Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala

Transkript

1 Protokoll : Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Victoria Strid, Lisa Pettersson, Sandra Klang, Ida Reimegård, Tahra Åhrberg, Elin Frånlund, Mathilde Holmer, Hannah Matkala Nylander. Frånvarande: Tahra Åhrberg, Elin Frånlund 1. Mötet öppnas Ida Reimegård öppnar mötet. 2. Godkännande av kallelseförfarandet. Styrelsen beslutar godkänna kallelseförfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista. Styrelsen beslutar godkänna föredragningslistan med tillägget punkt Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare. Styrelsen beslutar välja Ida Reimegård till mötesordförande, Mathilde Holmer till sekreterare samt Hannah Matkala och Sandra Klang till justerare. 5. Besök från Sara Sara från FS är kontaktperson för region Öst, där Uppsala ingår. Hon var med på dagens möte för att informera om arbetet i FS och de kampanjer som bedrivs just nu, samt att höra mer med oss i styrelsen vad vi vill ha för relation till vår kontaktperson och vad vi tycker en kontaktperson ska göra. Sara informerar oss om medlemskampanjen Haffad som fortsätter under 2014, dock utan tävlingsmomentet som gällde under Det finns numera en interaktiv facebook-kampanj där det kommer finnas historier om olika frivilliga i organisationen, syftet är att försöka personifiera RKUF på ett bättre sätt. Kampanjen på facebook kan utformas lite hur lokalföreningarna vill, kan t.ex. vara enskilda medlemmar i föreningen som uppdaterar eller lokalföreningen i sin helhet. Sara informerar också om att det finns en möjlighet att gå en utbildning i vad RKUF är och gör, vilket ger gratis medlemskap. Det här ska vara ett alternativ för de personer som inte har möjlighet att betala medlemsavgiften. Det finns även en kampanjfilm på facebook vilken vi ska försöka sprida så att RKUF syns mer utåt och inte bara internt mellan de som redan är medlemmar/aktiva. Diskussion fördes sedan om vad vi vill få ut av kontaktpersonen, och vi pratade om att FS kanske bör synas mer i lokalföreningarna, många av oss vet inte riktigt vad de gör, därför kunde kanske nya styrelsen utse en person som försöker hålla koll på vad som händer i FS.

2 FS skulle även kunna komma på våra utbildningar eller föreläsningar ibland, och då passa på att informera om deras arbete. Varje ledamot i FS skriver ledamotsrapporter, det är meningen att dessa ska komma ut till lokalföreningarna men det verkar inte riktigt fungera, något som borde förbättras. Sara berättar om idén att skapa en kunskapsbank med personer som är eller har varit aktiva i RKUF kan dela sin kunskap och kompetens, där lokalföreningar också skulle kunna hitta föreläsare till specifika föreläsningar, något som vi i styrelsen tyckte var en bra idé. 6. Föregående mötesprotokoll Ida läser upp föregående mötesprotokoll. 7. Vad har hänt sen sist? 6.1 Infomöte 30/1 Det var ca personer som dök upp, alltså inte lika många som på förra infomötet under hösten. Det var ändå ett lyckat möte med ett par nya frivilliga som resultat. 6.2 VL-utbildning 11/2 Det kom 15 personer vilket var väldigt roligt och utvärderingarna visade att de som var där uppskattade utbildningen. Förslag kom om att göra en uppdelning av den mer allmänna informationen rörande logistik (nycklar, bokning av lokal, kvitton m.m.) som de nya VL kan gå på och sedan kan de som varit med ett tag komma och delta på resten av utbildningen. Styrelsen anser ändå att det är viktigt att alla kommer på hela utbildningen, för att säkerställa att alla har koll på dessa frågor. Vi ska maila ut information till alla VL om utbildningen, med guider m.m. Styrelsen beslutar att vi ska sammanställa materialet och sedan skriva ut och sätta in i pärm på kontoret. I den informationen ska bl.a. lokalfrågor, ekonomi, nycklar, terminsprogram och värdegrunder ingå. Även information om Träffpunkten ska ingå i pärmen. Ida börjar skriva en allmän guide och vi andra fyller på med information. 6.3 Samverkansråd 12/2 Ingen i styrelsen kunde närvara, men enligt protokollet verkade de inte ha tagit upp något som rörde RKUF. 8. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Ett utskrivet kontoutdrag från banken skickas runt och skrivs under av samtliga närvarande under mötet. Victoria går sedan igenom verksamheternas ekonomi; Jourhavande Kompis: kr Rättvis Handel: kr Vänner Emellan: kr Styrelsen: kr Läxhjälpen: kr RKUF Sport: kr försköna: kr Totalt: kr

3 7.1 Uppdelning av Vänner Emellan konton Vänner Emellan Fadderdelen och Storträffen vill dela upp kontot, och har bestämt att Storträffen ska få 3000 kr av budgeten den här terminen. Det är inte helt klart att det här är tillräckligt och om det verkligen är bra att göra en sådan uppdelning varje termin. De har tidigare sökt pengar gemensamt, men eftersom Storträffen låg nere förra året är de pengar som finns nu endast sökta av Fadderdelen. Styrelsen beslutar att Hannah och Victoria ska prata mer om uppdelningen, och fråga hur Fadderdelen vill att uppdelningen ska fungera. Vi ska också se till att faddrarna har en pärm där de kan skriva upp varje aktivitet och kostnad, för att skapa en överblick för både styrelsen och VL, det kan vara samma uppgifter som på utläggsblanketten. 7.2 Utlägg utan kvitto En person har hört av sig till Victoria om ett utlägg som gjorts och där kvitto saknas, men det finns ett kontoutdrag och även en person som kan vittna om att utläggen rörde sig om något inom verksamheten. Styrelsen beslutar att Victoria ska fråga Simon om det är okej att betala utlägget utan kvittot, och om han säger att det går så ska vi betala ut pengarna. 9. Kommande aktiviteter 8.1 FÅM 23/ Valberedning Nomineringarna är ute, vi pratar om att det kanske skulle vara bra om någon av oss i styrelsen som nu avgår kan sitta med som en tredje person i valberedningen nästa år, för att uppmuntra valberedningen att gå till verksamheter och försöka rekrytera folk som har insikt i föreningen Förberedelser inför mötet Ida ska boka projektorn till på söndag, sedan ska vi skriva ut handlingarna på plats. Vi träffas kl 14:00 på söndag och börjar förbereda, Mathilde handlar maten till middagen. Vi ska förbereda hur vi ska berätta om verksamhetsberättelsen och ställa i ordning på Träffpunkten. Under veckan ordnar vi en mapp på dropbox där alla lägger till bilder från året som gått, ska sedan visas som bildspel under mötets gång. Ida skickar handlingar till Åsa och Nadine. 8.2 Idéutibldning 5/3 Lisa håller i utbildningen, Ida kan handla innan och Hannah kan hjälpa till med maten. Utbildningen börjar kl. 17:30, Lisa gör facebook-event. 8.3 Föreläsning 6/3 Första i föreläsningsserien, Eva Rimsten håller i den, börjar kl. 18:00. Lisa gör facebookevent. 8.4 RÅM Inget direkt nytt, Mona ska komma under veckan och titta på lokaler, Ida hör med henne när hon ska komma. 8.5 SRK stämma 26/3 kl. 18:00 Bra om några av oss kan gå, Hannah kommer vara med och eventuellt Victoria och Mathilde.

4 10. Verksamheter 9.1 Jourhavande kompis De hade utbildning förra helgen och Lisa ska på möte med dem på torsdag. De verka ha koll på läget. 9.2 Vänner emellan Fadderdelen har precis haft utbildning och Storträffen har börjat med planeringen inför våren. 9.3 Rättvis handel Per och Anna är de nya verksamhetsledarna. Under våren kommer gruppen hålla en internutbildning med olika temadagar. Hade ett event på alla hjärtans dag på Coop Stationen, vilket var väldigt lyckat. 9.4 Läxhjälpen De hade utbildning förra veckan vilket gick väldigt bra. En ändring är att aktivitetshuset är numera stängt på onsdagar, vilket är väldigt tråkigt då läxhjälpen därmed inte kan vara verksam de dagarna. Den läxhjälpsgrupp som är aktiv på boenden ska, istället för att vara med på möten med den andra gruppen, nu ha egna möten med andra grupper som är aktiva på boenden. Ida tar upp att många förfrågningar kommer in till läxhjälpen och att det därför kan vara en idé att försöka slussa de vidare till de delar av verksamheten som har brist på frivilliga. Lisa ska sätta upp affischer i Norby området för att försöka rekrytera folk som bor nära, ska också höra om några av de frivilliga är intresserade av att leda Sommarskolan. 9.5 FörSköna Finns en del förfrågningar men inget som startat ännu. 9.6 PR-gruppen Elin som är kontaktperson var inte med på mötet. 9.7 RKUF Sport Vill försöka ändra så att de aktiva istället är de som kontaktar idrottslag så att allt ansvar inte ligger på VL. De nuvarande VL, som åker på utbyte under terminen, vill gärna fortsätta i höst när de kommer tillbaka. 11. Övriga frågor 11.1 Överlämning till nya styrelsen Vore väldigt roligt att göra ett På Flykt spel tillsammans med nya styrelsen, vi ska prata med dem på söndag om det. Vi som avgår ska skriva en utvärdering som vi kan ge till de nya Uppdatering av nycklar Nyckellistan är snart uppdaterad, Mathilde skickar till Ulrica när den är färdigställd. 12. Mötet avslutas Ida förklarar mötet avslutat.

5 Ida Reimegård, ordförande Hannah Matkala, justerare Sandra Klang, justerare Uppsala, 2014