna under vilka han erhållit uppdraget äger Kommunen rätt att häva avtalet utan ersättningsskyldighet. Om hävandet sker på grundval av ovan nämnda skäl eller av skäl enligt ABK 09 kap 8, är Konsulten skyldig att ersätta Kommunen för den kostnadsökning som på grund av hävandet uppkommer för uppdragets färdigställande, samt den skada hävandet i övrigt åsamkar Kommunen. 9 Tvistelösning Om tvist uppstått inom ramen för kontraktet skall den i första hand lösas av parterna. I andra hand skall tvist avgöras av allmän domstol på Kommunens hemort enligt svensk rätt.