Förvaltningsobjektarkitektur (FOA) för LADOK konsortiet

Förvaltningsobjektarkitektur (FOA) för LADOK konsortiet

1 Bakgrund och genomförande 2013-02-21 Föreliggande rapport beskriver resultat av ett uppdrag som syftar till att skapa effektiva förvaltningsobjekt inom Ladokkonsortiet. Bakgrunden till uppdraget är att Projektet Förnyad förvaltning har beslutat att pm 3 skall vara den förvaltningsstyrningsmodell som tillämpas för förvaltning av Ladok. FOA utredningen har haft huvudfokus på studieadministrationen men har även berört andra delar av konsortiets arbete. I rapporten beskrivs den framarbetade förvaltningsobjektarkitekturen (FOA) med tillhörande governance struktur. FOA är tänkt att användas som grund för att organisera förvaltningsverksamheten inom hela Ladokkonsortiet. Det är dock viktigt att påpeka att organiseringsförslaget inte utgör en ersättning för befintlig linjeorganisation, utan är ett komplement till denna. Organiseringsförslaget kan jämföras med den projektstruktur som används för utvecklingsuppdrag. Arbetet har genomförts i enlighet med Förvaltningsstyrningsmodellen pm³ version 2.3, vilket innebär att följande metodsteg har genomförts; - inventering - modellering - konstruktion av IT-governancestruktur - beslut om nästa steg Inventeringen bestod av faktainsamling (bl.a. beskrivning förvaltningsprocesser, produktbeskrivning Ladok3, utredning förvaltningsorganisation) och genomfördes under november 2012. Insamlat material analyserades och modellering av objekten och konstruktion av IT-governancestruktur genomfördes av Ingrid Edberg med kvalitetssäkring av Johanna Nilsson och Malin Nordström under december 2012. Resultatet av modelleringen var ett förslag till FOA för hela Ladokkonsortiet, men med betoning på Studieadministration. Detta förslag stämdes av och förankrades med arbetsgruppen den 23 januari samt 12 februari 2013 och resulterade i en FOA version 0.5, se avsnitt 3 för detaljerad beskrivning. Resultatet presenterades på styrgrupp Förnyad förvaltning 21 februari, där det fortsatta arbetet beslutades. Uppdraget har letts av Ingrid Edberg från På AB. Samtliga personer som deltagit i arbetet finns redovisade i bilaga 1. 2 Centrala begrepp och principer för FOA I detta avsnitt introduceras centrala begrepp såsom förvaltningsobjekt, objektfamilj och FOA 1 och principerna för hur dessa har identifierats för Ladokkonsortiet. Förvaltningsobjekt utgör i pm³ det viktigaste medlet för att avgränsa förvaltningsorganisationers ansvarsområde. Förvaltningsobjektet är svaret på frågan vad förvaltas och innehåller alltid förvaltningsprodukter (se nedan), Verksamhetskomponenter och IT-komponenter (t ex IT-system). Det vanligaste sättet att innehållsbestämma förvaltningsobjekt är att avgränsa en eller flera ITkomponenter och låta dessa utgöra förvaltningsobjekt. Detta kan leda till låg verksamhetsnytta eftersom IT-komponenternas roll i verksamheten förblir outredd. Förvaltningsobjekt bör istället avgränsas utifrån de verksamheter som utförs inom lärosätena. Förutom IT-komponenter innehåller också ett förvaltningsobjekt s.k. förvaltningsprodukter. En förvaltningsprodukt kan bestå av automatiska arbetsflöden, IT-funktioner, verksamhetskomponenter som t.ex. guidelines och processbeskrivningar samt förvaltningsorganisationens vidareförädlingsvärde. Förvaltningsprodukter säkrar att verksamhetens parter får ett tillfredsställande IT-stöd över tiden oavsett hur verksamheten är organiserad. Det innebär att välavgränsade förvaltningsobjekt som är skapade utifrån verksamhetsprocesser är relativt okänsliga för omorganiseringar. 1 Läs mer om dessa begrepp i pm 3 version 2.3 modellbeskrivning och pm 3 FOA.

Ett förvaltningsobjekt kan vara av tre olika typer; kärnverksamhet, stödverksamhet eller IKTverksamhet (dessa beskrivs närmare i avsnitt 3.1). Närliggande förvaltningsobjekt placeras i objektfamiljer. Förvaltningsobjekten i en objektfamilj har en gemensam styrgrupp för de ingående objekten, men separata förvaltningsledningar för varje enskilt förvaltningsobjekt. På så sätt säkras samverkan och prioritering både inom respektive förvaltningsobjekt och mellan de förvaltningsobjekt som är närliggande. För att möjliggöra styrning av hela förvaltningsverksamheten och ge förutsättningar för gemensamma prioriteringar mellan olika förvaltningsobjekt (IT-governance för vidmakthållande och vidareutveckling) inrättas en FOA-styrgrupp med ansvar för organisationens hela förvaltningsportfölj. I figur 1 beskrivs ett exempel på hur strukturen för beslutsgrupperna kan se ut. Figur 1. Exempel på struktur för beslutsgrupperna Vid modelleringen av förvaltningsobjekten har utgångspunkt tagits i följande principer; Verksamhet alternativt uppdrag är primära indelningsgrunder för effektiva förvaltningsobjekt, medan linjeorganisation (ansvarsfördelning) och IT-komponenter inte utgör någon primär indelningsgrund Förvaltningsobjekten omfattar verksamhetskomponenter (metoder, rutiner, processer, handledningar) och IT-komponenter. IT komponenterna kan vara tjänstepaketerade Ett IT-system kan bara tillhöra ett förvaltningsobjekt, med undantag av modulära IT-system, vars delsystem kan placeras i olika förvaltningsobjekt. För Ladoks FOA har vi även lagt till att en domän endast kan tillhöra en förvaltningsprodukt

3 FOA för Ladokkonsortiet Förvaltningsobjekten som är av karaktären kärnverksamhet stödjer en organisations branschunika verksamhet och indelningen av dessa ser olika ut från organisation till organisation. Den verksamhet inom Lärosätena som Ladokkonsortiet ska stödja är studieadministration och har klassificerats som kärnverksamhet. Inom stödverksamhet samlas förvaltningsobjekt som stödjer gemensam (backoffice) verksamhet. Denna typ av verksamhet återfinns inom de flesta organisationer och finns till för att stödja hela organisationens verksamhet. Exempel på stödverksamhet är ekonomihantering. Inom IKTverksamhet finns de förvaltningsobjekt vars syfte är att tillhandahålla förutsättningsteknik som krävs för att kunna bedriva förvaltning av de andra förvaltningsobjekten och även för att medarbetare ska kunna utföra sina arbetsuppgifter som kräver IT-stöd. Ovanstående principer har medfört en föreslagen FOA där förvaltningsobjekten grupperas enligt figur 2. Figur 2. FOA för Ladokkonsortiet Ladokkonsortiets FOA består av 2 objekt, ett objekt vardera för kärn- respektive stödverksamhet. Det finns därmed inte underlag för att skapa objektfamiljer, utan varje objekt hanteras utifrån sina förutsättningar. Objekten är; - Studieadministration - Stödverksamhet I kommande avsnitt presenteras sammanfattande beskrivningar av förvaltningsobjekten. För varje förvaltningsobjekt ges exempel på ingående IT-komponenter. Viktigt att nämna är att IT-komponenter för varje enskilt förvaltningsobjekt kan förändras i samband med etablering av det enskilda objektet, se vidare rubrik 6. 3.1 Förvaltningsobjektet Studieadministration Förvaltningsobjektet Studieadministration syftar till att stödja lärosätenas arbete med utbildningsadministration, studiedeltagande, examen, planering och uppföljning av utbildningar. Vid inventering av objektverksamhetens aktiviteter/processer har ett aktivt val gjorts att delar av dessa aktiviteter kommer att utföras inom förvaltningen i stället för ute på lärosätena. Det gäller aktiviteter som rör grundinformation (ex. katalogdata), grundmallar och roller som ska vara gemensam för lärosätena. Se bilaga 3. IT-komponenter som ingår i objektet är nya Ladok. Här ingår även den infrastruktur som krävs för att Ladok ska fungera i form av utvecklings- test- och produktionsmiljö. Förvaltningsobjektet Studieadministration är ett relativt omfattande objekt och under arbetet med att ta fram FOA har diskussioner förts om hur en indelning ska kunna ske. Den indelning som rekommenderas bygger på att indelningen sker utifrån förvaltningsprodukter. Se bilaga 2. 3.2 Förvaltningsobjektet Stödverksamhet Förvaltningsobjektet Stödverksamhet syftar till att stödja konsortiets arbete med t.ex. ekonomi, diarieföring och information på extern och intern webb. Exempel på IT-komponenter som ingår i objektet är; Ladokwebb, tjänster för ekonomi, diarieföring.

4 IT-governance för vidmakthållande och vidareutveckling FOA ger möjlighet att styra förvaltningsverksamheten på alla nivåer i organisationen. Det övergripande ansvaret för arkitekturen i sin helhet samt den övergripande prioriteringen sker i det som kallas FOA-styrgrupp. Denna styrgrupp är sällan ett forum som behöver skapas utan ett befintligt forum kan anta ytterligare en punkt på agendan. Inom Ladokkonsortiet skulle FOA-styrgruppen kunna utgöras av styrelsen. För varje objekt skapas en styrgrupp. Denna styrgrupp har i uppdrag att årligen besluta om förvaltningsplaner för varje ingående förvaltningsobjekt samt under året besluta om förändringar och omprioriteringar. Dessa styrgrupper ska bemannas av relevanta verksamhets- och IT-parter. Varje förvaltningsobjekt har en förvaltningsledning vars ansvar är att verkställa den av styrgruppen beslutade förvaltningsplanen. För Ladokkonsortiet ser ovan beskrivna fora ut enligt figur 3. Figur 3. Beslutsfora för Ladokkonsortiet I en FOA som genomförs inom en organisation genomförs en partsanalys för att se vilka avdelningar/divisioner i en organisation som har intressen i respektive förvaltningsobjekt. För Ladokkonsortiet blir detta lite annorlunda i och med att konsortiet inte är del av den organisation som objekten ska stödja utan i sig är en virtuell organisation. För Ladokkonsortiet beskrivs resultatet av partsanalysen i tabellen nedan. Fora FOA styrgrupp Styrgrupp Studieadministration Styrgrupp Stödverksamhet Förvaltningsledningar Deltagande parter Styrelse Lärosäten Lärosäten/Konsortiet Förvaltningsledningarna bemannas med roller i varje förvaltningsorganisation, vilket identifieras i samband med etablering av respektive objekt.

5 Reflektioner från genomfört uppdrag Uppdraget har utförts på uppdrag av projektet Förnyad förvaltning, som har som målbild att ta fram en väl fungerande förvaltningsorganisation för nya Ladok. I avtalsunderlaget till uppdraget finns en formulering om att ta fram en FOA för Ladokkonsortiet. Dessa två varianter av uppdraget ger lite olika utfall. Huvudfokus för uppdraget har varit att ta fram en ett förslag på förvaltningsarkitektur för förvaltning av systemet Ladok, men vid intervjuerna framkom ett behov av att även organisera förvaltningen för t.ex. ekonomi och webb. Objektet stödverksamhet tillkom för att hantera det stöd som konsortiets linjeverksamhet har behov av. Konsortiets verksamhet stödjer i slutändan den studieadministration som finns på lärosätena men allt som sker inom konsortiet är inte aktiviteter som ingår i en (system)förvaltningsverksamhet. Det rör t.ex. frågor kring resurshantering, marknadsföring, styrning av konsortiet mm. Det är viktigt att hålla isär vad som är linjeverksamhet inom konsortiet och vad som ska ingå i förvaltningen av Ladok (Studieadministration). Flertalet intervjuade efterlyser en helhetssyn vad gäller förändringar inom Ladok, genom att hålla ihop ansvaret för vidmakthållande och vidareutveckling finns det möjlighet att se mer av en helhetsbild för den aktuella delen av verksamheten. Det nya och gamla Ladok ska leva sida vid sida under ett antal år när nya Ladok successivt tas i bruk. Eftersom det rör sig om en längre period så kommer det fortfarande vara aktuellt att utföra förvaltningsåtgärder i gamla Ladok. Den gamla förvaltningsorganisationen är tänkt att kvarstå för att hantera detta. En reflektion är att det kan vara värt att överväga om den gamla organisationen successivt ska övergå i den nya, detta för att få en helhetsbild av verksamhetsstödet och på bästa sätt utnyttja tillgängliga resurser. Det skulle innebära att de förvaltningsproduktansvariga (ungefär motsvarande dagens områdesansvariga) har ansvar för förändringar inom både det nya och gamla systemet. Utredningar kring förvaltningsorganisation väcker ofta funderingar hos de intervjuade t.ex. kring hur det kommer att påverka det egna arbetet. Det finns mycket kompetens i den nuvarande förvaltningsorganisationen och en oro finns för att denna inte ska komma att användas i den nya organisationen. 6 Förvaltningsstyrning enligt föreslagen FOA Den föreslagna FOA visar målbilden för indelningen av Ladokkonsortiets förvaltningsportfölj. Nästa steg för att nå målbilden, och därmed uppnå de vinster som den innebär, är att genomföra etablering av pm 3. Utvecklingsprojekt styrs och genomförs ofta framgångsrikt enligt projektstyrningsmodeller. Motsvarande styrbarhet och kontroll kan uppnås för förvaltningsuppdrag genom att använda pm 3. Fördelar med pm 3 : Stabilitet i produktion säkras samtidigt som vidareutveckling utförs löpande Fokus flyttas från tekniska lösningar och leverantörer till ökad verksamhetsnytta Ett antal/fåtal ansvarsroller säkrar prioriteringen mellan olika verksamhetsbehov Förvaltningsstyrning blir en naturlig del av organisationens agenda Ledning och styrning (IT-governance) av vidmakthållande och vidareutveckling möjliggörs genom att skapa en FOA (förvaltningsobjektarkitektur) och samla alla förvaltningsuppdrag i en förvaltningsportfölj Att etablera pm 3 innebär att förvaltningsplaner för varje förvaltningsobjekt utarbetas. I förvaltningsplanen beskrivs förvaltningsobjektet avseende innehåll och avgränsningar, målbilden för innevarande period (inkl. resursberäkningar för interna och externa resurser), roller avseende ansvar/- befogenheter och bemanning samt förvaltningsprocesser för styrning, användarstöd, ändringshantering och driftrelaterad felhantering. Vid varje etablering kommer ett antal ställningstaganden att göras som kan komma att påverka FOA utformning vad gäller de enskilda IT-komponenternas placering. FOA måste då uppdateras efter de justeringar som görs i etableringsarbetet. På så sätt blir

FOA ett verktyg både för att hålla ihop helhetsbilden (arkitekturen) och detaljerna (ITkomponenterna). Etableringsarbetet involverar både IT- och verksamhetsrepresentanter med kompetens inom respektive förvaltningsobjekts område. På så sätt skapas ett gemensamt uppdrag mellan verksamhetsparter och IT-parter. Genom delaktighet från berörda parter etableras även förståelse och kunskap avseende de förändrade arbetssätten som ett införande av en förvaltningsstyrningsmodell innebär. 7 Nästa steg Huvudfokus i denna utredning var att ta fram en styrstruktur för förvaltningen av systemet Ladok. Det har samtidigt noterats att det finns ett ytterligare objekt som är i behov av förvaltning, stödverksamheten. I första hand bör objektet Studieadministration etableras men det är även viktigt att i samband med detta definiera konsortiets linjeverksamhet och skilja det från systemförvaltningen. Vi föreslår att Ladokkonsortiet, för att så snart som möjligt få ut effekten av en målstyrd och enhetlig förvaltningsverksamhet, etablerar objekten i FOA:n så snart som möjligt. Nästa steg bör vara att: 1. Planera och besluta införandet 2. Klargör hur dagens systemlösning ska förvaltas 3. Genomföra införanden/etableringar enl. beslut i steg 1 Bilaga 1. Deltagare i FOA-uppdraget Bilaga 2. Förvaltningsprodukter Bilaga 3. Objektverksamhet Studieadministration

Bilaga 1 Deltagare i FOA uppdraget Följande personer ingår i styrgruppen: Styrgruppen utgörs av styrgruppen för projektet Förnyad förvaltning Följande personer ingår i arbetsgruppen: Jonas Brorsson Anna Karin Bergman Ulrika Ringeborn Matz-Ola Cajdert Karin Hellmalm Cathrine Zetterqvist Ola Ljungkrona Bo Sehlberg Malin Zingmark Följande personer är intervjuade: Jonas Brorsson Anna Karin Bergman Ulrika Ringeborn Annika Thunström Tor Fridell Matz-Ola Cajdert Karin Hellmalm Hans Persson Cathrine Zetterqvist Ola Ljungkrona Bo Sehlberg Fredrik Hedlund

Bilaga 2 Förvaltningsprodukter Förvaltningsobjektet Studieadministration delas in i förvaltningsprodukter enligt nedanstående förslag. Vid en etablering kan dessa komma att förändras pga ytterligare kunskap i området. Förvaltningsprodukt Processer och delar av processer som ingår Domän Stöd för etablering och studentinformation Stöd för Utbildningsadministration Hantera ansökan och anta student (Ladok-relaterade delar av processen, ex ta emot information om studenter) Besluta om och utveckla utbildning och examen Planera och fastställa utbildningstillfällen Publicera utbildningstillfälle Planera genomförandet av utbildningstillfälle Etablera Studentinfo Utbildningsinformation Stöd för studiedeltagande Hantera studiedeltagande Stödja student Genomföra utbildningstillfälle Vårda alumnrelationer Stöd för resultathantering Utvärdera utbildningstillfälle Sätta betyg och offentliggöra resultat Tentamensanmälan Studiedeltagande Studieplan Resultat Stöd för hantering av examen Utfärda examen och kursbevis Examen Stöd för planering och uppföljning Strategisk planering och uppföljning Följa upp processen utbilda student Uppföljning För en närmare beskrivning av processerna se Ladok3 produktbeskrivning.

Bilaga 3 2013-02-21 Objektverksamhet Studieadministration Objektverksamhet utförd på lärosätena har definierats som följande processer: Besluta om och utveckla utbildning och examen Planera och fastställa utbildningstillfällen Publicera utbildningstillfälle Planera genomförandet av utbildningstillfälle Hantera ansökan och anta student Hantera Studiedeltagande Genomföra utbildningstillfälle Sätta betyg och offentliggöra resultat Utfärda examen och kursbevis Strategisk planering och uppföljning Följa upp processen utbilda student Utvärdera utbildningstillfälle Stödja student Vårda alumnrelationer Hantera lokal information, t.ex. katalogdata Registervård (verksamhetsinformation) Hantera IT- lösning lokalt (tex behörigheter, konfigurera mallar) Arkivera information och dokumentation Aktiviteter som handlar om att underhålla lärosätesgemensamma delar inom Ladok har definierats tillhöra förvaltningsverksamheten, detta avser: Hantera gemensam information (t.ex. katalogdata) Hantera IT- lösning centralt (tex roller, definiera grundmallar)