Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2015:19 Sida 1 (9) 2015-06-22 om bevarande och gallring för Stockholms mässfastigheter AB Bolag Stockholms mässfastigheter AB ets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan. Gallringsbeslut SSA 2008: 15 upphör att gälla i och med detta beslut. et gäller retroaktivt. Datum för beslut Stockholm den 24 juni 2015 På Kulturnämndens vägnar Jonas Engardt Tf Stadsarkivarie
Sida 2 (9) Information under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp verksamheten 1.1 Utföra ledningsarbete Minnesanteckningar från ledningsgruppsmöten 1.2 Planera och följa upp verksamheten Rapportering till 10 år Stockholm stad Likviditetsprognoser Attestinstruktioner, original 10 år Information under verksamhetsområde 2 Stödja verksamheten 2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden Statistik till SCB 10 år 2.3.2 Administrera ekonomi Reklamationer av leverantörsreskontra samt övrig korrespondens 10 år 2.3.3 Hantera löpande redovisning Anläggningsregister Vid utrangering/ kassering Redovisning aktiva anläggningar, inventariekonton Vid utrangering/ kassering
Sida 3 (9) Anläggningar i redovisningen och dess avskrivningar (Huvudbok inventariekonton) Avskrivningar Investeringsansökningar Pågående nyanläggningar 10 år 10 år Vid utrangering/ kassering 2.5.1 Hantera och förvalta IT och telefoni Felanmälningar och supportärenden Gallras när systemet tas ur bruk. 2.5.3 Hantera lokaler och säkerhet Ritningar, scheman över el- och VVS Minnesanteckningar från fastighetsmöten Tjänstgöringsrapport väktare Specifikation av bevakningstimmar för respektive event När ritningen upphört att gälla för verksamheten 2.5.4 Kommunicera och omvärldsbevaka Informationsutskick till staden om större kongresser Skickas till bl.a. Arlanda, Hotell, Stockholm Visitors Board.
Sida 4 (9) Information under verksamhetsområde 3 Utveckla och planera event Processgrupp 3.2 Utveckla och planera mässor Minnesanteckningar, enhetsmöten mässor Budget & ändringar av prognoser Projektdokumentation, administration och ledning Marknadsplan (Eventspecifika) Långtidsprognos Mediaplan Aktivitetsplan Gallras har Gallras har Gallras har Gallras har Gallras har Uppdateras vid behov när marknadsplan behöver ses över (marknadsplan för affärskritiska mässor, dvs. de största och i norden ledande mässorna, bevaras).
Sida 5 (9) Processgrupp 3.3 Utveckla och planera kongresser och mindre event Minnesanteckningar, enhetsmöten kongresser och mindre event Mötesprotokoll kundmöten Budget & ändringar av prognoser Projektdokumentation, administration och ledning Gallras har Gallras har Gallras har Processgrupp 3.4 Utvärdera event ERFA-dokumentation före och efter event (Erfarenhetsdokumentation) Ritning efter avslutat event Protokoll uppföljningsmöte Protokoll kundutvärdering - Kongress och event Gallras har Gallras har Används av produktion som underlag till planering av nästa event. Ritning över mässhallarna bevaras i utställningskatalogen. Efter större och/eller återkommande event. Underlag för planering av nästa event. Möte/avstämning med kund efter event där eventet utvärderas. Information under verksamhetsområde 4 Marknadsföra och sälja event Processgrupp 4.1 Sälja monteryta för mässor Avtal och slutavräkning
Sida 6 (9) Barteravtal Kan gallras efter barteravtalets utgångstid, dock tidigast efter nästkommande event. Utgående offerter/kostnadsförslag med bilagor Monterritningar Säljanteckningar Anmälningssedlar Informationsutskick till kund Eventspecifika erbjudanden och informationsbrev. Processgrupp 4.2 Hyra ut lokaler till kongresser och mindre event Avtal och slutavräkning Utgående offerter/kostnadsförslag med bilagor Ansökningar/kostnadsfö rslag (Biddar) till Stockholm Visitors Board Säljanteckningar Rapporter/protokoll kundmöten Avser avtal av ringa karaktär. Se SSA 2008:15 Kostnadsförslag som sammanställs av Stockholm Visitors Board där den bevaras.
Sida 7 (9) Processgrupp 4.3 Utveckla och sälja produkter och tjänster Utgående offerter/ kostnadsförslag med bilagor Säljanteckningar Monterritning Processgrupp 4.4 Hantera reklamationer och klagomål Handlingar i processen avser reklamationer på verksamhetens ytor, produkter och tjänster. Reklamationer Korrespondens kring reklamationer Processgrupp 4.5 Marknadsföra och informera om event Rättighetslista Uppdateras löpande Rutinartade pressreleaser Webbsidor (eventspecifika) Mäss-appar (eventspecifika) Mallen för webbsidorna bevaras. Produceras som besöksverktyg. Projektdokumentation vid framtagandet av applikationen bevaras.
Sida 8 (9) Information under verksamhetsområde 5 Producera och leverera event Processgrupp 5.1 Planera och leda produktion Protokoll byggmöte event Lista över entrébiljetter till Entreprenörer Ritningslayout CAD Slutgiltig ritning över eventet bevaras i utställningskatalog. Processgrupp 5.3 Hantera lager och logistik Godshantering och transportärenden Beställningar av logistiktjänster registreras som ärende i systemet CIS-lager. Information om ärendet återfinns i ursprunglig beställning och fakturering. Processgrupp 5.4 Producera grafiskt material Extern grafisk produktion, kundbeställningar Avser material som skyltar, vepor, broschyrer m.m. Internt framtaget material till Stockholmsmässans egna event och aktiviteter bevaras. Processgrupp 5.5 Planera och hantera säkerhet under event Riskanalys inför event Planering av säkerhetsåtgärder inför event.
Sida 9 (9) Rapport kontrollrunda inför event Tillstånd för försäljning på ytterområde Ansökningar och tillstånd, hantering av brandfarlig vara Tillstånd för heta arbeten Tillstånd gasol Blankett stöldanmälningar, underlag till polisen Utförselbevis från monter Tillstånd för att föra ut material från monter innan eventet stänger. Processgrupp 5.6 Planera och ge service Protokoll 6-veckors möte Avstämningsmöte av löpande och händelsestyrd karaktär. Protokoll Driftmöte Kassa- och garderobsstatistik Tidredovisning personal per event Inventeringslista, Serviceshopen Utställarkort. Beställningar Veckomöte för att fånga eventuella förändringar i eventschemat. Möten av löpande och händelsestyrd karaktär. Underlag till ekonomiavdelningen.