Kallade: Louise Lundmark, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Fredrica Werner, Sara Stuguland, Johanna Mäkinen, Kornelia Johansson

Transkript

1 Protokoll, Styrelsemöte : Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Louise Lundmark, Frida Torstensson, Rosanna Norman, Fredrica Werner, Sara Stuguland, Johanna Mäkinen, Kornelia Johansson Närvarande: Frida Torstensson, Rosanna Norman, Sara Stuguland, Johanna Mäkinen, Kornelia Johansson Plats: Anne Frank, Trädgårdsgatan 16c. kl: Mötesansvarig: Frida Torstensson 1. Mötet öppnas Frida förklarar mötet öppnat 2. Godkännande av kallelseförfarandet att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare 4.1 Val av mötesordförande att välja Johanna till mötesordförande 4.2 Val av mötessekreterare att välja Rosanna till mötessekreterare 4.3 Val av två justerade att välja Frida och Sara till justerare

2 5. Föregående mötesprotokoll Johanna går igenom föregående mötesprotokoll. Louise har haft kontakt med SRK och fått bekräftat att de pengar som Storträffen fått kan behållas. Frida har träffat vår revisor Jocke och det verkar gå bra med allt inför FÅM. 6. Föregående aktiviteter 6.1 Instagramkampanj Det blev inte riktigt en instagramkampanj av olika orsaker. Fredrica har haft mycket att göra och varit dålig på att fördela arbetet vidare. Samtidigt var det inte jättemycket verksamheter som behövde frivilliga och konceptet vi gjort tidigare kändes som att det kom lite för tätt inpå med tanke på att Sport och fritid nyligen kört en liknande kampanj. Men Fredrica fick ett superbra inlägg skickat till sig från Frukostklubben som blev väldigt snyggt på instagram. 6.2 Rekryteringsvecka Det gick bra på ekonomikum i tisdags. Fredrica stod tillsammans med Emma Simms från läxhjälpen aktivitetshuset. Vi fick 5-8 nya medlemmar och fem nya intresserade. Fredrica sa på förra mötet att hon skulle marknadsföra call to action/gå med på facebook. Hon har inte haft möjlighet att lägga ut för den kostnaden och det har därför inte blivit av. Frida försöker fixa call to action- knappen istället för Fredrica. I framtiden kan vi andra i styrelsen bli bättre på att stötta och ta över ansvar för liknande grejer. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Frida har inte bokfört något sedan sist så ekonomin ser likadan ut. Jocke ska skriva revisionsberättelsen till helgen. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Informationsträff 7/2 Kornelia har skrivit om detta i VL-gruppen och satt 1/2 som deadline för att anmäla vem som kan stå och berätta om varje verksamhet. Måste marknadsföra detta nästa vecka på Facebook och instagram, Rosanna lägger upp på instagram. Frida fixar fika till träffen och Johanna, Kornelia och Sara kan vara på plats, och Sara tar med dator så folk kan bli medlemmar. 8.2 VL- Utbildning 3/2 Johanna har fixat bra upplägg för kvällen med middag kl 18 och utbildningsstart kl 19. Kornelia, Rosanna och Sara lagar mat och är på plats Rosanna och Kornelia handlar. Johanna ska påminna VL s om att anmäla om de kommer. Sara har skrivit lista med anledningar till att vara medlem. Hon är inte helt klar men skickar den till Johanna som kan kolla igenom. Därefter ska deltagarna under VL-utbildningen arbeta vidare på den så att argumenten är förankrade hos dem, så att de själva ska peppa sina aktiva att bli medlemmar. 8.3 Ideologiutbildning 1 9/2 Bara 6 st anmälda hittills. Johanna ska trycka på idéutbildningen på VL-utbildningen så fler anmäler sig. Sara undrar om vi ska skriva intyg till de som går idéutbildningen då det står i

3 föreningshandboken att det bör ges intyg vid avklarade utbildningar. Vi diskuterar fram och tillbaka och kommer fram till att det blir mycket extrajobb om vi ska skriva intyg till alla. Idéutbildningen är också obligatorisk. Förslagsvis kan vi inkludera att personen har gått idéutbildningen i intyget som ges om att en varit aktiv i en verksamhet. Samma gäller för intyg för verksamhetsledare och den utbildningen. Johanna ska maila Josefin och fråga om intyg vid utbildningar. Sara har även mailat Josefin och frågat vem som ska skriva under intyg, om det är en styrelsemedlem eller om det måste vara ordförande. Frida och Johanna kommer göra närvaromapp på dropbox där vi lägger in vilka som medverkat på VLutbildningar, så det kan inkluderas i framtida intyg. Johanna, Kornelia och Rosanna och Sara lagar mat till utbildningen. Johanna handlar maten. 8.4 Engagemangsmässa 16/2 Sara kan stå med på mässan och kollar med verksamheterna om det finns fler som vill stå med. 8.4 FÅM 21/2 Frida har ansvar för alla handlingar. Sara skriver kallelse inklusive dagordning, och mailar till de som har mailadress och postar till de andra. Frida har skrivit en checklista inför FÅM med viktiga datum som finns tillgänglig på dropbox. Johanna påminner verksamhetsledare om att be sina aktiva fundera över att skriva motioner. 8.5 Workshop normkritik i Mars Rosanna har inte fått schema för jobb och skola än men preliminärt hålls den vecka Verksamheter 9.1 Jourhavande kompis Rosanna har mailat med Enya och Jeff som är nya verksamhetsledare men inte hunnit träffa dem än pga Jeff har mycket att göra. I övrigt behöver de tre nya frivilliga och har blivit uppmuntrade att posta på Facebook och Instagram för att hitta frivilliga. 9.2 Vänner emellan Fadderdelen Lyckat uppstartsmöte och de ska ha fadderfika 28 januari. De letar efter nya VL och faddrar och har lagt upp annons för detta på volontärbyrån. De ska också lägga upp på inlägg på Facebook och instagramma mer. De gillar nya mailadressen. Har fått inloggningsuppgifter till volontärbyrån så de kan ta eget ansvar för annonsering. så länge vi bibehåller god kontakt kring annonsering så borde detta fungera bra. Det kan vara bra om VL säger till innan de lägger upp annons så vi kan kolla att innehållet är ok. Kornelia frågor Louise om hon kan ändra i föreningshandboken så det står att VL har tillgång till inloggningsuppgifter i dropbox. Kornelia skriver instruktioner om annonsering och lokalbokning och viktiga saker att tänka på vid annonsering och lokalbokning. 9.3 Vänner Emellan Storträffen De hade månadsmöte förra veckan och har lagt upp ett program för vårterminen. Det verkar rulla på och de har inget akut behov av fler frivilliga.

4 Aktiv från kreativa gruppen har blivit inbjudna på en teaterföreställning på fredag men har ingen möjlighet att gå. De undrar hur de ska gå tillväga för att hitta frivilliga som kan gå med ungdomarna från kreativa gruppen på teatern samt hitta flera ungdomar som vill följa med på teatern. Kornelia ber storträffens VL att lägga ut denna information i VL-gruppen och se om någon frivillig är sugen på detta. 9.4 Rättvis handel Inte aktiv 9.5 Läxhjälpen Aktivitetshuset Har hittat 4 verksamhetsledare; Liora, Anna, Klara, Tobias. Överlämning på lördag med de nya VL. 9.6 Läxhjälpen Boende Uppstartsmöte förra veckan. De har 3 verksamhetsledare och 12 nya frivilliga just nu. De är aspepp på att starta upp på fler boenden, men styrelsemötet menar att de nog borde ta det lite lugnt för att se att det finns tillräckligt många aktiva på varje boende. 9.7 Marknadsföringsgruppen Vi ska påminna Fredrica om dokumentet hon ska sammanställa med nyhetsbrev från olika föreningar. Fredrica har inte gjort någon affisch till infoträffen och har inte kontaktat någon för att göra det heller. Frågan är om det behövs eller om vi ska göra en facebook-rejd alternativt i kombination med att marknadsföra den för pengar på facebook. För är ju en hel del intresserade men inte jättemånga som tryckt att de ska komma. Vi hittade en affisch från en tidigare infoträff och om Kornelia ändrar datumet så är den redo att printa sen. Hon säger till när hon skrivit ut så vi andra kan hjälpas åt med att sätta upp affischer på olika campus och andra platser. Stefan är intresserad av att göra en plansch som vi kan använda vid rekrytering men har fullt upp i skolan så han återkommer längre fram. Fredrica har erbjudit honom att hon kan skriva ett intyg nu när hon kliver av. Har inte tryckt ut mfö-affischen men lägger upp i fb-gruppen så någon annan från styrelsen kan sätta upp den på Ekonomikum. Fredrica ska kontakta mediavetarna i veckan för att försöka rekrytera någon till mfö-gruppen. Kornelia pratar om mfö-gruppen på infoträffen. 9.8 RKUF Sport och Fritid De allra första verksamhetsledarna lämnade in 4 busskort på sammanlagt 1105kr. Det ska inte göras något redovisningsmässigt eller ändring i budget, men de ska hålla koll på sina faktiska utgifter. Det är inte helt fullt med frivilliga i verksamheten, men nästan. VL ska kontakta kommunen för att nå ut till familjehem och på så sätt hitta fler ungdomar. Deras samarbete med UIF rullar på. Både Rebecca och Klara (verksamhetsledarna) kommer på infoträffen. 9.9 Frukostklubben

5 De har nu ändrat sin mail till den enhetliga mailadressen. Det är mycket mycket miljö- och hälsogrejer som de måste fixa med, men Louise har koll på det. Nästa steg är att skriva avtal med skolan och sedan ska de börja söka efter sponsorer. Johanna ska kolla om de tre VL kommer på infoträffen, men de kommer på VL-utbildningen. VL verkar peppade. 10. Övriga frågor 10.1 Nyhetsbrev Det ska skrivas ett sista nyhetsbrev innan FÅM. Vi vill ha klart nyhetsbrevet så fort som möjligt. Kornelia skriver nyhetsbrevet men vi andra hjälper till Åldersgränser/förmyndares underskrift Sara har gjort ett dokument där alla kan lägga in kommentarer om åldersgränser från verksamheterna som sedan kan användas till grund för propositionen om åldersgränser, som Louise har ansvar för med hjälp av Fredrica. Sara påminner Louise och Fredrica om detta. Johanna har sett att vi har försäkring genom Röda Korset som omfattar de som deltar i våra verksamheter. Personalen har tidigare sagt att vi får ett större ansvar för våra frivillig om vi går emot rekommendationerna om åldersgränser, och vi funderar över vad det är för extra ansvar vi får. Johanna mailar personalen för att få större klarhet i det, och för att se om det räcker att få målsmans underskrift på ungdomarnas deltagande i våra verksamheter Fotbollsgruppen Kornelia och Johanna har intervjuat 4 personer, två VL och två frivilliga. Vi har fått ytterligare en intresserad idag. VL verkar trevliga och entusiastiska. Nästa steg är att Kornelia och Johanna har ett möte med styrelsen och VL (bjuder in frivilliga) för att diskutera verksamheten, och därefter ha möte med personal från Träffpunkten. Kornelia och Johanna fortsätter vara ansvariga för kontakten med VL i fotbollsgruppen. Styrelsen godkänner de nya VL för gruppen. Kornelia och Johanna skapar en mailadress till verksamheten. att fotbollsgruppen blir en verksamhet under styrelsen istället för under Sport och fritid Kommunikatör nya styrelsen Fredrica har pratat med Lisa Erkander i valberedningen om att nominera en kommunikatör i nya styrelsen och de har inte gjort det. Största anledningen verkade vara att de inte hittade någon som passade. Fredrica skriver en överlämning och öppnar upp för att det är ett uppdrag som kan delas upp mellan flera Ansvarig kallelse FÅM Sara är ansvarig för kallelse Byte av verksamheternas mailadresser

6 Sara tycker att vi kan påminna verksamheterna om att byta till de nya mailadresserna och göra eftersändning från den gamla mailen. Sara kan sedan ändra mailadressen på hemsidan. 11. Nästa möte 11.1 Datum 10/2 i Henry 11.2 Mötesansvarig Rosanna är mötesansvarig 12. Mötet avslutas Johanna Mäkinen, Mötesordförande Rosanna Norman, Mötessekreterare Sara Stuguland, Justerare Frida Torstensson, Justerare