Protokoll : Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Louise Lundmark, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Fredrica Werner, Sara Stuguland, Johanna Mäkinen, Kornelia Johansson, Joakim Skoog Närvarande: Louise Lundmark, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Fredrica Werner, Sara Stuguland, Johanna Mäkinen, Kornelia Johansson Plats: S:t Johannesgatan 19 Mötesansvarig: Louise Lundmark 1. Mötet öppnas Mötesansvariga Louise öppnar mötet 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet godkänner kallelseförfarande 3. Godkännande av föredragningslista Mötet godkänner föredragningslistan 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare 4.1 Val av mötesordförande Mötet väljer Louise till mötesordförande. 4.2 Val av mötessekreterare Mötet väljer Fredrica till mötessekreterare. 4.3 Val av två justerare Mötet väljer Kornelia och Sara till sekreterare. 5. Föregående mötesprotokoll Louise går igenom föregående mötesprotokoll. Huvudpunkterna var att Josefin vår nya kontaktperson från personalen var på besök. Att vi hade var på planeringsmöte med

2 MR- nätverket och skulle fundera på en slogan till nästa gång. Samt att Louise varit på samverkansråd, något som vi planerar att fortsätta med. På samverkansrådet informerades det om beredskapsgruppen som för nuvarande inte är igång då det för tillfället inte finns behov. Uppstår behov kan Rkuf eventuellt ställa upp med en barngrupp. 6. RKUF Sport och Fritid: Diskutera möjlighet till Sport utrustning Clara och Rebecca som är verksamhetsledare för verksamheten är på besök. Sara informerar om att det är okej enligt stadgar att samla in gåvor och vidarebefordra de till ungdomarna, t.ex fotbollsutrustning. Det enda som är viktigt är att en inte frångår likabehandlingskravet. Verksamhetsledarna har dock kommit fram till att de för närvarande inte kan ha en rutin där de uppfyller likabehandling utan att det blir ett allt för tidskrävande projekt. Istället är planen att sammanställa en lista för de aktiviteter de erbjuder som de ger till ungdomarna, på detta sätt uppmuntras ungdomarna att själva vara aktiva och de kan söka pengar från t.ex Goda Män. De behöver även fler ungdomar då de hittills endast har haft kontakt med personal på Aktivitetshuset och de har fler faddrar än ungdomar. Planen är att kontakta boenden direkt, och vi kommer överens om att det är bästa att gå till boenden vi inte redan har kontakt med för att sprida verksamheterna. Kontaktpersoner för de aktuella verksamheterna ska meddela VL:s vilka boenden det gäller senast tisdag 27/10. Lisa ska även skicka en excel lista över boenden i Uppsala. De har även en fråga om de kan göra fotbollsträningarna till en permanent verksamhet i verksamheten vilket alla på mötet tycker är en bra idé då de har faddrar som vill hålla i det samt att det är väldigt uppskattat. 7. Besök av Valberedningen Valberedningen är på besök och undrar om det är någon i nuvarande styrelse som är intresserade av söka igen. Johanna är eventuellt intresserad och Kornelia och Frida har inte helt bestämt sig än. Övriga kommer att avgå. Däremot finns flera personer kvar i Uppsala och är med på att finnas som ett stöd för den nya styrelsen. De undrar även om det är något specifikt vi söker i den nya styrelsen. Där diskuterar vi att det hade varit bra med någon yngre, samt någon som inte studerar på universitetet för att öka mångfalden även i styrelsen. Diskuterar även att det kan vara bra och roligt med någon som kommer utifrån men att fokus kan ligga på folk som har erfarenhet av verksamheten. Nuvarande styrelse är sju stycken och mötet tycker att 7-8 är ett bra antal. Nuvarande deadline för att ansöka till styrelsen är 1/12 men kommer eventuellt att skjutas upp om FÅM är senare än planerat (se punkt 12.4). Valberedningen kommer att besöka verksamheternas möten de kommande veckorna och även lägga upp en annons

3 på volontärbyrån. Fredrica pratar om att göra en träffa vår styrelse kampanj i sociala medier. De tycker att det är en bra ide. 8. Föregående aktiviteter 8.1 Ideutbildning 4/10 Lisa tyckte att det fick bra och att gruppen var väldigt engagerade. Ingen där från Jourhavande kompis. Vara tydlig på att det är viktigt. Varit bra att det varit flera den här terminen. Gick väldigt bra. Men måste köpa mer mat till nästa gång men funkade bra. Lättare att göra saker som soppa till nästa gång. Kornelia har pratat med folk som har gått på idéutbildningen och de var väldigt nöjda. 8.2 VL- utbildning 15/10 Johanna höll i verksamhetsutbildningen och det gick bra. Utvärderingarna verkade efter en snabb koll positiva men ska sammanställas. Linus powerpoint användes vilket fungerade bra och vi ska kolla med Linus om det går bra att använda den i framtiden också. Rekryteringsrutiner poängterades under utbildningen och det var ett bra samtal då de olika verksamheterna kunde utbyta erfarenheter. Styrelsen ska dock återkomma med direktiv angående mer fasta rekryteringsrutiner. 8.3 Möte med SRK:s Barn och Föräldrargruppen Hade ett väldigt bra möte med Elin från barn och föräldragruppen och bokade nästa möte till 1/12 17:00. Planen är sen att ha ungefär två möten per termin. Elin har som uppdrag att se över hur SRK når ut till barn i sina verksamheter Elin berättade om att de starta upp och åker ut till transitboendet i Åby, hit söker de aktiva framförallt de som pratar arabiska eller ryska. Hon pratade även om att de har många psykologistudenter bland sina aktiva då verksamheten passar deras utbildning bra så det kan vi tipsa våra aktiva om. Just nu är det även väldigt mycket ungdomar som kommer till Träffpunkten, och där finns inte alltid så mycket aktiviteter som passar dem. Vi tipsade då om storträffen från vårt håll. 8.4 Möte med MR- Nätverk inför World Aids Day 7/10 Rosanna och Kornelia var på mötet och förutom dem var det endast Helene som är Sensussamordnare för projektet. De gick igenom vem en kunde kontakta och har nu efter några veckor fortfarande inte fått napp så slutar åt att det inte blir något event. 8.5 SRK:s styrelsemöte 13/10 Det blev miss i kommunikationen då vi inte fått svar på mejl så närvarade inte på mötet. Mötet diskuterade även hur en ska göra i framtiden och kom fram till att det förmodligen räcker att gå på samverkansråden. 8.6 Möte med gamla och nya revisorn

4 Frida har haft möte med nya och gamla revisorn vilket har gått bra. Joakim Skoog som är ny revisor kommer att göra en verksamhetsredovisning. Tidigare har det gjorts en årsredovisning också men det behövs inte längre. 8.7 Engagemangsmässan och Uppsala Fredspris 24/10 Engagemangsmässan på dagen gick bra även om det inte var direkt vår målgrupp som var där. Samlade dock in några mejladresser från folk som var intresserade av att bli aktiva. På kvällen så var det Uppsala Fredspris- gala och Johanna var på plats med två verksamhetsledare från Storträffen. Vi diskuterar att vi måste dela upp arbetet tydligare inför nästa gång. Då vi nu inte bestämt vem som skulle stå på mässan och ordna det utan endast att Kornelia skulle göra nomineringarna till fredspriset. Det ledde till att vi nästan inte lyckades få folk till mässan som kunde informera. Men det ordnade sig i sista sekund. 9. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Verksamhet Verksamhetens egenbudgeterade kostnader Intäkter (Bidrag) Kostnader Resultat Reserverade medel för 2015 Totalt att disponera Jourhavande Kompis kr kr kr kr kr Rättvis Handel kr 7000 kr kr kr kr kr VE Fadderdelen kr kr kr kr kr kr VE Storträffen kr 4000 kr kr 755 kr kr kr Läxhjälp Aktivitetshuset Läxhjälp Boende kr kr kr kr kr kr 4000 kr kr kr kr kr Styrelsen kr kr kr kr kr kr RKUF SF kr kr kr kr 10. Kommande aktiviteter 10.1 Idéutbildning 26/10 & 19/11

5 Louise, Johanna och Sara kan vara med och eventuellt kan Hannah Matkala Nylander också vara med och hjälpa till. Vi ska komma ihåg att ta med papper som en kan bli medlem via Frukostmöte Frukostklubben 28/10 Frukostmötet kommer att hållas på Göteborgs Nation och Fredrica ska kolla med 2Q på nationen om när kontrakt ska skrivas och vilken tid vi kan vara på plats. Kornelia, Frida, Fredrica och Johanna kan vara med på mötet och vi ses ca en halvtimme innan för att ordna. Beslutar att Fredrica ska marknadsföra eventet via facebooks funktion för det så får vi utvärdera hur mycket det ger till nästa möte Informera på kontaktdagarna för Jurister 10/11 Vi bestämmer att vi inte ska närvara då behovet för rekrytering inte är så stort just nu och vi inte tror att det är ett event som passar vår verksamhet Utbildning Normkritik 16/11 Mötet bestämmer att byta datum till den 22/11 och Rosanna har bokat träfpunkten för den dagen. Namnet byts från utbildning till workshop: normer, makt och privilegier eller liknande, då det är mer rättvisande. Rosanna uppskattar att det kan vara ungefär 25 deltagare. Det kommer att bjudas på fika. Rosanna tycker att det ges bra anvisningar i det material som är grund till Workshopen men skulle även vilja testa materialet. Vi bestämmer att hon ska testa materialet vid nästa styrelsemöte Schysst jul 12/12 Vi ska börja lägga upp att vi behöver frivilliga som kan arbeta på marknaden och med förberedelser. Vi ska lägga upp en annons på Volontärbyrån. När det gäller vårt eget marknadsbord så beslutar mötet att anordna en pysselkväll inför marknaden där medlemmar bjuds in och pysslar tillsammans, saker vi sedan säljer på Schyst jul. Datum bestäms till den 6/12 och event ska läggas upp Asylrättsföreläsning med Amnesty Föreläsningen är spikad till den 30/11 klockan med planerat ca en timmes föreläsning och sen mycket plats för frågor. Föreläsningen hålls av Madeleine Seidlitz som är ifrån Amnesty men hon företräder inte Amnesty som föreläsare utan är där i egenskap av asylrättsjurist. Johanna ska boka Grand och kommer att boka stora salen. Mötet tyckte att det var rimligt att hyra ljudanläggning för 500 kr Söka medel från SRK Frida har kollat med Hannah och tidigare har SRK velat ha in ansökningarna i december. Louise ska dubbelkolla med SRK om det fortfarande gäller. Frida har meddelat verksamheterna att hon vill har in alla budgetar i slutet av oktober.

6 11. Verksamheter 11.1 Jourhavande kompis Inget nytt Vänner emellan Fadderdelen Verksamhetsledarna efterlyser sammanställd information om asylprocessen och vilka rättigheter en har som ensamkommande. Det har varit tal om att sammanställa sådan information tidigare och Sara har även varit i kontakt med personalen. Från deras sida finns det dock inte möjlighet och från styrelsen finns det för tillfället inte tid. Vi pratar igenom olika källor där en kan få bra information så som migrationsverket, en kan även ringa till kommunen. Sara ska även kolla med Lisa om hon har information. Sen kan även verksamhetsledaren kolla med Barngruppen, Tamam, Tillsammans för Uppsala, Rotary etc. om de kan hjälpa till med en sådan sammanställning eller vill samarbeta och sätta ihop en. Vi ska även tipsa om att kontakta centrum för ideellt arbete. De har fått en ny verksamhetsledare som heter Linda Lundmark och som ersätter Claire i jul. Verksamheten kommer i framtiden inte ha möjlighet att bjuda in andra verksamheter till PTSD- utbildningen då behovet är så pass stort från deras sida. De föreslår isåfall att styrelsen anordnar en föreningsgemensam PTSD- utbildning, något som mötet tycker låter bra Vänner Emellan Storträffen Har fått en ny verksamhetsledare som heter My Johansson. De har kommit igång med verksamheten och nu rullar tre grupper Rättvis handel Verksamheten är för tillfället vilande Läxhjälpen Aktivitetshuset Inget nytt Läxhjälpen Boende Då en verksamhetsledare hoppat av är Johanna tillbaka som VL tillsammans med Filippa. Johanna vill dock gärna hitta en ersättare Marknadsföringsgruppen Marknadsföringsgruppen är fortfarande i uppstartsfas och söker folk. Förutom Fredrica består den för tillfället av en person till men har kontakt med några till som förhoppningsvis vill gå med i gruppen. Fredrica ska skriva en kort text om mfö- gruppen

7 och lägga upp i styrelsegruppen så att de andra sedan kan sprida och dela den på Facebook. Fredrica har mejlat med en fotograf som vill vara med i mfö- gruppen och ska kontakta verksamheterna om vilka tider som passar för att fota verksamheterna, eller lägga up en doodle eller liknande för att enkelt kunna bestämma tider RKUF Sport och Fritid se punkt 6, annars inget nytt 11.9 Frukostklubben se punkt 10.2, annars inget nytt förutom att rekryteringen går långsamt och ny utvärdering får göras efter infomötet. 12. Övriga frågor 12.1 Gå igenom kalender och fastställa datum Datum för medlemshäng har satts den 6/12 och workshop:normer till 22/ Informationsfoldrar och hemsidan Har kontakt med en formgivare som ska hjälpa oss med informationsfoldrar. När det gäller hemsidan har Fredrica gjort några uppdateringar, som ska kompletteras med Storträffens beskrivning som nu har kommit på mejlen. När det gäller texter på engelska bestämmer vi att det enklaste är att göra en separat flik med en kort sammanfattning på engelska Kommunikatörens roll Diskuterar kommunikatörens roll och hur den ska funka i kontakt med marknadsföringsgruppen. Kommer fram till att samarbetet måste vara ganska tight och att den som är kommunikatör i styrelsen blir som en typ av verksamhetsledare för mfö- gruppen. Då krävs det att kommunikatören kan lägga ner en hel del tid och vi bestämmer därför att föreslå för valberedningen att de aktivt ska söka en kommunikatör. Fredrica mejlar dem om detta FÅM Mötet har tidigare föreslagit FÅM till 17 januari men efter att Frida har haft möte med revisorn kommit fram till att det inte är möjligt. Handlingarna för FÅM ska nämligen vara ute tre veckor innan mötet vilket innebär att verksamhetsredovisningen för 2015 skulle behöva vara klar i vecka 1 vilket inte är möjligt. Nytt förslag är helgen februari eller februari. Beslut tas då vi pratat med revisorn. 13 Nästa möte 13.1 Datum Nästa möte bestäms till den 17/

8 Mötesansvarig för nästa möte är Frida 14. Mötet avslutas