Protokoll : Konstitutionerande styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Konstitutionerande styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Louise Lundmark, Fredrica Werner, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Sara Stuguland, Kornelia Johansson, Linus Hagander Närvarande: Louise Lundmark, Fredrica Werner, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Sara Stuguland, Kornelia Johansson, Linus Hagander Plats: Humanitet, Trädgårdsgatan 16C, Uppsala, kl Mötesansvarig: Linus 1. Mötet öppnas Louise förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av kallelseförfarandet att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista Följande ändringar föreslogs stryka 14.4 Undantag belastningsregistret fadder lägga till 8.6 Stå UPPsala mot rasism 21/3 lägga till 14.4 Mitterminsaktivitet att godkänna föredragningslistan med de föreslagna ändringarna. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare 4.1 Val av mötesordförande att välja Louise som mötesordförande. 4.2 Val av mötessekreterare att välja Linus som mötessekreterare. 1/6

2 4.3 Val av två justerare att välja Frida och Fredrica som justare. 5. Föregående mötesprotokoll Vid mötet föredrogs protokoll från föregående styrelsemöte och FÅM. att lägga protokollen till handlingarna. 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 FÅM 22/2 Vid årets FÅM närvarade 20 personer varav 18 var röstberättigade. Efter ett givande och uppskattat möte bjöd föreningen på mat i form av vegansk tacos. Den avgående styrelsen avtackades i samband med mötet. Kornelia lyfte frågan om lågt antal närvarande vid årsmötet. Styrelsen diskuterade kort anledningen till det och hur det kan bli bättre till nästa år. Tydligare information i verksamheterna var en åtgärd som diskuterades. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Frida kommer först under den kommande helgen att ha överlämning med den tidigare kassören Hannah Matkala Nylander varpå hon yrkade att frågan bordläggs till nästa möte. att bordlägga frågan till nästa möte. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Styrelseutbildning 14-15/3 Utbildningen kommer äga rum i Skärholmen. Styrelsen är anmäld och kommer under helgen få kost och logi. Utbildningen kommer hålla på mellan kl på lördagen samt på söndagen. Kornelia bokar biljetter genom SJ- kontot. Louise vidarebefordrar informationsmail till resten i styrelsen. 8.2 Vårens föreläsningsserie Styrelsen var överens om att det vore bra med en eller flera föreläsningar under våren. Under mötet diskuterades möjliga teman och föreläsningar. Sara: EU- migranternas situation/fattigdom, en workshop/föreläsning med Erika Leijon Flodin som inom ramen för sin C- uppsats arbetet med fattigdomsfrågor. Louise: Minoriteter. Caroline Karavoulias som genom praktik i Kambodja Phnom Pen har arbetat med mikrolån. Linus: Louise Dane, doktorand inom migrations och barnrätt vid Stockholms Universitet. Frågestund/Föreläsning med EU- migranter, ett eventuellt samarbete med Micael Grenholm, Stefanushjälpen, och andra organisationer. Styrelsen uppmanades att fundera mer kring frågan till nästa möte. 2/6

3 8.3 Besöka verksamheterna Mötet diskuterade huruvida styrelsen som helhet eller endast enstaka ledamöter ska besöka verksamheterna. Åsikten att i vart fall verksamhetskontakten ska besöka sin verksamhet samt då även bjuda in de andra som kan från styrelsen lyftes. Styrelsen enades om att det är en bra modell för vårens verksamhetsbesök. 8.4 På flykt att bordlägga frågan till nästa möte. 8.5 Kulternas karneval 23-24/5 Linus informerade om vad kulternas karneval är. Styrelsen ombads att till nästa möte fundera på om vi bör vara med och i så fall på vilket sätt. 8.6 STÅ UPPsala mot rasism 21/3 Louise berättade att föreningen via mail blivit inbjuden till att delta vid MR- nätverkets arrangemang STÅ UPPsala mot rasism. Det är en mässa som ska äga rum på Gästrike- Helsinge nation mellan kl den 21/3. På mässan kommer det finnas ett speakers corner där föreningen kommer få till 2-5min för att berätta om sin verksamhet och sitt antirasistiska arbete. Möjlighet till längre tid för presentation finns. Det framkom att några partier kommer att delta och att de står som sponsorer. Mötet diskuterade hur vi som organisation ställde oss till det. I och med att det rör sig om flera olika partier kom styrelsen fram till att det inte fanns en intressekonflikt eller att ett deltagande stred mot grundprinciperna. Styrelsen är därför positivt inställd till att delta. Louise kommer sköta kontakten med arrangörerna samt kontakta VL för att se om det finns några därifrån som kan hjälpa till. 9. Verksamheter Mötet hade en kortare genomgång av verksamheterna nedan. 9.1 Jourhavande kompis 9.2 Vänner emellan Fadderdelen 9.3 Vänner Emellan Storträffen 9.4 Rättvis handel 9.5 Läxhjälpen Aktivitetshuset 9.6 Läxhjälpen Boende 9.7 PR- gruppen 9.8 RKUF Sport 9.9 Sommarskolan 10. Styrelsens beslutssätt 3/6

4 att i fortsättning fatta besluta med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrösten. 11. Val 11.1 Vice ordförande att välja Fredrica till vice ordförande Vice kassör att välja Rosanna till vice kassör Kommunikatör att välja Fredrica till kommunikatör Firmatecknare att välja Louise Lundmark ( ) och Frida Torstensson ( ) och Rosanna Norman ( ) till firmatecknare. att enskild firmatecknare inte får ta ut mer är 5000 sek per tillfälle. 12. Ansvarsområden att fördela ansvarsområden enligt följande Louise *Verksamhetskontakt för PR- gruppen *Ansvarig för kontakt med personal/förbundsstyrelsen *Ansvarig för kontakt med SRK Uppsala *Samordnar skrivande av verksamhetsplan och verksamhetsberättelse *Mässansvarig Fredrica *Verksamhetskontakt för Läxhjälp Boende *RÅM- samordning (delas med Rosanna) Frida *Verksamhetskontakt för Sommarskolan *Verksamhetskontakt för Aktivitetshus *Readyansvarig (delas med Sara) Rosanna *Verksamhetskontakt för Jourhavande Kompis *RÅM- samordning (delas med Fredrica) *Mångfaldsarbetesansvarig 4/6

5 Sara *Verksamhetskontakt Vänner Emellan Fadderdelen *Nyckelansvarig *Medlemsansvarig Readyansvarig (delas med Frida) Välkomna nya medlemmar Välkomna nya aktiviteter Kornelia *Verksamhetskontakt för Vänner Emellan Storträffen *Verksamhetskontakt för Rättvis Handel *Hållbar utvecklingsansvarig Linus: *Verksamhetskontakt för RKUF Sport *Föreläsningar *Utbildningsansvarig Gemensamma *Skriva verksamhetsplanering *Delta på mässor *Ansvar för föreningsgemensamma aktiviteter *Motionsskrivande *FÅM- förberedelse *FÅM- kallelse *Rekrytering *Affischering *Mötesansvar/Mötessekreterare *Nyhetsbrevskrivande 13. Undantag belastningsregisterutdrag för fadder Vänner Emellan Fadderdelen frågade i förra veckan Linus om det är möjligt att ha en fadder i verksamheten som inte kan uppvisa belastningsregisterutdrag på grund av att hon inte har bott i Sverige mer än fyra år. Den tilltänkta faddern, Misaki Arihama, har dock möjlighet att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret för de fyra år hon bott i Sverige. Ett sådant utdrag ska, enligt uppgift från Misaki Arihama ha godtagits av Uppsala kommun. Verksamhetsledarna uppdras att kontrollera den uppgiften. Linus har varit i kontakt med Leo Jonason i personalen och fått beskedet att den lokala styrelsen kan göra ett undantag och godkänna belastningsregister- utdraget för Misaki Arihamas tid i Sverige. att tillåta Misaki Arihama som fadder i Vänner Emellan Fadderdelen om hon för verksamhetsledarna uppvisar utdrag ur belastningsregistret för sin tid i Sverige. Mötet anförde följande motivering för sitt beslut Eftersom att Misaki Arihama har ett utdrag från Sverige, där Vänner Emellan Fadderdelen är aktiv, ser vi den som giltig. Beslutet är grundat i 5/6

6 verksamhetsledarens förmedlade intryck av Misaki Arihama samt att en annan ordning skulle försvåra rekryteringen av faddrar som har levt i andra länder än Sverige. 14. Övriga frågor 14.1 Nycklar att Louise och Frida ska ha en av styrelsens nycklar var Information om tidigare arbetssätt att bordlägga frågan till nästa möte Styrelsens kommunikation Under mötet diskuterades styrelsens interna kommunikationskanaler. Styrelsen enades om att Facebook och är de primära kommunikationskanalerna. Styrelsen enades om att ha en tydlig kommunikation, tex ska uttryckliga frågor ställas när man förväntar sig svar. Styrelsen enades om att en normal svarstid är upp till tre dagar. Styrelsen enades även om att det är okej att säga ifrån för den som behöver en paus eller liknande Mitterminsaktivitet Under mötet diskuterade styrelsen kommande mitterminsaktivitet. Styrelsen enades om att fundera vidare på lämplig aktivitet och att ha som mål att den ska kunna marknadsföras under den kommande idéutbildningen i slutet av mars. 15. Nästa möte 15.1 Datum Nästa möte ska preliminärt vara den 11/3 kl Definitivt beslut fattas av styrelsen genom Facebook Mötesansvarig Till mötesansvarig utsågs Louise. 16. Mötet avslutas Louise tackade för ikväll och förklarade mötet avslutat. Louise Lundmark, Mötesordförande Linus Hagander, Mötessekreterare Fredrica Werner, Justerare Frida Torstensson, Justerare 6/6