1(13) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ramavtal avseende företagshälsovård Bilagor Förfrågningsunderlaget innehåller förutom denna text följande bilagor. Bilaga 1: Beskrivning av upphandlingsföremålet Bilaga 2: Avtalsmall Bilaga 3: Anbudsformulär
2(13) Allmänt Ni inbjuds härmed att lämna anbud på i detta förfrågningsunderlag angivna tjänster avseende företagshälsovård. Upphandlande myndighet är VA SYD. Om VA SYD VA SYD är ett kommunalförbund som i dag består av Burlövs, Eslövs, Lunds och Malmös VA-verksamheter, men uppskattas omfatta ytterligare 3 4 kommuner inom en 5 10-årsperiod. Vi har hand om vatten, avlopp och avfall. Kommunalförbundet bildades den första januari 2008 med syftet att kunna möta framtidsfrågorna i en alltmer komplex bransch. Vi levererar friskt dricksvatten och renar avloppsvatten i Burlöv, Eslöv, Lund och Malmö, samt tar hand om avfallshanteringen i Burlöv och Malmö. Vi är cirka 330 medarbetare som varje dag betjänar mer än en halv miljon människor. Tillsammans bidrar vi aktivt till en hållbar samhällsutveckling. För miljön, nära dig. Rättsliga förutsättningar Var vänlig observera att det upphandlingsrättsliga regelverket är mycket strikt avseende leverantörers uppfyllande av de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Anbud som inte uppfyller angivna krav på leverantören, anbudet, upphandlingsföremålet, de kommersiella villkoren eller som på något sätt innehåller reservationer får således inte antas. Den upphandlande myndighetens möjlighet att begära komplettering eller förtydligande är starkt begränsad. Det är därför mycket viktigt för anbudsgivare att noga läsa igenom förfrågningsunderlaget i sin helhet och beakta informationen i detta. Vad gäller styrkande av kravs uppfyllelse i anbudet behövs detta endast i de särskilt angivna fall där det stadgas att visst bevis skall inges tillsammans med anbudet till styrkande av kravets uppfyllelse. Vad gäller övriga krav och villkor är anbudsgivare, genom inlämnande av anbud i upphandlingen, avtalsrättsligt bundna
3(13) att genomföra uppdraget på i förfrågningsunderlaget och anbudet beskrivet sätt, i händelse av tilldelning av uppdraget. Möjligheten för Beställaren att efter avslutad upphandling och kontraktstecknande förändra villkoren för avtalet är, ur upphandlingsrättslig synvinkel, starkt begränsade. Lagen om offentlighet och sekretess VA SYD lyder under regelverket om handlingsoffentlighet. Under upphandlingsfasen råder absolut sekretess för anbuden jämte 19 kap. 3 2 st lagen (2009:400) om offentlighet och sekretess. Efter det att anbuden offentliggjorts, (normalt i samband med tilldelningsbeslut), upphör den absoluta sekretessen och handlingarna blir allmänna och kan då bli antingen offentliga eller omfattas av sekretess. Anbudsgivare som önskar åberopa sekretess på helt eller del av anbud bör därför tydligt ange detta inklusive skälen för detta. Det är dock alltid den upphandlande myndigheten som fattar beslut i sekretessfrågor och denne är därvidlag bunden av det regelverk som finns i rubricerad lag. Den upphandlande myndighetens beslut kan dessutom överklagas och prövas av domstol. 1. Allmänt 1.1 Upphandlingsföremålet Upphandlingen omfattar företagshälsovårdstjänster. Upphandlingsföremålet beskrivs närmare i bilaga 1. 1.2 Avtalstid Avtalstiden är två (2) år med möjlighet för VA SYD att därefter förlänga avtalet med ett (1) plus ett (1) år. VA SYDs avsikt är att avtalet skall träda i kraft den 1 april 2014. 1.3 Anbudets omfattning Anbud kan endast lämnas på upphandlingsföremålet i sin helhet.
4(13) 1.4 Avtalsvillkor För uppdraget gällande kommersiella villkor framgår av bilagd avtalsmall, bilaga 2. Inga avvikelser eller reservationer accepteras. Observera att den absoluta merparten av standard- och branschavtal innehåller avvikelser jämfört med den bilagda avtalsmallen. 1.5 Avtalsform Ramavtal med en leverantör. VA SYD kommer att vid behov avropa de upphandlade tjänsterna. 1.6 Volym Uppskattade volymer: hälsoprofiler enligt bilaga 1 punkt 1.1 är ca 100 st/år nyanställningsundersökningar enligt bilaga 1 punkt 2 är ca 20 st/år hälsokontroller enligt bilaga 1 punkt 3.1 är ca 100 st/år avropade tjänster med timpris är för närvarande ca 150 timmar per år Observera att dessa volymer endast är uppskattningar och ej utgör någon garanterad volym. Leverantören skall utföra det verkliga behovet, vare sig det över- eller understiger det här uppskattade. 2. Urvalskriterier Urvalskriterierna i denna upphandling består av enligt lag obligatoriska uteslutningsgrunder samt kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivares ekonomiska och juridiska ställning respektive yrkesmässiga och tekniska kompetens. Anbudsgivares uppfyllelse av kraven skall bevisas genom att angivna handlingar bifogas anbudet.
5(13) 2.1 Uteslutningsgrunder VA SYD kommer att utesluta anbudsgivare som 1. är föremål för omständigheter som anges i 10 kap. 1 och 3 i lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF), 2. vars företrädare enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt 10 kap. 1 LUF, eller genom lagakraftvunnen dom eller strafföreläggande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, eller 3. inte har fullgjort sina åligganden avseende skatt och socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker (Sverige). Krav på anbudet Punkt 1 och 2: För att visa att uteslutningsgrunderna 1 och 2 ovan ej föreligger skall anbudsgivaren underteckna anbudsformuläret. Genom undertecknande försäkras på heder och samvete att nämnda uteslutningsgrunder ej föreligger. Punkt 3: Kontroll av svenska anbudsgivares fullgörande av åligganden avseende skatt och socialförsäkringsavgifter kommer att ske hos Skatteverket genom VA SYDs försorg. Svenska anbudsgivare behöver således inte bifoga blankett SKV 4820 eller annat bevis härvidlag till anbudet. Utländska anbudsgivare skall dock bifoga intyg utvisande fullgjorda åligganden avseende skatt och socialförsäkringsavgifter. För utländska anbudsgivare gäller att samtliga dokument och uppgifter i tillämpliga fall inges i den form som är tillgänglig i det land där anbudsgivaren har sitt säte. Samtliga handlingar skall inges i original samt i auktoriserad svensk översättning. Intyget/beviset får vara högst trettio (30) kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling.
6(13) 2.2 Kvalificeringskrav ekonomisk och juridisk ställning m.m. Krav på leverantör 1. Anbudsgivare skall vara registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande. 2. Anbudsgivare skall minst uppfylla riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning eller motsvarande. Krav på anbudet För att visa att ovanstående kvalificeringskrav uppfylls skall anbudsgivaren till anbudet bifoga: 1. Kopia på anbudsgivarens registreringsbevis, utfärdat av officiell behörig myndighet. Registreringsbeviset får vara högst trettio (30) kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling. 2. Riskklassificeringsintyg från UC AB, alternativt annat bevis utvisande att de underliggande kriterierna för minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s risklassbedömning är uppfyllt. Intyget/beviset får vara högst trettio (30) kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling. 2.3 Åberopande av underleverantör 1. I händelse av anlitande av underleverantör skall anbudsgivare i anbudet ange i vilket avseende underleverantörs kapacitet åberopas. 2. Anbudsgivare skall på begäran kunna styrka överenskommelse med underleverantör genom att inkomma med samarbetsavtal eller liknande, giltigt under hela avtalstiden inklusive eventuell förlängning. 3. Även underleverantör skall uppfylla ovan angivna kvalificeringskrav respektive ej vara föremål för angivna uteslutningsgrunder. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga samma bevis som för sig själva till styrkande av att
7(13) underleverantör uppfyller de i upphandlingen angivna kvalificeringskraven. I samband med kontraktsskrivning skall underleverantör underteckna sanningsförsäkran till styrkande av att denne inte är föremål för någon av de i punkterna 1 2 angivna uteslutningsgrunderna. 2.4 Kvalificeringskrav teknisk och yrkesmässig kapacitet Krav på leverantör 1. Leverantören skall ha erfarenhet av att ha utfört minst ett företagshälsovårdsuppdrag i en stor organisation. Med stor organisation avses en organisation med minst 300 anställda. Utöver detta skall leverantören ha erfarenhet från företagshälsovård i ytterligare två organisationer. Uppdragen skall vara pågående eller avslutade senast fem (5) år från sista datum att inge anbud i denna upphandling. Leverantören skall beträffande detta referenskrav erhålla minst antal poäng enligt redogörelse nedan för att kvalificera sig för utvärdering. 2. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad läkare 3. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad psykolog 4. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad sjukgymnast 5. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad sjuksköterska 6. Leverantören skall ha tillgång till minst en beteendevetare 7. Leverantören skall ha tillgång till minst en arbetsmiljöingenjör 1 Observera att det är den i anbudet angivna fysiska personen som i första hand ska utföra uppdraget.
8(13) 8. Leverantören skall ha tillgång till minst en ergonom Krav på anbudet För att visa att ovan nämnda krav är uppfyllda skall anbudet innehålla: 1. Referens utvisande att anbudsgivaren har erfarenhet av att utföra företagshälsovård i en stor organisation. Utöver detta skall leverantören ange två (2) ytterligare referenser, totalt tre (3) referenser varav en ska vara en stor organisation med minst 300 anställda. Anbudet skall innehålla de referensuppgifter som efterfrågas i anbudsformuläret. Referenspersonerna kommer att få betygsätta anbudsgivaren på en skala av 0 4 poäng på 5 st frågor. Maxpoäng är 60 poäng. Anbudsgivare får inte erhålla lägre än två (2) poäng på någon enskild fråga eller understiga en totalpoäng om 35 poäng. Uppnås inte dessa krav utgår anbudet ur upphandlingen. De frågor som kommer att ställas är: Hur bedömer ni företagets utförande av avropade tjänster? Hur bedömer ni företagets bemötande vid kontakt? Hur bedömer ni företagets tillgänglighet och service? Hur bedömer ni företagets förmåga att vara en aktiv partner i hälsoarbetet? Hur bedömer ni företagets förmåga att följa upp och återrapportera uppdragen? Bedömningsskala: 0 poäng: ej acceptabel nivå 1 poäng: mindre bra nivå 2 poäng: acceptabel nivå 3 poäng: hög nivå
9(13) 4 poäng: mycket hög nivå VA SYD kommer att be referenspersonerna om svar senast ett visst datum, efter vilket påminnelse inte kommer att ske. Anbudsgivaren ansvarar för att angivna referenspersoner svarar på referensfrågorna under den utsatta tiden. Brist i uppfyllande från referenspersonernas sida, av vad slag det än må vara, drabbar anbudsgivaren. 2. Intyg utvisande legitimation för den läkare som åberopas i anbudet. 3. Intyg utvisande legitimation för den psykolog som åberopas i anbudet. 4. Intyg utvisande legitimation för den sjukgymnast som åberopas i anbudet. 5. Intyg utvisande legitimation för den sjuksköterska som åberopas i anbudet. 6. Utbildningsbevis för den beteendevetare som åberopas i anbudet. 7. Utbildningsbevis för den arbetsmiljöingenjör som åberopas i anbudet. 8. Utbildningsbevis för den ergonom som åberopas i anbudet. 3. Pris Pris skall anges enligt följande: 1. Pris per timme för läkare 2. Pris per timme för sjuksköterska 3. Pris per timme för sjukgymnast 4. Pris per timme för psykolog 5. Pris per timme för beteendevetare
10(13) 6. Pris per timme för ergonom 7. Pris per timme för arbetsmiljöingenjör 8. Pris för hälsoprofil (enligt punkt 1.1 i bilaga 1) 9. Pris för nyanställningsundersökning (enligt punkt 2 i bilaga 1) 10. Pris för hälsokontroll (enligt punkt 3.1 i bilaga 1) 11. Offererade priser skall anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt och inkludera samtliga med tjänsterna förenade kostnader. 4. Utvärdering Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier och viktning kommer att antas. Pris per timme (45 %) Detta delmoment utgör 45 % av det totala anbudsvärdet. 1. Pris per timme för läkare, 25 % 2. Pris per timme för sjuksköterska, 20 % 3. Pris per timme sjukgymnast, 2 % 4. Pris per timme psykolog, 25 % 5. Pris per timme för beteendevetare, 20 % 6. Pris per timme för ergonom, 5 % 7. Pris per timme för arbetsmiljöingenjör, 3 % Poängen för punkterna 1 7 räknas ut enligt följande: Lägst timpris/offererat timpris x kriteriets vikt.
11(13) Pris per tjänst (45 %) Detta delmoment utgör 45 % av det totala anbudsvärdet. 8. Pris för hälsoprofil (enligt punkt 1.1 i bilaga 1), 50 % 9. Pris för nyanställningsundersökning (enligt punkt 2 i bilaga 1), 20 % 10. Pris för hälsokontroll, årlig (enligt punkt 3.1 i bilaga 1), 30 % Poängen för punkt 8 10 räknas ut som lägst pris/offererat pris x kriteriets vikt. Vidareutbildning (10 %) Detta delmoment utgör 10 % av det totala anbudsvärdet. 11. Företagsläkare 12. Företagssjuksköterska Poängen för punkterna 11 12 räknas ut enligt följande. Om den aktuella fysiska personen som åberopas som läkare respektive sjuksköterska under 2.4 dessutom är utbildad företagsläkare respektive företagssjuksköterska erhålles en (1) poäng per personalkategori. Poängen multipliceras därefter med kriteriets vikt. Leverantör skall på begäran kunna uppvisa intyg eller liknande till styrkande av att läkare och/eller sjuksköterska är utbildad företagsläkare respektive företagssjuksköterska. 5. Administrativa villkor 1. Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. 2. Förenklat förfarande medger förhandling. Det är dock endast den upphandlande myndigheten som avgör om förhandling skall ske. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
12(13) 3. Anbud skall vara skriftligt, skrivet på svenska och undertecknat av behörig firmatecknare, VD eller av denne/dessa befullmäktigad. Handling som styrker behörigheten, t.ex. utdrag ur Bolagsverkets register och/eller fullmakt, skall, om sådan handling ej redan bifogats anbudet, på begäran omedelbart tillställas VA SYD. 4. Anbud skall vara VA SYD till handa senast 2013-06-11. Anbud som inkommer för sent får inte beaktas oberoende av anledningen till förseningen. 5. Anbud skall vara bindande i nittio (90) dagar efter sista dag att inge anbud. I händelse av att upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbudet vara bindande i trettio (30) dagar efter laga kraft vunnen dom. 6. Anbud lämnas i dubbelt kuvert utan företagsnamn, logotyp e.d. märkta anbud upphandling företagshälsovård. 7. Av sekretesskäl kan anbud inte lämnas via fax eller e-post. 8. VA SYD förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller del därav för den händelse anbudsgivare offererar mer än vad som efterfrågas i upphandlingen. 9. VA SYD förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om sakligt skäl för avbrytande av upphandling föreligger. 10. Efter genomförd utvärdering kommer VA SYD att fatta ett tilldelningsbeslut efter vilket lagstadgad avtalsspärr råder. Bindande avtal uppstår när skriftligt kontrakt undertecknats av båda parter.
13(13) 11. Anbudshandlingar skickas till: Petra Nord VA SYD Box 191 201 21 Malmö 12. Frågor angående förfrågningsunderlaget tas emot och besvaras endast per e-post av Petra Nord, petra.nord@vasyd.se. Samtliga frågor och svar kommer fortlöpande att tillställas samtliga som begärt att få ut förfrågningsunderlaget. 13. Frågor inkomna senare än 2013-05-31 besvaras ej. Samtliga frågor och svar kommer att skickas ut senast 2013-06-04.