Protokoll 150604: Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Närvarande: Louise Lundmark, Rosanna Norman, Fredrica Werner, Sara Stuguland, Linus Hagander, Kornelia Johansson Plats: Anne-Frank, Trädgårdsgatan 16 C Uppsala Mötesansvarig: Linus Hagander 1. Mötet öppnas Linus förklarade mötet öppnat 2. Godkännande av kallelseförfarandet att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare 4.1 Val av mötesordförande att välja Louise till mötesordförande 4.2 Val av mötessekreterare att välja Rosanna till mötessekreterare 4.3 Val av två justerare att välja Kornelia och Fredrica till justerare 5. Föregående Mötesprotokoll Louise läser upp mötesprotokollet från föregående möte
6. Vad har hänt sen sist? 6.1 Rättvis handels föreläsning om EU-migranters rättigheter 18/5. Kornelia berättar om föreläsningen. Det var blandad publik med frivilliga från olika verksamheter, och även personer som inte är aktiva. Föreläsningen fick ett positivt bemötande. Ett tiotal kom på föreläsningen. 6.2 Motionsläsarkväll 20/5 Det var en lyckad kväll. Alla var välkomna och vi skapade ett evenemang på vår facebooksida för att sprida information om kvällen. Trots detta var det endast ombuden (Och Sara) som medverkade, men det hade vi också väntat oss. 6.3Kulturernas Karneval 23-24/5 PR-gruppen var på plats en stund en av dagarna och sa att det var trevligt men kanske lite fel forum. RKUF blev också placerade lite dåligt så vi syntes inte så mycket. 6.4 PTSD-utbildning 28/5 Utbildningen såg lite annorlunda ut jämfört med tidigare år. Många tyckte det var givande, men det var något blandade åsikter. I år fanns det inte tillgång till projektor vilket kan ha påverkat utbildningen och gjort den något ostrukturerad. Sara har hört att det finns intresse för att lära sig mer praktisk information kring gode män, socialsekreterare mm. Hon funderar på om det kanske kan vara bra att skriva ihop ett dokument med översikt över dessa saker så alla som vill kan få ta del av det. Kan också vara användbart för andra verksamheter. Vi pratar också om att kontakta personalen och se om de vill hjälpa till med det, om det finns ett intresse på nationell nivå. Men vi vill nog oavsett ha en egen sammanställning av hur det ser ut specifikt i Uppsala. Sara kollar runt och ser vad som kan göras och återkommer. 6.5 Riksårsmöte i Växjö 29-31/5 Ombuden för RÅM sammanfattade helgen. Vi har fått igenom många av våra förslag. Ett förslag som gått igenom är att vi vid våra arrangemang bör ha en pronomen- och namnrunda. Rosanna kommer maila verksamhetsledarna för sommarskolan och informera om detta, och kommer till nästa terminsstart kontakta alla övriga verksamhetsledare. Fredrica föreslår att vi ska ha en längre förberedelse inför FÅM 2016 så vi får med oss ombud till RÅM som inte är med i/har varit med i styrelsen. 7. Ekonomi Då Frida inte är på plats går Rosanna igenom punkter om ekonomin som Frida har skickat. Det ser bra ut. Verksamhet Reserverade medel 2015 Gjort av med hittills
Jourhavande kompis 41 646-12 688 Rättvis handel 1 091-161 Läxhjälp boende 1 948-1 176 Vänner emellan Fadderdelen 12 871-7 992 Läxhjälpen Aktivitetshuset 6 102-1 803 Vänner emellan Storträffen 6 390-1 446 Styrelsen 211 610-22 562 Av styrelsens spenderade pengar är 11291kr i resekostnader pga RÅM, 5500kr mötesfika + fika till utbildningar och träffar. Övrigt är; hyra, bankkostnader, porto, uppvaktningar till förra styrelsen och marknadsföring/material till mässor. Alla verksamheter ser ut att hålla budget bra (förutom styrelsen, men detta är ju främst pga dåligt RÅMbudgeterande sedan tidigare). Läxhjälp boende har gjort av med mer än hälften av deras medel för 2015, men å andra sidan är ju vårterminen längre än höstterminen, det är inte heller några jättesummor vi talar om ifall vi behöver bidra från vårt håll. Vänner Emellan Fadderdelen har fått externt bidrag på 10 000kr. 5% av detta tillfaller styrelsen. (Har inte lagt in dessa 10 000kr i deras reserverade medel i siffrorna ovan) Har mailat ut till verksamheterna dels om hur de ligger till ekonomiskt samt om att ha fondsökarkväll tillsammans någon gång mellan 14/9-18/9 så de är beredda på detta. 8. Kommande Aktiviteter Det ser tomt ut här, på grund av att terminen börjar ta slut. 9. Verksamheter 9.1 Jourhavande Kompis Jourhavande kompis ska få två nya nycklar till hösten, annars inget nytt 9.2 Vänner Emellan Fadderdelen Sara har pratat med verksamhetsledarna och kollat hur de gör urvalet av vilka ungdomar som får en fadder. De har strikta regler och de håller dem bra. 9.3 Vänner Emellan Storträffen Har avslutning idag (4/6). Det har rullat på bra, de sköter sig bra själva. Alla verksamhetsledare kommer bytas ut till hösten. De har hittat en ny men skulle behöva en till. Annons kommer läggas ut på volontärbyrån men vore bra om vi kunde efterlysa i våra kanaler, tex. Till andra verksamheter, skriva på facebook mm. 9.4 Rättvis Handel De har haft en del föreläsningar under vårterminen och har en del frivilliga som verkar vara väldigt intresserade men har varit främst verksamhetsledarna som varit aktiva på sistone. De har tyvärr inte möjlighet att vara verksamhetsledare i höst, och Kornelia funderar på hur vi ska göra med verksamheten till hösten. Verksamheten har varit lite svajigt och haft svårt att nå ut till folk. Kornelia ska kolla vidare om det finns någon intresserad av att få igång verksamheten, annars måste vi eventuellt lägga verksamheten på is.
9.5 Läxhjälpen Aktivitetshuset Fredrica läser Fridas mötesunderlag om läxhjälpen. De behöver rekrytering tidigt på hösten då många som är aktiva idag inte kommer fortsätta till hösten. Frida kommer ev. Inte kunna fortsätta vara verksamhetsledare till hösten, men det går att omfördela ansvaret bland verksamhetsledarna kanske hon kan stanna kvar. 9.6 Läxhjälpen Boende Det har gått jättebra den här terminen. Deras nya boende i Sävja fungerar bra. Deadline i augusti om frivilliga kan vara med så efter det vet de om de behöver rekrytera nya. Två verksamhetsledare kommer sluta till hösten men Johanna kommer fortsätta tillsammans med en ny verksamhetsledare som de redan har rekryterat. Det känns som att de har koll på läget. 9.7 PR-Gruppen Sofie ska sluta som verksamhetsledare, och har inte lyckats hitta någon ny. Louise berättar om en ny idé om hur vi ska hitta nya verksamhetsledare genom att sätta etiketter på uppdragen tex. Kommunikationsansvarig, rekryteringsansvarig, formgivare mm. Vi skulle också kunna placera uppdragen under styrelsen, istället för att ha det som en egen verksamhet. Louise kommer lägga upp en annons på volontärbyrån. Rosanna och Kornelia skriver även in en annons i nyhetsbrevet. 9.8 RKUF Sport Linus har haft möte med verksamheten idag. Två nya intresserade var med på mötet, men hade en lite annan uppfattning om verksamheten. De tänkte rollen mer som idrottstränare för ex. Ett fotbollslag. Om de vill starta ett fotbollslag istället ser vi inga problem med det. Linus och Hanna (VL) Föreslog att de intresserade under sommaren ska kontakta olika idrottsföreningar och CIS och upprätta en kontakt. Osäkert i nuläget om de kommer vilja dra igång verksamheten, men vi får se hur det utvecklar sig under sommaren. Louise har kontakt med RKUF sport under sommaren. 9.9 Sommarskolan Det går bra, de har alla frivilliga de behöver och ska ha uppstartsträff den 10/6. 10. Entledigande av styrelseledamot Vi entledigar Linus Hagander på grund av att han blivit invald till förbundsstyrelsen. 11. Adjungering av styrelseledamot Vi får ta in en extra ledamot med anledning av att Linus lämnar sin styrelsepost. Denna person kommer inte få rösträtt, men kan vara en avlastning för styrelsen under hösten. Vi i styrelsen kommer börja med att söka efter en ledamot och hittar vi ingen själva tar vi hjälp av valberedningen. Fredrica kontaktar Aida, Frida kontaktar Johanna. Fredrica skriver till alla verksamhetsledare och valberedningen om ingen av de skulle vara intresserade. Rosanna och Kornelia skriver också in i nyhetsbrevet att vi söker styrelseledamot.
12. Uppföljning av ansvarsområden Vi går igenom alla ledamöters mötesunderlag med sammanfattning av vilka mål i verksamhetsplanen som uppnåtts, och vilka som vi måste jobba mer med till hösten. För mötesunderlag se bilaga 1. Louise skriver ihop dokument med de mål vi inte har uppfyllt och kommer jobba med under hösten. Fredrica skickar ut info till verksamhetsledarna om instagramkonto. Louise och Fredrica ser över kommunikationsplanen under sommaren. 13. Frukostklubben Louise har pratat med Kim om frukostklubben. Vi tycker det vore kul att starta upp en frukostklubb, men kanske behöver se det som ett mer långsiktigt mål då vi just nu har mycket annat att göra och inte vill att våra andra verksamheter ska drabbas för att vi startar en frukostklubb. Om vi startar upp verksamheten vill vi känna att vi har tillräckligt med tid att lägga ner. Vi behöver göra en behovsanalys och kolla om det finns behov och intresse att starta upp verksamheten i Uppsala, och senare behöver vi hitta en extern sponsor. Vi är överens om att vi ska göra en behovsanalys och får därefter se hur det utvecklar sig. Louise mailar Gottsunda skola och återkommer till resten av styrelsen med svar. Louise kommer även meddela Kim om att vi är med på tåget. 14. Rekrytering inför hösten Fredrica har haft kontakt med Dlovan om rekrytering till hösten. Fredrica har kontaktat olika lokalföreningar i universitetsstäder om ev. Samarbete med rekrytering. Det finns en Röda Korset- buss/husbil vi planerar att hyra (vilket är gratis) och använda vid rekrytering. Vi kommer ha universitet som huvudfokus men kommer också försöka ta oss till en gymnasieskola. SRK vill också främst ha universitetsstudenter till sin krets. Louise börjar prata med Dlovan och Fredrica tar kontakt med andra lokalföreningar som vi kan bolla idéer med. 15. Halvårsuppföljning verksamhetsplanering Rosanna kommer fylla i ett formulär med halvårsuppföljning från styrelsen. Louise har mailat ut formulär till alla verksamheter 16. Övriga Frågor 16.1 Hyresavtal Förra styrelsen förhandlade med SRK om ett hyresavtal men vi har inte fått skriva på något avtal än. Vi måste kontakta SRK och be om att få avtalet så vi kan skriva på det. Någon av firmatecknarna mailar Andréa om att ses och skriva under avtalet så snart som möjligt. 16.2 Schysst Jul Vi har deltagit varje år med rättvis handel-gruppen speciellt. Då rättvis handel-gruppen inte är helt på banan är frågan om vi vill delta som RKUF. Vi beslutar om att vi vill vara med och Kornelia kommer med detaljer när det börjar närma sig.
16.3 Möjligheter till föreningssamordning Louise har mailat SRK och kommunen om detta men inte fått någon direkt respons. Vi tar upp detta till hösten och kommer då ev. Ringa istället för att få svar. 17. Nästa Möte 17.1 Datum Louise hör av sig under sommaren och vi bestämmer då datum för nästa möte 17.2 Mötesansvarig Mötet beslutar att Louise blir mötesansvarig 18. Mötet avslutas Louise förklarade mötet avslutat Louise Lundmark, Mötesordförande Rosanna Norman, Mötessekreterare Kornelia Johansson, Justerare Fredrica Werner, Justerare