Användarmanual Personal & Organisation ENHETER KONTAKTVÄGAR RAPPORTER AB Previa 2012
Användarmanual Personal & Organisation KOM IGÅNG På previa.se hanterar ni effektivt information om er egen organisation som används av Previa för tjänsterna Sjuk&Frisk och Företagshälsovård. Logga in från www.previa.se. Klicka på Logga in och sedan Hantera informationen om er organisation. Fyll i din användarinformation och logga in. Efter inloggning visas en lista med dina företag. Välj ett företag genom att klicka på det och dess startsida visas med valideringsrapport, underenheter samt rapporter. Start Organisationskarta Brödsmulor Sökfunktion Flikar Klicka på Redigera för att ändra Lista med uppgifter som kan eller behöver redigeras Exempel på användargränssnittet vid visning av en enhet Sökfunktionen Med sökfunktionen kan man söka efter både enheter och anställda. Brödsmulorna visar var i organisationsstrukturen du befinner dig. Klicka på en enhet eller anställd för att gå till den. Har ni frågor kan ni vända er till vår kundtjänst på telefon 0771-45 00 56 eller e- post ksc@previa.se.
Navigera i organisationen Förutom att söka kan man navigera i organisationen genom att gå till enheters underenheter. Med flikarna väljer man vilken del av en enhets eller anställds information man vill jobba med. Organisationskartan gör det enkelt att gå direkt till en enhet. Den innehåller en översikt med hela organisationsstrukturen. Klicka på en enhet för att gå till den. Med funktionerna i Personal & Organisation kan ni bygga upp er organisationsstruktur samt lägga till, ändra och ta bort anställda. Ni kan antingen sätta igång direkt eller läsa om hur man utför de grund- läggande momenten i den här manualen. Personal & Organisation innehåller fler möjligheter än som beskrivs här som ni kan börja använda allteftersom. Siffran visar antalet under- enheter Klicka på plustecknet för att öppna upp underlig- gande enheter Exempel på organisationsstruktur AB Previa 2012 2 (8)
ANSTÄLLDA För att arbeta med anställda kan man använda sökfunktionen eller gå via den enheten de ligger un- der. Anställda kan ärva chef från enheten de tillhör eller ha direktvald chef. Sök genom att Dirketvald chef visas med en stjärna bakom namnet, ärvd chef utan stjärna. fylla i namn och klicka på Sök Klicka på Ny anställning för att lägga till en anställd Välj anställd genom att klicka på dennes namn Klicka på chefens namn för att komma till dennes personkort Klicka på krysset för Lägg till ny anställd att ta bort en an- ställd Gå till enheten där den anställde ska läggas till Gå till fliken Anställda Klicka på knappen Ny anställning Fyll i formuläret. Personnummer anges med 12 siffror (YYYYMMDDNNNN). Klicka på knappen Spara Anställningen har skapats Gå in på Redigera under anställningsuppgifter I fältet Anställningsdatum visas dagens datum automatiskt. Klicka i rutan för att ändra med kalenderfunktionen. Klicka på knappen Spara AB Previa 2012 3 (8)
Ändra anställd Fyll i den anställdes namn eller personnummer i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på den anställdes namn i listan Klicka på knappen Redigera vid det avsnitt du vill ändra Inmatningsfält visas och informationen kan ändras Anställda kan ha flera jobbrelaterade e- postadresser (bara en privat) och telefonnummer Klicka på länken Lägg till under fältet, ange typ för telefonnummer med symbolerna Anställda kan ha flera chefer, sök fram dem med deras namn i fältet Vill man ta bort en information klickar man krysset till höger på raden Klicka på knappen Spara Flytta anställda Gå till enheten ni vill flytta anställda från Gå till fliken Anställda Bocka för de anställda som ska flyttas Klicka på knappen Flytta anställda Sök efter den enhet som du vill flytta till Klicka på länken Välj vid rätt enhet Granska information om flytten och klicka på Genomför flytt Bocka för de du vill flytta Hämta anställd Gå till enheten ni vill flytta anställda från Gå till fliken Anställda Klicka på knappen Hämta Sök fram och välj den anställde ni vill flytta Klicka på Genomför hämtning Ta bort anställd Klicka för att ta bort anställd Fyll i den anställdes namn i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på den anställdes namn i listan Fyll i ett avgångsdatum och klicka på knappen Spara Klicka på knappen Radera anställning över formuläret För att kunna radera den anställde måste anställningsperiodens slutdatum vara passerat AB Previa 2012 4 (8)
ENHETER För att arbeta med enheter kan man använda sökfunktionen, organisationskartan eller navigera i organisationen. Enheter kan ärva chef från enheten de tillhör eller ha direktvald chef. Direktvald chef visas med en stjärna bakom, ärvd chef har ingen stjärna. Klicka på Skapa underenhet för att lägga till enhet Lägg till ny enhet Gå till enheten den nya enheten ska läggas under Gå till fliken Enheter Klicka på knappen Skapa underenhet Fyll i formuläret och klicka på Spara Ändra enhet Fyll i enhetens namn i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på enhetens namn i listan Klicka på knappen Redigera Inmatningsfält visas och informationen kan ändras Enheter kan ha flera e- postadresser, telefonnummer (ange typ med symbolerna) och chefer som man väljer genom att skriva i namn eller personnummer och söker Vill man ta bort en information så använder man krysset Klicka på knappen Spara AB Previa 2012 5 (8)
Flytta enheter Gå till enheten ni vill flytta underenheter från Gå till fliken Enheter Bocka för de enheter som ska flyttas Klicka på knappen Flytta enheter Sök efter den enhet som du vill flytta till Klicka på länken Välj vid rätt enhet Granska information om flytten och klicka på Genomför flytt Bocka för de du vill flytta Ta bort enhet Klicka här för att ta bort enhet Fyll i det namnet på enheten du vill ta bort i sökfältet överst Klicka på enhetens namn i listan Kontrollera att det inte ligger några underenheter, anställda eller kontaktvägar under de olika flikarna Klicka på knappen Radera över formuläret AB Previa 2012 6 (8)
KONTAKTVÄGAR Kontaktvägar styr vilka som får meddelande när en anställd anmäler sig sjuk eller frisk. Chefer med- delas alltid om de finns angivna. Utöver det kan man lägga till olika typer av kontakter som även de meddelas när en anställd blir sjuk eller frisk. Kontaktvägar ärvs automatiskt nedåt i organisationen. Ärvda mottagare visas med ikon (SF, HR eller G) och kan inte tas bort för enskilda avsändare. De kan bara ändras på det ställe de ärvs ifrån. För enheter som är mottagare går meddelanden till dess registrerade e- postadresser och telefon- nummer. Kontaktvägar kan även hanteras under rapporter. Klicka här för att lägga till ny mottagare Enheter och anställda Göran Göransson är mottagare för Klicka på krysset för att ta bort mottagare Mottagare för meddelanden om Göran Göransson Exempel på kontaktvägar för en anställd Lägg till kontaktvägsmottagare för anställd eller enhet Gå till fliken Kontaktvägar för den enhet eller anställd mottagaren ska läggas till för Klicka på knappen Skapa kontaktväg Sök efter enhet eller anställd som ska vara mottagare Klicka på länken Välj vid avsedd enhet eller anställd Bocka för kontaktvägstyp och klicka på Lägg till Kontrollera att ni har den kontaktvägstyp ni väljer, i aktivitetsavtalet. Ring Kundservicecenter om ni är osäkra. Telefonnumret står på förstasidan. Ta bort kontaktvägsmottagare för anställd eller enhet Gå till fliken Kontaktvägar för den enhet eller anställd mottagaren ska tas bort för Klicka på krysset vid den mottagare som ska tas bort Ärvda mottagare indikeras med texten [Ärvd]. De måste tas bort från den enhet de ärvs ifrån. Ta bort kontaktvägskälla Kontaktvägskällor tas bort på respektive persons eller enhets kontaktvägssida. Klicka på personen eller enheten i rutan Kontaktvägsmottagare för till höger Klicka på fliken Kontaktvägar Ta bort kontaktvägsmottagare genom att klicka på krysset på dess rad AB Previa 2012 7 (8)
RAPPORTER Under Rapporter finns översikter av kontaktvägar och anställda. Klicka på Skapa kontaktväg för att lägga till ny mottagare Klicka på Lägg till ny för att lägga till källa för mottagaren Klicka på krysset för att ta bort en källa för denna mottagare Klicka på krysset för att ta bort en mottagare Kontaktvägar Genom att klicka på länken Kontaktvägar under flikarna visas en lista med organisationens kontakt- vägsmottagare. Inom parantes visas hur många personer och avdelningar de är mottagare för. Urval kan göras med sökfältet. Lägg till kontaktvägsmottagare Klicka på knappen Skapa kontaktväg Sök fram och välj kontaktvägskällan (den som information skickas om) Sök fram och välj kontaktvägsmottagaren (den som informationen skickas till) Ange typ(er) för kontaktvägen och klicka på Lägg till Ändra kontaktvägsmottagare Klicka på namnet för den kontaktvägsmottagare du vill ändra Ta bort kontaktvägsmottagare Klicka på krysset på samma rad som namnet för kontaktvägsmottagaren du vill ta bort Anställda Genom att klicka på länken Anställda under flikarna visas en lista med organisationens anställda. An- vänd sökfältet för att göra urval i listan. Visa en anställd genom att klicka på dess namn. AB Previa 2012 8 (8)